Resolución Nº 99-2-2-2820 de fecha 7 de julio de 1999, mediante la cual se dictan las Normas que permitan prevenir, controlar y supervisar las operaciones que puedan realizarse a través del Sistema Asegurador Venezolano, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 5.431 Extraordinario de fecha 7 de enero de 2000.
☑ Vigente ☞ FICHA TÉCNICA
REPÚBLICA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE HACIENDA
SUPERINTENDENCIA DE SEGUROS
Caracas, 07 de julio de 1999189º y 140ºNº 99-2-2-2820
Considerando
Que las personas naturales y jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros podrían ser utilizadas por personas que realicen actividades ilícitas relacionadas con el tráfico de sustancias estupefacientes y psicotrópicas y que existen fundadas razones para pensar que las operaciones de seguro, accesorias o conexas pueden servir de vehículo para la legitimación de capitales, provenientes de actividades ilícitas.
Considerando
Que la utilización de las personas naturales y jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros como vehículo para la legitimación de capitales provenientes de actividades ilícitas puede afectar la credibilidad de las normas, así como los valores éticos, morales, su propia solvencia, la de sus Funcionarios, Empleados, Junta Directiva y Accionistas.
Considerando
Que es obligación del Estado Venezolano y de las personas naturales y jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros constituidas y domiciliadas en el País prevenir que las mismas sean utilizadas como vehículos para la legitimación de capitales.
Considerando
Que es deber de los integrantes del Sistema Asegurador Venezolano establecer mecanismos de información, incluyendo sistemas de procesamiento electrónico de datos, así como sistemas de control destinados a detectar operaciones que involucren legitimación de capitales e informar a los Órganos competentes de aquellos hechos, actos o circunstancias que encuadren dentro de los supuestos de la normativa legal vigente. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 13, numeral primero en concordancia con el parágrafo tercero del artículo 42 de la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros y con los artículos 213, 214 y 215 de la Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas dicta las siguientes "Normas sobre Prevención, Control y Fiscalización de las Operaciones de Seguros y Reaseguros para Evitar la Legitimación de Capitales".
TÍTULO IDE LA PREVENCIÓN
Artículo 1. El objeto de la presente Providencia es establecer las normas que permitan a la Superintendencia de Seguros prevenir, controlar y supervisar las operaciones que puedan realizarse a través del Sistema Asegurador Venezolano, a los fines de evitar que sea utilizado para la legitimación de capitales y otros bienes económicos provenientes del tráfico ilícito de sustancias estupefacientes y psicotrópicas.
Artículo 2. Todas las personas naturales y jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros están en la obligación de implementar un sistema operativo, en los términos exigidos en la presente Providencia, para la prevención de la legitimación de capitales, que comprenda medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que la ejecución de sus operaciones se utilice como instrumento para el ocultamiento, manejo e inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes e actividades delictivas o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.
Artículo 3. El sistema de prevención al que se refiere el artículo anterior, deberá involucrar y estimular en la lucha contra la legitimación de capitales a las dependencias, funcionarios y personas de todos los niveles de la actividad aseguradora que en cualquier forma puedan contribuir a prevenir y detectar los intentos de legitimar capitales. Todos los empleados de las personas naturales o jurídicas sometidas a la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros, Incluyendo a su junta directiva, de ser el caso, deberán ser capacitados, entrenados y concientizados en lo relativo al combate y detección e este delito.
Artículo 4. Las personas naturales y jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros deberán contar con información individual de cada uno de sus clientes, esto es, asegurados, contratantes o beneficiarios de pólizas, ordenada a través de registros de clientes, concebidos por medios físicos, electrónicos o magnéticos, la cual deberá estar a disposición de las autoridades competentes. Estos registros contentivos de los documentos que se generen o reciban como consecuencia de la investigación, deberán conservarse por lo menos por un período de cinco (5) años. Como mínimo la información deberá contener los siguientes datos: nombres y apellidos del contratante, asegurado o beneficiario o denominación de la persona jurídica, el número de cédula de identidad o pasaporte o número de Registro de Información Fiscal (RIF), según el caso, dirección de habitación y de oficina así como los números telefónicos, y la actividad económica, comercial o profesional, oficio u ocupación a la que se dedique, con especial mención si se trata de ejercicio independiente, empleado o socio y la capacidad económica o financiera no solamente del negocio que se proponga sino del conjunto.
Parágrafo Único: Cuando se trate de pólizas de seguros la información a la que alude el presente artículo procederá de las solicitudes de pólizas previamente aprobadas por la Superintendencia de Seguros. El intermediario de seguros, trátese de agente exclusivo, corredor o sociedad de corretaje de seguros asumirá la obligación de conseguir la identificación integra del asegurado, contratante o beneficiario y la empresa de seguros deberá verificar que la información contenida en la solicitud ha sido remitida de manera completa. Asimismo, deberá contener dicha solicitud al pie de la misma una declaración de fe del contratante, asegurado o beneficiario de que el dinero utilizado para el pago de la prima de la póliza suscrita proviene de una fuente lícita y por lo tanto no tiene relación alguna con dinero, capitales, bienes, valores o títulos producto de las actividades o acciones a que se refiere el artículo 37 de la Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas.
En caso de no existir intermediario la obligación correrá por cuenta de la compañía aseguradora.
Artículo 5. Las personas naturales y jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros prestarán especial atención a las relaciones de negocios y transacciones con personas naturales o jurídicas de los países que no apliquen regulaciones similares a la normativa establecida. La Superintendencia de Seguros utilizará para tales fines el listado emitido por la Superintendencia de Bancos y otras Instituciones Financieras, de aquellos Territorios o Estados cuya legislación es estricta en cuanto al secreto bancario, de registro y comercial, o se caracterizan por la escasa o nula tributación a que son sometidas las personas naturales o jurídicas que ejercen sus actividades bancarias o comerciales en su jurisdicción.
Cuando las operaciones o transacciones no tengan en apariencia ningún propósito que las justifique deberán ser objeto de un minucioso examen y los resultados de este análisis serán puestos de inmediato y por escrito a disposición de las autoridades competentes conjuntamente con los Órganos de Policía de Investigación, con copia a la Superintendencia de Seguros, utilizando el formulario de REPORTE DE ACTIVIDADES SOSPECHOSAS.
Artículo 6. Las empresas de seguros o reaseguros, así como las sociedades de corretaje de seguros o reaseguros regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros, que tengan sucursales, agencias y/o compañías relacionadas ubicadas en el exterior, deberán contar con un sistema de comunicación e información que permita efectuar un seguimiento a los movimientos de dinero vinculados a las actividades objeto de la Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas.
Artículo 7. A los fines del levantamiento de la información a que se refieren los artículos anteriores, la identificación se efectuará a través de la cédula de identidad para personas naturales venezolanas y extranjeras residentes en el País y pasaportes para personas naturales extranjeras no residentes. En el caso de personas jurídicas venezolanas la identificación se efectuará a través del Registro de Información Fiscal (RIF); en su defecto la información se obtendrá del documento constitutivo de las empresas y/o de sus estatutos sociales inscritos en el Registro Mercantil o en el Registro Civil según corresponda.
Parágrafo Único: Cuando se trate de personas jurídicas deberá dejarse constancia de la identificación de las personas naturales a través de las cuales se mantienen relaciones con la empresa aseguradora, exigiendo los mismos documentos establecidos para las personas naturales.
Artículo 8. A fin de prevenir las operaciones de legitimación de capitales indicadas en las presentes normas, las personas naturales y jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros diseñarán y desarrollarán programas de adiestramiento, destinados a informar a su personal sobre los mecanismos utilizados para la legitimación de capitales. Asimismo, establecerán normas y procedimientos que hagan viable conjuntamente con los sistemas de informática la detección y seguimiento de las operaciones que se tratan de prevenir mediante la presente Providencia.
TÍTULO IIDEL CONTROL DE LAS OPERACIONES QUE SE PRESUMAN COMO LEGITIMACIÓN DE CAPITALES Y SU NOTIFICACIÓN A LOS ORGANISMOS COMPETENTES
Artículo 9. Las empresas de seguros o de reaseguros, así como las sociedades de corretaje de seguros o de reaseguros, así como las sociedades de corretaje de seguros o de reaseguro deberán tener en su estructura organizativa una dependencia "Unidad contra la Legitimación de Capitales" o un funcionario quien tendrá la misión de analizar, controlar y comunicar al presidente del Comité contra la Legitimación de Capitales, toda la información relativa a las operaciones o hechos a ser susceptibles de estar relacionados con la legitimación de capitales. Esta unidad estará dotada de recursos humanos, materiales, técnicos y organizativos adecuados para el cumplimiento de las siguientes de las siguientes funciones: recibir y analizar los reportes internos de operaciones sospechosas; elaborar los reportes de operaciones sospechosas para ser presentados al presidente del Comité contra la Legitimación de Capitales; supervisar el cumplimiento de las normas de prevención y procedimientos de detección que deben efectuar otras dependencias y empleados de la institución; otras a juicio de la institución. Deberán crear a su vez un "Comité" Contra la Legitimación de Capitales". Este Comité deberá estar presidido por un funcionario de alto rango o nivel de la institución con poder de decisión que reporte directamente a la Junta Directiva. El Comité tendrá las siguientes responsabilidades: verificar la observancia de lo establecido en las leyes y reglamentos vigentes sobre la materia; el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la presente Providencia; presentar a la Junta Directiva, para su aprobación, los procedimientos diseñados por la Institución contra la legitimación de capitales; implementar, actualizar y mantener informada a la Junta Directiva sobre la efectividad de los procedimientos implementados; reportar a las autoridades de los casos sospechosos y supervisar el funcionamiento de la Unidad de Legitimación de Capitales.
Parágrafo Único.-Las personas naturales y jurídicas regidas por la presente Providencia que cuenten con un número igual o inferior a quince (15) empleados no estarán obligadas a constituir el Comité o la Unidad de Legitimación de Capitales, pero en el caso de no constituir ambas o alguna de las dos dependencias, el socio o accionista o directivo que desempeñe el cargo de mayor jerarquía en la organización, asumirá las responsabilidades correspondientes al Control prevención y detección previstas en esta normativa.
Artículo 10. Los mecanismos de control adoptados por las empresas de seguros o de reaseguros, así como las sociedades de corretaje de seguros o de reaseguro, deben consolidarse en un "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTRA LA LEGITIMACIÓN DE CAPITALES", dicho manual deberá ser aprobado por la Junta Directiva o la máxima autoridad de cada empresa, debiendo considerar en cada caso la naturaleza jurídica, las características propias de cada entidad y sus diferentes productos.
Parágrafo Primero.-Todos los aspectos mencionados en esta Providencia deben estar contenidos en el Manual. Adicionalmente se deben incluir los siguientes:
-Canales de comunicación entre la oficina principal y sus sucursales y agencias, si fuere el caso.
-Procedimientos para supervisar y controlar el cumplimiento de las normas contenidas en el Manual.
-Instancia de reporte y consulta para funcionarios de la empresa, en relación con sus actividades preventivas contra la legitimación de capitales.
Responsabilidades del funcionario que preside, dirige o coordina la Unidad contra la Legitimación de Capitales dentro de cada empresa, así como fijación de las responsabilidades especificas que tendrán los encargados de las áreas de auditoría interna, seguridad, gerentes de sucursales, agencias y oficinas, y las de cada empleado a todos los niveles de las áreas sensibles en la prevención, detección y reporte interno de operaciones inusuales.
-Listado de señales de alerta que consideren la naturaleza específica de cada empresa, los productos o servicios que ofrece, los niveles de riesgo o cualquier otro criterio que resulte apropiado. Para la elaboración de este listado se considerarán los métodos y técnicas que han sido desarrollados por los organismos supragubernamentales, las policías nacionales, extranjeras e internacionales, los aportados por la Superintendencia de Seguros y por las propias empresas de seguros, los cuales deben transmitirse de una empresa a otra, preferiblemente a través de las asociaciones que la agrupan.
-Sanciones por el incumplimiento de procedimientos, tanto los establecidos en las leyes, como los previstos internamente por las compañías.
-Conservación de los registros y disponibilidad inmediata para las autoridades policiales y supervisoras.
-Todos los demás que se consideren pertinentes.
Parágrafo Segundo.- El Manual de Procedimientos deberá mantenerse actualizado, para lo cual podrá reformarse su contenido adecuándolo a las necesidades de cada empresa. La información sobre posteriores actualizaciones debe hacerse llegar a la Unidad encargada de la Legitimación de Capitales de la Superintendencia de Seguros dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir de la aprobación que imparta la Junta Directiva o la máxima autoridad de la respectiva empresa a la modificación propuesta, a fin de proceder a su revisión y aprobación.
Artículo 11. Las personas naturales o jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros deberán prestar especial atención a las operaciones que por su cuantía y naturaleza puedan dar lugar a considerar que se trata de operaciones relacionadas con la legitimación de capitales, así como cualquier operación cuyas características no guarden relación con la actividad económica, profesional o comercial desarrollada por el asegurado, contratante o beneficiario, que el número de pólizas contratadas, por las cantidades aseguradoras o por las características particulares del negocio, excedan los parámetros de normalidad, lo cual pueda dar lugar a considerar que se está ante algo inusual, no convencional, complejo o extraordinario. La comparación de un negocio en apariencia inusual, no convencional, complejo o extraordinario, con la información, el conocimiento y antecedentes que se tengan del cliente y las indagaciones que se realicen o se hayan realizado sin alertar al cliente, podrán determinar que dicha operación deba calificarse como sospechosa.
Por SOSPECHA debe entenderse aquella apreciación fundada en conjeturas, en apariencia o visos de verdad que determinará hacer un juicio negativo de la operación por quien recibe y analiza la información, haciendo que desconfié, dude o recele de una persona por la actividad profesional o económica que desempeña, su perfil financiero, sus costumbres o personalidad, así la Ley no determine criterios en función de los cuales se puede apreciar el carácter dudoso de una operación. Es un criterio subjetivo basado en las normas de máxima experiencia.
Parágrafo Único.- Podrán considerarse sospechosas las operaciones que presenten cualquiera de las características que se mencionan a continuación, sin que estas operaciones sean limitativas de otras situaciones que puedan considerarse en apariencia inusual, no convencional, compleja o extraordinaria:
1. Pago de primas de seguros realizado en efectivo, por monto muy alto o importantes e inclusive por sumas o cantidades pequeñas en los casos en que tales prácticas resulten frecuentes o reiteradas. En este caso las compañías de seguros, sociedades de corretaje, agentes y corredores de seguros deberán estar alerta tanto por pagos en efectivo por montos elevados o importantes como pequeños pero de práctica frecuente o reiterada.
2. Suministro de información insuficiente o falsa por parte de los aseguradores.
3. Asegurados o personas naturales o jurídicas en trámite de serio, que aparecen sin motivo o justificación aparente como propietarios de bienes que solicitan asegurar por montos inexplicables que no guardan relación con su actividad profesional o comercial o con sus antecedentes o referencias comerciales, bancarias o crediticias.
4. Asegurados que se detecte que han contratado con identidades ficticias o falsas o usurpando la identidad de otra persona.
5. Asegurados que se muestren renuentes o molestos a suministrar datos adicionales sobre identidad, dirección de habitación u oficina, negocios a los que se dedica o actividad comercial o profesional que desarrolla.
6. Falta de interés asegurable.
7. Terminación anticipada por parte de los asegurados del contrato de seguros, en forma reiterada.
Artículo 12. Las empresas de seguros y reaseguros y las sociedades de corretaje de seguros y reaseguros, deberán informar a la Superintendencia de Seguros, cuando una misma persona natural o jurídica, actuando en nombre propio o de un tercero aparezca como:
a) Beneficiaria del pago de indemnización de siniestros superior a DIEZ MIL UNIDADES TRIBUTARIAS (10.000 u.t.), ó
b) Aseguradora o contratante que pague primas de seguros por montos superiores a QUINCE MIL UNIDADES TRIBUTARIAS (15.000 u.t.), ya sea en una o varias pólizas conjuntamente, ó
c) Receptora de cantidades provenientes de contratos de reaseguros superiores a VEINTE MIL UNIDADES TRIBUTARIAS (20.000 u.t.)
Esta información deberá remitirse a través del formulario de transacciones, que a tal efecto dicte la Superintendencia de Seguros, no debiendo exceder su remisión los treinta (30) días calendarios después de originarse la operación.
Parágrafo Único.- Quedan excluidos del cumplimiento de la obligación impuesta en el presente artículo los contratos colectivos de hospitalización cirugía y maternidad, así como los contratos de casco de vehículos terrestres suscritos bajo las modalidades de flota y colectivos y finalmente todos aquellos contratos de seguros o fianzas suscritos entre las empresas de seguros y los órganos del Estado cuya contratación se rige por el Decreto Nº 1492 de fecha 18 de marzo de 1987 reformado en fecha 25 de enero de 1995 mediante Decreto Nº 544 publicado en la Gaceta Oficial Nº 35.649 de fecha 08 de febrero de 1995. Artículo 13
El reporte de actividades sospechosas no es una denuncia penal ni requiere de las formalidades y requisitos de este modo de proceder; por ende, no acarrea responsabilidad penal y civil contra las personas naturales o jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros, ni contra los empleados encargados de suscribir y enviar el reporte.
Artículo 14. Cuando la Superintendencia de Seguros o los Órganos de Policía de Investigación soliciten información a las personas naturales o jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros, éstos, dentro de las limitaciones establecidas en las leyes y las que se derivan del negocio asegurador, realizarán sus mejores esfuerzos para establecer mecanismos coordinados que permitan la investigación, seguimiento e intercambio de información sobre las operaciones de legitimación de capitales a que se refiere la presente Providencia.
Artículo 15. La información solicitada por los Órganos de Policía de Investigación o por la Superintendencia de Seguros se remitirá haciendo mención de los detalles sobre el tipo de operación realizada, la identificación de los clientes involucrados y beneficiarios de las operaciones, anexando copia de los documentos necesarios que permitan la verificación de la información suministrada.
Artículo 16. Los empleados de las personas naturales o jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros no podrán advertir a los contratantes, asegurados o beneficiarios que se han realizado averiguaciones o que se ha notificado a las autoridades de actividades que puedan dar indicios de estar relacionadas con la legitimación de capitales.
Artículo 17. Las empresas de seguros o de reaseguros, deberán presentar un Informe Especial Anual, mediante el cual sus auditores externos evalúen los mecanismos establecidos en cumplimiento de la presente Providencia, antes del 31 de mayo de cada año. En el mismo deberán incluirse los siguientes aspectos:
-Estructura organizativa para el área de legitimación de capitales. En ella se deberán describir como mínimo la organización implementada por la empresa para el área de legitimación de capitales, evaluando su capacidad operativa.
-Procedimientos de prevención, control y detección. En ellos deberán describirse y evaluarse los procedimientos establecidos para prevenir y controlar las operaciones en modo nacional e internacional.
-Legitimación y reglamentación. En esta área deberá evaluarse y cumplirse por parte de la empresa de las obligaciones que establece la Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, así como las providencias, normativas y circulares emitidas por la Superintendencia de Seguros en materia de legitimación de capitales.
-Planes de adiestramiento. En ellos deberán evaluarse los planes de adiestramiento para el personal de la empresa, debiendo pronunciarse en cuanto a su calidad, frecuencia y cumplimiento.
-Verificación de lo establecido en el artículo 101 de la Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas. Sobre este punto se deberá informar el grado de cumplimiento por parte de la empresa durante el ejercicio económico anterior de lo estipulado en el artículo 101 de la mencionada Ley.
-Conclusiones y recomendaciones. En ella se deberá hacer mención de las conclusiones obtenidas del análisis de los aspectos tratados en los puntos anteriores y las recomendaciones para incrementar la eficiencia de la organización y de los sistemas y procedimientos adoptados por la empresa aseguradora o reaseguradora para prevenir la legitimación de capitales.
Parágrafo Único.- Cuando los auditores externos emitan un dictamen desfavorable en relación con el cumplimiento por parte de las instituciones enunciadas en el artículo 2 de la presente Providencia, acerca de sus obligaciones legales previstas en la Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas y en el desarrollo de esta normativa; la Superintendencia de Seguros practicará una inspección especial para comprobar la exactitud del dictamen emitido y exigir las acciones correctivas correspondientes, sin menoscabo de la aplicación de las sanciones a que haya lugar.
TÍTULO IIIDE LA ACTUACIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DE SEGUROS
Artículo 18. La Superintendencia de Seguros supervisará el cumplimiento por parte de las personas naturales o jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros, de lo previstos en la presente Providencia.
Artículo 19. La Superintendencia de Seguros colaborará con los Órganos de Policía de Investigación y otras instituciones competentes, requiriendo de los entes sujetos al control del referido Organismo la información relacionada con los casos que se investiguen.
Artículo 20. La Superintendencia de Seguros formulará las observaciones a las personas naturales y jurídicas regidas por la presente Providencia, cuando considere que los mecanismos adoptados no son suficientes y eficaces para evitar que puedan ser utilizados como instrumentos para legitimar capitales, a fin de que realicen los ajustes necesarios, los cuales deberán ser informados a la Superintendencia de Seguros para evaluar su adecuación a los propósitos que se persiguen.
Artículo 21. La presente Providencia entrará en vigencia en la fecha de su publicación en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela. Se deroga la Providencia Nº 98-2-2-899 del 7 de mayo de 1998, publicada en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela Nº 36.453 del 14 de mayo de 1998.
Artículo 22. La Superintendencia de Seguros aplicará las sanciones establecidas en la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros y en la Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, a aquellas empresas de seguros o de reaseguros y sociedades de corretaje de seguros o de reaseguros y corredores y agentes de seguros que incumplan con lo establecido en la presente Providencia, sin perjuicio de las responsabilidades civiles o penales que pudieran afectar a la institución o a alguno de sus miembros por el incumplimiento de la legislación que rige la materia.
TÍTULO IVDISPOSICIONES TRANSITORIAS
Artículo 23. Las empresas de seguros y de reaseguros, y las sociedades de corretaje de seguros y de reaseguros deberán remitir un plazo de quince (15) días hábiles siguientes a la publicación de la presente Providencia, el Manual exigido en el artículo 10 con las modificaciones contenidas en las presentes normas para su revisión y aprobación.
Publíquese.
MORELIA J. CORREDOR O.Superintendente de Seguros
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Resolución Nº 99-2-2-2820 de fecha 7 de julio de 1999, mediante la cual se dictan las Normas que permitan prevenir, controlar y supervisar las operaciones que puedan realizarse a través del Sistema Asegurador Venezolano, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 5.431 Extraordinario de fecha 7 de enero de 2000.
☑ Vigente ☞ FICHA TÉCNICA
REPÚBLICA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE HACIENDA
SUPERINTENDENCIA DE SEGUROS
Caracas, 07 de julio de 1999189º y 140ºNº 99-2-2-2820
Considerando
Que las personas naturales y jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros podrían ser utilizadas por personas que realicen actividades ilícitas relacionadas con el tráfico de sustancias estupefacientes y psicotrópicas y que existen fundadas razones para pensar que las operaciones de seguro, accesorias o conexas pueden servir de vehículo para la legitimación de capitales, provenientes de actividades ilícitas.
Considerando
Que la utilización de las personas naturales y jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros como vehículo para la legitimación de capitales provenientes de actividades ilícitas puede afectar la credibilidad de las normas, así como los valores éticos, morales, su propia solvencia, la de sus Funcionarios, Empleados, Junta Directiva y Accionistas.
Considerando
Que es obligación del Estado Venezolano y de las personas naturales y jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros constituidas y domiciliadas en el País prevenir que las mismas sean utilizadas como vehículos para la legitimación de capitales.
Considerando
Que es deber de los integrantes del Sistema Asegurador Venezolano establecer mecanismos de información, incluyendo sistemas de procesamiento electrónico de datos, así como sistemas de control destinados a detectar operaciones que involucren legitimación de capitales e informar a los Órganos competentes de aquellos hechos, actos o circunstancias que encuadren dentro de los supuestos de la normativa legal vigente. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 13, numeral primero en concordancia con el parágrafo tercero del artículo 42 de la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros y con los artículos 213, 214 y 215 de la Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas dicta las siguientes "Normas sobre Prevención, Control y Fiscalización de las Operaciones de Seguros y Reaseguros para Evitar la Legitimación de Capitales".
TÍTULO IDE LA PREVENCIÓN
Artículo 1. El objeto de la presente Providencia es establecer las normas que permitan a la Superintendencia de Seguros prevenir, controlar y supervisar las operaciones que puedan realizarse a través del Sistema Asegurador Venezolano, a los fines de evitar que sea utilizado para la legitimación de capitales y otros bienes económicos provenientes del tráfico ilícito de sustancias estupefacientes y psicotrópicas.
Artículo 2. Todas las personas naturales y jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros están en la obligación de implementar un sistema operativo, en los términos exigidos en la presente Providencia, para la prevención de la legitimación de capitales, que comprenda medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que la ejecución de sus operaciones se utilice como instrumento para el ocultamiento, manejo e inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes e actividades delictivas o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.
Artículo 3. El sistema de prevención al que se refiere el artículo anterior, deberá involucrar y estimular en la lucha contra la legitimación de capitales a las dependencias, funcionarios y personas de todos los niveles de la actividad aseguradora que en cualquier forma puedan contribuir a prevenir y detectar los intentos de legitimar capitales. Todos los empleados de las personas naturales o jurídicas sometidas a la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros, Incluyendo a su junta directiva, de ser el caso, deberán ser capacitados, entrenados y concientizados en lo relativo al combate y detección e este delito.
Artículo 4. Las personas naturales y jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros deberán contar con información individual de cada uno de sus clientes, esto es, asegurados, contratantes o beneficiarios de pólizas, ordenada a través de registros de clientes, concebidos por medios físicos, electrónicos o magnéticos, la cual deberá estar a disposición de las autoridades competentes. Estos registros contentivos de los documentos que se generen o reciban como consecuencia de la investigación, deberán conservarse por lo menos por un período de cinco (5) años. Como mínimo la información deberá contener los siguientes datos: nombres y apellidos del contratante, asegurado o beneficiario o denominación de la persona jurídica, el número de cédula de identidad o pasaporte o número de Registro de Información Fiscal (RIF), según el caso, dirección de habitación y de oficina así como los números telefónicos, y la actividad económica, comercial o profesional, oficio u ocupación a la que se dedique, con especial mención si se trata de ejercicio independiente, empleado o socio y la capacidad económica o financiera no solamente del negocio que se proponga sino del conjunto.
Parágrafo Único: Cuando se trate de pólizas de seguros la información a la que alude el presente artículo procederá de las solicitudes de pólizas previamente aprobadas por la Superintendencia de Seguros. El intermediario de seguros, trátese de agente exclusivo, corredor o sociedad de corretaje de seguros asumirá la obligación de conseguir la identificación integra del asegurado, contratante o beneficiario y la empresa de seguros deberá verificar que la información contenida en la solicitud ha sido remitida de manera completa. Asimismo, deberá contener dicha solicitud al pie de la misma una declaración de fe del contratante, asegurado o beneficiario de que el dinero utilizado para el pago de la prima de la póliza suscrita proviene de una fuente lícita y por lo tanto no tiene relación alguna con dinero, capitales, bienes, valores o títulos producto de las actividades o acciones a que se refiere el artículo 37 de la Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas.
En caso de no existir intermediario la obligación correrá por cuenta de la compañía aseguradora.
Artículo 5. Las personas naturales y jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros prestarán especial atención a las relaciones de negocios y transacciones con personas naturales o jurídicas de los países que no apliquen regulaciones similares a la normativa establecida. La Superintendencia de Seguros utilizará para tales fines el listado emitido por la Superintendencia de Bancos y otras Instituciones Financieras, de aquellos Territorios o Estados cuya legislación es estricta en cuanto al secreto bancario, de registro y comercial, o se caracterizan por la escasa o nula tributación a que son sometidas las personas naturales o jurídicas que ejercen sus actividades bancarias o comerciales en su jurisdicción.
Cuando las operaciones o transacciones no tengan en apariencia ningún propósito que las justifique deberán ser objeto de un minucioso examen y los resultados de este análisis serán puestos de inmediato y por escrito a disposición de las autoridades competentes conjuntamente con los Órganos de Policía de Investigación, con copia a la Superintendencia de Seguros, utilizando el formulario de REPORTE DE ACTIVIDADES SOSPECHOSAS.
Artículo 6. Las empresas de seguros o reaseguros, así como las sociedades de corretaje de seguros o reaseguros regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros, que tengan sucursales, agencias y/o compañías relacionadas ubicadas en el exterior, deberán contar con un sistema de comunicación e información que permita efectuar un seguimiento a los movimientos de dinero vinculados a las actividades objeto de la Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas.
Artículo 7. A los fines del levantamiento de la información a que se refieren los artículos anteriores, la identificación se efectuará a través de la cédula de identidad para personas naturales venezolanas y extranjeras residentes en el País y pasaportes para personas naturales extranjeras no residentes. En el caso de personas jurídicas venezolanas la identificación se efectuará a través del Registro de Información Fiscal (RIF); en su defecto la información se obtendrá del documento constitutivo de las empresas y/o de sus estatutos sociales inscritos en el Registro Mercantil o en el Registro Civil según corresponda.
Parágrafo Único: Cuando se trate de personas jurídicas deberá dejarse constancia de la identificación de las personas naturales a través de las cuales se mantienen relaciones con la empresa aseguradora, exigiendo los mismos documentos establecidos para las personas naturales.
Artículo 8. A fin de prevenir las operaciones de legitimación de capitales indicadas en las presentes normas, las personas naturales y jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros diseñarán y desarrollarán programas de adiestramiento, destinados a informar a su personal sobre los mecanismos utilizados para la legitimación de capitales. Asimismo, establecerán normas y procedimientos que hagan viable conjuntamente con los sistemas de informática la detección y seguimiento de las operaciones que se tratan de prevenir mediante la presente Providencia.
TÍTULO IIDEL CONTROL DE LAS OPERACIONES QUE SE PRESUMAN COMO LEGITIMACIÓN DE CAPITALES Y SU NOTIFICACIÓN A LOS ORGANISMOS COMPETENTES
Artículo 9. Las empresas de seguros o de reaseguros, así como las sociedades de corretaje de seguros o de reaseguros, así como las sociedades de corretaje de seguros o de reaseguro deberán tener en su estructura organizativa una dependencia "Unidad contra la Legitimación de Capitales" o un funcionario quien tendrá la misión de analizar, controlar y comunicar al presidente del Comité contra la Legitimación de Capitales, toda la información relativa a las operaciones o hechos a ser susceptibles de estar relacionados con la legitimación de capitales. Esta unidad estará dotada de recursos humanos, materiales, técnicos y organizativos adecuados para el cumplimiento de las siguientes de las siguientes funciones: recibir y analizar los reportes internos de operaciones sospechosas; elaborar los reportes de operaciones sospechosas para ser presentados al presidente del Comité contra la Legitimación de Capitales; supervisar el cumplimiento de las normas de prevención y procedimientos de detección que deben efectuar otras dependencias y empleados de la institución; otras a juicio de la institución. Deberán crear a su vez un "Comité" Contra la Legitimación de Capitales". Este Comité deberá estar presidido por un funcionario de alto rango o nivel de la institución con poder de decisión que reporte directamente a la Junta Directiva. El Comité tendrá las siguientes responsabilidades: verificar la observancia de lo establecido en las leyes y reglamentos vigentes sobre la materia; el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la presente Providencia; presentar a la Junta Directiva, para su aprobación, los procedimientos diseñados por la Institución contra la legitimación de capitales; implementar, actualizar y mantener informada a la Junta Directiva sobre la efectividad de los procedimientos implementados; reportar a las autoridades de los casos sospechosos y supervisar el funcionamiento de la Unidad de Legitimación de Capitales.
Parágrafo Único.-Las personas naturales y jurídicas regidas por la presente Providencia que cuenten con un número igual o inferior a quince (15) empleados no estarán obligadas a constituir el Comité o la Unidad de Legitimación de Capitales, pero en el caso de no constituir ambas o alguna de las dos dependencias, el socio o accionista o directivo que desempeñe el cargo de mayor jerarquía en la organización, asumirá las responsabilidades correspondientes al Control prevención y detección previstas en esta normativa.
Artículo 10. Los mecanismos de control adoptados por las empresas de seguros o de reaseguros, así como las sociedades de corretaje de seguros o de reaseguro, deben consolidarse en un "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTRA LA LEGITIMACIÓN DE CAPITALES", dicho manual deberá ser aprobado por la Junta Directiva o la máxima autoridad de cada empresa, debiendo considerar en cada caso la naturaleza jurídica, las características propias de cada entidad y sus diferentes productos.
Parágrafo Primero.-Todos los aspectos mencionados en esta Providencia deben estar contenidos en el Manual. Adicionalmente se deben incluir los siguientes:
-Canales de comunicación entre la oficina principal y sus sucursales y agencias, si fuere el caso.
-Procedimientos para supervisar y controlar el cumplimiento de las normas contenidas en el Manual.
-Instancia de reporte y consulta para funcionarios de la empresa, en relación con sus actividades preventivas contra la legitimación de capitales.
Responsabilidades del funcionario que preside, dirige o coordina la Unidad contra la Legitimación de Capitales dentro de cada empresa, así como fijación de las responsabilidades especificas que tendrán los encargados de las áreas de auditoría interna, seguridad, gerentes de sucursales, agencias y oficinas, y las de cada empleado a todos los niveles de las áreas sensibles en la prevención, detección y reporte interno de operaciones inusuales.
-Listado de señales de alerta que consideren la naturaleza específica de cada empresa, los productos o servicios que ofrece, los niveles de riesgo o cualquier otro criterio que resulte apropiado. Para la elaboración de este listado se considerarán los métodos y técnicas que han sido desarrollados por los organismos supragubernamentales, las policías nacionales, extranjeras e internacionales, los aportados por la Superintendencia de Seguros y por las propias empresas de seguros, los cuales deben transmitirse de una empresa a otra, preferiblemente a través de las asociaciones que la agrupan.
-Sanciones por el incumplimiento de procedimientos, tanto los establecidos en las leyes, como los previstos internamente por las compañías.
-Conservación de los registros y disponibilidad inmediata para las autoridades policiales y supervisoras.
-Todos los demás que se consideren pertinentes.
Parágrafo Segundo.- El Manual de Procedimientos deberá mantenerse actualizado, para lo cual podrá reformarse su contenido adecuándolo a las necesidades de cada empresa. La información sobre posteriores actualizaciones debe hacerse llegar a la Unidad encargada de la Legitimación de Capitales de la Superintendencia de Seguros dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir de la aprobación que imparta la Junta Directiva o la máxima autoridad de la respectiva empresa a la modificación propuesta, a fin de proceder a su revisión y aprobación.
Artículo 11. Las personas naturales o jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros deberán prestar especial atención a las operaciones que por su cuantía y naturaleza puedan dar lugar a considerar que se trata de operaciones relacionadas con la legitimación de capitales, así como cualquier operación cuyas características no guarden relación con la actividad económica, profesional o comercial desarrollada por el asegurado, contratante o beneficiario, que el número de pólizas contratadas, por las cantidades aseguradoras o por las características particulares del negocio, excedan los parámetros de normalidad, lo cual pueda dar lugar a considerar que se está ante algo inusual, no convencional, complejo o extraordinario. La comparación de un negocio en apariencia inusual, no convencional, complejo o extraordinario, con la información, el conocimiento y antecedentes que se tengan del cliente y las indagaciones que se realicen o se hayan realizado sin alertar al cliente, podrán determinar que dicha operación deba calificarse como sospechosa.
Por SOSPECHA debe entenderse aquella apreciación fundada en conjeturas, en apariencia o visos de verdad que determinará hacer un juicio negativo de la operación por quien recibe y analiza la información, haciendo que desconfié, dude o recele de una persona por la actividad profesional o económica que desempeña, su perfil financiero, sus costumbres o personalidad, así la Ley no determine criterios en función de los cuales se puede apreciar el carácter dudoso de una operación. Es un criterio subjetivo basado en las normas de máxima experiencia.
Parágrafo Único.- Podrán considerarse sospechosas las operaciones que presenten cualquiera de las características que se mencionan a continuación, sin que estas operaciones sean limitativas de otras situaciones que puedan considerarse en apariencia inusual, no convencional, compleja o extraordinaria:
1. Pago de primas de seguros realizado en efectivo, por monto muy alto o importantes e inclusive por sumas o cantidades pequeñas en los casos en que tales prácticas resulten frecuentes o reiteradas. En este caso las compañías de seguros, sociedades de corretaje, agentes y corredores de seguros deberán estar alerta tanto por pagos en efectivo por montos elevados o importantes como pequeños pero de práctica frecuente o reiterada.
2. Suministro de información insuficiente o falsa por parte de los aseguradores.
3. Asegurados o personas naturales o jurídicas en trámite de serio, que aparecen sin motivo o justificación aparente como propietarios de bienes que solicitan asegurar por montos inexplicables que no guardan relación con su actividad profesional o comercial o con sus antecedentes o referencias comerciales, bancarias o crediticias.
4. Asegurados que se detecte que han contratado con identidades ficticias o falsas o usurpando la identidad de otra persona.
5. Asegurados que se muestren renuentes o molestos a suministrar datos adicionales sobre identidad, dirección de habitación u oficina, negocios a los que se dedica o actividad comercial o profesional que desarrolla.
6. Falta de interés asegurable.
7. Terminación anticipada por parte de los asegurados del contrato de seguros, en forma reiterada.
Artículo 12. Las empresas de seguros y reaseguros y las sociedades de corretaje de seguros y reaseguros, deberán informar a la Superintendencia de Seguros, cuando una misma persona natural o jurídica, actuando en nombre propio o de un tercero aparezca como:
a) Beneficiaria del pago de indemnización de siniestros superior a DIEZ MIL UNIDADES TRIBUTARIAS (10.000 u.t.), ó
b) Aseguradora o contratante que pague primas de seguros por montos superiores a QUINCE MIL UNIDADES TRIBUTARIAS (15.000 u.t.), ya sea en una o varias pólizas conjuntamente, ó
c) Receptora de cantidades provenientes de contratos de reaseguros superiores a VEINTE MIL UNIDADES TRIBUTARIAS (20.000 u.t.)
Esta información deberá remitirse a través del formulario de transacciones, que a tal efecto dicte la Superintendencia de Seguros, no debiendo exceder su remisión los treinta (30) días calendarios después de originarse la operación.
Parágrafo Único.- Quedan excluidos del cumplimiento de la obligación impuesta en el presente artículo los contratos colectivos de hospitalización cirugía y maternidad, así como los contratos de casco de vehículos terrestres suscritos bajo las modalidades de flota y colectivos y finalmente todos aquellos contratos de seguros o fianzas suscritos entre las empresas de seguros y los órganos del Estado cuya contratación se rige por el Decreto Nº 1492 de fecha 18 de marzo de 1987 reformado en fecha 25 de enero de 1995 mediante Decreto Nº 544 publicado en la Gaceta Oficial Nº 35.649 de fecha 08 de febrero de 1995. Artículo 13
El reporte de actividades sospechosas no es una denuncia penal ni requiere de las formalidades y requisitos de este modo de proceder; por ende, no acarrea responsabilidad penal y civil contra las personas naturales o jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros, ni contra los empleados encargados de suscribir y enviar el reporte.
Artículo 14. Cuando la Superintendencia de Seguros o los Órganos de Policía de Investigación soliciten información a las personas naturales o jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros, éstos, dentro de las limitaciones establecidas en las leyes y las que se derivan del negocio asegurador, realizarán sus mejores esfuerzos para establecer mecanismos coordinados que permitan la investigación, seguimiento e intercambio de información sobre las operaciones de legitimación de capitales a que se refiere la presente Providencia.
Artículo 15. La información solicitada por los Órganos de Policía de Investigación o por la Superintendencia de Seguros se remitirá haciendo mención de los detalles sobre el tipo de operación realizada, la identificación de los clientes involucrados y beneficiarios de las operaciones, anexando copia de los documentos necesarios que permitan la verificación de la información suministrada.
Artículo 16. Los empleados de las personas naturales o jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros no podrán advertir a los contratantes, asegurados o beneficiarios que se han realizado averiguaciones o que se ha notificado a las autoridades de actividades que puedan dar indicios de estar relacionadas con la legitimación de capitales.
Artículo 17. Las empresas de seguros o de reaseguros, deberán presentar un Informe Especial Anual, mediante el cual sus auditores externos evalúen los mecanismos establecidos en cumplimiento de la presente Providencia, antes del 31 de mayo de cada año. En el mismo deberán incluirse los siguientes aspectos:
-Estructura organizativa para el área de legitimación de capitales. En ella se deberán describir como mínimo la organización implementada por la empresa para el área de legitimación de capitales, evaluando su capacidad operativa.
-Procedimientos de prevención, control y detección. En ellos deberán describirse y evaluarse los procedimientos establecidos para prevenir y controlar las operaciones en modo nacional e internacional.
-Legitimación y reglamentación. En esta área deberá evaluarse y cumplirse por parte de la empresa de las obligaciones que establece la Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, así como las providencias, normativas y circulares emitidas por la Superintendencia de Seguros en materia de legitimación de capitales.
-Planes de adiestramiento. En ellos deberán evaluarse los planes de adiestramiento para el personal de la empresa, debiendo pronunciarse en cuanto a su calidad, frecuencia y cumplimiento.
-Verificación de lo establecido en el artículo 101 de la Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas. Sobre este punto se deberá informar el grado de cumplimiento por parte de la empresa durante el ejercicio económico anterior de lo estipulado en el artículo 101 de la mencionada Ley.
-Conclusiones y recomendaciones. En ella se deberá hacer mención de las conclusiones obtenidas del análisis de los aspectos tratados en los puntos anteriores y las recomendaciones para incrementar la eficiencia de la organización y de los sistemas y procedimientos adoptados por la empresa aseguradora o reaseguradora para prevenir la legitimación de capitales.
Parágrafo Único.- Cuando los auditores externos emitan un dictamen desfavorable en relación con el cumplimiento por parte de las instituciones enunciadas en el artículo 2 de la presente Providencia, acerca de sus obligaciones legales previstas en la Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas y en el desarrollo de esta normativa; la Superintendencia de Seguros practicará una inspección especial para comprobar la exactitud del dictamen emitido y exigir las acciones correctivas correspondientes, sin menoscabo de la aplicación de las sanciones a que haya lugar.
TÍTULO IIIDE LA ACTUACIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DE SEGUROS
Artículo 18. La Superintendencia de Seguros supervisará el cumplimiento por parte de las personas naturales o jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros, de lo previstos en la presente Providencia.
Artículo 19. La Superintendencia de Seguros colaborará con los Órganos de Policía de Investigación y otras instituciones competentes, requiriendo de los entes sujetos al control del referido Organismo la información relacionada con los casos que se investiguen.
Artículo 20. La Superintendencia de Seguros formulará las observaciones a las personas naturales y jurídicas regidas por la presente Providencia, cuando considere que los mecanismos adoptados no son suficientes y eficaces para evitar que puedan ser utilizados como instrumentos para legitimar capitales, a fin de que realicen los ajustes necesarios, los cuales deberán ser informados a la Superintendencia de Seguros para evaluar su adecuación a los propósitos que se persiguen.
Artículo 21. La presente Providencia entrará en vigencia en la fecha de su publicación en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela. Se deroga la Providencia Nº 98-2-2-899 del 7 de mayo de 1998, publicada en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela Nº 36.453 del 14 de mayo de 1998.
Artículo 22. La Superintendencia de Seguros aplicará las sanciones establecidas en la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros y en la Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, a aquellas empresas de seguros o de reaseguros y sociedades de corretaje de seguros o de reaseguros y corredores y agentes de seguros que incumplan con lo establecido en la presente Providencia, sin perjuicio de las responsabilidades civiles o penales que pudieran afectar a la institución o a alguno de sus miembros por el incumplimiento de la legislación que rige la materia.
TÍTULO IVDISPOSICIONES TRANSITORIAS
Artículo 23. Las empresas de seguros y de reaseguros, y las sociedades de corretaje de seguros y de reaseguros deberán remitir un plazo de quince (15) días hábiles siguientes a la publicación de la presente Providencia, el Manual exigido en el artículo 10 con las modificaciones contenidas en las presentes normas para su revisión y aprobación.
Publíquese.
MORELIA J. CORREDOR O.Superintendente de Seguros
☞Visualiza la versión original publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela
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REPÚBLICA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE HACIENDA
SUPERINTENDENCIA DE SEGUROS
Caracas, 07 de julio de 1999189º y 140ºNº 99-2-2-2820
Considerando
Que las personas naturales y jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros podrían ser utilizadas por personas que realicen actividades ilícitas relacionadas con el tráfico de sustancias estupefacientes y psicotrópicas y que existen fundadas razones para pensar que las operaciones de seguro, accesorias o conexas pueden servir de vehículo para la legitimación de capitales, provenientes de actividades ilícitas.
Considerando
Que la utilización de las personas naturales y jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros como vehículo para la legitimación de capitales provenientes de actividades ilícitas puede afectar la credibilidad de las normas, así como los valores éticos, morales, su propia solvencia, la de sus Funcionarios, Empleados, Junta Directiva y Accionistas.
Considerando
Que es obligación del Estado Venezolano y de las personas naturales y jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros constituidas y domiciliadas en el País prevenir que las mismas sean utilizadas como vehículos para la legitimación de capitales.
Considerando
Que es deber de los integrantes del Sistema Asegurador Venezolano establecer mecanismos de información, incluyendo sistemas de procesamiento electrónico de datos, así como sistemas de control destinados a detectar operaciones que involucren legitimación de capitales e informar a los Órganos competentes de aquellos hechos, actos o circunstancias que encuadren dentro de los supuestos de la normativa legal vigente. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 13, numeral primero en concordancia con el parágrafo tercero del artículo 42 de la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros y con los artículos 213, 214 y 215 de la Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas dicta las siguientes "Normas sobre Prevención, Control y Fiscalización de las Operaciones de Seguros y Reaseguros para Evitar la Legitimación de Capitales".
TÍTULO IDE LA PREVENCIÓN
Artículo 1. El objeto de la presente Providencia es establecer las normas que permitan a la Superintendencia de Seguros prevenir, controlar y supervisar las operaciones que puedan realizarse a través del Sistema Asegurador Venezolano, a los fines de evitar que sea utilizado para la legitimación de capitales y otros bienes económicos provenientes del tráfico ilícito de sustancias estupefacientes y psicotrópicas.
Artículo 2. Todas las personas naturales y jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros están en la obligación de implementar un sistema operativo, en los términos exigidos en la presente Providencia, para la prevención de la legitimación de capitales, que comprenda medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que la ejecución de sus operaciones se utilice como instrumento para el ocultamiento, manejo e inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes e actividades delictivas o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.
Artículo 3. El sistema de prevención al que se refiere el artículo anterior, deberá involucrar y estimular en la lucha contra la legitimación de capitales a las dependencias, funcionarios y personas de todos los niveles de la actividad aseguradora que en cualquier forma puedan contribuir a prevenir y detectar los intentos de legitimar capitales. Todos los empleados de las personas naturales o jurídicas sometidas a la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros, Incluyendo a su junta directiva, de ser el caso, deberán ser capacitados, entrenados y concientizados en lo relativo al combate y detección e este delito.
Artículo 4. Las personas naturales y jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros deberán contar con información individual de cada uno de sus clientes, esto es, asegurados, contratantes o beneficiarios de pólizas, ordenada a través de registros de clientes, concebidos por medios físicos, electrónicos o magnéticos, la cual deberá estar a disposición de las autoridades competentes. Estos registros contentivos de los documentos que se generen o reciban como consecuencia de la investigación, deberán conservarse por lo menos por un período de cinco (5) años. Como mínimo la información deberá contener los siguientes datos: nombres y apellidos del contratante, asegurado o beneficiario o denominación de la persona jurídica, el número de cédula de identidad o pasaporte o número de Registro de Información Fiscal (RIF), según el caso, dirección de habitación y de oficina así como los números telefónicos, y la actividad económica, comercial o profesional, oficio u ocupación a la que se dedique, con especial mención si se trata de ejercicio independiente, empleado o socio y la capacidad económica o financiera no solamente del negocio que se proponga sino del conjunto.
Parágrafo Único: Cuando se trate de pólizas de seguros la información a la que alude el presente artículo procederá de las solicitudes de pólizas previamente aprobadas por la Superintendencia de Seguros. El intermediario de seguros, trátese de agente exclusivo, corredor o sociedad de corretaje de seguros asumirá la obligación de conseguir la identificación integra del asegurado, contratante o beneficiario y la empresa de seguros deberá verificar que la información contenida en la solicitud ha sido remitida de manera completa. Asimismo, deberá contener dicha solicitud al pie de la misma una declaración de fe del contratante, asegurado o beneficiario de que el dinero utilizado para el pago de la prima de la póliza suscrita proviene de una fuente lícita y por lo tanto no tiene relación alguna con dinero, capitales, bienes, valores o títulos producto de las actividades o acciones a que se refiere el artículo 37 de la Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas.
En caso de no existir intermediario la obligación correrá por cuenta de la compañía aseguradora.
Artículo 5. Las personas naturales y jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros prestarán especial atención a las relaciones de negocios y transacciones con personas naturales o jurídicas de los países que no apliquen regulaciones similares a la normativa establecida. La Superintendencia de Seguros utilizará para tales fines el listado emitido por la Superintendencia de Bancos y otras Instituciones Financieras, de aquellos Territorios o Estados cuya legislación es estricta en cuanto al secreto bancario, de registro y comercial, o se caracterizan por la escasa o nula tributación a que son sometidas las personas naturales o jurídicas que ejercen sus actividades bancarias o comerciales en su jurisdicción.
Cuando las operaciones o transacciones no tengan en apariencia ningún propósito que las justifique deberán ser objeto de un minucioso examen y los resultados de este análisis serán puestos de inmediato y por escrito a disposición de las autoridades competentes conjuntamente con los Órganos de Policía de Investigación, con copia a la Superintendencia de Seguros, utilizando el formulario de REPORTE DE ACTIVIDADES SOSPECHOSAS.
Artículo 6. Las empresas de seguros o reaseguros, así como las sociedades de corretaje de seguros o reaseguros regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros, que tengan sucursales, agencias y/o compañías relacionadas ubicadas en el exterior, deberán contar con un sistema de comunicación e información que permita efectuar un seguimiento a los movimientos de dinero vinculados a las actividades objeto de la Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas.
Artículo 7. A los fines del levantamiento de la información a que se refieren los artículos anteriores, la identificación se efectuará a través de la cédula de identidad para personas naturales venezolanas y extranjeras residentes en el País y pasaportes para personas naturales extranjeras no residentes. En el caso de personas jurídicas venezolanas la identificación se efectuará a través del Registro de Información Fiscal (RIF); en su defecto la información se obtendrá del documento constitutivo de las empresas y/o de sus estatutos sociales inscritos en el Registro Mercantil o en el Registro Civil según corresponda.
Parágrafo Único: Cuando se trate de personas jurídicas deberá dejarse constancia de la identificación de las personas naturales a través de las cuales se mantienen relaciones con la empresa aseguradora, exigiendo los mismos documentos establecidos para las personas naturales.
Artículo 8. A fin de prevenir las operaciones de legitimación de capitales indicadas en las presentes normas, las personas naturales y jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros diseñarán y desarrollarán programas de adiestramiento, destinados a informar a su personal sobre los mecanismos utilizados para la legitimación de capitales. Asimismo, establecerán normas y procedimientos que hagan viable conjuntamente con los sistemas de informática la detección y seguimiento de las operaciones que se tratan de prevenir mediante la presente Providencia.
TÍTULO IIDEL CONTROL DE LAS OPERACIONES QUE SE PRESUMAN COMO LEGITIMACIÓN DE CAPITALES Y SU NOTIFICACIÓN A LOS ORGANISMOS COMPETENTES
Artículo 9. Las empresas de seguros o de reaseguros, así como las sociedades de corretaje de seguros o de reaseguros, así como las sociedades de corretaje de seguros o de reaseguro deberán tener en su estructura organizativa una dependencia "Unidad contra la Legitimación de Capitales" o un funcionario quien tendrá la misión de analizar, controlar y comunicar al presidente del Comité contra la Legitimación de Capitales, toda la información relativa a las operaciones o hechos a ser susceptibles de estar relacionados con la legitimación de capitales. Esta unidad estará dotada de recursos humanos, materiales, técnicos y organizativos adecuados para el cumplimiento de las siguientes de las siguientes funciones: recibir y analizar los reportes internos de operaciones sospechosas; elaborar los reportes de operaciones sospechosas para ser presentados al presidente del Comité contra la Legitimación de Capitales; supervisar el cumplimiento de las normas de prevención y procedimientos de detección que deben efectuar otras dependencias y empleados de la institución; otras a juicio de la institución. Deberán crear a su vez un "Comité" Contra la Legitimación de Capitales". Este Comité deberá estar presidido por un funcionario de alto rango o nivel de la institución con poder de decisión que reporte directamente a la Junta Directiva. El Comité tendrá las siguientes responsabilidades: verificar la observancia de lo establecido en las leyes y reglamentos vigentes sobre la materia; el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la presente Providencia; presentar a la Junta Directiva, para su aprobación, los procedimientos diseñados por la Institución contra la legitimación de capitales; implementar, actualizar y mantener informada a la Junta Directiva sobre la efectividad de los procedimientos implementados; reportar a las autoridades de los casos sospechosos y supervisar el funcionamiento de la Unidad de Legitimación de Capitales.
Parágrafo Único.-Las personas naturales y jurídicas regidas por la presente Providencia que cuenten con un número igual o inferior a quince (15) empleados no estarán obligadas a constituir el Comité o la Unidad de Legitimación de Capitales, pero en el caso de no constituir ambas o alguna de las dos dependencias, el socio o accionista o directivo que desempeñe el cargo de mayor jerarquía en la organización, asumirá las responsabilidades correspondientes al Control prevención y detección previstas en esta normativa.
Artículo 10. Los mecanismos de control adoptados por las empresas de seguros o de reaseguros, así como las sociedades de corretaje de seguros o de reaseguro, deben consolidarse en un "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTRA LA LEGITIMACIÓN DE CAPITALES", dicho manual deberá ser aprobado por la Junta Directiva o la máxima autoridad de cada empresa, debiendo considerar en cada caso la naturaleza jurídica, las características propias de cada entidad y sus diferentes productos.
Parágrafo Primero.-Todos los aspectos mencionados en esta Providencia deben estar contenidos en el Manual. Adicionalmente se deben incluir los siguientes:
-Canales de comunicación entre la oficina principal y sus sucursales y agencias, si fuere el caso.
-Procedimientos para supervisar y controlar el cumplimiento de las normas contenidas en el Manual.
-Instancia de reporte y consulta para funcionarios de la empresa, en relación con sus actividades preventivas contra la legitimación de capitales.
Responsabilidades del funcionario que preside, dirige o coordina la Unidad contra la Legitimación de Capitales dentro de cada empresa, así como fijación de las responsabilidades especificas que tendrán los encargados de las áreas de auditoría interna, seguridad, gerentes de sucursales, agencias y oficinas, y las de cada empleado a todos los niveles de las áreas sensibles en la prevención, detección y reporte interno de operaciones inusuales.
-Listado de señales de alerta que consideren la naturaleza específica de cada empresa, los productos o servicios que ofrece, los niveles de riesgo o cualquier otro criterio que resulte apropiado. Para la elaboración de este listado se considerarán los métodos y técnicas que han sido desarrollados por los organismos supragubernamentales, las policías nacionales, extranjeras e internacionales, los aportados por la Superintendencia de Seguros y por las propias empresas de seguros, los cuales deben transmitirse de una empresa a otra, preferiblemente a través de las asociaciones que la agrupan.
-Sanciones por el incumplimiento de procedimientos, tanto los establecidos en las leyes, como los previstos internamente por las compañías.
-Conservación de los registros y disponibilidad inmediata para las autoridades policiales y supervisoras.
-Todos los demás que se consideren pertinentes.
Parágrafo Segundo.- El Manual de Procedimientos deberá mantenerse actualizado, para lo cual podrá reformarse su contenido adecuándolo a las necesidades de cada empresa. La información sobre posteriores actualizaciones debe hacerse llegar a la Unidad encargada de la Legitimación de Capitales de la Superintendencia de Seguros dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir de la aprobación que imparta la Junta Directiva o la máxima autoridad de la respectiva empresa a la modificación propuesta, a fin de proceder a su revisión y aprobación.
Artículo 11. Las personas naturales o jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros deberán prestar especial atención a las operaciones que por su cuantía y naturaleza puedan dar lugar a considerar que se trata de operaciones relacionadas con la legitimación de capitales, así como cualquier operación cuyas características no guarden relación con la actividad económica, profesional o comercial desarrollada por el asegurado, contratante o beneficiario, que el número de pólizas contratadas, por las cantidades aseguradoras o por las características particulares del negocio, excedan los parámetros de normalidad, lo cual pueda dar lugar a considerar que se está ante algo inusual, no convencional, complejo o extraordinario. La comparación de un negocio en apariencia inusual, no convencional, complejo o extraordinario, con la información, el conocimiento y antecedentes que se tengan del cliente y las indagaciones que se realicen o se hayan realizado sin alertar al cliente, podrán determinar que dicha operación deba calificarse como sospechosa.
Por SOSPECHA debe entenderse aquella apreciación fundada en conjeturas, en apariencia o visos de verdad que determinará hacer un juicio negativo de la operación por quien recibe y analiza la información, haciendo que desconfié, dude o recele de una persona por la actividad profesional o económica que desempeña, su perfil financiero, sus costumbres o personalidad, así la Ley no determine criterios en función de los cuales se puede apreciar el carácter dudoso de una operación. Es un criterio subjetivo basado en las normas de máxima experiencia.
Parágrafo Único.- Podrán considerarse sospechosas las operaciones que presenten cualquiera de las características que se mencionan a continuación, sin que estas operaciones sean limitativas de otras situaciones que puedan considerarse en apariencia inusual, no convencional, compleja o extraordinaria:
1. Pago de primas de seguros realizado en efectivo, por monto muy alto o importantes e inclusive por sumas o cantidades pequeñas en los casos en que tales prácticas resulten frecuentes o reiteradas. En este caso las compañías de seguros, sociedades de corretaje, agentes y corredores de seguros deberán estar alerta tanto por pagos en efectivo por montos elevados o importantes como pequeños pero de práctica frecuente o reiterada.
2. Suministro de información insuficiente o falsa por parte de los aseguradores.
3. Asegurados o personas naturales o jurídicas en trámite de serio, que aparecen sin motivo o justificación aparente como propietarios de bienes que solicitan asegurar por montos inexplicables que no guardan relación con su actividad profesional o comercial o con sus antecedentes o referencias comerciales, bancarias o crediticias.
4. Asegurados que se detecte que han contratado con identidades ficticias o falsas o usurpando la identidad de otra persona.
5. Asegurados que se muestren renuentes o molestos a suministrar datos adicionales sobre identidad, dirección de habitación u oficina, negocios a los que se dedica o actividad comercial o profesional que desarrolla.
6. Falta de interés asegurable.
7. Terminación anticipada por parte de los asegurados del contrato de seguros, en forma reiterada.
Artículo 12. Las empresas de seguros y reaseguros y las sociedades de corretaje de seguros y reaseguros, deberán informar a la Superintendencia de Seguros, cuando una misma persona natural o jurídica, actuando en nombre propio o de un tercero aparezca como:
a) Beneficiaria del pago de indemnización de siniestros superior a DIEZ MIL UNIDADES TRIBUTARIAS (10.000 u.t.), ó
b) Aseguradora o contratante que pague primas de seguros por montos superiores a QUINCE MIL UNIDADES TRIBUTARIAS (15.000 u.t.), ya sea en una o varias pólizas conjuntamente, ó
c) Receptora de cantidades provenientes de contratos de reaseguros superiores a VEINTE MIL UNIDADES TRIBUTARIAS (20.000 u.t.)
Esta información deberá remitirse a través del formulario de transacciones, que a tal efecto dicte la Superintendencia de Seguros, no debiendo exceder su remisión los treinta (30) días calendarios después de originarse la operación.
Parágrafo Único.- Quedan excluidos del cumplimiento de la obligación impuesta en el presente artículo los contratos colectivos de hospitalización cirugía y maternidad, así como los contratos de casco de vehículos terrestres suscritos bajo las modalidades de flota y colectivos y finalmente todos aquellos contratos de seguros o fianzas suscritos entre las empresas de seguros y los órganos del Estado cuya contratación se rige por el Decreto Nº 1492 de fecha 18 de marzo de 1987 reformado en fecha 25 de enero de 1995 mediante Decreto Nº 544 publicado en la Gaceta Oficial Nº 35.649 de fecha 08 de febrero de 1995. Artículo 13
El reporte de actividades sospechosas no es una denuncia penal ni requiere de las formalidades y requisitos de este modo de proceder; por ende, no acarrea responsabilidad penal y civil contra las personas naturales o jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros, ni contra los empleados encargados de suscribir y enviar el reporte.
Artículo 14. Cuando la Superintendencia de Seguros o los Órganos de Policía de Investigación soliciten información a las personas naturales o jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros, éstos, dentro de las limitaciones establecidas en las leyes y las que se derivan del negocio asegurador, realizarán sus mejores esfuerzos para establecer mecanismos coordinados que permitan la investigación, seguimiento e intercambio de información sobre las operaciones de legitimación de capitales a que se refiere la presente Providencia.
Artículo 15. La información solicitada por los Órganos de Policía de Investigación o por la Superintendencia de Seguros se remitirá haciendo mención de los detalles sobre el tipo de operación realizada, la identificación de los clientes involucrados y beneficiarios de las operaciones, anexando copia de los documentos necesarios que permitan la verificación de la información suministrada.
Artículo 16. Los empleados de las personas naturales o jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros no podrán advertir a los contratantes, asegurados o beneficiarios que se han realizado averiguaciones o que se ha notificado a las autoridades de actividades que puedan dar indicios de estar relacionadas con la legitimación de capitales.
Artículo 17. Las empresas de seguros o de reaseguros, deberán presentar un Informe Especial Anual, mediante el cual sus auditores externos evalúen los mecanismos establecidos en cumplimiento de la presente Providencia, antes del 31 de mayo de cada año. En el mismo deberán incluirse los siguientes aspectos:
-Estructura organizativa para el área de legitimación de capitales. En ella se deberán describir como mínimo la organización implementada por la empresa para el área de legitimación de capitales, evaluando su capacidad operativa.
-Procedimientos de prevención, control y detección. En ellos deberán describirse y evaluarse los procedimientos establecidos para prevenir y controlar las operaciones en modo nacional e internacional.
-Legitimación y reglamentación. En esta área deberá evaluarse y cumplirse por parte de la empresa de las obligaciones que establece la Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, así como las providencias, normativas y circulares emitidas por la Superintendencia de Seguros en materia de legitimación de capitales.
-Planes de adiestramiento. En ellos deberán evaluarse los planes de adiestramiento para el personal de la empresa, debiendo pronunciarse en cuanto a su calidad, frecuencia y cumplimiento.
-Verificación de lo establecido en el artículo 101 de la Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas. Sobre este punto se deberá informar el grado de cumplimiento por parte de la empresa durante el ejercicio económico anterior de lo estipulado en el artículo 101 de la mencionada Ley.
-Conclusiones y recomendaciones. En ella se deberá hacer mención de las conclusiones obtenidas del análisis de los aspectos tratados en los puntos anteriores y las recomendaciones para incrementar la eficiencia de la organización y de los sistemas y procedimientos adoptados por la empresa aseguradora o reaseguradora para prevenir la legitimación de capitales.
Parágrafo Único.- Cuando los auditores externos emitan un dictamen desfavorable en relación con el cumplimiento por parte de las instituciones enunciadas en el artículo 2 de la presente Providencia, acerca de sus obligaciones legales previstas en la Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas y en el desarrollo de esta normativa; la Superintendencia de Seguros practicará una inspección especial para comprobar la exactitud del dictamen emitido y exigir las acciones correctivas correspondientes, sin menoscabo de la aplicación de las sanciones a que haya lugar.
TÍTULO IIIDE LA ACTUACIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DE SEGUROS
Artículo 18. La Superintendencia de Seguros supervisará el cumplimiento por parte de las personas naturales o jurídicas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros, de lo previstos en la presente Providencia.
Artículo 19. La Superintendencia de Seguros colaborará con los Órganos de Policía de Investigación y otras instituciones competentes, requiriendo de los entes sujetos al control del referido Organismo la información relacionada con los casos que se investiguen.
Artículo 20. La Superintendencia de Seguros formulará las observaciones a las personas naturales y jurídicas regidas por la presente Providencia, cuando considere que los mecanismos adoptados no son suficientes y eficaces para evitar que puedan ser utilizados como instrumentos para legitimar capitales, a fin de que realicen los ajustes necesarios, los cuales deberán ser informados a la Superintendencia de Seguros para evaluar su adecuación a los propósitos que se persiguen.
Artículo 21. La presente Providencia entrará en vigencia en la fecha de su publicación en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela. Se deroga la Providencia Nº 98-2-2-899 del 7 de mayo de 1998, publicada en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela Nº 36.453 del 14 de mayo de 1998.
Artículo 22. La Superintendencia de Seguros aplicará las sanciones establecidas en la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros y en la Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, a aquellas empresas de seguros o de reaseguros y sociedades de corretaje de seguros o de reaseguros y corredores y agentes de seguros que incumplan con lo establecido en la presente Providencia, sin perjuicio de las responsabilidades civiles o penales que pudieran afectar a la institución o a alguno de sus miembros por el incumplimiento de la legislación que rige la materia.
TÍTULO IVDISPOSICIONES TRANSITORIAS
Artículo 23. Las empresas de seguros y de reaseguros, y las sociedades de corretaje de seguros y de reaseguros deberán remitir un plazo de quince (15) días hábiles siguientes a la publicación de la presente Providencia, el Manual exigido en el artículo 10 con las modificaciones contenidas en las presentes normas para su revisión y aprobación.
Publíquese.
MORELIA J. CORREDOR O.Superintendente de Seguros
☞Visualiza la versión original publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela
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