Providencia que Regula la Liquidación y Cierre del Ejercicio Económico-Financiero de la República y sus Entes Descentralizados Funcionalmente [Derogada]

Providencia Conjunta N° 136, 2015-007 y 15-005 de fecha 2 de octubre de 2015, mediante la cual se Regula la Liquidación y Cierre del Ejercicio Económico-Financiero de la República y sus Entes Descentralizados Funcionalmente, publicada en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela Nº 40.778 de fecha 30 de octubre de 2015.

☑ Derogada ☞ FICHA TÉCNICA

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR DE ECONOMÍA Y FINANZAS

OFICINA NACIONAL DE PRESUPUESTO N° 136

OFICINA NACIONAL DEL TESORO N° 2015- 007 Y OFICINA NACIONAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA N° 15-005

CARACAS, 02 DE OCTUBRE DE 2015

205°, 156° y 16°

LA OFICINA NACIONAL DE PRESUPUESTO, LA OFICINA NACIONAL DEL TESORO Y LA OFICINA NACIONAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA.

En ejercicio de las atribuciones conferidas en los artículos 25 numeral 8, 68, 112 numeral 16, y 131 numerales 3 y 8 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, así como los artículos 116 y 119 del Reglamento N° 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema Presupuestario; el artículos 10 numeral 3 y 42 del Reglamento N° 3 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema de Tesorería; los artículos 27, 28, 29 y 30 del Reglamento Parcial N° 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema de Contabilidad Pública,

Dictan la siguiente:

PROVIDENCIA QUE REGULA LA LIQUIDACIÓN Y CIERRE DEL EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO DE LA REPÚBLICA Y SUS ENTES DESCENTRALIZADOS FUNCIONALMENTE

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Objeto

Artículo 1. Esta Providencia tiene por objeto establecer las normas técnicas presupuestarias, financieras y contables, aplicables a los órganos de la República y sus entes descentralizados funcionalmente, para la liquidación y el cierre de cada ejercicio económico financiero, previsto en el artículo 7° del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. A los efectos de la aplicación de las disposiciones establecidas en esta Providencia, se entenderá por Sistema de Información Automatizado a la herramienta informática Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF).

Servicios desconcentrados

Artículo 2. A los efectos del cierre presupuestario del ejercicio económico financiero correspondiente, los Servicios Autónomos sin Personalidad Jurídica y los Servicios Desconcentrados estarán sujetos a la aplicación de las disposiciones previstas en esta Providencia para los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales.

La máxima autoridad del órgano de adscripción de estos Servicios, remitirá la información y documentos requeridos en los términos y oportunidad exigidos en el Capítulo III de esta Providencia.

CAPÍTULO II

DE LOS ÓRGANOS DE LA REPÚBLICA

Nivel de ejecución de créditos y modificaciones presupuestarias

Artículo 3. Las máximas autoridades de los órganos de la República evaluarán el nivel de ejecución de los créditos presupuestarios asignados al 31 de octubre del ejercicio económico financiero correspondiente, e informarán de sus resultados a la Oficina Nacional de Presupuesto dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, para que el Ejecutivo Nacional realice las modificaciones presupuestarias que estime pertinentes.

Fecha límite para la emisión de las órdenes de pago de reposición de los fondos

Artículo 4. Los órganos de la República emitirán, a través del Sistema de Información Automatizado, las órdenes de pago correspondientes a la reposición de los fondos en avance y en anticipo hasta el décimo séptimo (17°) día hábil del mes de diciembre del ejercicio económico financiero objeto de cierre, dentro del horario establecido por la Oficina Nacional del Tesoro. No obstante, la Oficina Nacional del Tesoro podrá modificar el lapso previsto en este artículo.

Registro del compromiso y gasto causado

Artículo 5. Los órganos de la República registrarán el compromiso y el gasto causado en el Sistema de Información Automatizado hasta el 31 de diciembre del ejercicio económico financiero correspondiente, para lo cual la Oficina Nacional de Presupuesto autorizará las reprogramaciones de las cuotas de compromiso hasta el último día hábil bancario del ejercicio económico financiero.

Ejecución de los recursos provenientes de las operaciones de crédito público

Artículo 6. Los órganos de la República informarán a la Oficina Nacional de Crédito Público hasta el décimo (10°) día hábil del mes de diciembre del ejercicio económico financiero correspondiente, sobre los recursos provenientes de las operaciones de crédito público relacionados con proyectos por endeudamiento que se estimen ejecutar desde el onceavo (11°) día hábil del mes de diciembre hasta el 31 de diciembre del ejercicio económico financiero correspondiente, así como los de sus entes adscritos o tutelados.

Registro del gasto con financiamiento proveniente de operaciones de crédito público

Artículo 7. Los órganos de la República registrarán en el Sistema de Información Automatizado hasta el 31 de diciembre del ejercido económico financiero correspondiente, los momentos del gasto asociados a las fuentes de financiamiento relacionadas con proyectos por endeudamiento.

Certificación de recursos por la Oficina Nacional del Tesoro

Artículo 8. La Oficina Nacional del Tesoro certificará hasta el último día hábil bancario del ejercicio económico financiero, los recursos correspondientes para el trámite de los pagos relacionados con proyectos por endeudamiento, previa notificación de la Oficina Nacional de Crédito Público.

Registro del causado de las transferencias legales o potestativas y los aportes financieros

Artículo 9. Los órganos de la República registrarán en el Sistema de Información Automatizado hasta el 31 de diciembre del ejercicio económico financiero correspondiente, el monto de los gastos comprometidos que a la fecha no se hayan registrado como causados, de las transferencias legales o potestativas y de los aportes financieros aprobados por el Ejecutivo Nacional, derivados de la ejecución del presupuesto de gastos y sus modificaciones.

Compromisos de causación obligatoria

Artículo 10. Los órganos de la República deberán registrar los gastos en el Sistema de Información Automatizado, hasta el 31 de diciembre del ejercicio económico financiero correspondiente, de acuerdo a los siguientes criterios:

1. Partidas 4.01 "Gastos de personal", 4.10 "Servicio de la Deuda Pública" y 4.11 "Disminución de Pasivos": se registrará como causado el monto de los compromisos no causados.

2. Partida 4.02 "Materiales, suministros y mercancías": los compromisos que tengan registrados como causados el anticipo y/o entregas parciales, el órgano podrá afectar los créditos del ejercicio económico financiero siguiente, por la cuota parte restante de dichos gastos; a tales efectos, realizará los ajustes respectivos en el Plan Operativo Anual y en el Plan de Compras.

3. Partida 4.03 "Servicios no Personales": los compromisos que tengan registrados como causados el anticipo y/o servicios prestados parcialmente, el órgano podrá afectar los créditos del ejercicio económico financiero siguiente, por la cuota parte restante de dichos gastos; a tales efectos, realizará los ajustes respectivos en el Plan Operativo Anual y en el Plan de Compras.

Los gastos por servicios básicos, de condominio y demás obligaciones de tracto sucesivo, el órgano deberá comprometer y causar la disponibilidad presupuestaria hasta el cierre del ejercicio económico financiero correspondiente y, dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes de enero del ejercicio económico financiero siguiente, realizará la conciliación y al conocerse el resultado efectuará los ajustes pertinentes.

4. Partida 4.04 "Activos Reales": los compromisos que tengan registrados como causados el anticipo y/o entregas parciales o valuaciones, el órgano podrá afectar los créditos del ejercicio económico financiero siguiente, por la cuota parte restante de dichos gastos, realizando los ajustes respectivos en el Plan Operativo Anual y en el Plan de Compras.

5. Partida 4.05 "Activos Financieros": los compromisos no causados de los correspondientes aportes asignados a los entes descentralizados funcionalmente y a organismos internacionales, se registrarán como causados.

6. Partida 4.06 "Gastos de defensa y seguridad del Estado": por ser de uso global deberán revisar los compromisos no causados al final del ejercicio económico financiero correspondiente, teniendo en cuenta los criterios establecidos para cada una de las partidas ya señaladas.

7. Partida 4.07 "Transferencias y Donaciones": los compromisos no causados de los correspondientes aportes asignados a los entes descentralizados funcionalmente y a organismos internacionales, se registrarán como causados al cierre del ejercicio económico financiero. Igualmente, ocurrirá con lo correspondiente a las pensiones y jubilaciones, así como las subvenciones socioeconómicas.

8. Partida 4.09 "Asignaciones no distribuidas": en caso de existir disponibilidad en esta partida, se registrará como comprometida y causada al final del ejercicio económico financiero correspondiente.

Órdenes de pago de los gastos causados y no pagados

Artículo 11. Los órganos de la República emitirán a través del Sistema de Información Automatizado hasta el 31 de enero del ejercicio económico financiero siguiente, las órdenes de pago correspondientes al monto de los gastos causados y no pagados al 31 de diciembre del ejercicio económico financiero objeto de cierre.

Reintegro de los fondos no utilizados al cierre del ejercicio económico financiero

Artículo 12. Los órganos de la República reintegrarán al Tesoro Nacional, los recursos no utilizados al 31 de diciembre del ejercicio económico financiero objeto de cierre, del fondo en avance y/o anticipo, correspondientes al monto de los créditos presupuestarios no comprometidos, así como los comprometidos y no causados, dentro de los diez (10) primeros días hábiles del ejercicio económico financiero siguiente, mediante la planilla de liquidación generada automáticamente el primer día hábil de dicho ejercicio, a través del Sistema de Información Automatizado.

Reintegro de los fondos no utilizados

Artículo 13. Los remanentes de los fondos en avance y/o anticipo correspondientes a gastos causados y no pagados al 31 de enero, registrados al 31 de diciembre del ejercicio económico financiero objeto de cierre, serán reintegrados al Tesoro Nacional por los órganos de la República dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de febrero del ejercicio económico financiero siguiente, mediante la planilla de liquidación generada automáticamente el primer día hábil del mes febrero, a través del Sistema de Información Automatizado.

Modelos de registros de ajustes contables

Artículo 14. La máxima autoridad de los órganos de la República, solicitará a la Oficina Nacional de Contabilidad Pública, durante los dos (2) primeros meses de cada ejercicio económico financiero, los modelos de asientos necesarios para el registro de los ajustes contables que afectan el ejercicio económico financiero objeto de cierre, en los siguientes casos:

1. Cuando exista diferencia entre el monto de la planilla de liquidación generada automáticamente por el Sistema de Información Automatizado y el saldo del fondo en avance y/o anticipo a reintegrar.

2. Cuando el Sistema de Información Automatizado no genere la planilla de liquidación, y exista un monto en la cuenta bancaria del fondo en avance y/o anticipo a reintegrar.

Requisitos para la solicitud de modelos de registros de ajustes contables

Artículo 15. La máxima autoridad de los órganos de la República deberá adjuntar a la solicitud mencionada en el artículo anterior, el acto motivado suscrito por el cuentadante de la unidad administradora responsable del hecho económico financiero, en el que se identifiquen mediante relación detallada, los montos y hechos económicos financieros objeto de registro, que originaron las diferencias, indicando la partida presupuestaria cuando corresponda; con una copia del expediente administrativo por cada operación objeto de ajuste, debidamente foliado y certificado; así como, copias de los siguientes documentos:

1. Planilla de liquidación automática anulada, según sea el caso.

2. Planilla de liquidación sustitutiva o manual debidamente pagada, según sea el caso.

3. Reporte generado por el Sistema de Información Automatizado que indique el saldo del fondo en avance y/o anticipo al cierre del ejercicio económico financiero correspondiente.

4. Estado de cuenta bancario en el cual se evidencie el monto del hecho económico financiero objeto de registro.

5. Cualquier otro documento requerido por la Oficina Nacional de Contabilidad Pública.

Responsable del registro de ajuste contable

Artículo 16. El responsable de la unidad administradora del órgano en la cual se originó el hecho económico financiero será el autorizado para realizar el registro de ajuste contable en el Sistema de Información Automatizado, para efectuarlo dispondrá hasta el último día hábil del mes de abril del ejercicio económico financiero siguiente al cierre.

Cierre de las cuentas bancarias de los fondos

Artículo 17. Los responsables de administrar los fondos en avance y/o anticipo de los órganos de la República, procederán a reintegrar al Tesoro Nacional, dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes de mayo de cada ejercicio económico financiero, los fondos disponibles en las cuentas bancarias correspondientes a los cheques no presentados al cobro, dicho reintegro se corresponderá con el ramo presupuestario de otros ingresos extraordinarios. Vencido este lapso, deberán solicitar a las instituciones bancarias, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al reintegro de dichos fondos, el cierre de las cuentas utilizadas durante el ejercicio económico financiero correspondiente.

Igualmente, los citados responsables establecerán los mecanismos necesarios a fin de agilizar el cobro de los cheques en tránsito, antes del cierre de las cuentas. En aquellos casos en los cuales los beneficiarios de dichos cheques no pudieran realizar el cobro respectivo, se tramitará el pago de las deudas correspondientes, previo cumplimiento del procedimiento establecido para el pago de las obligaciones pendientes de ejercicios anteriores.

En caso de incumplimiento de la obligación establecida en este artículo, la Oficina Nacional del Tesoro solicitará a las instituciones bancarias auxiliares del Sistema de Tesorería el reintegro de los saldos disponibles, así como el cierre de las cuentas utilizadas durante el ejercicio económico financiero correspondiente.

Reclasificación de los gastos causados y no pagados

Artículo 18. Los gastos causados de los fondos en anticipo al 31 de diciembre del ejercicio económico financiero correspondiente, no pagados con cargo a la disponibilidad financiera al 31 de enero del ejercicio económico financiero siguiente, serán reclasificados automáticamente por la Oficina Nacional de Contabilidad Pública, a través del Sistema de Información Automatizado como pago directo al Tesoro Nacional, a partir del primer (1°) día hábil del mes de febrero del ejercicio económico financiero siguiente.

La reclasificación requiere que el responsable de la unidad administradora del fondo en anticipo, registre y asocie en el Sistema de Información Automatizado los gastos causados a una cuenta bancaria del beneficiario. A tales efectos, una vez reclasificados, la Oficina Nacional del Tesoro recibirá las órdenes de pago a través del Sistema de Información Automatizado hasta el décimo (10°) día hábil del mes de febrero del ejercicio económico financiero siguiente. El incumplimiento de este registro, impedirá la reclasificación al referido tipo de pago.

Conciliación de los gastos causados y no pagados

Artículo 19. Los responsables de las unidades administradoras de los órganos de la República durante el mes siguiente al cierre, deberán conciliar los gastos causados y no pagados al 31 de diciembre de cada ejercicio económico financiero, con el monto reflejado en el libro mayor de la cuenta patrimonial que corresponda, de acuerdo con las instrucciones dictadas por la Oficina Nacional de Contabilidad Pública.

En el caso de identificar diferencias, los responsables de estas unidades deberán regularizar los gastos causados correspondientes, a través del Sistema de Información Automatizado en el lapso previsto en este artículo.

CAPÍTULO III

DE LOS ENTES DESCENTRALIZADOS FUNCIONALMENTE DE LA REPÚBLICA

Remisión de la ejecución de créditos presupuestarios

Artículo 20. Los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales de la República remitirán la ejecución de los créditos presupuestarios asignados hasta el 31 de octubre del ejercicio económico financiero vigente, a la máxima autoridad del órgano de adscripción o de tutela, y ésta lo enviará a la Oficina Nacional de Presupuesto dentro de los siguientes diez (10) días hábiles.

Información sobre las operaciones de crédito público

Artículo 21. Los entes descentralizados funcionalmente de la República, cuyos presupuestos se encuentren financiados total o parcialmente con recursos provenientes de operaciones de crédito público, informarán al órgano de adscripción los ingresos que estimen percibir desde el onceavo (11°) día hábil del mes de diciembre hasta el 31 de diciembre del ejercicio económico financiero vigente.

Información sobre los ingresos recaudados y los gastos comprometidos, causados y pagados de los entes

Artículo 22. Los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales de la República, sin perjuicio de lo establecido en el instructivo diseñado para la solicitud de información de la ejecución del presupuesto de los entes descentralizados funcionalmente, sin fines empresariales, financieros y no financieros dictado por la Oficina Nacional de Presupuesto, remitirán a la máxima autoridad de su órgano de adscripción o tutela, la información concerniente al monto de los ingresos recaudados y las fuentes financieras utilizadas, el presupuesto modificado, así como, el monto comprometido, causado y pagado de los gastos realizados durante el ejercicio económico financiero correspondiente, y éste lo enviará a la citada Oficina Nacional, hasta el último día hábil del mes de febrero del ejercicio económico financiero siguiente.

Reintegro de los fondos no utilizados al cierre del ejercicio económico financiero

Artículo 23. Los responsables de administrar fondos en anticipo de los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales de la República reintegrarán a la dependencia interna, que corresponda, los fondos de los créditos presupuestarios no comprometidos, así como los comprometidos y no causados al 31 de diciembre del ejercicio económico financiero correspondiente, dentro de los diez (10) primeros días hábiles del ejercicio económico financiero siguiente.

Reintegro de los fondos no utilizados

Artículo 24. Los responsables de administrar fondos en anticipo en los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales de la República reintegrarán, a la dependencia interna que corresponda, el monto remanente de dichos fondos correspondientes a los gastos causados al 31 de diciembre del ejercicio económico financiero objeto de cierre y no pagados al 31 de enero del ejercicio económico financiero siguiente, dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de febrero del ejercicio económico financiero siguiente.

Cuenta Ahorro-Inversión-Financiamiento

Artículo 25. Los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales de la República remitirán la información de cierre al 31 de diciembre del ejercicio económico financiero correspondiente, relativa a la Cuenta Ahorro-Inversión-Financiamiento a la máxima autoridad de su órgano de adscripción o tutela, y ésta la enviará a la Oficina Nacional de Presupuesto, dentro de los primeros veinticinco (25) días hábiles del ejercicio económico financiero siguiente. Dicha información deberá presentarse conforme a los formatos establecidos por la referida Oficina Nacional.

Actualización de información sobre el personal

Artículo 26. Los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales de la República remitirán la información de cierre al 31 de diciembre del ejercicio económico financiero correspondiente, relativa a la Clasificación del Personal por Tipo de Cargo y del Personal Jubilado y Pensionado, a la máxima autoridad de su órgano de adscripción o tutela y ésta la enviará a la Oficina Nacional de Presupuesto, dentro de los primeros veinticinco (25) días hábiles del ejercicio económico financiero siguiente. Dicha información deberá presentarse conforme a los formatos establecidos por la referida Oficina Nacional.

Remisión de los estados financieros

Artículo 27. Los entes descentralizados funcionalmente de la República remitirán a la Oficina Nacional de Contabilidad Pública, los estados financieros definitivos, elaborados y presentados de conformidad con las normas e instrucciones dictadas por dicha Oficina Nacional, dentro del primer trimestre del ejercicio económico financiero siguiente al cierre.

Los entes descentralizados funcionalmente con fines empresariales que actúen como empresas matrices, deberán remitir los estados financieros consolidados con sus filiales o subsidiarias.

CAPÍTULO IV

DISPOSICIONES COMUNES

Fecha límite para comprometer

Artículo 28. Los órganos de la República y sus entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales, se abstendrán de comprometer o asumir obligaciones financieras con posterioridad al último día hábil del mes de noviembre del ejercicio económico financiero vigente, cuando sea imposible su causación al 31 de diciembre de cada ejercicio económico financiero.

Fondos de caja chica

Artículo 29. Los responsables de administrar fondos de caja chica de los órganos de la República y los de sus entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales, rendirán la ejecución y reintegrarán el remanente de los referidos fondos que resultaren disponibles hasta los primeros quince (15) días del mes de diciembre del ejercicio económico financiero vigente, al responsable de administrar el fondo en anticipo.

Cargo a los fondos de los gastos causados y no pagados

Artículo 30. Los responsables de administrar los fondos en avance y/o anticipo de los órganos de la República y de sus entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales, pagarán hasta el último día del mes de enero del ejercicio económico financiero siguiente, con cargo a la disponibilidad financiera de los respectivos fondos, los gastos causados y no pagados al 31 de diciembre del ejercicio económico financiero objeto de cierre. No podrán registrar ningún pago contra dicha disponibilidad, con posterioridad al 31 de enero del ejercicio económico financiero siguiente al cierre.

Nivel de ejecución de los créditos presupuestarios provenientes de operaciones de crédito público

Artículo 31. Las máximas autoridades de los órganos de la República y las de sus entes adscritos o tutelados, evaluarán al primer (1°) día del mes de octubre del ejercicio económico financiero vigente, el nivel de ejecución de los créditos presupuestarios correspondientes a los gastos comprometidos con cargo a la Ley Especial de Endeudamiento Anual respectiva, e informarán los resultados a la Oficina Nacional de Crédito Público hasta el décimo quinto (15°) día hábil del mes de octubre de dicho ejercicio económico financiero, para que el Ejecutivo Nacional de existir disponibilidad presupuestaria, pueda reasignarla mediante las modificaciones que estime pertinentes.

Los órganos de la República remitirán a la Oficina Nacional de Crédito Público hasta el quinto (5°) día hábil del mes de noviembre del ejercicio económico financiero vigente, las solicitudes de reprogramación con cargo a la Ley Especial de Endeudamiento Anual respectiva. CAPÍTULO V

DISPOSICIONES FINALES

Instructivo

Artículo 32. Las Oficinas Nacionales de Presupuesto, del Tesoro y Contabilidad Pública elaborarán el instructivo que servirá de orientación en el proceso de la liquidación y cierre del ejercicio económico financiero, el cual será publicado en las páginas web de las respectivas Oficinas Nacionales.

Remisión de información

Artículo 33. Las máximas autoridades de los órganos de la República son responsables del cumplimiento de lo establecido en esta Providencia, en cuanto a la remisión de información por parte de sus entes adscritos o tutelados.

Formatos y remisión de información

Artículo 34. Los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales, utilizarán los formatos disponibles en las páginas web de las respectivas Oficinas Nacionales, en cumplimiento de las obligaciones de liquidación y cierre del ejercicio económico financiero establecidas en esta Providencia.

Los entes descentralizados funcionalmente, utilizarán medios físicos y digitales para remitir a su órgano de adscripción o tutela y a las Oficinas Nacionales, la información requerida en esta Providencia.

Consultas

Artículo 35. Las Oficinas Nacionales, en el ámbito de sus respectivas competencias, resolverán cualquier duda que se derive de la interpretación y aplicación de esta Providencia.

Incumplimiento de las disposiciones

Artículo 36. Las Oficinas Nacionales informarán a las instancias con competencia en materia de control fiscal sobre el incumplimiento de las disposiciones previstas en esta Providencia.

Vigencia

Artículo 37. Esta Providencia entrará en vigencia a partir de su publicación en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.

Comuníquese y publíquese,

RODOLFO MEDINA DEL RÍO

Jefe de la Oficina Nacional de Presupuesto (E)

CARLOS ERIK MALPICA

Jefe de la Oficina Nacional del Tesoro

CLAUDIO A. HERNÁNDEZ M.

Jefe de la Oficina Nacional de Contabilidad Pública

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