Resolución Nº 028399 de fecha 16 de enero de 2019, mediante la cual se dictan las Normas y Procedimientos que Regulan el Funcionamiento y Administración de las Cantinas Militares, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 41.579 de fecha 5 de febrero de 2019.
☑ Vigente ☞ FICHA TÉCNICA
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
DESPACHO DEL MINISTRO
Caracas, 16 de enero de 2019208°, 159° y 19°
RESOLUCIÓN N° 028399
El Ministro del Poder Popular para la Defensa, GENERAL EN JEFE VLADIMIR PADRINO LÓPEZ, nombrado mediante Decreto N° 1.346 de fecha 24 de octubre de 2014, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 40.526 de fecha 24 de octubre de 2014, actuando en ejercicio de la atribución que le confiere el artículo 16 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 78 numerales 1, 2, 12 y 19 del Decreto N° 1.424 con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública de fecha 17 de noviembre de 2014 y los artículos 24 y 25 numerales 4, 6, 17 y 20 del Decreto N° 1.439 con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Extraordinaria N° 6.156 de fecha 19 de noviembre de 2014, habida consideración del punto de Cuenta Nº 0018 de fecha 15 de octubre de 2018, presentado por el Mayor General RODRIGO EDSON GUERRERO CONTRERAS, Contralor General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana,
RESUELVE
ÚNICO: Dictar las siguientes:
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS QUE REGULAN EL FUNCIONAMIENTO Y ADMINISTRACIÓN DE LAS CANTINAS MILITARES.
CAPÍTULO IDisposiciones Preliminares
Del objetoArtículo 1.- Las presentes normas tienen por objeto regular y unificar los procedimientos para la apertura, organización, funcionamiento, administración, supervisión y control de las Cantinas Militares de las Unidades y Dependencias de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana.
Del ámbito de aplicaciónArtículo 2.- Las disposiciones establecidas en las presentes normas se aplican a las Cantinas Militares de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana a nivel Nacional, que sean aperturadas o reinicien sus actividades.
De las definicionesArtículo 3.- A los fines de la aplicación de estas Normas, se establecen las siguientes definiciones:
Cantina Militar: Establecimiento que forma parte de una Unidad o Dependencia Militar, donde se expenden productos de uso y consumo diario, artículos de primera necesidad, alimentos y bebidas, en las condiciones económicas más ventajosas.
Conciliación: Proceso que tiene por objeto la comparación y comprobación de los datos contables de la cantina militar y hacerlas coincidir con los datos que posee el banco sobre los ingresos y gastos.
Libros Auxiliares de Contabilidad: Documentos que contienen el detalle de los registros contables necesarios para el control de las operaciones, elaborados con base en los comprobantes de contabilidad o en los documentos soporte.
Libro Diario: Contiene en los débitos y créditos de las cuentas, el registro detallado cronológico y preciso de las operaciones realizadas, trasladado de los comprobantes de contabilidad, una forma útil para anotar las operaciones del día a día.
Libro de Inventario: Es el libro que contiene registrados los bienes, tanto muebles como inmuebles, activos, créditos y pasivos, donde se refleja el patrimonio de la Cantina Militar para su funcionamiento y desarrollo. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas durante el ejercicio económico.
Libro Mayor: Contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, las sumas de los movimientos, débitos y créditos de cada una de las cuentas del respectivo mes, tomadas del libro diario y el saldo final del mismo mes.
Rendición: La rendición de cuenta es la obligación de toda persona que maneja, administra o custodia bienes, fondos o recursos para demostrar formal y materialmente la correcta administración del patrimonio, en aras de fortalecer la gestión administrativa y así lograr la transparencia, el logro de los objetivos y el buen funcionamiento de las dependencias.
CAPÍTULO IIDisposiciones Generales
De la finalidad de las cantinas militaresArtículo 4.- Las Cantinas Militares funcionarán dentro de las Unidades o Dependencias Militares que dispongan del espacio físico para ese fin y tienen como misión ofrecer en las condiciones económicas más ventajosas al personal militar y no militar, las siguientes facilidades:
a. La adquisición de productos de uso y consumo diario, alimentos y bebidas, así como la mayor variedad de artículos necesarios a un mínimo costo para cubrir las expectativas de bienestar a los usuarios.
b. Destinar sus utilidades de forma directa y vinculante a la conservación, mantenimiento y mejoramiento de la Unidad o Dependencia Militar donde funcione, en beneficio del personal militar y no militar, incluyendo actividades deportivas, esparcimiento y recreación.
De la autorización para aperturaArtículo 5.- La Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa o del Comando General según el caso, son los encargados de elevar ante el Ministro del Poder Popular para la Defensa la solicitud de autorización para la apertura de una Cantina Militar, reinicio o cierre de la misma, debiendo indicar en la solicitud, la Unidad o Dependencia Militar donde será abierta, las dimensiones del espacio físico, la previsión de partidas y asignaciones presupuestarias y anexar el proyecto de resolución de creación del ente, todo con el fin de dar cumplimiento al Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública; una vez autorizado, se notificará a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana para la vigilancia, control y fiscalización de los ingresos, gastos y bienes públicos del ente adscrito al Sector Defensa.
Del patrimonioArtículo 6.- Las Cantinas Militares podrán iniciar sus actividades con patrimonio proveniente de asignaciones presupuestarias del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, con préstamos especiales obtenidos, o con recursos de donaciones recibidas para ello, previa autorización del Titular del Despacho.
Del acta de aperturaArtículo 7.- Al inicio del funcionamiento de la Cantina Militar se debe levantar un "Acta de Apertura" para dejar constancia de la procedencia de los recursos, la fecha de apertura o reinicio de la Cantina Militar, identificación de la Junta Administradora y de las autoridades firmantes. El acta debe estar disponible para la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana o para cualquier otro órgano de control.
La Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa es la encargada de llevar el Registro de las Cantinas Militares abiertas, reabiertas o cerradas.
Los Comandos Generales remitirán a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, la Información de la apertura, reapertura o cierre de las Cantinas Militares en sus Unidades o Dependencias, con la finalidad de llevar un registro completo de las Cantinas en funcionamiento.
De la denominaciónArtículo 8.- Las Cantinas Militares tendrán como denominación oficial el nombre correspondiente a la Unidad o Dependencia Militar donde funcionen, anteponiendo la denominación de "Cantina Militar".
CAPÍTULO IIIDe la Organización y Funcionamiento de la Junta Administradora, del Director, del Supervisor, del Administrador y del Cantinero
Sección primera: de la organización y funcionamiento
De la junta administradoraArtículo 9.- La Junta Administradora de la Cantina Militar es la máxima autoridad y está integrada por:
- Un (01) Director.
- Un (01) Supervisor.
- Un (01) Administrador,
De la responsabilidad solidariaArtículo 10.- Los integrantes de la Junta Administradora son responsables en forma solidaria y personal por las irregularidades ocurridas durante su gestión y están obligados a suscribir todos los formatos contables que se constituyen como anexos a la presente Norma.
Sección segunda: del director y sus funciones
Del directorArtículo 11.- El Director de la Junta Administradora es el Comandante de la Unidad o Jefe de la Dependencia Militar, quien responderá por la organización, funcionamiento y administración de la Cantina Militar conjuntamente con el Supervisor y el Administrador. Cuando la Cantina Militar funcione en un cuartel o instalación donde existan más de dos (02) Unidades, el Director de la Junta Administradora deberá ser el Oficial de mayor graduación.
De las funciones del directorArtículo 12.- Son deberes y funciones del Director de la Junta Administradora:
a. Hacer cumplir las presentes Normas.
b. Velar por la sinceridad, exactitud, realidad, transparencia y probidad puesta de manifiesto en toda la información suministrada para elaborar las Rendiciones de Cuenta, el Balance General y los Estados Financieros de la Cantina Militar.
c. Designar al Administrador, previa consulta con la Dirección de Personal del Comando General al cual pertenezca, tomando en consideración además de la experiencia y aptitud para el desempeño del cargo, los profesionales militares que tengan conocimientos de contabilidad.
d. En caso de ausencia del Administrador, nombrar su respectivo suplente dentro de un lapso no mayor de treinta (30) días.
e. Establecer el horario de la Cantina Militar de acuerdo con las necesidades del servicio, el cual será publicado en un sitio visible a la entrada de la misma.
f. Publicar en la Orden del Día de la Unidad o Dependencia, los nombramientos del Supervisor, del Administrador y del Cantinero, así como del suplente cuando la situación lo requiera.
g. Verificar y conformar la documentación de la Rendición de Cuenta y de los Estados Financieros de la Cantina Militar y proceder de acuerdo a lo previsto en las presentes Normas.
h. Velar por la publicación de los precios de la mercancía de la Cantina Militar y que estos sean precios accesibles, siempre ajustados a la normativa legal vigente.
I. Aprobar la adquisición de material de oficina que se requiera para la administración de la Cantina Militar, el cual será reflejado como Gastos Administrativos.
j. Notificar a la Oficina de Gestión Administrativa o Comando General según sea el caso, todas las actuaciones y procedimientos sobre el funcionamiento de la Cantina Militar previstas en las presentes normas.
Sección tercera: del supervisor y sus funciones
Del supervisorArtículo 13.- El Oficial de Personal de la Unidad o Dependencia, fungirá como Supervisor de la Cantina Militar; en su ausencia el cargo lo ocupará un oficial de mayor graduación que el Administrador, designado debidamente.
De las funciones del supervisorArtículo 14.- Son funciones y deberes del Supervisor:
a. Inspeccionar y vigilar el funcionamiento de la Cantina Militar y las actividades que de ella deriven.
b. Verificar el cabal cumplimiento de sus objetivos y del contenido de esta Norma, debiendo reportar por escrito al Director las deficiencias que observe.
c. Designar con el Administrador, al cantinero o cantineros.
d. Coordinar con el Administrador la posible concesión de "venta a plazos" para beneficiar al personal de cadetes, alumnos o tropa alistada de la Unidad, atendiendo lo establecido en el Artículo 18 de estas Normas.
e. Verificar y comprobar que todas las "ventas a plazo" concedidas al personal sean canceladas oportunamente antes del licenciamiento, graduaciones o transferencias a otras Unidades.
f. Supervisar la elaboración, firma y remisión a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa o Comandos Generales según sea el caso, de todos los formatos contables que constituyen los anexos de las presentes normas.
Sección cuarta: del administrador y sus funciones
Del administradorArtículo 15.- El Administrador será un Oficial o Tropa Profesional orgánico de la Unidad o Dependencia, a partir del grado de Teniente o Sargento Primero o sus equivalentes en la Armada Bolivariana, quien responderá ante el Director de la Junta Administradora por la Administración de la Cantina Militar. Será designado por el Director, de acuerdo a lo previsto en el literal c) del Artículo 12 de las presentes Normas. El tiempo máximo de desempeño como Administrador de la Cantina Militar es de dos (02) años, pudiendo ser prorrogable solo por un (01) año a solicitud del Director de la Junta Administradora, oída la opinión de la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa.
De las faltas del administradorArtículo 16.- Las faltas serán temporales o absolutas. Si la ausencia del Administrador excede del lapso de sesenta (60) días, se solicitará a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana la Auditoría correspondiente para determinar la situación financiera de la Cantina Militar y el suplente designado de conformidad con lo previsto en el literal d) del Artículo 12 de las presentes Normas, una vez notificada la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, asumirá la Administración de la Cantina Militar hasta por un lapso máximo de dos (02) años.
En caso de falta absoluta del Administrador de la Cantina Militar, el Director de la Junta Administradora lo notificará a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa a través de su Comando General y solicitará en la misma fecha a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana la Auditoría correspondiente, para determinar la situación financiera de la Cantina Militar y simultáneamente, iniciar los trámites para la designación del nuevo Administrador.
De las funciones del administradorArtículo 17.- Son funciones y deberes del Administrador:
a. Dar estricto cumplimiento al contenido de las presentes Normas.
b. Elaborar, conformar y suscribir todos los formatos contables anexos a las presentes Normas.
c. Mantener informado al Director de la Junta Administradora de todo lo relacionado a la administración de la Cantina Militar.
d. Controlar diariamente las actividades del cantinero.
e. Velar por el debido mantenimiento y conservación de la infraestructura, bienes muebles y enseres de la Cantina Militar.
f. Elaborar previa consulta con el Director y el Supervisor, la lista de precios de los artículos que se expendan en la Cantina Militar, guiándose por el Anexo CM-1, la misma será actualizada periódicamente y colocada en un sitio visible.
g. Designar con el Supervisor al Cantinero o Cantineros, previa aprobación del Director.
h. Llevar los archivos correspondientes a la Administración de la Cantina Militar.
i. Cumplir con la formalidad legalmente establecida de publicar en el local, los certificados de salud, higiene y manipulación de alimentos de los cantineros.
J. Mantener actualizado el Inventario físico de mercancías.
k. Responder por los activos de la Cantina Militar bajo su custodia.
l. Velar por la documentación que soporta el estado financiero de la Cantina Militar.
m. Coordinar con el Supervisor la concesión de créditos al personal de Cadetes, Alumnos y Tropa Alistada de la Unidad, atendiendo lo establecido en el artículo 20 de las presentes Normas.
n. Llevar y responder por los Libros de contabilidad de la Cantina Militar conjuntamente con el Supervisor y Director.
o. Velar por el abastecimiento de la Cantina Militar.
p. Las demás que se derivan de la naturaleza misma de su gestión.
Sección quinta: del cantinero y sus deberes
De los cantinerosArtículo 18.- Los cantineros son efectivos en la categoría de Tropa Alistada, designados por el Administrador de la Cantina Militar, previa coordinación con el Supervisor y aprobación del Director de la Junta Administradora.
El cantinero debe tener vigente los certificados y documentos conforme a la normativa que rige en materia de Salud para la manipulación de alimentos.
De las funciones de los cantinerosArtículo 19.- Son funciones y deberes de los cantineros, las siguientes:
a. Responder ante el Administrador de la Cantina Militar por los activos bajo su custodia.
b. Cumplir con el horario establecido para el funcionamiento de la Cantina Militar y atender las ventas diarias.
c. Mantener Informado al Administrador sobre el inventario de la mercancía.
d. Informar al supervisor de todas las irregularidades que ocurran en la administración y funcionamiento de la Cantina Militar.
e. Mantener un trato respetuoso, agradable, sociable y de camaradería con el público.
f. Sugerir al Administrador la adquisición de mercancías y cooperar con la actualización del inventario de mercancías.
CAPÍTULO IVDe la Administración y Contabilidad de la Cantina Militar
Sección primera: de la administración
De la mercancía en consignaciónArtículo 20.- El Administrador de la Cantina Militar efectuará todas las compras empleando los métodos o forma de pago legales establecidos para la adquisición de bienes, pudiendo realizar operaciones a crédito, previa aprobación del Director de la Junta Administradora.
Podrá recibir mercancía en consignación por un tiempo máximo de noventa (90) días continuos, previa autorización del Director de la Junta Administradora, debiéndose informar a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa y dejando constancia de la identificación de los bienes recibidos mediante Acta.
Del control de comprasArtículo 21.- En las adquisiciones de bienes y control de compras, se estampará un sello húmedo al dorso de la factura o nota de entrega donde se especifique la fecha de recepción, datos de la persona que recibe los bienes, grado, cédula de identidad y cargo, deberá ser firmada tanto por el receptor como el consignatario.
Cuando se trate de compras de activos fijos se requerirá la aprobación de la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, anexando tres (03) cotizaciones de Casas Comerciales e indicando la procedencia de los recursos financieros para la referida adquisición.
Para la desincorporación de mobiliario de la Cantina Militar (activo fijo), debe solicitarse la autorización correspondiente a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa a cargo de Bienes Muebles con una exposición de motivos que sustente dicha solicitud. Para su aprobación se requerirá una inspección in-situ, efectuada por un auditor de dicha Oficina, quien levantará un acta y el resultado se anexará a la solicitud de autorización para la desincorporación, debiendo notificar a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana al respecto y proceder de acuerdo al Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos.
Del mantenimiento o reparacionesArtículo 22.- Al efectuar mantenimiento o reparaciones al local de la Cantina Militar con recursos provenientes de la reserva de funcionamiento, el Director lo notificará a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, exponiendo en detalles el trabajo efectuado con los documentos probatorios del mismo.
De la venta a plazosArtículo 23.- Las ventas a plazo procederán previa aprobación del Supervisor y el Administrador, quienes tomarán en cuenta los ingresos y capacidad de pago del consumidor diario, y este debe cancelar en un plazo no mayor de treinta (30) días continuos.
Cuando no fuese posible recuperar la venta a plazos en un tiempo máximo de tres (03) meses, serán registradas y cargadas a las cuentas por cobrar del Director (40%); el Administrador (40%) y del Supervisor (20%).
De la prohibición de préstamosArtículo 24.- Las Cantinas Militares no podrán conceder préstamos personales, aceptar vales de caja o cheques post- datados.
Del depósito de excedentesArtículo 25.- Cuando el efectivo en caja exceda del capital, debe ser depositado el equivalente al setenta por ciento (70%) en la cuenta de la Cantina Militar aperturada en una entidad bancaria pública o privada de la localidad, que será movilizada conjuntamente por el Director y el Administrador de la Cantina Militar.
Para la apertura de la cuenta, el Director de la Junta Administradora solicitará autorización a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del poder Popular para la Defensa.
De las modalidades de pagoArtículo 26.- Los pagos se efectúan en las diferentes modalidades legalmente establecidas.
Del estipendio del cantineroArtículo 27.- Los cantineros recibirán un estipendio mensual, cuyo monto será determinado por la Junta Administradora y deberá registrarse como "Gastos de Operaciones", sin que ello genere beneficios laborales tipificados en la Ley Orgánica del Trabajo, Los Trabajadores y Las Trabajadoras, mientras se encuentre cumpliendo el Servicio Militar.
De la facturaciónArtículo 28.- Las facturas, recibos de pago y transferencias que sean recibidas en la Cantina Militar deben estar correctamente elaboradas por quien las emite, sin enmiendas, ni tachaduras y con clara identificación del Proveedor, con fecha de emisión, cantidad de productos adquiridos, registro de información fiscal (RIF) de la persona jurídica, identificación del vendedor, sellada y firmada.
En las adquisiciones se estampará un sello en la factura o nota de entrega donde se especificará la fecha de recepción, grado, nombres y apellidos, cédula de identidad y firma tanto del receptor como del consignatario.
Sección segunda: de la contabilidad
De los librosArtículo 29.- La contabilidad de la Cantina Militar se llevará por partida doble, siendo obligatorio para la Junta Administradora cumplir con los Libros de Contabilidad previstos en el Código de Comercio, es decir:
Libros Principales:
a. Libro Diario y Libro de Inventario habilitados con el sello de la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa.
b. Libro Mayor habilitado por el Director de la Junta Administradora de la Cantina Militar, impreso en hojas blancas foliadas y selladas por la Unidad o Dependencia.
Libro Auxiliares:
a. Libro de Caja Diario, de Control de Pagos y Conciliación Bancaria, habilitados por el Director de la Junta Administradora de la Cantina Militar.
De los estados financierosArtículo 30.- Los Estados Financieros de la Cantina Militar se elabora trimestralmente y se comprueban a través de la Rendición de Cuenta.
De la rendición de cuentaArtículo 31.- La Rendición de Cuenta es obligatoria y debe ser correctamente elaborada por la Junta Administradora, su original se archivará en la Unidad o Dependencia donde funcione la Cantina Militar y estará disponible para la revisión in-situ que realice la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa u Órgano de Control Fiscal.
Los Comandos Generales y otros Comandos Superiores que tengan adscritas unidades con servicio de Cantina Militar, podrán asumir los controles que consideren convenientes para efectos de revisión y verificación, sin interferir ni contradecir a lo contemplado en la presente Norma y sin perjuicio de las atribuciones que, sobre control externos ejercen los órganos de la función contralora.
La Rendición de Cuenta debe ser presentada y firmada por la Junta Administradora y llevará Impreso el sello húmedo de la Unidad.
Los resultados de las operaciones de la Cantina Militar se elaborarán trimestralmente y se demostrarán por medio de las rendiciones de cuenta y los estados financieros.
De la presentación del expedienteArtículo 32.- La Rendición de Cuenta se presentará en un expediente debidamente foliado, sellado y firmado trimestralmente por la Junta Administradora de la Cantina Militar, dicho expediente estará conformado por los documentos y anexos siguientes:
a. Lista de los Artículos expedidos por la Cantina Militar, guiándose por la forma CM-1.
b. Movimientos contables, mensual guiándose por la forma CM-3.
c. Balance de comprobación, mensual guiándose por la forma CM-4.
d. Original de los estados de cuenta bancarios, mensual.
e. Conciliación Bancaria mensual.
f. Estado de ganancias y pérdidas del trimestre por la forma CM-5.
g. Originales de las facturas de compra.
h. Originales de los recibos de pago.
I. Copias de los cheques emitidos.
J. Balance General por la forma CM-7.
k. Inventario físico de muebles y enseres.
l. Relación de cuentas y efectos por pagar.
m. Relación de cuentas y efectos por cobrar.
n. Hoja de caja Diario por la forma CM-2.
o. Asiento del cierre por la forma CM-6.
p. Inventario de Mercancía por la forma CM-8.
q. Conciliación Bancaria de la Cuenta Nº por la forma CM-9.
Los recaudos que conforman la Rendición de Cuenta deben caracterizarse por un óptimo estado de presentación, sin enmendaduras, ni tachaduras, legibles y ordenados cronológicamente. Asimismo, las copias también deben ser legibles con todas las firmas de la Junta Administradora y sello húmedo.
Cuando surjan períodos de inactividad en las operaciones de la Cantina Militar durante el trimestre, tal situación debe indicarse en la Hoja de Caja Diaria.
De la remisión de estados financierosArtículo 33.- Las Unidades deben remitir dentro de los diez (10 días) siguientes al cierre de cada trimestre, los Estados Financieros de la Cantina Militar a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa.
Igualmente, debe remitirse los Estados Financieros de la Cantina Militar a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, por motivo de cambio de Junta Administradora.
De la presentación del expedienteArtículo 34.- Los Estados Financieros son los informes y documentos de las operaciones económicas de la Cantina Militar que sirven para identificar la situación financiera, sus variaciones y evoluciones dentro de un período determinado; el expediente debe contener:
a. Nombre de la Cantina Militar y su ubicación.
b. Fecha a la que se presenta la información.
c. Los movimientos contables.
d. Asientos contables.
e. El Balance de Comprobación.
f. El Estado de resultados.
g. Balance General.
h. El Inventario de Mercancía.
Los comprobantes de los Estados Financieros deben ser firmados por la Junta Administradora, asimismo deben llevar impreso el sello húmedo de la Unidad. (Ver ejemplos en las formas CM-1, CM-2, CM-3, CM-4, CM-5, CM-6, CM-7, CM-8 y CM-9).
Cuando surjan cortos periodos de inactividad en las operaciones de la Cantina Militar durante un trimestre, se debe indicar en la comunicación que será dirigida a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, anexando los Estados Financieros.
Del Contador de la Cantina MilitarArtículo 35.- El personal perteneciente a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa o Comandos Generales según sea el caso, no podrá cumplir funciones de Contador de las Cantinas Militares que estén dentro de su jurisdicción, a fin de mantener los Principios de independencia, sinceridad y transparencia de la actividad administrativa y manejo de fondos públicos.
Del inventarioArtículo 36.- Al finalizar cada trimestre se realizará un inventario de mercancías, el cual debe ser valorado a precio de costo y presenciado por la Junta Administradora, salvo lo dispuesto en el Artículo 40 de esta Norma. Las disminuciones del inventario por deterioro o vencimiento serán consideradas pérdidas imputables a la administración y se ajustarán por ganancias y pérdidas, debiendo levantarse un Acta donde conste el hecho, suscrita por los actuantes. Asimismo, se procederá según lo establecido en el Artículo 39 de esta Norma.
CAPÍTULO VDe las Utilidades, Pérdidas y Cierre de las Cantina Militares
Sección primera: de las utilidades
De la utilidad brutaArtículo 37.- La Utilidad Bruta debe oscilar entre el veinticinco por ciento (25%) y el treinta por ciento (30%) del Costo de Ventas. Los gastos de operaciones que tenga la Cantina Militar no podrán excederse del cincuenta por ciento (50%) del monto de la misma.
De la distribuciónArtículo 38.- Las utilidades netas de las Cantinas Militares se determinan trimestralmente y se distribuyen de la siguiente manera:
a. Reserva Bienestar Social 50%.
b. Reserva de Funcionamiento 20%.
c. Incremento de Capital 30%.
Del uso de la reservaArtículo 39.- La utilización que se le dará a las reservas descritas en el artículo anterior se regirá por las siguientes disposiciones:
a. El cincuenta por ciento (50%) del monto de la Reserva de Bienestar Social debe permanecer en la cuenta de banco que haya sido aperturada a favor de la Cantina Militar, y solo podrá destinarse el treinta por ciento (30%) de la Reserva de Bienestar Social en ayudas del personal, aniversario y premios, dejando constancia del recurso empleado.
b. La Reserva de Funcionamiento debe ser destinada únicamente para cubrir Gastos Operacionales de Administración como: mantenimiento, funcionamiento o reparación de instalaciones, equipos, enseres y gastos diversos.
La Junta Administradora debe solicitar a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, por lo menos con quince (15) días continuos de anticipación, autorización para hacer uso de las utilidades retas de la Cantina Militar, distintas a lo establecido en este Capítulo y que obedezcan a casos especiales debidamente justificados, debiendo obtener respuesta de su solicitud en un lapso no mayor de cinco (05) días continuos. En caso de no recibir respuesta en el lapso establecido, la Junta Administradora de la Cantina Militar asumirá negada la solicitud.
Sección segunda: de las pérdidas
De la pérdida brutaArtículo 40.- Las pérdidas determinadas en la Administración de la Cantina Militar, serán registradas en las Cuentas por Cobrar de la Junta Administradora, distribuidas de la siguiente manera:
Pérdidas Brutas en Operaciones o Utilidades Brutas Dejadas de Percibir:
a. Director 40%
b. Supervisor 20%
c. Administrador 40%
De las pérdidas por circunstancias fortuitasArtículo 41.- Las pérdidas por circunstancias fortuitas no imputables a la Junta Administradora de la Cantina Militar serán canceladas con cargo a la Cuenta Bancaria de la Cantina Militar, de acuerdo al formato anexo a la presente Norma denominado FORMA "A" "Asientos contables a efectuar en caso de ocurrir pérdidas".
Se consideran pérdidas por circunstancias fortuitas o fuerza mayor aquellas que surjan como producto de fenómenos naturales o que escapen de su control y no sean producto de su culpa o negligencia, tales como: inundaciones, huracanes, terremotos, maremotos e incendios no provocados, guerras, operaciones de guerrilla, insurrecciones o cualquier otra alteración del orden público, fenómenos naturales, explosiones, accidentes graves, epidemias o restricciones sanitarias.
Sección tercera: del cierre de la cantina militar
Del cierre definitivoArtículo 42.- El cierre definitivo de la Cantina Militar lo autoriza la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, previa solicitud razonada por parte de la Unidad, indicando las causas así como, el destino que se le dará a la mercancía en existencia, enseres, bienes muebles, archivos y fondos generados a la fecha, para lo cual presentará un expediente debidamente firmado, sellado, foliado con la documentación respectiva.
Del cierre temporalArtículo 43.- El cierre temporal de la Cantina Militar por un lapso no mayor a seis (06) meses será autorizado por la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, previa solicitud debidamente fundamentada de la Junta Administradora, quien tendrá la obligación de rendir los Estados Financieros en los lapsos correspondientes.
CAPÍTULO VIDe la Notificación a la Contraloría, Cambio de Administración, Designación de Funcionario Auditor, Control Fiscal, Remisión Trimestral de Relación Contable, Remisión del Plan Anual de Trabajo al Cierre del Ejercicio Económico
De la notificación a la contraloríaArtículo 44.- Las activaciones o cierres (temporales o definitivos) de las Cantinas Militares deben ser notificadas obligatoriamente en un lapso no mayor de diez (10) días continuos a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana a través de la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa.
Del cambio de administraciónArtículo 45.- El cambio de administración de la Cantina Militar será supervisado por la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, siendo responsabilidad del Director de la Junta Administradora notificar su cambio. Los libros, rendiciones y reportes deben estar actualizados y no deben existir cuentas por cobrar o cuentas por pagar al momento de la entrega del cargo.
De la designación del funcionario auditorArtículo 46.- Las Unidades deben solicitar a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa la designación de un Funcionario Auditor, para la apertura, cierre, entrega o recepción de la administración de la Cantina Militar.
Del control fiscalArtículo 47.- La Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana supervisará y fiscalizará a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa en su plan anual de trabajo y ejecución del mismo. Así mismo fiscalizará las Cantinas militares cuando la ocasión lo amerite.
La apertura o reapertura de Cantina Militar debe ser notificada a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana y Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, debiendo remitirse copia del Acta de Apertura a fin que el órgano contralor tenga conocimiento sobre la procedencia de los recursos, la fecha de apertura y las autoridades firmantes.
De la relación contable trimestralArtículo 48.- La Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa enviará trimestralmente a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana, la relación contable y demás actuaciones de las Cantinas Militares.
Del plan anual de trabajoArtículo 49.- La Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa anualmente enviará a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana antes de los noventas (90) días del cierre del Ejercicio Económico, el Plan Anual de Trabajo del año siguiente de las Cantinas Militares.
CAPÍTULO VIIExcepción de Supervisión, Formalidades del Archivo, Archivo Permanente, Prohibición de Cesión, Prohibición de Formatos, Adiestramiento y Anexos
De la excepción de supervisiónArtículo 50.- La actividad de organización, funcionamiento, administración, supervisión y control de las Cantinas Militares de Unidades o Dependencias que se encuentran fuera de los Comandos Generales, estarán bajo la supervisión de la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa. Se exceptúan las Cantinas Militares pertenecientes a las Universidades Militares, cuya supervisión será a través de la Oficina de Gestión Administrativa de la Universidad Militar Bolivariana, sin menoscabo de las funciones de control previo, posterior o concomitante propio de la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana cuando este órgano de control fiscal lo considere pertinente.
De las formalidades del archivoArtículo 51.- La documentación sobre Rendiciones de Cuentas de las Cantinas Militares deben ser archivadas de manera organizada, útil, confiable y oportuna por el lapso de cinco (05) años por la Oficina de Gestión Administradora del Ministerio del Poder Popular para la Defensa y Comandos Generales según el caso, aun cuando de la Auditoría practicada resulte "conforme" al examen y calificación dada por el órgano de control fiscal.
Del archivo permanenteArtículo 52.- La Junta Administradora llevará un archivo permanente de toda la correspondencia relacionada con el funcionamiento de la Cantina Militar, incluyendo la identificación de sus proveedores, y separadamente un archivo de las normativas legales mediante las cuales se rigen las mismas.
La documentación de las Cantinas Militares relacionada con la rendición de cuentas debe ser recopilada en un archivo por un lapso de cinco (05) años, aun cuando, de acuerdo con el examen y calificación del órgano contralor hayan sido consideradas conformes.
De la prohibición de cesiónArtículo 53.- Las Unidades o Dependencia Militares no podrán ceder en arrendamiento o comodato el funcionamiento, organización y administración de la Cantina Militar.
De la prohibición de formatosArtículo 54.- Se prohíbe la utilización de formatos pre-impresos diferentes a los establecidos en los anexos de esta Norma.
Del adiestramientoArtículo 55.- La Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular Para la Defensa será responsable de planificar, dictar los cursos y adiestramiento del Personal encargado de la contabilidad y administración de las Cantinas Militares, así como de la inducción del Cantinero.
De los anexosArtículo 56.- Las presentes normas consta de once (11) anexos identificados de la siguiente manera:
1. FORMA CM-1: Lista de Artículos Expendidos por la Cantina Militar.
2. FORMA CM-2: Hoja de Caja Diaria.
3. FORMA CM-3: Asientos Contables.
4. FORMA CM-4: Balances de Comprobación.
5. FORMA CM-5: Estado de Ganancias y Pérdidas Consolidado.
6. FORMA CM-6; Asiento de Cierre.
7. FORMA CM-7: Balance General.
8. FORMA CM-8: Inventario de Mercancía.
9. FORMA CM-9: Conciliación Bancaria.
10. Recibo de Pago.
11. FORMA "A" Asientos Contables a Efectuar en Caso de Ocurrir Pérdidas
(Ver figuras)
DISPOSICIÓN DEROGATORIA
ÚNICA: Se deroga el Reglamento denominado "REGLAMENTO DE CANTINAS MILITARES" contenido en la Resolución N° DG 11536 de fecha 16 de mayo del año 2001, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 37.430 de fecha 25 de abril 2002.
DISPOSICIONES FINALES
PRIMERA: Lo no previsto en las presentes normas será resuelto por el Ministro del Poder Popular para la Defensa, previa opinión de la Contraloría General de Fuerza Armada Nacional Bolivariana.
SEGUNDA: Las presentes normas entrarán en vigencia el 1° de enero del 2019 una vez suscrita por el Titular del Despacho y serán publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.
Comuníquese y publíquese.
Por el Ejecutivo Nacional,
VLADIMIR PADRINO LÓPEZGeneral en JefeMinistro del Poder Popular para la Defensa
☞Visualiza la versión original publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela
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Resolución Nº 028399 de fecha 16 de enero de 2019, mediante la cual se dictan las Normas y Procedimientos que Regulan el Funcionamiento y Administración de las Cantinas Militares, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 41.579 de fecha 5 de febrero de 2019.
☑ Vigente ☞ FICHA TÉCNICA
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
DESPACHO DEL MINISTRO
Caracas, 16 de enero de 2019208°, 159° y 19°
RESOLUCIÓN N° 028399
El Ministro del Poder Popular para la Defensa, GENERAL EN JEFE VLADIMIR PADRINO LÓPEZ, nombrado mediante Decreto N° 1.346 de fecha 24 de octubre de 2014, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 40.526 de fecha 24 de octubre de 2014, actuando en ejercicio de la atribución que le confiere el artículo 16 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 78 numerales 1, 2, 12 y 19 del Decreto N° 1.424 con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública de fecha 17 de noviembre de 2014 y los artículos 24 y 25 numerales 4, 6, 17 y 20 del Decreto N° 1.439 con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Extraordinaria N° 6.156 de fecha 19 de noviembre de 2014, habida consideración del punto de Cuenta Nº 0018 de fecha 15 de octubre de 2018, presentado por el Mayor General RODRIGO EDSON GUERRERO CONTRERAS, Contralor General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana,
RESUELVE
ÚNICO: Dictar las siguientes:
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS QUE REGULAN EL FUNCIONAMIENTO Y ADMINISTRACIÓN DE LAS CANTINAS MILITARES.
CAPÍTULO IDisposiciones Preliminares
Del objetoArtículo 1.- Las presentes normas tienen por objeto regular y unificar los procedimientos para la apertura, organización, funcionamiento, administración, supervisión y control de las Cantinas Militares de las Unidades y Dependencias de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana.
Del ámbito de aplicaciónArtículo 2.- Las disposiciones establecidas en las presentes normas se aplican a las Cantinas Militares de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana a nivel Nacional, que sean aperturadas o reinicien sus actividades.
De las definicionesArtículo 3.- A los fines de la aplicación de estas Normas, se establecen las siguientes definiciones:
Cantina Militar: Establecimiento que forma parte de una Unidad o Dependencia Militar, donde se expenden productos de uso y consumo diario, artículos de primera necesidad, alimentos y bebidas, en las condiciones económicas más ventajosas.
Conciliación: Proceso que tiene por objeto la comparación y comprobación de los datos contables de la cantina militar y hacerlas coincidir con los datos que posee el banco sobre los ingresos y gastos.
Libros Auxiliares de Contabilidad: Documentos que contienen el detalle de los registros contables necesarios para el control de las operaciones, elaborados con base en los comprobantes de contabilidad o en los documentos soporte.
Libro Diario: Contiene en los débitos y créditos de las cuentas, el registro detallado cronológico y preciso de las operaciones realizadas, trasladado de los comprobantes de contabilidad, una forma útil para anotar las operaciones del día a día.
Libro de Inventario: Es el libro que contiene registrados los bienes, tanto muebles como inmuebles, activos, créditos y pasivos, donde se refleja el patrimonio de la Cantina Militar para su funcionamiento y desarrollo. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas durante el ejercicio económico.
Libro Mayor: Contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, las sumas de los movimientos, débitos y créditos de cada una de las cuentas del respectivo mes, tomadas del libro diario y el saldo final del mismo mes.
Rendición: La rendición de cuenta es la obligación de toda persona que maneja, administra o custodia bienes, fondos o recursos para demostrar formal y materialmente la correcta administración del patrimonio, en aras de fortalecer la gestión administrativa y así lograr la transparencia, el logro de los objetivos y el buen funcionamiento de las dependencias.
CAPÍTULO IIDisposiciones Generales
De la finalidad de las cantinas militaresArtículo 4.- Las Cantinas Militares funcionarán dentro de las Unidades o Dependencias Militares que dispongan del espacio físico para ese fin y tienen como misión ofrecer en las condiciones económicas más ventajosas al personal militar y no militar, las siguientes facilidades:
a. La adquisición de productos de uso y consumo diario, alimentos y bebidas, así como la mayor variedad de artículos necesarios a un mínimo costo para cubrir las expectativas de bienestar a los usuarios.
b. Destinar sus utilidades de forma directa y vinculante a la conservación, mantenimiento y mejoramiento de la Unidad o Dependencia Militar donde funcione, en beneficio del personal militar y no militar, incluyendo actividades deportivas, esparcimiento y recreación.
De la autorización para aperturaArtículo 5.- La Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa o del Comando General según el caso, son los encargados de elevar ante el Ministro del Poder Popular para la Defensa la solicitud de autorización para la apertura de una Cantina Militar, reinicio o cierre de la misma, debiendo indicar en la solicitud, la Unidad o Dependencia Militar donde será abierta, las dimensiones del espacio físico, la previsión de partidas y asignaciones presupuestarias y anexar el proyecto de resolución de creación del ente, todo con el fin de dar cumplimiento al Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública; una vez autorizado, se notificará a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana para la vigilancia, control y fiscalización de los ingresos, gastos y bienes públicos del ente adscrito al Sector Defensa.
Del patrimonioArtículo 6.- Las Cantinas Militares podrán iniciar sus actividades con patrimonio proveniente de asignaciones presupuestarias del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, con préstamos especiales obtenidos, o con recursos de donaciones recibidas para ello, previa autorización del Titular del Despacho.
Del acta de aperturaArtículo 7.- Al inicio del funcionamiento de la Cantina Militar se debe levantar un "Acta de Apertura" para dejar constancia de la procedencia de los recursos, la fecha de apertura o reinicio de la Cantina Militar, identificación de la Junta Administradora y de las autoridades firmantes. El acta debe estar disponible para la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana o para cualquier otro órgano de control.
La Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa es la encargada de llevar el Registro de las Cantinas Militares abiertas, reabiertas o cerradas.
Los Comandos Generales remitirán a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, la Información de la apertura, reapertura o cierre de las Cantinas Militares en sus Unidades o Dependencias, con la finalidad de llevar un registro completo de las Cantinas en funcionamiento.
De la denominaciónArtículo 8.- Las Cantinas Militares tendrán como denominación oficial el nombre correspondiente a la Unidad o Dependencia Militar donde funcionen, anteponiendo la denominación de "Cantina Militar".
CAPÍTULO IIIDe la Organización y Funcionamiento de la Junta Administradora, del Director, del Supervisor, del Administrador y del Cantinero
Sección primera: de la organización y funcionamiento
De la junta administradoraArtículo 9.- La Junta Administradora de la Cantina Militar es la máxima autoridad y está integrada por:
- Un (01) Director.
- Un (01) Supervisor.
- Un (01) Administrador,
De la responsabilidad solidariaArtículo 10.- Los integrantes de la Junta Administradora son responsables en forma solidaria y personal por las irregularidades ocurridas durante su gestión y están obligados a suscribir todos los formatos contables que se constituyen como anexos a la presente Norma.
Sección segunda: del director y sus funciones
Del directorArtículo 11.- El Director de la Junta Administradora es el Comandante de la Unidad o Jefe de la Dependencia Militar, quien responderá por la organización, funcionamiento y administración de la Cantina Militar conjuntamente con el Supervisor y el Administrador. Cuando la Cantina Militar funcione en un cuartel o instalación donde existan más de dos (02) Unidades, el Director de la Junta Administradora deberá ser el Oficial de mayor graduación.
De las funciones del directorArtículo 12.- Son deberes y funciones del Director de la Junta Administradora:
a. Hacer cumplir las presentes Normas.
b. Velar por la sinceridad, exactitud, realidad, transparencia y probidad puesta de manifiesto en toda la información suministrada para elaborar las Rendiciones de Cuenta, el Balance General y los Estados Financieros de la Cantina Militar.
c. Designar al Administrador, previa consulta con la Dirección de Personal del Comando General al cual pertenezca, tomando en consideración además de la experiencia y aptitud para el desempeño del cargo, los profesionales militares que tengan conocimientos de contabilidad.
d. En caso de ausencia del Administrador, nombrar su respectivo suplente dentro de un lapso no mayor de treinta (30) días.
e. Establecer el horario de la Cantina Militar de acuerdo con las necesidades del servicio, el cual será publicado en un sitio visible a la entrada de la misma.
f. Publicar en la Orden del Día de la Unidad o Dependencia, los nombramientos del Supervisor, del Administrador y del Cantinero, así como del suplente cuando la situación lo requiera.
g. Verificar y conformar la documentación de la Rendición de Cuenta y de los Estados Financieros de la Cantina Militar y proceder de acuerdo a lo previsto en las presentes Normas.
h. Velar por la publicación de los precios de la mercancía de la Cantina Militar y que estos sean precios accesibles, siempre ajustados a la normativa legal vigente.
I. Aprobar la adquisición de material de oficina que se requiera para la administración de la Cantina Militar, el cual será reflejado como Gastos Administrativos.
j. Notificar a la Oficina de Gestión Administrativa o Comando General según sea el caso, todas las actuaciones y procedimientos sobre el funcionamiento de la Cantina Militar previstas en las presentes normas.
Sección tercera: del supervisor y sus funciones
Del supervisorArtículo 13.- El Oficial de Personal de la Unidad o Dependencia, fungirá como Supervisor de la Cantina Militar; en su ausencia el cargo lo ocupará un oficial de mayor graduación que el Administrador, designado debidamente.
De las funciones del supervisorArtículo 14.- Son funciones y deberes del Supervisor:
a. Inspeccionar y vigilar el funcionamiento de la Cantina Militar y las actividades que de ella deriven.
b. Verificar el cabal cumplimiento de sus objetivos y del contenido de esta Norma, debiendo reportar por escrito al Director las deficiencias que observe.
c. Designar con el Administrador, al cantinero o cantineros.
d. Coordinar con el Administrador la posible concesión de "venta a plazos" para beneficiar al personal de cadetes, alumnos o tropa alistada de la Unidad, atendiendo lo establecido en el Artículo 18 de estas Normas.
e. Verificar y comprobar que todas las "ventas a plazo" concedidas al personal sean canceladas oportunamente antes del licenciamiento, graduaciones o transferencias a otras Unidades.
f. Supervisar la elaboración, firma y remisión a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa o Comandos Generales según sea el caso, de todos los formatos contables que constituyen los anexos de las presentes normas.
Sección cuarta: del administrador y sus funciones
Del administradorArtículo 15.- El Administrador será un Oficial o Tropa Profesional orgánico de la Unidad o Dependencia, a partir del grado de Teniente o Sargento Primero o sus equivalentes en la Armada Bolivariana, quien responderá ante el Director de la Junta Administradora por la Administración de la Cantina Militar. Será designado por el Director, de acuerdo a lo previsto en el literal c) del Artículo 12 de las presentes Normas. El tiempo máximo de desempeño como Administrador de la Cantina Militar es de dos (02) años, pudiendo ser prorrogable solo por un (01) año a solicitud del Director de la Junta Administradora, oída la opinión de la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa.
De las faltas del administradorArtículo 16.- Las faltas serán temporales o absolutas. Si la ausencia del Administrador excede del lapso de sesenta (60) días, se solicitará a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana la Auditoría correspondiente para determinar la situación financiera de la Cantina Militar y el suplente designado de conformidad con lo previsto en el literal d) del Artículo 12 de las presentes Normas, una vez notificada la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, asumirá la Administración de la Cantina Militar hasta por un lapso máximo de dos (02) años.
En caso de falta absoluta del Administrador de la Cantina Militar, el Director de la Junta Administradora lo notificará a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa a través de su Comando General y solicitará en la misma fecha a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana la Auditoría correspondiente, para determinar la situación financiera de la Cantina Militar y simultáneamente, iniciar los trámites para la designación del nuevo Administrador.
De las funciones del administradorArtículo 17.- Son funciones y deberes del Administrador:
a. Dar estricto cumplimiento al contenido de las presentes Normas.
b. Elaborar, conformar y suscribir todos los formatos contables anexos a las presentes Normas.
c. Mantener informado al Director de la Junta Administradora de todo lo relacionado a la administración de la Cantina Militar.
d. Controlar diariamente las actividades del cantinero.
e. Velar por el debido mantenimiento y conservación de la infraestructura, bienes muebles y enseres de la Cantina Militar.
f. Elaborar previa consulta con el Director y el Supervisor, la lista de precios de los artículos que se expendan en la Cantina Militar, guiándose por el Anexo CM-1, la misma será actualizada periódicamente y colocada en un sitio visible.
g. Designar con el Supervisor al Cantinero o Cantineros, previa aprobación del Director.
h. Llevar los archivos correspondientes a la Administración de la Cantina Militar.
i. Cumplir con la formalidad legalmente establecida de publicar en el local, los certificados de salud, higiene y manipulación de alimentos de los cantineros.
J. Mantener actualizado el Inventario físico de mercancías.
k. Responder por los activos de la Cantina Militar bajo su custodia.
l. Velar por la documentación que soporta el estado financiero de la Cantina Militar.
m. Coordinar con el Supervisor la concesión de créditos al personal de Cadetes, Alumnos y Tropa Alistada de la Unidad, atendiendo lo establecido en el artículo 20 de las presentes Normas.
n. Llevar y responder por los Libros de contabilidad de la Cantina Militar conjuntamente con el Supervisor y Director.
o. Velar por el abastecimiento de la Cantina Militar.
p. Las demás que se derivan de la naturaleza misma de su gestión.
Sección quinta: del cantinero y sus deberes
De los cantinerosArtículo 18.- Los cantineros son efectivos en la categoría de Tropa Alistada, designados por el Administrador de la Cantina Militar, previa coordinación con el Supervisor y aprobación del Director de la Junta Administradora.
El cantinero debe tener vigente los certificados y documentos conforme a la normativa que rige en materia de Salud para la manipulación de alimentos.
De las funciones de los cantinerosArtículo 19.- Son funciones y deberes de los cantineros, las siguientes:
a. Responder ante el Administrador de la Cantina Militar por los activos bajo su custodia.
b. Cumplir con el horario establecido para el funcionamiento de la Cantina Militar y atender las ventas diarias.
c. Mantener Informado al Administrador sobre el inventario de la mercancía.
d. Informar al supervisor de todas las irregularidades que ocurran en la administración y funcionamiento de la Cantina Militar.
e. Mantener un trato respetuoso, agradable, sociable y de camaradería con el público.
f. Sugerir al Administrador la adquisición de mercancías y cooperar con la actualización del inventario de mercancías.
CAPÍTULO IVDe la Administración y Contabilidad de la Cantina Militar
Sección primera: de la administración
De la mercancía en consignaciónArtículo 20.- El Administrador de la Cantina Militar efectuará todas las compras empleando los métodos o forma de pago legales establecidos para la adquisición de bienes, pudiendo realizar operaciones a crédito, previa aprobación del Director de la Junta Administradora.
Podrá recibir mercancía en consignación por un tiempo máximo de noventa (90) días continuos, previa autorización del Director de la Junta Administradora, debiéndose informar a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa y dejando constancia de la identificación de los bienes recibidos mediante Acta.
Del control de comprasArtículo 21.- En las adquisiciones de bienes y control de compras, se estampará un sello húmedo al dorso de la factura o nota de entrega donde se especifique la fecha de recepción, datos de la persona que recibe los bienes, grado, cédula de identidad y cargo, deberá ser firmada tanto por el receptor como el consignatario.
Cuando se trate de compras de activos fijos se requerirá la aprobación de la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, anexando tres (03) cotizaciones de Casas Comerciales e indicando la procedencia de los recursos financieros para la referida adquisición.
Para la desincorporación de mobiliario de la Cantina Militar (activo fijo), debe solicitarse la autorización correspondiente a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa a cargo de Bienes Muebles con una exposición de motivos que sustente dicha solicitud. Para su aprobación se requerirá una inspección in-situ, efectuada por un auditor de dicha Oficina, quien levantará un acta y el resultado se anexará a la solicitud de autorización para la desincorporación, debiendo notificar a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana al respecto y proceder de acuerdo al Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos.
Del mantenimiento o reparacionesArtículo 22.- Al efectuar mantenimiento o reparaciones al local de la Cantina Militar con recursos provenientes de la reserva de funcionamiento, el Director lo notificará a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, exponiendo en detalles el trabajo efectuado con los documentos probatorios del mismo.
De la venta a plazosArtículo 23.- Las ventas a plazo procederán previa aprobación del Supervisor y el Administrador, quienes tomarán en cuenta los ingresos y capacidad de pago del consumidor diario, y este debe cancelar en un plazo no mayor de treinta (30) días continuos.
Cuando no fuese posible recuperar la venta a plazos en un tiempo máximo de tres (03) meses, serán registradas y cargadas a las cuentas por cobrar del Director (40%); el Administrador (40%) y del Supervisor (20%).
De la prohibición de préstamosArtículo 24.- Las Cantinas Militares no podrán conceder préstamos personales, aceptar vales de caja o cheques post- datados.
Del depósito de excedentesArtículo 25.- Cuando el efectivo en caja exceda del capital, debe ser depositado el equivalente al setenta por ciento (70%) en la cuenta de la Cantina Militar aperturada en una entidad bancaria pública o privada de la localidad, que será movilizada conjuntamente por el Director y el Administrador de la Cantina Militar.
Para la apertura de la cuenta, el Director de la Junta Administradora solicitará autorización a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del poder Popular para la Defensa.
De las modalidades de pagoArtículo 26.- Los pagos se efectúan en las diferentes modalidades legalmente establecidas.
Del estipendio del cantineroArtículo 27.- Los cantineros recibirán un estipendio mensual, cuyo monto será determinado por la Junta Administradora y deberá registrarse como "Gastos de Operaciones", sin que ello genere beneficios laborales tipificados en la Ley Orgánica del Trabajo, Los Trabajadores y Las Trabajadoras, mientras se encuentre cumpliendo el Servicio Militar.
De la facturaciónArtículo 28.- Las facturas, recibos de pago y transferencias que sean recibidas en la Cantina Militar deben estar correctamente elaboradas por quien las emite, sin enmiendas, ni tachaduras y con clara identificación del Proveedor, con fecha de emisión, cantidad de productos adquiridos, registro de información fiscal (RIF) de la persona jurídica, identificación del vendedor, sellada y firmada.
En las adquisiciones se estampará un sello en la factura o nota de entrega donde se especificará la fecha de recepción, grado, nombres y apellidos, cédula de identidad y firma tanto del receptor como del consignatario.
Sección segunda: de la contabilidad
De los librosArtículo 29.- La contabilidad de la Cantina Militar se llevará por partida doble, siendo obligatorio para la Junta Administradora cumplir con los Libros de Contabilidad previstos en el Código de Comercio, es decir:
Libros Principales:
a. Libro Diario y Libro de Inventario habilitados con el sello de la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa.
b. Libro Mayor habilitado por el Director de la Junta Administradora de la Cantina Militar, impreso en hojas blancas foliadas y selladas por la Unidad o Dependencia.
Libro Auxiliares:
a. Libro de Caja Diario, de Control de Pagos y Conciliación Bancaria, habilitados por el Director de la Junta Administradora de la Cantina Militar.
De los estados financierosArtículo 30.- Los Estados Financieros de la Cantina Militar se elabora trimestralmente y se comprueban a través de la Rendición de Cuenta.
De la rendición de cuentaArtículo 31.- La Rendición de Cuenta es obligatoria y debe ser correctamente elaborada por la Junta Administradora, su original se archivará en la Unidad o Dependencia donde funcione la Cantina Militar y estará disponible para la revisión in-situ que realice la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa u Órgano de Control Fiscal.
Los Comandos Generales y otros Comandos Superiores que tengan adscritas unidades con servicio de Cantina Militar, podrán asumir los controles que consideren convenientes para efectos de revisión y verificación, sin interferir ni contradecir a lo contemplado en la presente Norma y sin perjuicio de las atribuciones que, sobre control externos ejercen los órganos de la función contralora.
La Rendición de Cuenta debe ser presentada y firmada por la Junta Administradora y llevará Impreso el sello húmedo de la Unidad.
Los resultados de las operaciones de la Cantina Militar se elaborarán trimestralmente y se demostrarán por medio de las rendiciones de cuenta y los estados financieros.
De la presentación del expedienteArtículo 32.- La Rendición de Cuenta se presentará en un expediente debidamente foliado, sellado y firmado trimestralmente por la Junta Administradora de la Cantina Militar, dicho expediente estará conformado por los documentos y anexos siguientes:
a. Lista de los Artículos expedidos por la Cantina Militar, guiándose por la forma CM-1.
b. Movimientos contables, mensual guiándose por la forma CM-3.
c. Balance de comprobación, mensual guiándose por la forma CM-4.
d. Original de los estados de cuenta bancarios, mensual.
e. Conciliación Bancaria mensual.
f. Estado de ganancias y pérdidas del trimestre por la forma CM-5.
g. Originales de las facturas de compra.
h. Originales de los recibos de pago.
I. Copias de los cheques emitidos.
J. Balance General por la forma CM-7.
k. Inventario físico de muebles y enseres.
l. Relación de cuentas y efectos por pagar.
m. Relación de cuentas y efectos por cobrar.
n. Hoja de caja Diario por la forma CM-2.
o. Asiento del cierre por la forma CM-6.
p. Inventario de Mercancía por la forma CM-8.
q. Conciliación Bancaria de la Cuenta Nº por la forma CM-9.
Los recaudos que conforman la Rendición de Cuenta deben caracterizarse por un óptimo estado de presentación, sin enmendaduras, ni tachaduras, legibles y ordenados cronológicamente. Asimismo, las copias también deben ser legibles con todas las firmas de la Junta Administradora y sello húmedo.
Cuando surjan períodos de inactividad en las operaciones de la Cantina Militar durante el trimestre, tal situación debe indicarse en la Hoja de Caja Diaria.
De la remisión de estados financierosArtículo 33.- Las Unidades deben remitir dentro de los diez (10 días) siguientes al cierre de cada trimestre, los Estados Financieros de la Cantina Militar a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa.
Igualmente, debe remitirse los Estados Financieros de la Cantina Militar a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, por motivo de cambio de Junta Administradora.
De la presentación del expedienteArtículo 34.- Los Estados Financieros son los informes y documentos de las operaciones económicas de la Cantina Militar que sirven para identificar la situación financiera, sus variaciones y evoluciones dentro de un período determinado; el expediente debe contener:
a. Nombre de la Cantina Militar y su ubicación.
b. Fecha a la que se presenta la información.
c. Los movimientos contables.
d. Asientos contables.
e. El Balance de Comprobación.
f. El Estado de resultados.
g. Balance General.
h. El Inventario de Mercancía.
Los comprobantes de los Estados Financieros deben ser firmados por la Junta Administradora, asimismo deben llevar impreso el sello húmedo de la Unidad. (Ver ejemplos en las formas CM-1, CM-2, CM-3, CM-4, CM-5, CM-6, CM-7, CM-8 y CM-9).
Cuando surjan cortos periodos de inactividad en las operaciones de la Cantina Militar durante un trimestre, se debe indicar en la comunicación que será dirigida a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, anexando los Estados Financieros.
Del Contador de la Cantina MilitarArtículo 35.- El personal perteneciente a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa o Comandos Generales según sea el caso, no podrá cumplir funciones de Contador de las Cantinas Militares que estén dentro de su jurisdicción, a fin de mantener los Principios de independencia, sinceridad y transparencia de la actividad administrativa y manejo de fondos públicos.
Del inventarioArtículo 36.- Al finalizar cada trimestre se realizará un inventario de mercancías, el cual debe ser valorado a precio de costo y presenciado por la Junta Administradora, salvo lo dispuesto en el Artículo 40 de esta Norma. Las disminuciones del inventario por deterioro o vencimiento serán consideradas pérdidas imputables a la administración y se ajustarán por ganancias y pérdidas, debiendo levantarse un Acta donde conste el hecho, suscrita por los actuantes. Asimismo, se procederá según lo establecido en el Artículo 39 de esta Norma.
CAPÍTULO VDe las Utilidades, Pérdidas y Cierre de las Cantina Militares
Sección primera: de las utilidades
De la utilidad brutaArtículo 37.- La Utilidad Bruta debe oscilar entre el veinticinco por ciento (25%) y el treinta por ciento (30%) del Costo de Ventas. Los gastos de operaciones que tenga la Cantina Militar no podrán excederse del cincuenta por ciento (50%) del monto de la misma.
De la distribuciónArtículo 38.- Las utilidades netas de las Cantinas Militares se determinan trimestralmente y se distribuyen de la siguiente manera:
a. Reserva Bienestar Social 50%.
b. Reserva de Funcionamiento 20%.
c. Incremento de Capital 30%.
Del uso de la reservaArtículo 39.- La utilización que se le dará a las reservas descritas en el artículo anterior se regirá por las siguientes disposiciones:
a. El cincuenta por ciento (50%) del monto de la Reserva de Bienestar Social debe permanecer en la cuenta de banco que haya sido aperturada a favor de la Cantina Militar, y solo podrá destinarse el treinta por ciento (30%) de la Reserva de Bienestar Social en ayudas del personal, aniversario y premios, dejando constancia del recurso empleado.
b. La Reserva de Funcionamiento debe ser destinada únicamente para cubrir Gastos Operacionales de Administración como: mantenimiento, funcionamiento o reparación de instalaciones, equipos, enseres y gastos diversos.
La Junta Administradora debe solicitar a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, por lo menos con quince (15) días continuos de anticipación, autorización para hacer uso de las utilidades retas de la Cantina Militar, distintas a lo establecido en este Capítulo y que obedezcan a casos especiales debidamente justificados, debiendo obtener respuesta de su solicitud en un lapso no mayor de cinco (05) días continuos. En caso de no recibir respuesta en el lapso establecido, la Junta Administradora de la Cantina Militar asumirá negada la solicitud.
Sección segunda: de las pérdidas
De la pérdida brutaArtículo 40.- Las pérdidas determinadas en la Administración de la Cantina Militar, serán registradas en las Cuentas por Cobrar de la Junta Administradora, distribuidas de la siguiente manera:
Pérdidas Brutas en Operaciones o Utilidades Brutas Dejadas de Percibir:
a. Director 40%
b. Supervisor 20%
c. Administrador 40%
De las pérdidas por circunstancias fortuitasArtículo 41.- Las pérdidas por circunstancias fortuitas no imputables a la Junta Administradora de la Cantina Militar serán canceladas con cargo a la Cuenta Bancaria de la Cantina Militar, de acuerdo al formato anexo a la presente Norma denominado FORMA "A" "Asientos contables a efectuar en caso de ocurrir pérdidas".
Se consideran pérdidas por circunstancias fortuitas o fuerza mayor aquellas que surjan como producto de fenómenos naturales o que escapen de su control y no sean producto de su culpa o negligencia, tales como: inundaciones, huracanes, terremotos, maremotos e incendios no provocados, guerras, operaciones de guerrilla, insurrecciones o cualquier otra alteración del orden público, fenómenos naturales, explosiones, accidentes graves, epidemias o restricciones sanitarias.
Sección tercera: del cierre de la cantina militar
Del cierre definitivoArtículo 42.- El cierre definitivo de la Cantina Militar lo autoriza la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, previa solicitud razonada por parte de la Unidad, indicando las causas así como, el destino que se le dará a la mercancía en existencia, enseres, bienes muebles, archivos y fondos generados a la fecha, para lo cual presentará un expediente debidamente firmado, sellado, foliado con la documentación respectiva.
Del cierre temporalArtículo 43.- El cierre temporal de la Cantina Militar por un lapso no mayor a seis (06) meses será autorizado por la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, previa solicitud debidamente fundamentada de la Junta Administradora, quien tendrá la obligación de rendir los Estados Financieros en los lapsos correspondientes.
CAPÍTULO VIDe la Notificación a la Contraloría, Cambio de Administración, Designación de Funcionario Auditor, Control Fiscal, Remisión Trimestral de Relación Contable, Remisión del Plan Anual de Trabajo al Cierre del Ejercicio Económico
De la notificación a la contraloríaArtículo 44.- Las activaciones o cierres (temporales o definitivos) de las Cantinas Militares deben ser notificadas obligatoriamente en un lapso no mayor de diez (10) días continuos a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana a través de la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa.
Del cambio de administraciónArtículo 45.- El cambio de administración de la Cantina Militar será supervisado por la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, siendo responsabilidad del Director de la Junta Administradora notificar su cambio. Los libros, rendiciones y reportes deben estar actualizados y no deben existir cuentas por cobrar o cuentas por pagar al momento de la entrega del cargo.
De la designación del funcionario auditorArtículo 46.- Las Unidades deben solicitar a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa la designación de un Funcionario Auditor, para la apertura, cierre, entrega o recepción de la administración de la Cantina Militar.
Del control fiscalArtículo 47.- La Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana supervisará y fiscalizará a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa en su plan anual de trabajo y ejecución del mismo. Así mismo fiscalizará las Cantinas militares cuando la ocasión lo amerite.
La apertura o reapertura de Cantina Militar debe ser notificada a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana y Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, debiendo remitirse copia del Acta de Apertura a fin que el órgano contralor tenga conocimiento sobre la procedencia de los recursos, la fecha de apertura y las autoridades firmantes.
De la relación contable trimestralArtículo 48.- La Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa enviará trimestralmente a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana, la relación contable y demás actuaciones de las Cantinas Militares.
Del plan anual de trabajoArtículo 49.- La Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa anualmente enviará a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana antes de los noventas (90) días del cierre del Ejercicio Económico, el Plan Anual de Trabajo del año siguiente de las Cantinas Militares.
CAPÍTULO VIIExcepción de Supervisión, Formalidades del Archivo, Archivo Permanente, Prohibición de Cesión, Prohibición de Formatos, Adiestramiento y Anexos
De la excepción de supervisiónArtículo 50.- La actividad de organización, funcionamiento, administración, supervisión y control de las Cantinas Militares de Unidades o Dependencias que se encuentran fuera de los Comandos Generales, estarán bajo la supervisión de la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa. Se exceptúan las Cantinas Militares pertenecientes a las Universidades Militares, cuya supervisión será a través de la Oficina de Gestión Administrativa de la Universidad Militar Bolivariana, sin menoscabo de las funciones de control previo, posterior o concomitante propio de la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana cuando este órgano de control fiscal lo considere pertinente.
De las formalidades del archivoArtículo 51.- La documentación sobre Rendiciones de Cuentas de las Cantinas Militares deben ser archivadas de manera organizada, útil, confiable y oportuna por el lapso de cinco (05) años por la Oficina de Gestión Administradora del Ministerio del Poder Popular para la Defensa y Comandos Generales según el caso, aun cuando de la Auditoría practicada resulte "conforme" al examen y calificación dada por el órgano de control fiscal.
Del archivo permanenteArtículo 52.- La Junta Administradora llevará un archivo permanente de toda la correspondencia relacionada con el funcionamiento de la Cantina Militar, incluyendo la identificación de sus proveedores, y separadamente un archivo de las normativas legales mediante las cuales se rigen las mismas.
La documentación de las Cantinas Militares relacionada con la rendición de cuentas debe ser recopilada en un archivo por un lapso de cinco (05) años, aun cuando, de acuerdo con el examen y calificación del órgano contralor hayan sido consideradas conformes.
De la prohibición de cesiónArtículo 53.- Las Unidades o Dependencia Militares no podrán ceder en arrendamiento o comodato el funcionamiento, organización y administración de la Cantina Militar.
De la prohibición de formatosArtículo 54.- Se prohíbe la utilización de formatos pre-impresos diferentes a los establecidos en los anexos de esta Norma.
Del adiestramientoArtículo 55.- La Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular Para la Defensa será responsable de planificar, dictar los cursos y adiestramiento del Personal encargado de la contabilidad y administración de las Cantinas Militares, así como de la inducción del Cantinero.
De los anexosArtículo 56.- Las presentes normas consta de once (11) anexos identificados de la siguiente manera:
1. FORMA CM-1: Lista de Artículos Expendidos por la Cantina Militar.
2. FORMA CM-2: Hoja de Caja Diaria.
3. FORMA CM-3: Asientos Contables.
4. FORMA CM-4: Balances de Comprobación.
5. FORMA CM-5: Estado de Ganancias y Pérdidas Consolidado.
6. FORMA CM-6; Asiento de Cierre.
7. FORMA CM-7: Balance General.
8. FORMA CM-8: Inventario de Mercancía.
9. FORMA CM-9: Conciliación Bancaria.
10. Recibo de Pago.
11. FORMA "A" Asientos Contables a Efectuar en Caso de Ocurrir Pérdidas
(Ver figuras)
DISPOSICIÓN DEROGATORIA
ÚNICA: Se deroga el Reglamento denominado "REGLAMENTO DE CANTINAS MILITARES" contenido en la Resolución N° DG 11536 de fecha 16 de mayo del año 2001, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 37.430 de fecha 25 de abril 2002.
DISPOSICIONES FINALES
PRIMERA: Lo no previsto en las presentes normas será resuelto por el Ministro del Poder Popular para la Defensa, previa opinión de la Contraloría General de Fuerza Armada Nacional Bolivariana.
SEGUNDA: Las presentes normas entrarán en vigencia el 1° de enero del 2019 una vez suscrita por el Titular del Despacho y serán publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.
Comuníquese y publíquese.
Por el Ejecutivo Nacional,
VLADIMIR PADRINO LÓPEZGeneral en JefeMinistro del Poder Popular para la Defensa
☞Visualiza la versión original publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
DESPACHO DEL MINISTRO
Caracas, 16 de enero de 2019208°, 159° y 19°
RESOLUCIÓN N° 028399
El Ministro del Poder Popular para la Defensa, GENERAL EN JEFE VLADIMIR PADRINO LÓPEZ, nombrado mediante Decreto N° 1.346 de fecha 24 de octubre de 2014, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 40.526 de fecha 24 de octubre de 2014, actuando en ejercicio de la atribución que le confiere el artículo 16 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 78 numerales 1, 2, 12 y 19 del Decreto N° 1.424 con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública de fecha 17 de noviembre de 2014 y los artículos 24 y 25 numerales 4, 6, 17 y 20 del Decreto N° 1.439 con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Extraordinaria N° 6.156 de fecha 19 de noviembre de 2014, habida consideración del punto de Cuenta Nº 0018 de fecha 15 de octubre de 2018, presentado por el Mayor General RODRIGO EDSON GUERRERO CONTRERAS, Contralor General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana,
RESUELVE
ÚNICO: Dictar las siguientes:
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS QUE REGULAN EL FUNCIONAMIENTO Y ADMINISTRACIÓN DE LAS CANTINAS MILITARES.
CAPÍTULO IDisposiciones Preliminares
Del objetoArtículo 1.- Las presentes normas tienen por objeto regular y unificar los procedimientos para la apertura, organización, funcionamiento, administración, supervisión y control de las Cantinas Militares de las Unidades y Dependencias de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana.
Del ámbito de aplicaciónArtículo 2.- Las disposiciones establecidas en las presentes normas se aplican a las Cantinas Militares de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana a nivel Nacional, que sean aperturadas o reinicien sus actividades.
De las definicionesArtículo 3.- A los fines de la aplicación de estas Normas, se establecen las siguientes definiciones:
Cantina Militar: Establecimiento que forma parte de una Unidad o Dependencia Militar, donde se expenden productos de uso y consumo diario, artículos de primera necesidad, alimentos y bebidas, en las condiciones económicas más ventajosas.
Conciliación: Proceso que tiene por objeto la comparación y comprobación de los datos contables de la cantina militar y hacerlas coincidir con los datos que posee el banco sobre los ingresos y gastos.
Libros Auxiliares de Contabilidad: Documentos que contienen el detalle de los registros contables necesarios para el control de las operaciones, elaborados con base en los comprobantes de contabilidad o en los documentos soporte.
Libro Diario: Contiene en los débitos y créditos de las cuentas, el registro detallado cronológico y preciso de las operaciones realizadas, trasladado de los comprobantes de contabilidad, una forma útil para anotar las operaciones del día a día.
Libro de Inventario: Es el libro que contiene registrados los bienes, tanto muebles como inmuebles, activos, créditos y pasivos, donde se refleja el patrimonio de la Cantina Militar para su funcionamiento y desarrollo. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas durante el ejercicio económico.
Libro Mayor: Contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, las sumas de los movimientos, débitos y créditos de cada una de las cuentas del respectivo mes, tomadas del libro diario y el saldo final del mismo mes.
Rendición: La rendición de cuenta es la obligación de toda persona que maneja, administra o custodia bienes, fondos o recursos para demostrar formal y materialmente la correcta administración del patrimonio, en aras de fortalecer la gestión administrativa y así lograr la transparencia, el logro de los objetivos y el buen funcionamiento de las dependencias.
CAPÍTULO IIDisposiciones Generales
De la finalidad de las cantinas militaresArtículo 4.- Las Cantinas Militares funcionarán dentro de las Unidades o Dependencias Militares que dispongan del espacio físico para ese fin y tienen como misión ofrecer en las condiciones económicas más ventajosas al personal militar y no militar, las siguientes facilidades:
a. La adquisición de productos de uso y consumo diario, alimentos y bebidas, así como la mayor variedad de artículos necesarios a un mínimo costo para cubrir las expectativas de bienestar a los usuarios.
b. Destinar sus utilidades de forma directa y vinculante a la conservación, mantenimiento y mejoramiento de la Unidad o Dependencia Militar donde funcione, en beneficio del personal militar y no militar, incluyendo actividades deportivas, esparcimiento y recreación.
De la autorización para aperturaArtículo 5.- La Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa o del Comando General según el caso, son los encargados de elevar ante el Ministro del Poder Popular para la Defensa la solicitud de autorización para la apertura de una Cantina Militar, reinicio o cierre de la misma, debiendo indicar en la solicitud, la Unidad o Dependencia Militar donde será abierta, las dimensiones del espacio físico, la previsión de partidas y asignaciones presupuestarias y anexar el proyecto de resolución de creación del ente, todo con el fin de dar cumplimiento al Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública; una vez autorizado, se notificará a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana para la vigilancia, control y fiscalización de los ingresos, gastos y bienes públicos del ente adscrito al Sector Defensa.
Del patrimonioArtículo 6.- Las Cantinas Militares podrán iniciar sus actividades con patrimonio proveniente de asignaciones presupuestarias del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, con préstamos especiales obtenidos, o con recursos de donaciones recibidas para ello, previa autorización del Titular del Despacho.
Del acta de aperturaArtículo 7.- Al inicio del funcionamiento de la Cantina Militar se debe levantar un "Acta de Apertura" para dejar constancia de la procedencia de los recursos, la fecha de apertura o reinicio de la Cantina Militar, identificación de la Junta Administradora y de las autoridades firmantes. El acta debe estar disponible para la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana o para cualquier otro órgano de control.
La Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa es la encargada de llevar el Registro de las Cantinas Militares abiertas, reabiertas o cerradas.
Los Comandos Generales remitirán a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, la Información de la apertura, reapertura o cierre de las Cantinas Militares en sus Unidades o Dependencias, con la finalidad de llevar un registro completo de las Cantinas en funcionamiento.
De la denominaciónArtículo 8.- Las Cantinas Militares tendrán como denominación oficial el nombre correspondiente a la Unidad o Dependencia Militar donde funcionen, anteponiendo la denominación de "Cantina Militar".
CAPÍTULO IIIDe la Organización y Funcionamiento de la Junta Administradora, del Director, del Supervisor, del Administrador y del Cantinero
Sección primera: de la organización y funcionamiento
De la junta administradoraArtículo 9.- La Junta Administradora de la Cantina Militar es la máxima autoridad y está integrada por:
- Un (01) Director.
- Un (01) Supervisor.
- Un (01) Administrador,
De la responsabilidad solidariaArtículo 10.- Los integrantes de la Junta Administradora son responsables en forma solidaria y personal por las irregularidades ocurridas durante su gestión y están obligados a suscribir todos los formatos contables que se constituyen como anexos a la presente Norma.
Sección segunda: del director y sus funciones
Del directorArtículo 11.- El Director de la Junta Administradora es el Comandante de la Unidad o Jefe de la Dependencia Militar, quien responderá por la organización, funcionamiento y administración de la Cantina Militar conjuntamente con el Supervisor y el Administrador. Cuando la Cantina Militar funcione en un cuartel o instalación donde existan más de dos (02) Unidades, el Director de la Junta Administradora deberá ser el Oficial de mayor graduación.
De las funciones del directorArtículo 12.- Son deberes y funciones del Director de la Junta Administradora:
a. Hacer cumplir las presentes Normas.
b. Velar por la sinceridad, exactitud, realidad, transparencia y probidad puesta de manifiesto en toda la información suministrada para elaborar las Rendiciones de Cuenta, el Balance General y los Estados Financieros de la Cantina Militar.
c. Designar al Administrador, previa consulta con la Dirección de Personal del Comando General al cual pertenezca, tomando en consideración además de la experiencia y aptitud para el desempeño del cargo, los profesionales militares que tengan conocimientos de contabilidad.
d. En caso de ausencia del Administrador, nombrar su respectivo suplente dentro de un lapso no mayor de treinta (30) días.
e. Establecer el horario de la Cantina Militar de acuerdo con las necesidades del servicio, el cual será publicado en un sitio visible a la entrada de la misma.
f. Publicar en la Orden del Día de la Unidad o Dependencia, los nombramientos del Supervisor, del Administrador y del Cantinero, así como del suplente cuando la situación lo requiera.
g. Verificar y conformar la documentación de la Rendición de Cuenta y de los Estados Financieros de la Cantina Militar y proceder de acuerdo a lo previsto en las presentes Normas.
h. Velar por la publicación de los precios de la mercancía de la Cantina Militar y que estos sean precios accesibles, siempre ajustados a la normativa legal vigente.
I. Aprobar la adquisición de material de oficina que se requiera para la administración de la Cantina Militar, el cual será reflejado como Gastos Administrativos.
j. Notificar a la Oficina de Gestión Administrativa o Comando General según sea el caso, todas las actuaciones y procedimientos sobre el funcionamiento de la Cantina Militar previstas en las presentes normas.
Sección tercera: del supervisor y sus funciones
Del supervisorArtículo 13.- El Oficial de Personal de la Unidad o Dependencia, fungirá como Supervisor de la Cantina Militar; en su ausencia el cargo lo ocupará un oficial de mayor graduación que el Administrador, designado debidamente.
De las funciones del supervisorArtículo 14.- Son funciones y deberes del Supervisor:
a. Inspeccionar y vigilar el funcionamiento de la Cantina Militar y las actividades que de ella deriven.
b. Verificar el cabal cumplimiento de sus objetivos y del contenido de esta Norma, debiendo reportar por escrito al Director las deficiencias que observe.
c. Designar con el Administrador, al cantinero o cantineros.
d. Coordinar con el Administrador la posible concesión de "venta a plazos" para beneficiar al personal de cadetes, alumnos o tropa alistada de la Unidad, atendiendo lo establecido en el Artículo 18 de estas Normas.
e. Verificar y comprobar que todas las "ventas a plazo" concedidas al personal sean canceladas oportunamente antes del licenciamiento, graduaciones o transferencias a otras Unidades.
f. Supervisar la elaboración, firma y remisión a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa o Comandos Generales según sea el caso, de todos los formatos contables que constituyen los anexos de las presentes normas.
Sección cuarta: del administrador y sus funciones
Del administradorArtículo 15.- El Administrador será un Oficial o Tropa Profesional orgánico de la Unidad o Dependencia, a partir del grado de Teniente o Sargento Primero o sus equivalentes en la Armada Bolivariana, quien responderá ante el Director de la Junta Administradora por la Administración de la Cantina Militar. Será designado por el Director, de acuerdo a lo previsto en el literal c) del Artículo 12 de las presentes Normas. El tiempo máximo de desempeño como Administrador de la Cantina Militar es de dos (02) años, pudiendo ser prorrogable solo por un (01) año a solicitud del Director de la Junta Administradora, oída la opinión de la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa.
De las faltas del administradorArtículo 16.- Las faltas serán temporales o absolutas. Si la ausencia del Administrador excede del lapso de sesenta (60) días, se solicitará a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana la Auditoría correspondiente para determinar la situación financiera de la Cantina Militar y el suplente designado de conformidad con lo previsto en el literal d) del Artículo 12 de las presentes Normas, una vez notificada la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, asumirá la Administración de la Cantina Militar hasta por un lapso máximo de dos (02) años.
En caso de falta absoluta del Administrador de la Cantina Militar, el Director de la Junta Administradora lo notificará a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa a través de su Comando General y solicitará en la misma fecha a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana la Auditoría correspondiente, para determinar la situación financiera de la Cantina Militar y simultáneamente, iniciar los trámites para la designación del nuevo Administrador.
De las funciones del administradorArtículo 17.- Son funciones y deberes del Administrador:
a. Dar estricto cumplimiento al contenido de las presentes Normas.
b. Elaborar, conformar y suscribir todos los formatos contables anexos a las presentes Normas.
c. Mantener informado al Director de la Junta Administradora de todo lo relacionado a la administración de la Cantina Militar.
d. Controlar diariamente las actividades del cantinero.
e. Velar por el debido mantenimiento y conservación de la infraestructura, bienes muebles y enseres de la Cantina Militar.
f. Elaborar previa consulta con el Director y el Supervisor, la lista de precios de los artículos que se expendan en la Cantina Militar, guiándose por el Anexo CM-1, la misma será actualizada periódicamente y colocada en un sitio visible.
g. Designar con el Supervisor al Cantinero o Cantineros, previa aprobación del Director.
h. Llevar los archivos correspondientes a la Administración de la Cantina Militar.
i. Cumplir con la formalidad legalmente establecida de publicar en el local, los certificados de salud, higiene y manipulación de alimentos de los cantineros.
J. Mantener actualizado el Inventario físico de mercancías.
k. Responder por los activos de la Cantina Militar bajo su custodia.
l. Velar por la documentación que soporta el estado financiero de la Cantina Militar.
m. Coordinar con el Supervisor la concesión de créditos al personal de Cadetes, Alumnos y Tropa Alistada de la Unidad, atendiendo lo establecido en el artículo 20 de las presentes Normas.
n. Llevar y responder por los Libros de contabilidad de la Cantina Militar conjuntamente con el Supervisor y Director.
o. Velar por el abastecimiento de la Cantina Militar.
p. Las demás que se derivan de la naturaleza misma de su gestión.
Sección quinta: del cantinero y sus deberes
De los cantinerosArtículo 18.- Los cantineros son efectivos en la categoría de Tropa Alistada, designados por el Administrador de la Cantina Militar, previa coordinación con el Supervisor y aprobación del Director de la Junta Administradora.
El cantinero debe tener vigente los certificados y documentos conforme a la normativa que rige en materia de Salud para la manipulación de alimentos.
De las funciones de los cantinerosArtículo 19.- Son funciones y deberes de los cantineros, las siguientes:
a. Responder ante el Administrador de la Cantina Militar por los activos bajo su custodia.
b. Cumplir con el horario establecido para el funcionamiento de la Cantina Militar y atender las ventas diarias.
c. Mantener Informado al Administrador sobre el inventario de la mercancía.
d. Informar al supervisor de todas las irregularidades que ocurran en la administración y funcionamiento de la Cantina Militar.
e. Mantener un trato respetuoso, agradable, sociable y de camaradería con el público.
f. Sugerir al Administrador la adquisición de mercancías y cooperar con la actualización del inventario de mercancías.
CAPÍTULO IVDe la Administración y Contabilidad de la Cantina Militar
Sección primera: de la administración
De la mercancía en consignaciónArtículo 20.- El Administrador de la Cantina Militar efectuará todas las compras empleando los métodos o forma de pago legales establecidos para la adquisición de bienes, pudiendo realizar operaciones a crédito, previa aprobación del Director de la Junta Administradora.
Podrá recibir mercancía en consignación por un tiempo máximo de noventa (90) días continuos, previa autorización del Director de la Junta Administradora, debiéndose informar a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa y dejando constancia de la identificación de los bienes recibidos mediante Acta.
Del control de comprasArtículo 21.- En las adquisiciones de bienes y control de compras, se estampará un sello húmedo al dorso de la factura o nota de entrega donde se especifique la fecha de recepción, datos de la persona que recibe los bienes, grado, cédula de identidad y cargo, deberá ser firmada tanto por el receptor como el consignatario.
Cuando se trate de compras de activos fijos se requerirá la aprobación de la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, anexando tres (03) cotizaciones de Casas Comerciales e indicando la procedencia de los recursos financieros para la referida adquisición.
Para la desincorporación de mobiliario de la Cantina Militar (activo fijo), debe solicitarse la autorización correspondiente a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa a cargo de Bienes Muebles con una exposición de motivos que sustente dicha solicitud. Para su aprobación se requerirá una inspección in-situ, efectuada por un auditor de dicha Oficina, quien levantará un acta y el resultado se anexará a la solicitud de autorización para la desincorporación, debiendo notificar a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana al respecto y proceder de acuerdo al Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos.
Del mantenimiento o reparacionesArtículo 22.- Al efectuar mantenimiento o reparaciones al local de la Cantina Militar con recursos provenientes de la reserva de funcionamiento, el Director lo notificará a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, exponiendo en detalles el trabajo efectuado con los documentos probatorios del mismo.
De la venta a plazosArtículo 23.- Las ventas a plazo procederán previa aprobación del Supervisor y el Administrador, quienes tomarán en cuenta los ingresos y capacidad de pago del consumidor diario, y este debe cancelar en un plazo no mayor de treinta (30) días continuos.
Cuando no fuese posible recuperar la venta a plazos en un tiempo máximo de tres (03) meses, serán registradas y cargadas a las cuentas por cobrar del Director (40%); el Administrador (40%) y del Supervisor (20%).
De la prohibición de préstamosArtículo 24.- Las Cantinas Militares no podrán conceder préstamos personales, aceptar vales de caja o cheques post- datados.
Del depósito de excedentesArtículo 25.- Cuando el efectivo en caja exceda del capital, debe ser depositado el equivalente al setenta por ciento (70%) en la cuenta de la Cantina Militar aperturada en una entidad bancaria pública o privada de la localidad, que será movilizada conjuntamente por el Director y el Administrador de la Cantina Militar.
Para la apertura de la cuenta, el Director de la Junta Administradora solicitará autorización a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del poder Popular para la Defensa.
De las modalidades de pagoArtículo 26.- Los pagos se efectúan en las diferentes modalidades legalmente establecidas.
Del estipendio del cantineroArtículo 27.- Los cantineros recibirán un estipendio mensual, cuyo monto será determinado por la Junta Administradora y deberá registrarse como "Gastos de Operaciones", sin que ello genere beneficios laborales tipificados en la Ley Orgánica del Trabajo, Los Trabajadores y Las Trabajadoras, mientras se encuentre cumpliendo el Servicio Militar.
De la facturaciónArtículo 28.- Las facturas, recibos de pago y transferencias que sean recibidas en la Cantina Militar deben estar correctamente elaboradas por quien las emite, sin enmiendas, ni tachaduras y con clara identificación del Proveedor, con fecha de emisión, cantidad de productos adquiridos, registro de información fiscal (RIF) de la persona jurídica, identificación del vendedor, sellada y firmada.
En las adquisiciones se estampará un sello en la factura o nota de entrega donde se especificará la fecha de recepción, grado, nombres y apellidos, cédula de identidad y firma tanto del receptor como del consignatario.
Sección segunda: de la contabilidad
De los librosArtículo 29.- La contabilidad de la Cantina Militar se llevará por partida doble, siendo obligatorio para la Junta Administradora cumplir con los Libros de Contabilidad previstos en el Código de Comercio, es decir:
Libros Principales:
a. Libro Diario y Libro de Inventario habilitados con el sello de la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa.
b. Libro Mayor habilitado por el Director de la Junta Administradora de la Cantina Militar, impreso en hojas blancas foliadas y selladas por la Unidad o Dependencia.
Libro Auxiliares:
a. Libro de Caja Diario, de Control de Pagos y Conciliación Bancaria, habilitados por el Director de la Junta Administradora de la Cantina Militar.
De los estados financierosArtículo 30.- Los Estados Financieros de la Cantina Militar se elabora trimestralmente y se comprueban a través de la Rendición de Cuenta.
De la rendición de cuentaArtículo 31.- La Rendición de Cuenta es obligatoria y debe ser correctamente elaborada por la Junta Administradora, su original se archivará en la Unidad o Dependencia donde funcione la Cantina Militar y estará disponible para la revisión in-situ que realice la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa u Órgano de Control Fiscal.
Los Comandos Generales y otros Comandos Superiores que tengan adscritas unidades con servicio de Cantina Militar, podrán asumir los controles que consideren convenientes para efectos de revisión y verificación, sin interferir ni contradecir a lo contemplado en la presente Norma y sin perjuicio de las atribuciones que, sobre control externos ejercen los órganos de la función contralora.
La Rendición de Cuenta debe ser presentada y firmada por la Junta Administradora y llevará Impreso el sello húmedo de la Unidad.
Los resultados de las operaciones de la Cantina Militar se elaborarán trimestralmente y se demostrarán por medio de las rendiciones de cuenta y los estados financieros.
De la presentación del expedienteArtículo 32.- La Rendición de Cuenta se presentará en un expediente debidamente foliado, sellado y firmado trimestralmente por la Junta Administradora de la Cantina Militar, dicho expediente estará conformado por los documentos y anexos siguientes:
a. Lista de los Artículos expedidos por la Cantina Militar, guiándose por la forma CM-1.
b. Movimientos contables, mensual guiándose por la forma CM-3.
c. Balance de comprobación, mensual guiándose por la forma CM-4.
d. Original de los estados de cuenta bancarios, mensual.
e. Conciliación Bancaria mensual.
f. Estado de ganancias y pérdidas del trimestre por la forma CM-5.
g. Originales de las facturas de compra.
h. Originales de los recibos de pago.
I. Copias de los cheques emitidos.
J. Balance General por la forma CM-7.
k. Inventario físico de muebles y enseres.
l. Relación de cuentas y efectos por pagar.
m. Relación de cuentas y efectos por cobrar.
n. Hoja de caja Diario por la forma CM-2.
o. Asiento del cierre por la forma CM-6.
p. Inventario de Mercancía por la forma CM-8.
q. Conciliación Bancaria de la Cuenta Nº por la forma CM-9.
Los recaudos que conforman la Rendición de Cuenta deben caracterizarse por un óptimo estado de presentación, sin enmendaduras, ni tachaduras, legibles y ordenados cronológicamente. Asimismo, las copias también deben ser legibles con todas las firmas de la Junta Administradora y sello húmedo.
Cuando surjan períodos de inactividad en las operaciones de la Cantina Militar durante el trimestre, tal situación debe indicarse en la Hoja de Caja Diaria.
De la remisión de estados financierosArtículo 33.- Las Unidades deben remitir dentro de los diez (10 días) siguientes al cierre de cada trimestre, los Estados Financieros de la Cantina Militar a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa.
Igualmente, debe remitirse los Estados Financieros de la Cantina Militar a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, por motivo de cambio de Junta Administradora.
De la presentación del expedienteArtículo 34.- Los Estados Financieros son los informes y documentos de las operaciones económicas de la Cantina Militar que sirven para identificar la situación financiera, sus variaciones y evoluciones dentro de un período determinado; el expediente debe contener:
a. Nombre de la Cantina Militar y su ubicación.
b. Fecha a la que se presenta la información.
c. Los movimientos contables.
d. Asientos contables.
e. El Balance de Comprobación.
f. El Estado de resultados.
g. Balance General.
h. El Inventario de Mercancía.
Los comprobantes de los Estados Financieros deben ser firmados por la Junta Administradora, asimismo deben llevar impreso el sello húmedo de la Unidad. (Ver ejemplos en las formas CM-1, CM-2, CM-3, CM-4, CM-5, CM-6, CM-7, CM-8 y CM-9).
Cuando surjan cortos periodos de inactividad en las operaciones de la Cantina Militar durante un trimestre, se debe indicar en la comunicación que será dirigida a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, anexando los Estados Financieros.
Del Contador de la Cantina MilitarArtículo 35.- El personal perteneciente a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa o Comandos Generales según sea el caso, no podrá cumplir funciones de Contador de las Cantinas Militares que estén dentro de su jurisdicción, a fin de mantener los Principios de independencia, sinceridad y transparencia de la actividad administrativa y manejo de fondos públicos.
Del inventarioArtículo 36.- Al finalizar cada trimestre se realizará un inventario de mercancías, el cual debe ser valorado a precio de costo y presenciado por la Junta Administradora, salvo lo dispuesto en el Artículo 40 de esta Norma. Las disminuciones del inventario por deterioro o vencimiento serán consideradas pérdidas imputables a la administración y se ajustarán por ganancias y pérdidas, debiendo levantarse un Acta donde conste el hecho, suscrita por los actuantes. Asimismo, se procederá según lo establecido en el Artículo 39 de esta Norma.
CAPÍTULO VDe las Utilidades, Pérdidas y Cierre de las Cantina Militares
Sección primera: de las utilidades
De la utilidad brutaArtículo 37.- La Utilidad Bruta debe oscilar entre el veinticinco por ciento (25%) y el treinta por ciento (30%) del Costo de Ventas. Los gastos de operaciones que tenga la Cantina Militar no podrán excederse del cincuenta por ciento (50%) del monto de la misma.
De la distribuciónArtículo 38.- Las utilidades netas de las Cantinas Militares se determinan trimestralmente y se distribuyen de la siguiente manera:
a. Reserva Bienestar Social 50%.
b. Reserva de Funcionamiento 20%.
c. Incremento de Capital 30%.
Del uso de la reservaArtículo 39.- La utilización que se le dará a las reservas descritas en el artículo anterior se regirá por las siguientes disposiciones:
a. El cincuenta por ciento (50%) del monto de la Reserva de Bienestar Social debe permanecer en la cuenta de banco que haya sido aperturada a favor de la Cantina Militar, y solo podrá destinarse el treinta por ciento (30%) de la Reserva de Bienestar Social en ayudas del personal, aniversario y premios, dejando constancia del recurso empleado.
b. La Reserva de Funcionamiento debe ser destinada únicamente para cubrir Gastos Operacionales de Administración como: mantenimiento, funcionamiento o reparación de instalaciones, equipos, enseres y gastos diversos.
La Junta Administradora debe solicitar a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, por lo menos con quince (15) días continuos de anticipación, autorización para hacer uso de las utilidades retas de la Cantina Militar, distintas a lo establecido en este Capítulo y que obedezcan a casos especiales debidamente justificados, debiendo obtener respuesta de su solicitud en un lapso no mayor de cinco (05) días continuos. En caso de no recibir respuesta en el lapso establecido, la Junta Administradora de la Cantina Militar asumirá negada la solicitud.
Sección segunda: de las pérdidas
De la pérdida brutaArtículo 40.- Las pérdidas determinadas en la Administración de la Cantina Militar, serán registradas en las Cuentas por Cobrar de la Junta Administradora, distribuidas de la siguiente manera:
Pérdidas Brutas en Operaciones o Utilidades Brutas Dejadas de Percibir:
a. Director 40%
b. Supervisor 20%
c. Administrador 40%
De las pérdidas por circunstancias fortuitasArtículo 41.- Las pérdidas por circunstancias fortuitas no imputables a la Junta Administradora de la Cantina Militar serán canceladas con cargo a la Cuenta Bancaria de la Cantina Militar, de acuerdo al formato anexo a la presente Norma denominado FORMA "A" "Asientos contables a efectuar en caso de ocurrir pérdidas".
Se consideran pérdidas por circunstancias fortuitas o fuerza mayor aquellas que surjan como producto de fenómenos naturales o que escapen de su control y no sean producto de su culpa o negligencia, tales como: inundaciones, huracanes, terremotos, maremotos e incendios no provocados, guerras, operaciones de guerrilla, insurrecciones o cualquier otra alteración del orden público, fenómenos naturales, explosiones, accidentes graves, epidemias o restricciones sanitarias.
Sección tercera: del cierre de la cantina militar
Del cierre definitivoArtículo 42.- El cierre definitivo de la Cantina Militar lo autoriza la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, previa solicitud razonada por parte de la Unidad, indicando las causas así como, el destino que se le dará a la mercancía en existencia, enseres, bienes muebles, archivos y fondos generados a la fecha, para lo cual presentará un expediente debidamente firmado, sellado, foliado con la documentación respectiva.
Del cierre temporalArtículo 43.- El cierre temporal de la Cantina Militar por un lapso no mayor a seis (06) meses será autorizado por la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, previa solicitud debidamente fundamentada de la Junta Administradora, quien tendrá la obligación de rendir los Estados Financieros en los lapsos correspondientes.
CAPÍTULO VIDe la Notificación a la Contraloría, Cambio de Administración, Designación de Funcionario Auditor, Control Fiscal, Remisión Trimestral de Relación Contable, Remisión del Plan Anual de Trabajo al Cierre del Ejercicio Económico
De la notificación a la contraloríaArtículo 44.- Las activaciones o cierres (temporales o definitivos) de las Cantinas Militares deben ser notificadas obligatoriamente en un lapso no mayor de diez (10) días continuos a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana a través de la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa.
Del cambio de administraciónArtículo 45.- El cambio de administración de la Cantina Militar será supervisado por la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, siendo responsabilidad del Director de la Junta Administradora notificar su cambio. Los libros, rendiciones y reportes deben estar actualizados y no deben existir cuentas por cobrar o cuentas por pagar al momento de la entrega del cargo.
De la designación del funcionario auditorArtículo 46.- Las Unidades deben solicitar a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa la designación de un Funcionario Auditor, para la apertura, cierre, entrega o recepción de la administración de la Cantina Militar.
Del control fiscalArtículo 47.- La Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana supervisará y fiscalizará a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa en su plan anual de trabajo y ejecución del mismo. Así mismo fiscalizará las Cantinas militares cuando la ocasión lo amerite.
La apertura o reapertura de Cantina Militar debe ser notificada a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana y Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, debiendo remitirse copia del Acta de Apertura a fin que el órgano contralor tenga conocimiento sobre la procedencia de los recursos, la fecha de apertura y las autoridades firmantes.
De la relación contable trimestralArtículo 48.- La Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa enviará trimestralmente a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana, la relación contable y demás actuaciones de las Cantinas Militares.
Del plan anual de trabajoArtículo 49.- La Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa anualmente enviará a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana antes de los noventas (90) días del cierre del Ejercicio Económico, el Plan Anual de Trabajo del año siguiente de las Cantinas Militares.
CAPÍTULO VIIExcepción de Supervisión, Formalidades del Archivo, Archivo Permanente, Prohibición de Cesión, Prohibición de Formatos, Adiestramiento y Anexos
De la excepción de supervisiónArtículo 50.- La actividad de organización, funcionamiento, administración, supervisión y control de las Cantinas Militares de Unidades o Dependencias que se encuentran fuera de los Comandos Generales, estarán bajo la supervisión de la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa. Se exceptúan las Cantinas Militares pertenecientes a las Universidades Militares, cuya supervisión será a través de la Oficina de Gestión Administrativa de la Universidad Militar Bolivariana, sin menoscabo de las funciones de control previo, posterior o concomitante propio de la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana cuando este órgano de control fiscal lo considere pertinente.
De las formalidades del archivoArtículo 51.- La documentación sobre Rendiciones de Cuentas de las Cantinas Militares deben ser archivadas de manera organizada, útil, confiable y oportuna por el lapso de cinco (05) años por la Oficina de Gestión Administradora del Ministerio del Poder Popular para la Defensa y Comandos Generales según el caso, aun cuando de la Auditoría practicada resulte "conforme" al examen y calificación dada por el órgano de control fiscal.
Del archivo permanenteArtículo 52.- La Junta Administradora llevará un archivo permanente de toda la correspondencia relacionada con el funcionamiento de la Cantina Militar, incluyendo la identificación de sus proveedores, y separadamente un archivo de las normativas legales mediante las cuales se rigen las mismas.
La documentación de las Cantinas Militares relacionada con la rendición de cuentas debe ser recopilada en un archivo por un lapso de cinco (05) años, aun cuando, de acuerdo con el examen y calificación del órgano contralor hayan sido consideradas conformes.
De la prohibición de cesiónArtículo 53.- Las Unidades o Dependencia Militares no podrán ceder en arrendamiento o comodato el funcionamiento, organización y administración de la Cantina Militar.
De la prohibición de formatosArtículo 54.- Se prohíbe la utilización de formatos pre-impresos diferentes a los establecidos en los anexos de esta Norma.
Del adiestramientoArtículo 55.- La Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular Para la Defensa será responsable de planificar, dictar los cursos y adiestramiento del Personal encargado de la contabilidad y administración de las Cantinas Militares, así como de la inducción del Cantinero.
De los anexosArtículo 56.- Las presentes normas consta de once (11) anexos identificados de la siguiente manera:
1. FORMA CM-1: Lista de Artículos Expendidos por la Cantina Militar.
2. FORMA CM-2: Hoja de Caja Diaria.
3. FORMA CM-3: Asientos Contables.
4. FORMA CM-4: Balances de Comprobación.
5. FORMA CM-5: Estado de Ganancias y Pérdidas Consolidado.
6. FORMA CM-6; Asiento de Cierre.
7. FORMA CM-7: Balance General.
8. FORMA CM-8: Inventario de Mercancía.
9. FORMA CM-9: Conciliación Bancaria.
10. Recibo de Pago.
11. FORMA "A" Asientos Contables a Efectuar en Caso de Ocurrir Pérdidas
(Ver figuras)
DISPOSICIÓN DEROGATORIA
ÚNICA: Se deroga el Reglamento denominado "REGLAMENTO DE CANTINAS MILITARES" contenido en la Resolución N° DG 11536 de fecha 16 de mayo del año 2001, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 37.430 de fecha 25 de abril 2002.
DISPOSICIONES FINALES
PRIMERA: Lo no previsto en las presentes normas será resuelto por el Ministro del Poder Popular para la Defensa, previa opinión de la Contraloría General de Fuerza Armada Nacional Bolivariana.
SEGUNDA: Las presentes normas entrarán en vigencia el 1° de enero del 2019 una vez suscrita por el Titular del Despacho y serán publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.
Comuníquese y publíquese.
Por el Ejecutivo Nacional,
VLADIMIR PADRINO LÓPEZGeneral en JefeMinistro del Poder Popular para la Defensa
☞Visualiza la versión original publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela
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