Decreto N° 3.019 de fecha 11 de noviembre de 1998, mediante el cual se dicta la Reforma Parcial del Reglamento de Notarías Públicas, publicado en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela Nº 36.584 de fecha 18 de noviembre de 1998, reimpreso en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela Nº 36.588 de fecha 24 de noviembre de 1998.
☑ Vigente Parcialmente ☞ FICHA TÉCNICA
Decreto N° 3.019 11 de noviembre de 1998
RAFAEL CALDERAla República
En ejercicio de la atribución que le confiere el artículo 181 y el ordinal 10° del artículo 190 de la Constitución y en concordancia con el artículo 158 de la Ley de Registro Público, en Consejo de Ministros,
DECRETA
la siguiente
REFORMA PARCIAL DEL REGLAMENTO DE NOTARÍAS PÚBLICAS
Artículo 1. Se modifica el artículo 1°, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 1. La función notarial estará a cargo de un funcionario público, denominado Notario Público, quien tiene atribuida la facultad de dar fe pública en todos los actos, declaraciones y certificaciones que autorice con tal carácter. Este cargo deberá ser provisto mediante concurso de oposición.”
Artículo 2. Se incluye un nuevo artículo, numerado 2°, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 2. El Notario Público es un profesional del derecho, acreditado por la autoridad competente para ejercer la función pública notarial y los demás cometidos establecidos en este Reglamento y en las leyes, en el ámbito espacial que señale el Decreto de creación de la oficina respectiva.
El Notario Público orientará a los interesados, cuando sea requerido por éstos, a los efectos de aclarar conceptos jurídicos.”
Artículo 3. Se incluye un nuevo artículo, numerado 3, formado por la segunda parte del artículo 1°, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 3. Para ser Notario Público se requiere ser abogado y reunir las siguientes condiciones:
1. Ser venezolano y en el libre ejercicio de los derechos civiles y políticos;
2. No ser militar en servicio activo, ni ministro de ningún culto, ni dirigente, ni activista político;
3. Haber ejercido idóneamente la profesión de abogado, durante cinco (5) años;
4. Haber observado conducta pública irreprochable;
5. No tener impedimentos físicos ni psíquicos que lo imposibiliten para el ejercicio de las funciones del cargo; y
6. Haber aprobado el concurso de oposición, de conformidad con el artículo 1° de este Reglamento”.
Artículo 4. Se incluye un nuevo artículo, numerado 4, formado por el Parágrafo Único del artículo 1°, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 4. El cargo de Notario Público es incompatible con el ejercicio de cualquier otro cargo público remunerado y con el ejercicio profesional de la Abogacía. Se exceptúan de esta disposición los cargos docentes y los de miembros de comisiones codificadoras o revisoras de leyes, ordenanzas y reglamentos que, según las disposiciones que las rigen, no constituyan destinos públicos remunerados.”
Artículo 5. Se incluye un nuevo artículo, numerado 5, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 5. Toda la actividad del Notario Público estará dirigida a garantizar la seguridad jurídica de los bienes y la defensa de los principios de libertad contractual y legalidad. Su actuación deberá ser en forma personal, autónoma, imparcial, diligente y previsora.”
Artículo 6. Se modifica el artículo 2° y se reubica como artículo 31, con la siguiente redacción:
“Artículo 31. Todas las oficinas notariales deberán tener un Jefe de Servicio Revisor, quien será venezolano, abogado, con experiencia profesional no menor de tres años y haber aprobado la evaluación de conocimientos que al efecto exija la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia.
Antes de entrar en el ejercicio del cargo, deberá presentar caución o fianza de acuerdo al monto que determine el Ministerio de Justicia, la cual no podrá ser menor a Un Millón de Bolívares (Bs. 1.000.000,00).”
Artículo 7. Se modifica el artículo 3° y se reubica como numeral 5 del artículo 55, con la siguiente redacción:
“Artículo 55. Cuando uno o varios de los otorgantes no sepan o no puedan firmar, lo hará a su ruego la persona o personas que ellos designen en el documento, en presencia del Notario Público y los testigos instrumentales. Firmará una persona distinta por cada otorgante, pero si varios de los otorgantes no supieren o no pudieren firmar y tuvieren interés idéntico en el contenido del acto presentado para su otorgamiento, una misma persona podrá firmar por ellos. El Notario Público mencionará esta circunstancia en la nota de otorgamiento que agregará al documento original y en el Libro de Autenticaciones conformado por el Tomo Principal y Tomo Duplicado, con indicación del nombre, apellido, estado civil, profesión y domicilio de la persona o personas que hayan firmado a ruego de otras y el motivo de haber procedido así. También se hará constar el nombre y apellido del otorgante u otorgantes y seguidamente se estamparán las impresiones dactilares correspondientes.”
Artículo 8. Se reubica el artículo 4° como artículo 28, sin modificaciones.
Artículo 9. Se modifica el Capítulo II “De las Oficinas” y se reubica como Capítulo V, con la siguiente redacción:
“Capítulo V
Artículo 10. Se modifica el artículo 5° y se reubica como artículo 24, con la siguiente redacción:
“Artículo 24. La competencia territorial de las oficinas notariales corresponde al ámbito estadal. Si en una misma entidad hubieren dos o más oficinas notariales, se les distinguirá mediante números ordinales.”
Artículo 11. Se incluye un nuevo artículo, numerado 7°, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 7. El Notario Público sólo procederá a instancia de las personas interesadas, excepto en los casos especiales de emergencia nacional, por instrucción expresa del Ministro de Justicia. No podrá negarse a ejercer las funciones que le corresponden cuando fuere legítimamente requerido, salvo que se encuentren física o legalmente impedido o en el supuesto previsto en el literal a) del artículo 20 de este Reglamento.”
Artículo 12. Se modifica el artículo 6°, numerado 8°, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 8. El Notario Público impedirá que los abogados y particulares en general, despachen asuntos, redacten o visen documentos u otros trabajos semejantes en el recinto de la oficina notarial. Asimismo, mantendrá el orden e impondrá a los contraventores la sanción que prevé el Parágrafo Único del artículo 51 de la Ley de Registro Público.”
Artículo 13. Se elimina el Capítulo III “De los Notarios”.
Artículo 14. Se modifica el artículo 7°, numerado 9°, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 9. El Notario Público deberá prestar, antes de entrar en el ejercicio de su cargo, caución real o personal para responder de los perjuicios que pueda ocasionar al Estado o a los particulares en el desempeño de sus funciones, comprendido el reintegro de cantidades recibidas en contravención al arancel fijado por la Ley. El Ministerio de Justicia determinará el monto de la caución, pero en ningún caso podrá ser menor a Dos Millones de Bolívares (Bs. 2.000.000,00). Cuando las circunstancias así lo aconsejen, el Ministerio de Justicia podrá aumentar la cuantía de la caución prestada o exigir una nueva fianza cuando por cualquier causa o circunstancia, se menoscabe o disminuya la solvencia del fiador o la suficiencia de la fianza o caución prestada.
La caución será devuelta y la póliza de fidelidad cancelada, cuando el Notario Público haya cesado en el ejercicio del cargo y transcurrido un plazo no menor de dos (2) años.
El Ministerio de Justicia a través del órgano competente, verificará los documentos presentados y aprobará o no la caución prestada.”
Artículo 15. Se incorporan 2 nuevos artículos, numerados 10 y 11, redactados en la forma siguiente:
“Artículo 10. El Notario Público deberá prestar juramento ante el Ministro de Justicia, previamente a la toma de posesión del cargo, declarando su obediencia y fidelidad a la Ley.
El nombramiento se hará por disposición del Presidente de la República , mediante Resolución del Ministro de Justicia que se publicará en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela.”
“Artículo 11. El Notario Público registrará ante la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia, y ante el Registrador Principal de su jurisdicción, su firma, rúbrica, signo, sellos, media firma y equipos de impresión que utilizará en el ejercicio de la función.”
Artículo 16. Se modifica el artículo 8°, numerado 12, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 12. Cuando el Notario Público tuviere que separarse temporalmente de su cargo, por un término que no exceda de cinco (5) días hábiles en el lapso de un mes o haga uso de sus vacaciones legales, designará al Jefe de Servicio Revisor como Encargado de la Oficina Notarial, previa notificación al Ministerio de Justicia. Esta designación se hará constar en el Libro Diario y en el Libro de Actas Internas, de conformidad con el ordinal 10 del artículo 38 de este Reglamento. El Jefe de Servicio Revisor percibirá sus derechos y demás emolumentos que les fija su cargo, de conformidad a lo previsto en el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial.
El Ministerio de Justicia podrá conceder licencias o permisos especiales remunerados para asistir a comisiones de organismos jurídicos o comisiones asesoras dependientes o relacionadas con el Ministerio de Justicia y a comisiones legislativas. Podrá autorizar hasta por tres (3) meses, por causa justificada, la separación temporal del Notario Público Titular; en ambos casos, el que supla la actuación del Notario Público, lo hará como Notario Público Interino, designado por el Ministro de Justicia. La circunstancia en que constare tal autorización se anotará en el Libro Diario y en el Libro de Actas respectivo. El Notario Público Titular, pagará los honorarios del Notario Público Interino que lo supla, por todo el tiempo que dure su separación, estos honorarios los fijará en forma convencional el titular del cargo y la persona designada para sustituirlo interinamente.”
Artículo 17. Se modifica el artículo 9° y se incorpora al artículo 1°.
Artículo 18. Se incorpora un nuevo artículo, numerado 13, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 13. Los Notarios Públicos residirán en la jurisdicción donde se encuentra ubicada la oficina notarial que le ha sido asignada.”
Artículo 19. Se incorpora un nuevo Capítulo, numerado Capítulo II, con la siguiente redacción:
“Capítulo II
Artículo 20. Se modifica el artículo 10, numerado 14, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 14. Son atribuciones de los Notarios Públicos:
a) Autenticar documentos, contratos y demás negocios jurídicos, unilaterales, bilaterales y plurilaterales.
b) Autenticar poderes, sustituciones, renuncias y revocatorias con excepción de las sustituciones, renuncias y revocatorias, que se efectúen en los expedientes judiciales.
c) Evacuar justificaciones para perpetua memoria, con excepción de lo señalado en el artículo 937 del Código de Procedimiento Civil.
d) Levantar protestos de los títulos de créditos, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio.
e) Intervenir en la apertura de testamentos cerrados, de conformidad con lo previsto en los artículos 986 al 989 del Código Civil y 913 al 920 del Código de Procedimiento Civil.
Expedir copias certificadas exclusivamente de los documentos y demás asientos que reposen en su oficina, siempre que las copias se soliciten por escrito con indicación de la clase de acto o de sus otorgantes, circunstancias éstas que se harán constar en la correspondiente nota de certificación. También podrán expedirse copias de documentos originales por procedimientos fotostáticos u otros semejantes de reproducción. El Notario Público no podrá expedir otras copias distintas a las aquí previstas, debiendo dejar constancia en el Libro Diario de las copias autorizadas.
g) Archivar, en los casos en que fuere procedente, los instrumentos privados a que se contrae el artículo 1.369 del Código Civil.
h) Archivar los documentos relativos a los contratos de venta con reserva de dominio, a los efectos de la fecha cierta de los mismos.
Extender y autorizar actas notariales, a instancia de parte, que constituyan, modifiquen o extingan un acto o negocio jurídico. Estas actas deben incorporarse cronológicamente en el Libro de Actas notariales. Los derechos arancelarios se liquidarán de conformidad con el artículo 17 - III - numeral 15 de la Ley de Arancel Judicial.
j) Certificar la apertura de libros de asamblea de propietarios, actas de Juntas de Condominios, sociedades irregulares, civiles y Juntas Directivas.
Las demás que le atribuyan otras leyes”.
Artículo 21. Se modifica el Capítulo IV “De las Obligaciones del Notario”, numerado Capítulo III, redactado en la forma siguiente:
“Capítulo III
Artículo 22. Se modifica el artículo 11 y se reubica como artículo 6°, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 6. Las autoridades o los particulares no podrán impedir, dificultar, ni coartar de manera alguna a los Notarios Públicos en el ejercicio de sus funciones.
Las autoridades de todo orden les acordarán su asistencia y la fuerza pública estará obligada a auxiliarlos cuando ello sea necesario para el buen desempeño de su cargo.”
Artículo 23. Se modifica el artículo 12 y se reubica como artículo 27, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 27. Las oficinas notariales permanecerán abiertas todos los días laborables, durante siete horas y media y fijarán en las puertas de aquellas un cartel que contenga la indicación precisa de las horas que hubiere señalado para el trabajo ordinario de despacho, las horas de otorgamiento, las de archivo y las horas de otorgamiento fuera del recinto de la Notaría.
El Notario Público distribuirá las siete horas y media reglamentarias, entre los distintos trabajos de la oficina, pero en ningún caso podrá dedicar menos de cuatro horas diarias, en el turno de la mañana para presenciar el otorgamiento de documentos en el recinto de la Notaría.”
Artículo 24. Se modifica el artículo 13 y se reubica como artículo 17, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 17. El Notario Público estará obligado a presenciar el otorgamiento de los documentos que se le presenten sea en el propio día o dentro de los tres días hábiles siguientes, siempre que la parte interesada concurra en la oportunidad que al efecto se señale.”
Artículo 25. Se modifica el artículo 14 y se reubica como artículo 15, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 15. El Notario Público deberá acatar y dar fiel cumplimiento a las Resoluciones, Circulares e Instructivos emanados del Ministerio de Justicia.”
Artículo 26. Se modifica el artículo 15 y se reubica como artículo 18, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 18. El Notario Público deberá exhibir a quién demuestre interés, los Tomos de Autenticaciones, Diario e Índice, dentro del recinto de la oficina notarial. El Jefe de Archivo deberá ejercer los controles de vigilancia y seguridad, a fin de evitar el deterioro de los tomos señalados, siendo responsable de cualquier hecho, extravío o pérdida que pueda dañarlos total o parcialmente.
Los particulares que consulten en el archivo general los libros, podrán tomar de ellos las notas que juzguen convenientes, pero no podrán exigir otra ayuda que la simple exhibición de dichos libros.”
Artículo 27. Se incorpora un nuevo artículo, numerado 19, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 19. El Notario Público será directamente responsable de cualquier hecho que por su negligencia o imprudencia ocurra dentro de la oficina y que ponga en peligro la seguridad de los archivos bajo su cuidado y los bienes nacionales.”
Artículo 28. Se modifican los artículos 16 y 17 y se trasladan como un solo artículo, numerado 16, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 16. El Notario Público autenticará los documentos presentados en el orden establecido, dentro de los lapsos previstos en este Reglamento. Igualmente deberá atender las solicitudes de copias certificadas sin retardos; siempre que se hayan liquidado y recaudado los derechos arancelarios en la forma establecida en la Ley de Arancel Judicial.”
Artículo 29. Se modifica el artículo 18, numerado 20, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 20. Queda prohibido a los Notarios Públicos:
a) Autorizar documentos en los cuales sean parte, directa o indirectamente, ni aquellos en que aparezcan interesados, aun con el simple carácter de presentantes, representantes o apoderados, su cónyuge, ascendientes, descendientes o parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad. La existencia de cualquiera de estas circunstancias hará que el Notario se considere legalmente impedido para actuar y en consecuencia, el Notario Público encargará, para ese solo acto, al Jefe de Servicio Revisor y lo participará al Ministerio de Justicia.
b) Redactar documentos por encargo de los particulares ni mezclarse en los contratos o actos de las partes, salvo lo dispuesto en el artículo 2° de este Reglamento.
c) Recibir escritos, declaraciones o documentos, cualesquiera que sea la forma que revistan, en que el otorgante u otorgantes o declarantes, calumnien o injurien autoridades, corporaciones o particulares o protesten contra las leyes sancionadas.
d) Recibir documentos de cualquier tipo en los que no se exprese el valor de la cosa que es objeto del contrato, con excepción de los casos en que por su naturaleza no se pueda determinar aquel valor.
e) Otorgar documentos cuando le conste de modo positivo el estado de incapacidad legal, permanente o transitorio de sus otorgantes o de alguno de ellos. En este caso, el Notario Público estampará una nota al pie del documento, especificando los hechos o recaudos en virtud de los cuales le conste la incapacidad y lo devolverá a los interesados.
f) Otorgar documentos de liquidación, partición o adjudicación de herencias o legados, escrituras de donación, venta, permuta, cesión, hipoteca u otros contratos o actos relativos a bienes sobre los cuales tenga, por cualquier título, que conste en el documento, algún interés el Fisco Nacional, sin la presentación previa de la liberación en el pago de impuestos o demás requisitos exigidos por las leyes.
g) Otorgar documentos sujetos a leyes especiales, tales como la Ley de Propiedad Horizontal y la Ley de Venta de Parcelas, sin que se haya dado cumplimiento a éstas.
h) Otorgar documentos autenticados cuando exista prohibición de enajenar y gravar o aseguramiento de bienes. Las prohibiciones surtirán sus efectos desde que lleguen a conocimiento del Notario Público por oficio y deberá dejar constancia de la fecha, hora y minuto de su recibo, tanto en el documento en que se notifique la medida, como en el Libro Diario.
i) Otorgar documentos sin que conste el haberse dado cumplimiento a los requisitos o formalidades que exige la Ley Orgánica de Seguridad y Defensa Nacional.
j) Otorgar documentos que no estén redactados en idioma Castellano.
k) Ejercer las funciones de su cargo fuera de la jurisdicción estadal que le haya sido atribuida. Los contratos o actos realizados en contravención al presente literal, tendrán plena validez, pero implicarán sanciones para el Notario Público infractor.
l) Recibir documentos donde no se dé cumplimiento a la Ley de Timbre Fiscal.
m) Recibir documentos de venta de bienes muebles sometidos al régimen de publicidad, en donde no se identifique o individualice el bien del cual se trate y no se anexen los documentos en donde conste su procedencia o titularidad.
n) Recibir documentos que expresen el valor de la cosa en moneda extranjera sin que conste el equivalente en bolívares, en cumplimiento a la Ley del Banco Central.
ñ) Dar curso a documentos sin cumplir con las formalidades señaladas en este Reglamento y las que señalen otras leyes.”
Artículo 30. Se incorporan 2 nuevos artículos, numerados 21 y 22, redactados en la forma siguiente:
“Artículo 21. El Notario Público designado recibirá el cargo mediante formal inventario y levantará por cuadriplicado un acta de los bienes nacionales, libros y documentos que se encuentran en el archivo general de la oficina notarial. El acta se levantará en presencia del Notario Público entrante, el Notario Público saliente y un Inspector Nacional del Ministerio de Justicia, dejando constancia de la fecha, hora y firma de los presentes. Se deberá realizar un corte de cuenta del ingreso público existente, de los montos pendientes por pagar y demás circunstancias que se consideren necesarias en el acta de entrega.
El Notario Público saliente será responsable por las deudas y demás pagos obligatorios ordenados en el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial y en el ordinal 5° del artículo 37 de este Reglamento.
Se dejará constancia de la destrucción de los sellos del Notario Público saliente y se entregarán al Ministerio de Justicia bajo las normas de seguridad adecuada.”
“Artículo 22. Dentro de los treinta (30) días siguientes el Notario Público entrante deberá rendir un informe por triplicado del estado en que se encuentran los libros, de la secuencia numérica de los asientos y demás circunstancias que estime pertinente. Un ejemplar deberá ser remitido al Ministerio de Justicia, el segundo al Notario Público saliente y el tercero para el Notario Público entrante.
El Ministerio de Justicia establecerá las responsabilidades si hubiese lugar, de acuerdo a la legislación que regule la materia.”
Artículo 31. Se modifica el artículo 19 y se reubica como aparte final del artículo 34, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 34. No podrán trabajar en una misma oficina personas que tengan entre sí parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad.”
Artículo 32. Se incluye un nuevo artículo, numerado 23, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 23. Corresponde al Ministerio de Justicia velar por el buen orden y funcionamiento de las oficinas notariales, por el cumplimiento de este Reglamento y demás disposiciones legales.”
Artículo 33. Se incluyen 2 nuevos artículos, numerados 25 y 26, redactados en la forma siguiente:
“Artículo 25. El Ministerio de Justicia determinará la ubicación de las oficinas notariales, cuidando que entre una y otra haya por lo menos mil metros de distancia y supervisará que ofrezcan seguridad y eficiencia en la prestación de sus servicios.”
“Artículo 26. Las oficinas notariales deberán autofinanciar todos sus gastos operativos y de funcionamiento con los ingresos públicos que reciban del cobro de los derechos y demás emolumentos fijados en la Ley de Arancel Judicial. Para el cumplimiento de las actividades que le son propias, funcionarán como organismos dotados de autonomía de gestión financiera, presupuestaria y contable.
Lo recaudado se destinará, en primer término a cubrir los gastos generales de la oficina notarial y el remanente será distribuido únicamente de acuerdo a lo establecido en el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial.”
Artículo 34. Se incluye un nuevo Capítulo, numerado VI, redactado en la forma siguiente:
“Capítulo VI
Artículo 35. Se incluye un nuevo Capítulo, numerado VII, redactado en la forma siguiente:
“Capítulo VII
Artículo 36. Se incluye un nuevo artículo, numerado 33, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 33. Los empleados de la oficina notarial deberá acatar y dar estricto cumplimiento a las instrucciones emanadas del Ministerio de Justicia, del Notario Público Titular o Interino. El incumplimiento dará lugar a la aplicación de las sanciones administrativas correspondientes.”
Artículo 37. Se incluye un nuevo artículo, numerado 38, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 38. Cada oficina notarial tendrá un Jefe de Archivo, el cual cumplirá con las siguientes funciones:
1. Adoptar las medidas necesarias para la seguridad, organización y conservación del archivo general.
2. Llevar inventario de tomos y realizar la foliatura del tomo de autenticaciones y demás libros señalados en este Reglamento.
3. Llevar inventario del mobiliario y sellos de la oficina notarial.
4. Llevar los libros de Correspondencia Enviada y Recibida, con sus correspondientes notas de apertura y de cierre, debidamente foliados.
5. Llevar los cuadernos de comprobantes, Actas de Sorteo, control de copias certificadas, suministrando al funcionario responsable de la elaboración de las mismas el tomo de autenticación respectiva.
6. Estampar el sello correspondiente y archivar un ejemplar de los contratos de venta con reserva de dominio y llevar el libro de registro de éstas, mediante secuencia numérica.
7. Llevar cuaderno de comprobantes de las planillas de pagos de impuestos debidamente canceladas por los usuarios de conformidad con las leyes fiscales, así como las planillas de exoneración de pago de impuestos y la planilla de vivienda principal.
8. Llevar el Libro de Estampillas inutilizando los timbres fiscales correspondientes, bajo estrictas medidas de seguridad.
9. Llevar el expediente de cada uno de los funcionarios adscritos a la oficina notarial, debidamente foliado.
10. Llevar el Libro de Actas Internas, donde anotará las separaciones del Notario Público Titular y la designación del Jefe de Servicio Revisor o de la persona que se encargue como Notario Público Interino, y demás hechos o actos de la oficina.
11. Estampar las correspondientes notas marginales en el Tomo de Autenticaciones, dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a su recibo. Si el Duplicado del Tomo de Autenticaciones ha sido enviado al Registrador Principal de su jurisdicción, deberá enviar el oficio correspondiente para que éste estampe la nota marginal.
12. Elaborar las notas de apertura, hacer la revisión y estampar la nota de cierre de los tomos, de conformidad con lo establecido en este Reglamento.
13. Elaborar la correspondencia que debe enviar a otras dependencias públicas o privadas.
14. Elaborar la copia certificada y los oficios correspondientes en caso de reconocimiento de hijos.
15. Remitir anualmente los Duplicados, debidamente cerrados, del Tomo de Autenticaciones y de Índice de Otorgantes, llevados por la oficina notarial a la Oficina Principal de Registro correspondiente.
16. Cualquier otra atribución que le asigne el Notario Público Titular.”
Artículo 38. Se incluye un nuevo Capítulo, numerado VIII, redactado en la forma siguiente:
“Capítulo VIII
Artículo 39. Se incluyen 3 nuevos artículos, numerados 41, 42 y 43, redactados en la forma siguiente:
“Artículo 41. En el Libro Diario se anotará un extracto de todos los actos y documentos que sean otorgados en la oficina notarial, estos asientos se harán en el mismo orden en que tuvieren lugar los actos a que correspondan, bajo una serie numérica continua, que comenzará cada día con designación de la fecha.
Diariamente, el Notario Público firmará el Libro Diario a renglón seguido de la última anotación o de aquella en que constare no haberse efectuado ningún acto durante el día.
En las actuaciones que se hagan en el Libro Diario referentes a otorgamientos que se hayan practicado en días feriados, durante la noche o en horas que no sean las fijadas para el trabajo ordinario de despacho, se expresará la causa de la urgencia si ésta no se desprende de la naturaleza del documento, el lugar y la hora del otorgamiento. La anotación será cerrada en la forma en que se ordena en el párrafo que precede.”
“Artículo 42. El Libro Índice de Otorgantes se llevará por duplicado y estará dividido en cinco casillas, en las cuales se asentarán: en la primera, por orden alfabético, los apellidos y nombres de los otorgantes e interesados, figurando el nombre de cada otorgante o declarante en la letra que le corresponda; en la segunda, la clase de acto y los bienes a que se refiere; en la tercera, el número del asiento; en la cuarta, el tomo donde se asiente y en la quinta casilla la fecha de otorgamiento.la Oficina Principal de Registro de su jurisdicción, junto con los Duplicados de los Libros respectivos.”
“Artículo 43. El Libro de Actas y Sorteos se abrirá por el Notario Público Titular o Interino, de acuerdo a las formalidades establecidas en este Reglamento y se insertará copia del acta extendida por el Notario Público en forma sucesiva a la fecha de las mismas.”
Artículo 40. Se incluyen 7 nuevos artículos, numerados 45, 46, 47, 48, 49, 50 y 51, redactados en la forma siguiente:
“Artículo 45. Los documentos originales que se presenten en la oficina notarial deberán ser presentados mecanografiados y en tinta negra, debidamente foliados en forma visible en letras y números. Los documentos de difícil lectura, de los que no se puedan obtener fotocopias legibles y los que presenten enmendaduras, deberán ser rechazados.”
“Artículo 46. El documento original presentado será reproducido íntegramente antes del otorgamiento por su anverso y reverso, mediante cualquier equipo apto y adecuado para la seguridad y preservación documental para formar el Libro de Autenticaciones.
El equipo deberá estar instalado en la sede de la oficina notarial y será usado exclusivamente por personal especializado y autorizado por el Notario Público con el fin de obtener la imagen fiel y exacta para formar el Tomo de Autenticaciones.”
“Artículo 47. Cuando el Duplicado del Tomo de Autenticaciones sea sustituido a través de medios ópticos y magnéticos o por cualquier otro medio mecánico inteligible, de acuerdo a lo señalado en el artículo 40 de este Reglamento, el documento se procesará a través de captura de imagen correspondiente a la página o páginas en las cuales consten las firmas originales de los otorgantes y de los testigos que presenciaron el acto.”
“Artículo 48. El Duplicado del Tomo de Autenticaciones deberá grabarse y almacenarse a través de los métodos que respondan a la tecnología más adecuada al momento durante el cual se utilicen. Será almacenado en cajas de seguridad que cumplan con todos los sistemas adecuados a su conservación.”
“Artículo 49. Las oficinas notariales deberán:
Garantizar que la información sea veraz y completa, para evitar omisiones o adulteraciones.
Preservar la documentación de hechos intencionales de índole individual, por robo, incendio y deterioro delictivo.
Resguardar la documentación de hechos fortuitos.
Garantizar la veracidad y la calidad de todos los asientos notariales, para que estos se realicen en forma exacta, tratando de minimizar el error humano.
Observar las normas de mantenimiento de la información almacenada, a fin de garantizar su preservación en el tiempo”.
“Artículo 50. El sistema de información electrónica de las oficinas notariales, deberá garantizar la protección de la información almacenada en los medios ópticos y magnéticos y todo interesado en acceder a la información contenida en los bancos de datos, deberá tener presente:
Su limitación en la captura, el almacenamiento, la recuperación y la consulta de datos, textos e imágenes.
La pertinencia de la información solicitada por terceras personas, que deberá ser la adecuada a la finalidad y exactitud perseguida.
La finalidad perseguida, que deberá estar claramente definida.
Los datos obtenidos que tienen restricciones de uso y sólo podrán ser empleados para la finalidad solicitada al Notario Público y dispuesta por éstos de conformidad con el artículo anterior.
Los datos que deberán ser asegurados mediante las adecuadas garantías, para evitar su pérdida o su divulgación no autorizada.”
“Artículo 51. De conformidad con lo establecido en la Ley de Arancel Judicial el cobro del servicio del sistema por recuperación electrónica se determinará conforme a los precios del mercado. Su producto será destinado al sostenimiento, mejoramiento y actualización del servicio.”
Artículo 41. Se incorpora un nuevo artículo, numerado 53, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 53. El Notario Público será responsable por el uso y manejo de los sellos requeridos en las funciones inherentes al cargo.”
Artículo 42. Se incorpora un nuevo artículo, numerado 55, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 55. En las oficinas notariales se observarán las formalidades siguientes:
Los documentos que formarán el Libro de Autenticaciones se copiarán íntegramente para formar el Tomo Principal y Tomo Duplicado, bajo una sola serie numérica que comenzará con el número uno (1), cuyas páginas serán foliadas en letras y cifras en orden numérico que no exceda de doscientos (200) folios, estampándose de seguidas la correspondiente nota de cierre. No se asentará más de un documento con un mismo número.
En el acto de otorgamiento se estampará en el documento original y en el Libro de Autenticaciones, formado por el Tomo Principal y Duplicado, la nota respectiva que contendrá: República de Venezuela, el nombre del Notario Público que autoriza el acto, la identificación de la oficina notarial, la jurisdicción estadal que le corresponde, la identificación del abogado redactor, el nombre y apellido exacto de los otorgantes que declaran en el contenido del documento, con su correspondiente identificación, su nacionalidad, su estado civil y domicilio, el acto que se realiza, el nombre e identificación de los testigos instrumentales, el número y tomo bajo el cual quedó inserto y constancia de los recaudos presentados.
El otorgante u otorgantes declararán que se dio cumplimento a las formalidades de lectura, confrontación de las copias firmadas en originales que formarán el Tomo Principal y el Tomo Duplicado del Libro de Autenticaciones, que conocen el contenido y que de conformidad, firman.
El Notario Público dará fe de la identificación del otorgante u otorgantes, de los medios de identificación, de conformidad con el artículo 56 de este Reglamento, del estado civil, del domicilio, de la nacionalidad y de cualquier otra documentación que le haya sido presentada al efecto y tenga relación directa con el acto.
La nota será firmada en el mismo acto de otorgamiento por el Notario Público, el otorgante u otorgantes y los dos testigos instrumentales designados por el Notario Público. Seguidamente se estamparán los sellos respectivos, de conformidad con el artículo 52 de este Reglamento.”
Artículo 43. Se modifica el artículo 21, numerado 56, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 56. El otorgante u otorgantes acreditarán su identidad con la presentación de la respectiva cédula de identidad. Cuando por la urgencia del caso o por motivo o circunstancia justificada, a juicio del Notario Público, no sea posible la presentación de la cédula de identidad, el Notario Público dará fe de que conoce al otorgante y en caso contrario, la identidad se comprobará con pasaporte expedido por las autoridades venezolanas.
Cuando no sea posible verificar la identificación de los otorgantes de nacionalidad venezolana, por los medios indicados, el Notario Público les exigirá que acrediten su identidad con dos testigos de conocimiento que llenen los extremos requeridos por la Ley y quienes además, puedan ser identificados de la misma forma establecida para los otorgantes. Los testigos de conocimiento darán fe de la identificación personal del otorgante u otorgantes y el Notario Público dará fe de la identidad o de la identificación personal de los testigos de conocimiento, quienes deberán firmar la nota respectiva. En la identificación de extranjeros se deberán aplicar las disposiciones de la Ley Orgánica de Identificación.”
Artículo 44. Se incluyen 5 nuevos artículos, numerados 57, 58, 59, 60 y 61, redactados en la forma siguiente:
“Artículo 57. Cuando se requiera la presencia del Notario Público en días feriados o no laborables, el interesado deberá jurar la urgencia del caso. El Notario Público se constituirá habilitando el tiempo necesario en el recinto de la oficina notarial o fuera de él y dejará constancia en el Libro Diario.”
“Artículo 58. Las anulaciones procederán en los siguientes casos:
Si por cualquier circunstancia alguno de los otorgantes se negare en el acto de otorgamiento a firmar el documento o el asiento en los libros respectivos, el Notario Público declarará nulo el asiento y estampará al pie del documento y de las copias, una nota en que se exprese aquella circunstancia, la cual será firmada por el Notario Público y por las partes que se avengan a ello.
Si transcurren treinta (30) días continuos después de la fecha de presentación sin que el documento haya sido otorgado por falta de comparecencia del otorgante u otorgantes, los asientos correspondientes serán necesariamente anulados, sin que esto ocasione devolución alguna de los derechos causados, de conformidad con el artículo 30 de la Ley de Arancel Judicial.”
“Artículo 59. Las notas marginales a que se refiere el artículo 1.926 del Código Civil se estamparán en el Tomo de Autenticaciones, conformado por el Tomo Principal y Duplicado en el asiento respectivo y se firmarán por el Notario Público. Cuando el Duplicado del Tomo de Autenticaciones se encuentre en el Registro Principal, el Notario Público transcribirá a dicha oficina, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al otorgamiento, la nota marginal asentada en el Tomo Principal del Libro de Autenticaciones para que, a su vez, el Registrador Principal lo asiente bajo su firma en el Tomo Duplicado del Libro de Autenticaciones correspondiente. Igual procedimiento se aplicará cuando se estampe nota marginal en un asiento por revocatoria, sustitución, renuncia, aclaratoria, modificación o anulación al Registrador Subalterno o a otro Notario Público.”
“Artículo 60. En caso de que se agote el margen de un documento y no se pueda en consecuencia estampar en él las notas marginales, el Notario Público las estampará en hojas anexas que se agreguen al asiento. Se repetirá la foliatura de la última hoja del asiento respectivo. En el Libro Diario se hará constar la fijación de las hojas adicionales; también debe hacerse referencia, al pie del asiento respectivo, del número de folios u hojas adicionales en los cuales continúen estampándose las notas marginales correspondientes.”
“Artículo 61. El Notario Público dejará constancia en el Libro Diario de las copias o certificaciones que expidieren, con expresión de la fecha y del número de folios. Cuando la copia o certificación se expida por decreto de un Juez, se citará también la fecha de la solicitud y el número del oficio.”
Artículo 45. Se modifica el artículo 22 y se reubica como artículo 32, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 32. Son atribuciones del Jefe de Servicio Revisor:
Analizar cuidadosamente los documentos que se presenten en la oficina notarial para su autenticación y examinar si dichos documentos reúnen los requisitos legales pertinentes para ser otorgados. De igual manera verificará si los otorgantes son personas hábiles y capaces conforme a la Ley para la realización del acto. Cuando el documento examinado resulte correcto, dará su aprobación con su firma. El Notario Público decidirá, en todo caso, si procede o no el ingreso del documento.
Constatar, antes de liquidar los derechos arancelarios, que no existe prohibición de enajenar y gravar dictada por autoridad judicial competente al otorgante u otorgantes. En caso contrario, notificará al Notario Público, quién negará el ingreso del documento.
Exigir al otorgante u otorgantes los recaudos que deben acompañar al documento, de conformidad con las leyes que rigen la materia.
Distribuir el trabajo entre el personal subalterno y llevar el control del ingreso de los documentos y demás actuaciones.
Revisar cuidadosamente el trabajo elaborado por el personal y verificar que se han cumplido con todos los requisitos exigidos.
Revisar el documento antes del acto de otorgamiento y determinar si para ese momento no existe prohibición de enajenar y gravar.
Ejercer el control estricto de los documentos por otorgar.
Revisar que los documentos y demás actos sean anulados a los treinta (30) días de su presentación y mantener actualizado el archivo de los mismos.
Supervisar la encuadernación, empastado y foliatura del Libro de Autenticaciones.
Vigilar que el Libro Diario y el Libro Índice estén actualizados.
Vigilar el cumplimiento del horario y el cumplimiento de las funciones del personal.
Vigilar que se estampen las notas marginales en el plazo previsto en este Reglamento.
Las demás que le señale la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia y el Notario Público Titular.”
Artículo 46. Se modifica el artículo 23 y se reubica como artículo 39, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 39. Cada oficina notarial deberá llevar los siguientes libros: Libro Diario, Libro Índice, Libro de Inventario, Libro de Correspondencia Despachada, Libro de Correspondencia Recibida, Libro de Prohibiciones de Enajenar y Gravar, Libro de Actas Notariales y Sorteos, Libro de Control de Entrada de Documentos, Libro de Actas Internas, Libro de Autenticaciones, Libro de Estampillas, Libros de Contabilidad, como son: Libro de Diario Mayor, Libro de Conciliación Bancaria, Libro de Distribución de Actos y Liquidación de Derechos Arancelarios; y los demás libros que señale el Ministerio de Justicia en la forma y de acuerdo a los sistemas y procedimientos que el propio Ministerio disponga.
Los libros a que se refiere el encabezamiento de este artículo, debidamente encuadernados, tendrán en su carátula un título que exprese la denominación de la oficina notarial y el nombre del libro y serán abiertos, foliados y clausurados por el Notario Público respectivo, en presencia del Jefe de Archivo, con excepción de los libros de contabilidad que serán abiertos y clausurados por el Notario Público y el Escribiente Tesorero.
En la nota de apertura se especificará que el libro consta de doscientos (200) folios útiles y las demás especificaciones que señale este Reglamento.”
Artículo 47. Se elimina el artículo 24.
Artículo 48. Se modifica el artículo 25, numerado 40, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 40. Cada Libro de Autenticaciones constará de dos (2) ejemplares que se denominarán “Tomo Principal” y “Tomo Duplicado”. Dichos libros se formarán con papel de buena calidad, serán empastados y llevarán timbrados en la carátula el nombre de la oficina notarial, el año y el número del tomo en forma correlativa. El Ministerio de Justicia autorizará al Notario Público para sustituir los tomos duplicados a través de medios ópticos y magnéticos o por cualquier otro medio mecánico inteligible y que responda a la tecnología más adecuada al momento durante el cual se utilicen, los cuales serán previamente aprobados por el Ministerio de Justicia y tendrán la misma fuerza y eficacia probatoria que los originales. El Libro deberá ser abierto por el Notario Público Titular o Interino, donde se dejará constancia del número de folios que contendrá el mismo; la nota de cierre deberá ser firmada conjuntamente por el Notario Público Titular o Interino y el Jefe de Archivo, en donde se especificará el número de documentos otorgados y anulados y mención expresa del último documento inserto.
El Libro de Autenticaciones a que se refiere este artículo, será empastado en talleres que a tal efecto funcionarán en las propias oficinas, quedando a cargo del Notario Público tomar todas las precauciones de seguridad para la realización de esta labor.”
Artículo 49. Se elimina el artículo 26.
Artículo 50. Se modifica el artículo 27, numerado 44, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 44. Los demás libros serán llevados conforme a las normas establecidas en las leyes respectivas, en cuanto le sean aplicables y no se opongan a lo dispuesto en este Reglamento.”
Artículo 51. Se modifica el artículo 28 y se reubica como numeral 15 del artículo 38, con la siguiente redacción:
“Artículo 38. 15. Remitir los Duplicados, debidamente cerrados, del Tomo de Autenticación y de Índice de Otorgantes, llevados por la oficina notarial a la Oficina Principal de Registro correspondiente.”
Artículo 52. Se modifica el artículo 29 y se reubica como artículo 52, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 52. Cada oficina notarial tendrá un sello de cuatro centímetros (4cm.) de diámetro, con el Escudo de Armas de la República de Venezuela en el centro y con las siguientes inscripciones; en la parte superior y forma circular: “Estado...” o “Distrito Federal...” o “ Territorio...”, debajo de esta inscripción Notaria Pública, debajo del Escudo nomenclatura de la Notaría. Dicho sello se estampará en los oficios o comunicaciones que dirija el Notario Público y en el encabezamiento y al pie de los documentos otorgados, de las copias o certificaciones que se expidan, y en general, de todos los escritos emanados de la oficina notarial. Los documentos que contengan dos o más folios serán sellados en la unión marginal de sus folios de manera que el sello abarque, en cada caso, los márgenes de uno y otro folio.
Además, llevará un sello horizontal en donde aparezca el nombre del Notario Público Titular o Notario Interino, el nombre de la oficina correspondiente y el carácter con el cual actúan.”
Artículo 53. Se modifica el artículo 30 y se reubica como artículo 62, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 62. La liquidación y recaudación de los derechos y emolumentos que causen todas las actuaciones notariales, se regirán por las disposiciones de la Ley de Arancel Judicial, la cual establece las tasas y emolumentos que les corresponden para su administración y funcionamiento y fija las normas para la recaudación y distribución de los mismos, hasta tanto una ley especial provea lo conducente; otra forma de liquidación y recepción será ilícita y acarreará responsabilidad a las personas que en ello participen. La enumeración de los actos causales de arancel es taxativa, con las excepciones y exoneraciones que establezcan las leyes.”
Artículo 54. Se incluyen dos nuevos artículos, numerados 63 y 64, redactados en la forma siguiente:
“Artículo 63. El Notario Público y demás empleados no podrán percibir directa o indirectamente cantidad alguna de dinero, dádivas o retribuciones por su intervención en actos inherentes a sus funciones, salvo las tasas o emolumentos que otras leyes establezcan por actuaciones distintas. Toda infracción a las disposiciones de la Ley de Arancel Judicial, acarrearán las sanciones disciplinarias, penales y civiles a que hubiere lugar.”
“Artículo 64. El Notario Público no realizará ninguna actuación si antes no se han liquidado y pagado los aranceles y otros emolumentos, excepto cuando la liquidación haya de hacerse por el tiempo invertido para efectuarla, de conformidad con el artículo 11 de la Ley de Arancel Judicial.”
Artículo 55. Se modifica el artículo 31 y se reubica como artículo 36, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 36. En cada oficina notarial habrá un Escribiente Tesorero encargado del área administrativa, designado por el Notario Público Titular, quien deberá reunir las siguientes condiciones: ser venezolano, mayor de edad, de reconocida honorabilidad y tener tres años de experiencia en materia contable. Deberá prestar caución o fianza para realizar las funciones inherentes a su cargo; el Ministerio de Justicia determinará el monto de la caución, la que, en ningún caso, podrá ser menor de Un Millón de Bolívares (Bs. 1.000.000,00). Tal designación será comunicada al Ministerio de Justicia.”
Artículo 56. Se modifica el artículo 32, numerado 65, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 65. El que se considere perjudicado por cobro excesivo o indebido de derechos o emolumentos, podrá reclamar, dentro del término de diez (10) días hábiles, por escrito ante el Ministerio de Justicia. El Ministerio resolverá el reclamo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recibido el mismo. La decisión será transmitida en oficio al reclamante y, si hubiere lugar, se impondrá la sanción administrativa correspondiente al Notario Público infractor.”
Artículo 57. Se elimina el Capítulo IX “Disposiciones Especiales”.
Artículo 58. Se modifica el artículo 33 y se reubica como artículo 29, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 29. Durante las horas fijadas para el trabajo ordinario, que no sean las señaladas para el otorgamiento en la oficina, podrá trasladarse el Notario Público al lugar donde lo solicite el otorgante.
Para estos traslados el Notario Público, cuando la urgencia del caso o el número de traslados y la distancia entre los mismos lo haga necesario, podrá delegar el otorgamiento de los documentos en funcionarios de la oficina notarial, seleccionados y entrenados para tales actos, quienes serán las personas facultadas para cumplir esta actividad y tendrán responsabilidad en la parte del proceso en que ellos actúan. Estos funcionarios comprobarán el cumplimiento de las formalidades legales, verificarán la identificación y firma de cada uno de los otorgantes.
En la nota de otorgamiento se dejará constancia que dicho acto se efectuó fuera del recinto de la oficina notarial, se indicará la hora del otorgamiento, la dirección donde se efectuó el mismo, el nombre, cédula de identidad y firma del funcionario autorizado, si este fuere el caso.”
Artículo 59. Se modifica el artículo 34 y se reubica como artículo 34, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 34. En cada Oficina Notarial habrá los empleados idóneos y requeridos para el desempeño de las actividades notariales, los cuales se clasificará por escalafón, de acuerdo a su antigüedad y eficiencia. La nómina de empleados se clasificará de la siguiente manera:
Jefe de Servicio Revisor.
Esta clasificación será la única forma de ascenso, previo el cumplimiento de los requisitos necesarios establecidos por la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia. La nómina de empleados se determinará en base al ingreso y al volumen de trabajo de la oficina notarial.
No podrán trabajar en una misma oficina personas que tengan entre sí parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad.”
Artículo 60. Se modifica el Capítulo X “De las causales de Remoción” y se reubica como Capítulo XII, redactado en la forma siguiente:
“Capítulo XII
Artículo 61. Se incorpora un nuevo artículo, numerado 66, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 66. El Notario cesa en el ejercicio del cargo:
Por muerte.
Por sentencia firme que declare la interdicción o inhabilitación temporal o absoluta que lo imposibilite para ejercer el cargo.
Por renuncia, cuando expresamente lo manifieste ante el órgano competente del Ministerio de Justicia y le sea aceptada.
Por abandono del cargo por motivos injustificados.
Por jubilación.”
Artículo 62. Se modifica el artículo 35 y se reubica como artículo 67, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 67. Son causales de destitución del Notario Público:
No llevar con regularidad los Libros Índices y demás libros que prevé este Reglamento.
El incumplimiento de los Artículos 15, 16, 17, 18, 19, 20 y 63 de este Reglamento.
Condena penal que implique privación de la libertad.”
Artículo 63. Se modifican los artículos 36 y 37 y se convierten en un solo artículo numerado 68, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 68. Son causales de destitución del personal de las oficinas notariales:
Jefe de Servicio Revisor: el incumplimiento de los artículos 32, 33 y 63 de este Reglamento.
Escribiente Tesorero: el incumplimiento de los artículos 33 y 37 de este Reglamento.
Jefe de Archivo: el incumplimiento de los artículos 18, 33, 38, 59 y 63 de este Reglamento.
Del Personal: el incumplimiento de los artículos 29, 33, 35 y 63 de este Reglamento.”
Artículo 64. Se modifica el artículo 38 y se reubica como artículo 30, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 30. Las oficinas notariales estarán sujetas a control y fiscalización por el Ministerio de Justicia, en lo que respecta a su relación jerárquica y funcional, a estos efectos el Notario Público deberá presentar a los Inspectores Nacionales del Ministerio de Justicia los libros y demás documentos que tenga la oficina, a fin de que estos funcionarios practiquen la inspección ordinaria o extraordinaria. Las inspecciones ordinarias a las oficinas notariales se practicarán cada semestre por los funcionarios que designe el Director General Sectorial de Registros y Notarías, a cuyo efecto se levantará un acta, en la cual se hará constar el lapso que comprende la inspección, los instrumentos revisados, los datos comprobados y las observaciones formuladas. El acta suscrita por el Inspector y el Notario Público se entregará al Director General Sectorial de Registros y Notarías.
El Notario Público podrá exponer los alegatos y explicaciones que estime convenientes, así como acompañar los recaudos pertinentes.
El Ministerio de Justicia podrá ordenar las inspecciones extraordinarias que considere convenientes.”
Artículo 65. Se modifica el artículo 39 y se reubica como artículo 69, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 69. Compete al Ministerio de Justicia resolver las dudas que puedan surgir acerca del espíritu, propósito y razón, en la aplicación de este Reglamento en las actuaciones de los Notarios Públicos.
Las consultas que se formulen, sean por el Notario Público o por los particulares, deberán ser resueltas dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de recepción del expediente respectivo.”
Artículo 66. Se modifica el artículo 40 y se reubica como artículo 37, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 37. Son atribuciones y deberes del Escribiente Tesorero:
Liquidar los derechos y emolumentos causados por el documento o acto, conforme al arancel judicial. El Notario Público de acuerdo al trabajo a realizar podrá designar un escribiente como auxiliar de taquilla, quien deberá prestar caución o fianza de acuerdo al monto que determine el Ministerio de Justicia. Este funcionario se encargará de la liquidación y recaudación de los aranceles y demás emolumentos, así como del registro de control de ingresos y egresos.
Llevar al día la contabilidad y elaborar el balance general los días quince y último de cada mes. Elaborar la nómina y hacer los descuentos por beneficios sociales que establezcan las leyes.
Hacer puntualmente los pagos que se generen en el manejo de la oficina notarial, cuidando que no haya atraso. El incumplimiento de esta disposición acarreará las sanciones administrativas correspondientes.
Abrir las cuentas bancarias que se consideren necesarias a nombre de la respectiva oficina notarial, en donde deberá depositar los ingresos y verificar diariamente que el ingreso percibido coincida con el ingreso depositado. Dichas cuentas sólo podrán ser movilizadas con las firmas conjuntas del Notario Público Titular y del Jefe de Servicio Revisor, o del Escribiente Tesorero. Los firmantes serán solidariamente responsables por los gastos que autoricen.
Ingresar a la Oficina del Banco Central de Venezuela o a la oficina receptora de fondos nacionales, el treinta por ciento (30%) correspondiente al Fisco Nacional, que debe retener por concepto de traslados y distribuir el setenta por ciento (70%) restante, de conformidad con el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial.
Hacer la distribución de los montos por concepto de Arancel Judicial y demás emolumentos, de acuerdo a los porcentajes establecidos en el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial.
Enviar los primeros cinco (5) días de cada mes, los recaudos y estadísticas contables que exija el Ministerio de Justicia.
Los demás que señale la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia y el Notario Público Titular.”
Artículo 67. Se modifica el artículo 41 y se reubica como artículo 35, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 35. Los empleados de las oficinas notariales que durante las horas normales de labor actúen en la inserción u otorgamiento anticipado de documentos, están obligados a compensar todo el tiempo invertido en ello, cumpliendo al efecto, horas extraordinarias, sin derecho a remuneración adicional alguna por esa compensación.”
Artículo 68. Se incluye un nuevo artículo, numerado 70, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 70. El Notario Público y demás funcionarios son responsables según la legislación civil, penal, administrativa y de salvaguarda del patrimonio público, por los delitos y faltas que cometan en el ejercicio de sus funciones.”
Artículo 69. Se incluyen 3 nuevos artículos, numerados 71, 72 y 73, redactados en la forma siguiente:
“Artículo 71. El Ministerio de Justicia podrá crear oficinas notariales en aquellos Estados donde, por razón de la actividad económica y por aumento de la población, sean necesarias.
Las funciones notariales que ejercen los Registradores Subalternos serán transferidas a las oficinas notariales creadas al efecto.”
“Artículo 72. El Fondo de Previsión Social de los Registradores Mercantiles y Notarios Públicos, previsto en la Ley de Arancel Judicial, procurará el bienestar y la protección social y económica de los Notarios Públicos. El patrimonio del Fondo se constituirá con el aporte que se realiza mensualmente, de conformidad con lo establecido en el artículo 43 de la citada Ley, con los aportes especiales que acuerden sus asociados y con las donaciones, legados y cualquier otro aporte que reciba.
A los efectos de la jubilación del Notario Público, se tendrá como base el sueldo que devenguen los Jueces de Primera Instancia. A quién se le acuerde la jubilación deberá concedérsele un plazo de treinta (30) días hábiles para que efectúe la formal entrega de la oficina notarial. Dicho plazo se contará a partir de la publicación en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela de la Resolución correspondiente.”
“Artículo 73. Las Notarías Pública que se crearen y las vacantes por muerte, renuncia, destitución, inhabilitación e interdicción del Notario Público Titular, serán provistas de conformidad con el artículo 1° de este Reglamento.”
Artículo 70. Se modifica el artículo 42, numerado 75, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 75. Este Reglamento entrará en vigencia a partir de la fecha de su publicación en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela.”
Artículo 71. Se elimina el artículo 43.
Artículo 72. Se modifica el artículo 44 y se reubica como artículo 74, con la misma redacción:
“Artículo 74. El Ministro de Justicia queda encargado de la ejecución del presente Decreto.”
Artículo 73. De conformidad con el artículo 5° de la Ley de Publicaciones Oficiales, imprímase en un solo texto el texto íntegro del Decreto N° 1.393 de fecha 06 de enero de 1976, publicado en Gaceta Oficial N° 30.956 de fecha 05 de abril de 1976, mediante el cual se dicta el Reglamento de Notarías Públicas con las reformas aquí introducidas y en el correspondiente texto único corríjase la numeración y sustitúyanse las fechas, firmas y demás datos a que hubiere lugar.
Dado en Caracas, a los once días del mes de noviembre de mil novecientos noventa y ocho. Año 188º de la Independencia y 139º de la Federación.
(L.S.)
Refrendado
El Ministro de Relaciones Interiores, ASDRUBAL AGUIAR ARANGURENLa Ministra de Hacienda, MARITZA IZAGUIRREla Defensa , TITO MANLIO RINCÓN BRAVOLa Ministra del Trabajo, MARÍA DEL ROSARIO BERNARDONI DE GOVEALa Encargada del Ministerio de Energía y Minas, DOLORES DOBARRO DE TORRESLa Encargada del Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales Renovables, MARÍA ESPERANZA RINCONES CELISla Familia , CARLOS ALTIMARI GASPERIla Secretaría de la Presidencia , JOSÉ GUILLERMO ANDUEZA
RAFAEL CALDERAla República
En ejercicio de la atribución que le confiere el artículo 181 y el ordinal 10° del artículo 190 de la Constitución y en concordancia con el artículo 158 de la Ley de Registro Público, en Consejo de Ministros,
DECRETA
el siguiente
REGLAMENTO DE NOTARÍAS PÚBLICAS
Capítulo I
Disposiciones Generales
Artículo 1. La función notarial estará a cargo de un funcionario público, denominado Notario Público, quien tiene atribuida la facultad de dar fe pública en todos los actos, declaraciones y certificaciones que autorice con tal carácter. Este cargo deberá ser provisto mediante concurso de oposición.
Artículo 2. El Notario Público es un profesional del derecho, acreditado por la autoridad competente para ejercer la función pública notarial y los demás cometidos establecidos en este Reglamento y en las leyes, en el ámbito espacial que señale el Decreto de creación de la oficina respectiva.
El Notario Público orientará a los interesados, cuando sea requerido por éstos, a los efectos de aclarar conceptos jurídicos.
Artículo 3[Derogado](*). Para ser Notario Público se requiere ser abogado y reunir las siguientes condiciones:
1. Ser venezolano y en el libre ejercicio de los derechos civiles y políticos;
2. No ser militar en servicio activo, ni ministro de ningún culto, ni dirigente, ni activista político;
3. Haber ejercido idóneamente la profesión de abogado, durante cinco (5) años;
4. Haber observado conducta pública irreprochable;
5. No tener impedimentos físicos ni psíquicos que lo imposibiliten para el ejercicio de las funciones del cargo; y
6. Haber aprobado el concurso de oposición, de conformidad con el artículo 1° de este Reglamento.
(*) Ver Ley de Registro Público y del Notariado, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 5.833 Extraordinario de fecha 22 de diciembre de 2006.
Artículo 4. El cargo de Notario Público es incompatible con el ejercicio de cualquier otro cargo público remunerado y con el ejercicio profesional de la Abogacía. Se exceptúan de esta disposición los cargos docentes y los de miembros de comisiones codificadoras o revisoras de leyes, ordenanzas y reglamentos que, según las disposiciones que las rigen, no constituyan destinos públicos remunerados.
Artículo 5. Toda la actividad del Notario Público estará dirigida a garantizar la seguridad jurídica de los bienes y la defensa de los principios de libertad contractual y legalidad. Su actuación deberá ser en forma personal, autónoma, imparcial, diligente y previsora.
Artículo 6. Las autoridades o los particulares no podrán impedir, dificultar, ni coartar de manera alguna a los Notarios Públicos en el ejercicio de sus funciones.
Las autoridades de todo orden les acordarán su asistencia y la fuerza pública estará obligada a auxiliarlos cuando ello sea necesario para el buen desempeño de su cargo.
Artículo 7. El Notario Público sólo procederá a instancia de las personas interesadas, excepto en los casos especiales de emergencia nacional, por instrucción expresa del Ministro de Justicia. No podrá negarse a ejercer las funciones que le corresponden cuando fuere legítimamente requerido, salvo que se encuentren física o legalmente impedido o en el supuesto previsto en el literal a) del artículo 20 de este Reglamento.
Artículo 8. El Notario Público impedirá que los abogados y particulares en general, despachen asuntos, redacten o visen documentos u otros trabajos semejantes en el recinto de la oficina notarial. Asimismo, mantendrá el orden e impondrá a los contraventores la sanción que prevé el Parágrafo Único del artículo 51 de la Ley de Registro Público.
Artículo 9. El Notario Público deberá prestar, antes de entrar en el ejercicio de su cargo, caución real o personal para responder de los perjuicios que pueda ocasionar al Estado o a los particulares en el desempeño de sus funciones, comprendido el reintegro de cantidades recibidas en contravención al arancel fijado por la Ley. El Ministerio de Justicia determinará el monto de la caución, pero en ningún caso podrá ser menor a Dos Millones de Bolívares (Bs. 2.000.000,00). Cuando las circunstancias así lo aconsejen, el Ministerio de Justicia podrá aumentar la cuantía de la caución prestada o exigir una nueva fianza cuando por cualquier causa o circunstancia, se menoscabe o disminuya la solvencia del fiador o la suficiencia de la fianza o caución prestada.
La caución será devuelta y la póliza de fidelidad cancelada, cuando el Notario Público haya cesado en el ejercicio del cargo y transcurrido un plazo no menor de dos (2) años.
El Ministerio de Justicia a través del órgano competente, verificará los documentos presentados y aprobará o no la caución prestada.
Artículo 10. El Notario Público deberá prestar juramento ante el Ministro de Justicia, previamente a la toma de posesión del cargo, declarando su obediencia y fidelidad a la Ley.
El nombramiento se hará por disposición del Presidente de la República , mediante Resolución del Ministro de Justicia que se publicará en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela.
Artículo 11. El Notario Público registrará ante la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia, y ante el Registrador Principal de su jurisdicción, su firma, rúbrica, signo, sellos, media firma y equipos de impresión que utilizará en el ejercicio de la función.
Artículo 12. Cuando el Notario Público tuviere que separarse temporalmente de su cargo, por un término que no exceda de cinco (5) días hábiles en el lapso de un mes o haga uso de sus vacaciones legales, designará al Jefe de Servicio Revisor como Encargado de la Oficina Notarial, previa notificación al Ministerio de Justicia. Esta designación se hará constar en el Libro Diario y en el Libro de Actas Internas, de conformidad con el ordinal 10 del artículo 38 de este Reglamento. El Jefe de Servicio Revisor percibirá sus derechos y demás emolumentos que les fija su cargo, de conformidad a lo previsto en el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial.
El Ministerio de Justicia podrá conceder licencias o permisos especiales remunerados para asistir a comisiones de organismos jurídicos o comisiones asesoras dependientes o relacionadas con el Ministerio de Justicia y a comisiones legislativas. Podrá autorizar hasta por tres (3) meses, por causa justificada, la separación temporal del Notario Público Titular; en ambos casos, el que supla la actuación del Notario Público, lo hará como Notario Público Interino designado por el Ministro de Justicia. La circunstancia en que constare tal autorización se anotará en el Libro Diario y en el Libro de Actas respectivo. El Notario Público Titular, pagará los honorarios del Notario Público Interino que lo supla, por todo el tiempo que dure su separación, estos honorarios los fijará en forma convencional el titular del cargo y la persona designada para sustituirlo interinamente.
Artículo 13. Los Notarios Públicos residirán en la jurisdicción donde se encuentra ubicada la oficina notarial que le ha sido asignada.
Capítulo II
De las Atribuciones del Notario Público
Artículo 14. Son atribuciones de los Notarios Públicos:
a) Autenticar documentos, contratos y demás negocios jurídicos, unilaterales, bilaterales y plurilaterales.
b) Autenticar poderes, sustituciones, renuncias y revocatorias con excepción de las sustituciones, renuncias y revocatorias, que se efectúen en los expedientes judiciales.
c) Evacuar justificaciones para perpetua memoria, con excepción de lo señalado en el artículo 937 del Código de Procedimiento Civil.
d) Levantar protestos de los títulos de créditos, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio.
e) Intervenir en la apertura de testamentos cerrados, de conformidad con lo previsto en los artículos 986 al 989 del Código Civil y 913 al 920 del Código de Procedimiento Civil.
f) Expedir copias certificadas exclusivamente de los documentos y demás asientos que reposen en su oficina, siempre que las copias se soliciten por escrito con indicación de la clase de acto o de sus otorgantes, circunstancias éstas que se harán constar en la correspondiente nota de certificación. También podrán expedirse copias de documentos originales por procedimientos fotostáticos u otros semejantes de reproducción. El Notario Público no podrá expedir otras copias distintas a las aquí previstas, debiendo dejar constancia en el Libro Diario de las copias autorizadas.
g) Archivar, en los casos en que fuere procedente, los instrumentos privados a que se contrae el artículo 1.369 del Código Civil.
h) Archivar los documentos relativos a los contratos de venta con reserva de dominio, a los efectos de la fecha cierta de los mismos.
i) Extender y autorizar actas notariales, a instancia de parte, que constituyan, modifiquen o extingan un acto o negocio jurídico. Estas actas deben incorporarse cronológicamente en el Libro de Actas notariales. Los derechos arancelarios se liquidarán de conformidad con el artículo 17 - III - numeral 15 de la Ley de Arancel Judicial.
j) Certificar la apertura de libros de asamblea de propietarios, actas de Juntas de Condominios, sociedades irregulares, civiles y Juntas Directivas.
k) Las demás que le atribuyan otras leyes.
Capítulo III
De las Obligaciones del Notario Público
Artículo 15. El Notario Público deberá acatar y dar fiel cumplimiento a las Resoluciones, Circulares e Instructivos emanados del Ministerio de Justicia.
Artículo 16. El Notario Público autenticará los documentos presentados en el orden establecido, dentro de los lapsos previstos en este Reglamento. Igualmente deberá atender las solicitudes de copias certificadas sin retardos; siempre que se hayan liquidado y recaudado los derechos arancelarios en la forma establecida en la Ley de Arancel Judicial.
Artículo 17. El Notario Público estará obligado a presenciar el otorgamiento de los documentos que se le presenten sea en el propio día o dentro de los tres días hábiles siguientes, siempre que la parte interesada concurra en la oportunidad que al efecto se señale.
Artículo 18. El Notario Público deberá exhibir a quién demuestre interés, los Tomos de Autenticaciones, Diario e Índices, dentro del recinto de la oficina notarial. El Jefe de Archivo deberá ejercer los controles de vigilancia y seguridad, a fin de evitar el deterioro de los tomos señalados, siendo responsable de cualquier hecho, extravío o pérdida que pueda dañarlos total o parcialmente.
Los particulares que consulten en el archivo general los libros, podrán tomar de ellos las notas que juzguen convenientes, pero no podrán exigir otra ayuda que la simple exhibición de dichos libros.
Artículo 19. El Notario Público será directamente responsable de cualquier hecho que por su negligencia o imprudencia ocurra dentro de la oficina y que ponga en peligro la seguridad de los archivos bajo su cuidado y los bienes nacionales.
Capítulo IV
De las Prohibiciones
Artículo 20. Queda prohibido a los Notarios Públicos:
a) Autorizar documentos en los cuales sean parte, directa o indirectamente, ni aquellos en que aparezcan interesados, aun con el simple carácter de presentantes, representantes o apoderados, su cónyuge, ascendientes, descendientes o parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad. La existencia de cualquiera de estas circunstancia hará que el Notario se considere legalmente impedido para actuar y en consecuencia, el Notario Público encargará, para ese solo acto, al Jefe de Servicio Revisor y lo participará al Ministerio de Justicia.
b) Redactar documentos por encargo de los particulares ni mezclarse en los contratos o actos de las partes, salvo lo dispuesto en el artículo 2° de este Reglamento.
c) Recibir escritos, declaraciones o documentos, cualesquiera que sea la forma que revistan, en que el otorgante u otorgantes o declarantes, calumnien o injurien autoridades, corporaciones o particulares o protesten contra las leyes sancionadas.
d) Recibir documentos de cualquier tipo en los que no se exprese el valor de la cosa que es objeto del contrato, con excepción de los casos en que por su naturaleza no se pueda determinar aquel valor.
e) Otorgar documentos cuando le conste de modo positivo el estado de incapacidad legal, permanente o transitorio de sus otorgantes o de alguno de ellos. En este caso, el Notario Público estampará una nota al pie del documento, especificando los hechos o recaudos en virtud de los cuales le conste la incapacidad y lo devolverá a los interesados.
f) Otorgar documentos de liquidación, partición o adjudicación de herencias o legados, escrituras de donación, venta, permuta, cesión, hipoteca u otros contratos o actos relativos a bienes sobre los cuales tenga, por cualquier título, que conste en el documento, algún interés el Fisco Nacional, sin la presentación previa de la liberación en el pago de impuestos o demás requisitos exigidos por las leyes.
g) Otorgar documentos sujetos a leyes especiales, tales como la Ley de Propiedad Horizontal y la Ley de Venta de Parcelas, sin que se haya dado cumplimiento a éstas.
h) Otorgar documentos autenticados cuando exista prohibición de enajenar y gravar o aseguramiento de bienes. Las prohibiciones surtirán sus efectos desde que lleguen a conocimiento del Notario Público por oficio y deberá dejar constancia de la fecha, hora y minuto de su recibo, tanto en el documento en que se notifique la medida, como en el Libro Diario.
i) Otorgar documentos sin que conste el haberse dado cumplimiento a los requisitos o formalidades que exige la Ley Orgánica de Seguridad y Defensa Nacional.
j) Otorgar documentos que no estén redactados en idioma Castellano.
k) Ejercer las funciones de su cargo fuera de la jurisdicción estadal que le haya sido atribuida. Los contratos o actos realizados en contravención al presente literal, tendrán plena validez, pero implicarán sanciones para el Notario Público infractor.
l) Recibir documentos donde no se dé cumplimiento a la Ley de Timbre Fiscal.
m) Recibir documentos de venta de bienes muebles sometidos al régimen de publicidad, en donde no se identifique o individualice el bien del cual se trate y no se anexen los documentos en donde conste su procedencia o titularidad.
n) Recibir documentos que expresen el valor de la cosa en moneda extranjera sin que conste el equivalente en bolívares, en cumplimiento a la Ley del Banco Central.
ñ) Dar curso a documentos sin cumplir con las formalidades señaladas en este Reglamento y las que señalen otras leyes.
Artículo 21. El Notario Público designado recibirá el cargo mediante formal inventario y levantará por cuadriplicado un acta de los bienes nacionales, libros y documentos que se encuentran en el archivo general de la oficina notarial. El acta se levantará en presencia del Notario Público entrante, el Notario Público saliente y un Inspector Nacional del Ministerio de Justicia, dejando constancia de la fecha, hora y firma de los presentes. Se deberá realizar un corte de cuenta del ingreso público existente, de los montos pendientes por pagar y demás circunstancias que se consideren necesarias en el acta de entrega.
El Notario Público saliente será responsable por las deudas y demás pagos obligatorios ordenados en el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial y en el ordinal 5° del artículo 37 de este Reglamento.
Se dejará constancia de la destrucción de los sellos del Notario Público saliente y se entregarán al Ministerio de Justicia bajo las normas de seguridad adecuada.
Artículo 22. Dentro de los treinta (30) días siguientes el Notario Público entrante deberá rendir un informe por triplicado del estado en que se encuentran los libros, de la secuencia numérica de los asientos y demás circunstancias que estime pertinente. Un ejemplar deberá ser remitido al Ministerio de Justicia, el segundo al Notario Público saliente y el tercero para el Notario Público entrante.
El Ministerio de Justicia establecerá las responsabilidades si hubiese lugar, de acuerdo a la legislación que regule la materia.
Capítulo V
De las Oficinas Notariales
Artículo 23. Corresponde al Ministerio de Justicia velar por el buen orden y funcionamiento de las oficinas notariales, por el cumplimiento de este Reglamento y demás disposiciones legales.
Artículo 24. La competencia territorial de las oficinas notariales corresponden al ámbito estadal. Si en una misma entidad hubieren dos o más oficinas notariales, se les distinguirá mediante números ordinales.
Artículo 25. El Ministerio de Justicia determinará la ubicación de las oficinas notariales, cuidando que entre una y otra haya por lo menos mil metros de distancia y supervisará que ofrezcan seguridad y eficiencia en la prestación de sus servicios.
Artículo 26. Las oficinas notariales deberán autofinanciar todos sus gastos operativos y de funcionamiento con los ingresos públicos que reciban del cobro de los derechos y demás emolumentos fijados en la Ley de Arancel Judicial. Para el cumplimiento de las actividades que le son propias, funcionarán como organismos dotados de autonomía de gestión financiera, presupuestaria y contable.
Lo recaudado se destinará, en primer término a cubrir los gastos generales de la oficina notarial y el remanente será distribuido únicamente de acuerdo a lo establecido en el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial.
Artículo 27. Las oficinas notariales permanecerán abiertas todos los días laborables, durante siete horas y media y fijarán en las puertas de aquellas un cartel que contenga la indicación precisa de las horas que hubiere señalado para el trabajo ordinario de despacho, las horas de otorgamiento, las de archivo y las horas de otorgamiento fuera del recinto de la Notaría.
El Notario Público distribuirá las siete horas y media reglamentarias, entre los distintos trabajos de la oficina, pero en ningún caso podrá dedicar menos de cuatro horas diarias, en el turno de la mañana para presenciar el otorgamiento de documentos en el recinto de la Notaría.
Artículo 28. El archivo de las Notarías permanecerá abierto a disposición del público todos los días hábiles durante seis horas, por lo menos.
Artículo 29. Durante las horas fijadas para el trabajo ordinario, que no sean las señaladas para el otorgamiento en la oficina, podrá trasladarse el Notario Público al lugar donde lo solicite el otorgante.
Para estos traslados el Notario Público, cuando la urgencia del caso o el número de traslados y la distancia entre los mismos lo haga necesario, podrá delegar el otorgamiento de los documentos en funcionarios de la oficinas notarial, seleccionados y entrenados para tales actos, quienes serán las personas facultadas para cumplir esta actividad y tendrán responsabilidad en la parte del proceso en que ellos actúan. Estos funcionarios comprobarán el cumplimiento de las formalidades legales, verificarán la identificación y firma de cada uno de los otorgantes.
En la nota de otorgamiento se dejará constancia que dicho acto se efectuó fuera del recinto de la oficinas notarial, se indicará la hora del otorgamiento, la dirección donde se efectuó el mismo, el nombre, cédula de identidad y firma del funcionario autorizado, si este fuere el caso.
Artículo 30. Las oficinas notariales estarán sujetas a control y fiscalización por el Ministerio de Justicia, en lo que respecta a su relación jerárquica y funcional, a estos efectos el Notario Público deberá presentar a los Inspectores Nacionales del Ministerio de Justicia los libros y demás documentos que tenga la oficina, a fin de que estos funcionarios practiquen la inspección ordinaria o extraordinaria. Las inspecciones ordinarias a las oficinas notariales se practicarán cada semestre por los funcionarios que designe el Director General Sectorial de Registros y Notarías, a cuyo efecto se levantará un acta, en la cual se hará constar el lapso que comprende la inspección, los instrumentos revisados, los datos comprobados y las observaciones formuladas. El acta suscrita por el Inspector y el Notario Público se entregará al Director General Sectorial de Registros y Notarías.
El Notario Público podrá exponer los alegatos y explicaciones que estime convenientes, así como acompañar los recaudos pertinentes.
El Ministerio de Justicia podrá ordenar las inspecciones extraordinarias que considere convenientes.
Capítulo VI
Atribuciones del Jefe de Servicio Revisor
Artículo 31. Todas las oficinas notariales deberán tener un Jefe de Servicio Revisor, quien será venezolano, abogado, con experiencia profesional no menor de tres años y haber aprobado la evaluación de conocimientos que al efecto exija la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia.
Antes de entrar en el ejercicio del cargo, deberá presentar caución o fianza de acuerdo al monto que determine el Ministerio de Justicia, la cual no podrá ser menor a Un Millón de Bolívares (Bs. 1.000.000,00).
Artículo 32. Son atribuciones del Jefe de Servicio Revisor:
1. Analizar cuidadosamente los documentos que se presenten en las oficinas notarial para su autenticación y examinar si dichos documentos reúnen los requisitos legales pertinentes para ser otorgados. De igual manera verificará si los otorgantes son personas hábiles y capaces conforme a la Ley para la realización del acto. Cuando el documento examinado resulte correcto, dará su aprobación con su firma. El Notario Público decidirá, en todo caso, si procede o no el ingreso del documento.
2. Constatar, antes de liquidar los derechos arancelarios, que no existe prohibición de enajenar y gravar dictada por autoridad judicial competente al otorgante u otorgantes. En caso contrario, notificará al Notario Público, quién negará el ingreso del documento.
3. Exigir al otorgante u otorgantes los recaudos que deben acompañar al documento, de conformidad con las leyes que rigen la materia.
4. Distribuir el trabajo entre el personal subalterno y llevar el control del ingreso de los documentos y demás actuaciones.
5. Revisar cuidadosamente el trabajo elaborado por el personal y verificar que se han cumplido con todos los requisitos exigidos.
6. Revisar el documento antes del acto de otorgamiento y determinar si para ese momento no existe prohibición de enajenar y gravar.
7. Ejercer el control estricto de los documentos por otorgar.
8. Revisar que los documentos y demás actos sean anulados a los treinta (30) días de su presentación y mantener actualizado el archivo de los mismos.
9. Supervisar la encuadernación, empastado y foliatura del Libro de Autenticaciones.
10. Vigilar que el Libro Diario y el Libro Índice estén actualizados.
11. Vigilar el cumplimiento del horario y el cumplimiento de las funciones del personal.
12. Vigilar que se estampen las notas marginales en el plazo previsto en este Reglamento.
13. Las demás que le señale la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia y el Notario Público Titular.
Capítulo VII
Del Personal
Artículo 33. Los empleados de la oficina notarial deberá acatar y dar estricto cumplimiento a las instrucciones emanadas del Ministerio de Justicia, del Notario Público Titular o Interino. El incumplimiento dará lugar a la aplicación de las sanciones administrativas correspondientes.
Artículo 34. En cada oficina notarial habrá los empleados idóneos y requeridos para el desempeño de las actividades notariales, los cuales se clasificará por escalafón, de acuerdo a su antigüedad y eficiencia. La nómina de empleados se clasificará de la siguiente manera:
Jefe de Servicio Revisor.
Esta clasificación será la única forma de ascenso, previo el cumplimiento de los requisitos necesarios establecidos por la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia. La nómina de empleados se determinará en base al ingreso y al volumen de trabajo de la oficina notarial.
No podrán trabajar en una misma oficina personas que tengan entre sí parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad.
Artículo 35. Los empleados de las oficinas notariales que durante las horas normales de labor actúen en la inserción u otorgamiento anticipado de documentos, están obligados a compensar todo el tiempo invertido en ello, cumpliendo al efecto, horas extraordinarias, sin derecho a remuneración adicional alguna por esa compensación.
Artículo 36. En cada oficinas notarial habrá un Escribiente Tesorero encargado del área administrativa, designado por el Notario Público Titular, quien deberá reunir las siguientes condiciones: ser venezolano, mayor de edad, de reconocida honorabilidad y tener tres años de experiencia en materia contable. Deberá prestar caución o fianza para realizar las funciones inherentes a su cargo; el Ministerio de Justicia determinará el monto de la caución, la que, en ningún caso, podrá ser menor de Un Millón de Bolívares (Bs. 1.000.000,00). Tal designación será comunicada al Ministerio de Justicia.
Artículo 37. Son atribuciones y deberes del Escribiente Tesorero:
1) Liquidar los derechos y emolumentos causados por el documento o acto, conforme al arancel judicial. El Notario Público de acuerdo al trabajo a realizar podrá designar un escribiente como auxiliar de taquilla, quien deberá prestar caución o fianza de acuerdo al monto que determine el Ministerio de Justicia. Este funcionario se encargará de la liquidación y recaudación de los aranceles y demás emolumentos, así como del registro de control de ingresos y egresos.
2) Llevar al día la contabilidad y elaborar el balance general los días quince y último de cada mes. Elaborar la nómina y hacer los descuentos por beneficios sociales que establezcan las leyes.
3) Hacer puntualmente los pagos que se generen en el manejo de la oficinas notarial, cuidando que no haya atraso. El incumplimiento de esta disposición acarreará las sanciones administrativas correspondientes.
4) Abrir las cuentas bancarias que se consideren necesarias a nombre de la respectiva oficina notarial, en donde deberá depositar los ingresos y verificar diariamente que el ingreso percibido coincida con el ingreso depositado. Dichas cuentas sólo podrán ser movilizadas con las firmas conjuntas del Notario Público Titular y del Jefe de Servicio Revisor, o del Escribiente Tesorero. Los firmantes serán solidariamente responsables por los gastos que autoricen.
5) Ingresar a la Oficina del Banco Central de Venezuela o a la oficina receptora de fondos nacionales, el treinta por ciento (30%) correspondiente al Fisco Nacional, que debe retener por concepto de traslados y distribuir el setenta por ciento (70%) restante, de conformidad con el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial.
6) Hacer la distribución de los montos por concepto de Arancel Judicial y demás emolumentos, de acuerdo a los porcentajes establecidos en el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial.
7) Enviar los primeros cinco (5) días de cada mes, los recaudos y estadísticas contables que exija el Ministerio de Justicia.
8) Los demás que señale la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia y el Notario Público Titular.
Artículo 38. Cada oficina notarial tendrá un Jefe de Archivo, el cual cumplirá con las siguientes funciones:
1) Adoptar las medidas necesarias para la seguridad, organización y conservación del archivo general.
2) Llevar inventario de tomos y realizar la foliatura del tomo de autenticaciones y demás libros señalados en este Reglamento.
3) Llevar inventario del mobiliario y sellos de la oficina notarial.
4) Llevar los Libros de Correspondencia Enviada y Recibida, con su correspondientes notas de apertura y de cierre, debidamente foliados.
5) Llevar los cuadernos de comprobantes, Actas de Sorteo, control de copias certificadas, suministrando al funcionario responsable de la elaboración de las mismas el tomo de autenticación respectiva.
6) Estampar el sello correspondiente y archivar un ejemplar de los contratos de venta con reserva de dominio y llevar el libro de registro de éstas, mediante secuencia numérica.
7) Llevar cuaderno de comprobantes de las planillas de pagos de impuestos debidamente canceladas por los usuarios de conformidad con las leyes fiscales, así como las planillas de exoneración de pago de impuestos y la planilla de vivienda principal.
8) Llevar el Libro de Estampillas inutilizando los timbres fiscales correspondientes, bajo estrictas medidas de seguridad.
9) Llevar el expediente de cada uno de los funcionarios adscritos a la oficinas notarial, debidamente foliado.
10) Llevar el Libro de Actas Internas, donde anotará las separaciones del Notario Público Titular y la designación del Jefe de Servicio Revisor o de la persona que se encargue como Notario Público Interino, y demás hechos o actos de la oficina.
11) Estampar las correspondientes notas marginales en el Tomo de Autenticaciones, dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a su recibo. Si el Duplicado del Tomo de Autenticaciones ha sido enviado al Registrador Principal de su jurisdicción, deberá enviar el oficio correspondiente para que éste estampe la nota marginal.
12) Elaborar las notas de apertura, hacer la revisión y estampar la nota de cierre de los tomos, de conformidad con lo establecido en este Reglamento.
13) Elaborar la correspondencia que debe enviar a otras dependencias públicas o privadas.
14) Elaborar la copia certificada y los oficios correspondientes en caso de reconocimiento de hijos.
15) Remitir anualmente los Duplicados, debidamente cerrados, del Tomo de Autenticaciones y de Índice de Otorgantes, llevados por la oficina notarial a la Oficina Principal de Registro correspondiente.
16) Cualquier otra atribución que le asigne el Notario Público Titular.
Capítulo VIII
De Los Libros
Artículo 39. Cada oficinas notarial deberá llevar los siguientes libros: Libro Diario, Libro Índice, Libro de Inventario, Libro de Correspondencia Despachada, Libro de Correspondencia Recibida, Libro de Prohibiciones de Enajenar y Gravar, Libro de Actas Notariales y Sorteos, Libro de Control de Entrada de Documentos, Libro de Actas Internas, Libro de Autenticaciones, Libro de Estampillas, Libros de Contabilidad, como son: Libro de Diario Mayor, Libro de Conciliación Bancaria, Libro de Distribución de Actos y Liquidación de Derechos Arancelarios; y los demás libros que señale el Ministerio de Justicia en la forma y de acuerdo a los sistemas y procedimientos que el propio Ministerio disponga.
Los libros a que se refiere el encabezamiento de este artículo, debidamente encuadernados, tendrán en su carátula un título que exprese la denominación de la oficinas notarial y el nombre del libro y serán abiertos, foliados y clausurados por el Notario Público respectivo, en presencia del Jefe de Archivo, con excepción de los libros de contabilidad que serán abiertos y clausurados por el Notario Público y el Escribiente Tesorero.
En la nota de apertura se especificará que el libro consta de doscientos (200) folios útiles y las demás especificaciones que señale este Reglamento.
Artículo 40. Cada Libro de Autenticaciones constará de dos (2) ejemplares que se denominarán “Tomo Principal” y “Tomo Duplicado”. Dichos libros se formarán con papel de buena calidad, serán empastados y llevarán timbrados en la carátula el nombre de la oficinas notarial, el año y el número del tomo en forma correlativa. El Ministerio de Justicia autorizará al Notario Público para sustituir los tomos duplicados a través de medios ópticos y magnéticos o por cualquier otro medio mecánico inteligible y que responda a la tecnología más adecuada al momento durante el cual se utilicen, los cuales serán previamente aprobados por el Ministerio de Justicia y tendrán la misma fuerza y eficacia probatoria que los originales. El Libro deberá ser abierto por el Notario Público Titular o Interino, donde se dejará constancia del número de folios que contendrá el mismo; la nota de cierre deberá ser firmada conjuntamente por el Notario Público Titular o Interino y el Jefe de Archivo, en donde se especificará el número de documentos otorgados y anulados y mención expresa del último documento inserto.
El Libro de Autenticaciones a que se refiere este artículo, será empastado en talleres que a tal efecto funcionarán en las propias oficinas, quedando a cargo del Notario Público tomar todas las precauciones de seguridad para la realización de esta labor.
Artículo 41. En el Libro Diario se anotará un extracto de todos los actos y documentos que sean otorgados en la oficina notarial, estos asientos se harán en el mismo orden en que tuvieren lugar los actos a que correspondan, bajo una serie numérica continua, que comenzará cada día con designación de la fecha.
Diariamente, el Notario Público firmará el Libro Diario a renglón seguido de la última anotación o de aquella en que constare no haberse efectuado ningún acto durante el día.
En las actuaciones que se hagan en el Libro Diario referentes a otorgamientos que se hayan practicado en días feriados, durante la noche o en horas que no sean las fijadas para el trabajo ordinario de despacho, se expresará la causa de la urgencia si ésta no se desprende de la naturaleza del documento, el lugar y la hora del otorgamiento. La anotación será cerrada en la forma en que se ordena en el párrafo que precede.
Artículo 42. El Libro Índice de Otorgantes se llevará por duplicado y estará dividido en cinco casillas, en las cuales se asentarán: en la primera, por orden alfabético, los apellidos y nombres de los otorgantes e interesados, figurando el nombre de cada otorgante o declarante en la letra que le corresponda; en la segunda, la clase de acto y los bienes a que se refiere; en la tercera, el número del asiento; en la cuarta, el tomo donde se asiente y en la quinta casilla la fecha de otorgamiento.
El Libro Índice de Otorgantes Principal se conservará en el archivo de la oficina notarial y el Duplicado se remitirá a la Oficina Principal de Registro de su jurisdicción, junto con los Duplicados de los Libros respectivos.
Artículo 43. El Libro de Actas y Sorteos se abrirá por el Notario Público Titular o Interino, de acuerdo a las formalidades establecidas en este Reglamento y se insertará copia del acta extendida por el Notario Público en forma sucesiva a la fecha de las mismas.
Artículo 44. Los demás libros serán llevados conforme a las normas establecidas en las leyes respectivas, en cuanto le sean aplicables y no se opongan a lo dispuesto en este Reglamento.
Artículo 45. Los documentos originales que se presenten en la oficinas notarial deberán ser presentados mecanografiados y en tinta negra, debidamente foliados en forma visible en letras y números. Los documentos de difícil lectura, de los que no se puedan obtener fotocopias legibles y los que presenten enmendaduras, deberán ser rechazados.
Artículo 46. El documento original presentado será reproducido íntegramente antes del otorgamiento por su anverso y reverso, mediante cualquier equipo apto y adecuado para la seguridad y preservación documental para formar el Libro de Autenticaciones.
El equipo deberá estar instalado en la sede de la oficinas notarial y será usado exclusivamente por personal especializado y autorizado por el Notario Público con el fin de obtener la imagen fiel y exacta para formar el Tomo de Autenticaciones.
Artículo 47. Cuando el Duplicado del Tomo de Autenticaciones sea sustituido a través de medios ópticos y magnéticos o por cualquier otro medio mecánico inteligible, de acuerdo a lo señalado en el artículo 40 de este Reglamento, el documento se procesará a través de captura de imagen correspondiente a la página o páginas en las cuales consten las firmas originales de los otorgantes y de los testigos que presenciaron el acto.
Artículo 48. El Duplicado del Tomo de Autenticaciones deberá grabarse y almacenarse a través de los métodos que respondan a la tecnología más adecuada al momento durante el cual se utilicen. Será almacenado en cajas de seguridad que cumplan con todos los sistemas adecuados a su conservación.
Artículo 49. Las oficinas notariales deberán:
a) Garantizar que la información sea veraz y completa, para evitar omisiones o adulteraciones.
b) Preservar la documentación de hechos intencionales de índole individual, robo, incendio y deterioro delictivo.
c) Resguardar la documentación de hechos fortuitos.
d) Garantizar la veracidad y la calidad de todos los asientos notariales, para que estos se realicen en forma exacta, tratando de minimizar el error humano.
e) Observar las normas de mantenimiento de la información almacenada, a fin de garantizar su preservación en el tiempo.
Artículo 50. El sistema de información electrónica de las oficinas notariales, deberá garantizar la protección de la información almacenada en los medios ópticos y magnéticos y todo interesado en acceder a la información contenida en los bancos de datos, deberá tener presente:
a) Su limitación en la captura, el almacenamiento, la recuperación y la consulta de datos, textos e imágenes.
b) La pertinencia de la información solicitada por terceras personas, que deberá ser la adecuada a la finalidad y exactitud perseguida.
c) La finalidad perseguida, que deberá estar claramente definida.
d) Los datos obtenidos que tienen restricciones de uso y sólo podrán ser empleados para la finalidad solicitada al Notario Público y dispuesta por éstos de conformidad con el artículo anterior.
e) Los datos que deberán se asegurados mediante las adecuadas garantías, para evitar su pérdida o su divulgación no autorizada.
Artículo 51. De conformidad con lo establecido en la Ley de Arancel Judicial el cobro del servicio del sistema por recuperación electrónica se determinará conforme a los precios del mercado. Su producto será destinado al sostenimiento, mejoramiento y actualización del servicio.
Capítulo IX
De los Sellos
Artículo 52. Cada oficina notarial tendrá un sello de cuatro centímetros (4cm) de diámetro, con el Escudo de Armas de la República de Venezuela en el centro y con las siguientes inscripciones; en la parte superior y forma circular: “Estado...” o “Distrito Federal...” o “ Territorio...”, debajo de esta inscripción Notaria Pública, debajo del Escudo nomenclatura de la Notaría. Dicho sello se estampará en los oficios o comunicaciones que dirija el Notario Público y en el encabezamiento y al pie de los documentos otorgados, de las copias o certificaciones que se expidan, y en general, de todos los escritos emanados de la oficina notarial. Los documentos que contengan dos o más folios serán sellados en la unión marginal de sus folios de manera que el sello abarque, en cada caso, los márgenes de uno y otro folio.
Además, llevará un sello horizontal en donde aparezca el nombre del Notario Público Titular o Notario Interino, el nombre de la oficina correspondiente y el carácter con el cual actúan.
Artículo 53. El Notario Público será responsable por el uso y manejo de los sellos requeridos en las funciones inherentes al cargo.
Capítulo X
Del Procedimiento
Artículo 54. En las actuaciones a que se refiere el artículo 14, los Notarios Públicos observarán el procedimiento y formalidades establecidas en este Reglamento y las que ordenen los Códigos y Leyes Nacionales.
Artículo 55. En las oficinas notariales se observarán las formalidades siguientes:
Los documentos que formarán el Libro de Autenticaciones se copiarán íntegramente para formar el Tomo Principal y Tomo Duplicado, bajo una sola serie numérica que comenzará con el número uno (1), cuyas páginas serán foliadas en letras y cifras en orden numérico que no exceda de doscientos (200) folios, estampándose de seguidas la correspondiente nota de cierre. No se asentará más de un documento con un mismo número.
En el acto de otorgamiento se estampará en el documento original y en el Libro de Autenticaciones, formado por el Tomo Principal y Duplicado, la nota respectiva que contendrá: República de Venezuela, el nombre del Notario Público que autoriza el acto, la identificación de la oficinas notarial, la jurisdicción estadal que le corresponde, la identificación del abogado redactor, el nombre y apellido exactos de los otorgantes que declaran en el contenido del documento, con su correspondiente identificación, su nacionalidad, su estado civil y domicilio, el acto que se realiza, el nombre e identificación de los testigos instrumentales, el número y tomo bajo el cual quedó inserto y constancia de los recaudos presentados.
El otorgante u otorgantes declararán que se dio cumplimento a las formalidades de lectura, confrontación de la copias firmadas en originales que formarán el Tomo Principal y el Tomo Duplicado del Libro de Autenticaciones, que conocen el contenido y que de conformidad, firman.
El Notario Público dará fe de la identificación del otorgante u otorgantes, de los medios de identificación, de conformidad con el artículo 56 de este Reglamento, del estado civil, del domicilio, de la nacionalidad y de cualquier otra documentación que le haya sido presentada al efecto y tenga relación directa con el acto.
La nota será firmada en el mismo acto de otorgamiento por el Notario Público, el otorgante u otorgantes y los dos testigos instrumentales designados por el Notario Público. Seguidamente se estamparán los sellos respectivos, de conformidad con el artículo 52 de este Reglamento.
Cuando uno o varios de los otorgantes no sepan o no puedan firmar, lo hará a su ruego la persona o personas que ellos designen en el documento, en presencia del Notario Público y los testigos instrumentales. Firmará una persona distinta por cada otorgante, pero si varios de los otorgantes no supieren o no pudieren firmar y tuvieren interés idéntico en el contenido del acto presentado para su otorgamiento, una misma persona podrá firmar por ellos. El Notario Público mencionará esta circunstancia en la nota de otorgamiento que agregará al documento original y en el Libro de Autenticaciones conformado por el Tomo Principal y Tomo Duplicado, con indicación del nombre, apellido, estado civil, profesión y domicilio de la persona o personas que hayan firmado a ruego de otras y el motivo de haber procedido así. También se hará constar el nombre y apellido del otorgante u otorgantes y seguidamente se estamparán las impresiones dactilares correspondientes.
Artículo 56. El otorgante u otorgantes acreditarán su identidad con la presentación de la respectiva cédula de identidad. Cuando por la urgencia del caso o por motivo o circunstancia justificada, a juicio del Notario Público, no sea posible la presentación de la cédula de identidad, el Notario Público dará fe de que conoce al otorgante y en caso contrario, la identidad se comprobará con pasaporte expedido por las autoridades venezolanas.
Cuando no sea posible verificar la identificación de los otorgantes de nacionalidad venezolana, por los medios indicados, el Notario Público les exigirá que acrediten su identidad con dos testigos de conocimiento que llenen los extremos requeridos por la Ley y quienes además, puedan ser identificados de la misma forma establecida para los otorgantes. Los testigos de conocimiento darán fe de la identificación personal del otorgante u otorgantes y el Notario Público dará fe de la identidad o de la identificación personal de los testigos de conocimiento, quienes deberán firmar la nota respectiva. En la identificación de extranjeros se deberán aplicar las disposiciones de la Ley Orgánica de Identificación.
Artículo 57. Cuando se requiera la presencia del Notario Público en días feriados o no laborables, el interesado deberá jurar la urgencia del caso. El Notario Público se constituirá habilitando el tiempo necesario en el recinto de la oficina notarial o fuera de él y dejará constancia en el Libro Diario.
Artículo 58. Las anulaciones procederán en los siguientes casos:
Si por cualquier circunstancia alguno de los otorgantes se negare en el acto de otorgamiento a firmar el documento o el asiento en los libros respectivos, el Notario Público declarará nulo el asiento y estampará al pie del documento y de las copias, una nota en que se exprese aquella circunstancia, la cual será firmada por el Notario Público y por las partes que se avengan a ello.
Si transcurren treinta (30) días continuos después de la fecha de presentación sin que el documento haya sido otorgado por falta de comparecencia del otorgante u otorgantes, los asientos correspondientes serán necesariamente anulados, sin que esto ocasione devolución alguna de los derechos causados, de conformidad con el artículo 30 de la Ley de Arancel Judicial.
Artículo 59. Las notas marginales a que se refiere el artículo 1.926 del Código Civil se estamparán en el Tomo de Autenticaciones, conformado por el Tomo Principal y Duplicado en el asiento respectivo y se firmarán por el Notario Público. Cuando el Duplicado del Tomo de Autenticaciones se encuentre en el Registro Principal, el Notario Público transcribirá a dicha oficina, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al otorgamiento, la nota marginal asentada en el Tomo Principal del Libro de Autenticaciones para que, a su vez, el Registrador Principal lo asiente bajo su firma en el Tomo Duplicado del Libro de Autenticaciones correspondiente. Igual procedimiento se aplicará cuando se estampe nota marginal en un asiento por revocatoria, sustitución, renuncia, aclaratoria, modificación o anulación al Registrador Subalterno o a otro Notario Público.
Artículo 60. En caso de que se agote el margen de un documento y no se pueda en consecuencia estampar en él las notas marginales, el Notario Público las estampará en hojas anexas que se agreguen al asiento. Se repetirá la foliatura de la última hoja del asiento respectivo. En el Libro Diario se hará constar la fijación de las hojas adicionales; también debe hacerse referencia, al pie del asiento respectivo, del número de folios u hojas adicionales en los cuales continúen estampándose las notas marginales correspondientes.
Artículo 61. El Notario Público dejará constancia en el Libro Diario de las copias o certificaciones que expidieren, con expresión de la fecha y del número de folios. Cuando la copia o certificación se expida por decreto de un Juez, se citará también la fecha de la solicitud y el número del oficio.
Capítulo XI De los Derechos Arancelarios
Artículo 62 [Derogado](*). La liquidación y recaudación de los derechos y emolumentos que causen todas las actuaciones notariales, se regirán por las disposiciones de la Ley de Arancel Judicial, la cual establece las tasas y emolumentos que les corresponden para su administración y funcionamiento y fija las normas para la recaudación y distribución de los mismos, hasta tanto una ley especial provea lo conducente; otra forma de liquidación y recepción será ilícita y acarreará responsabilidad a las personas que en ello participen. La enumeración de los actos causales de arancel es taxativa, con las excepciones y exoneraciones que establezcan las leyes.
(*) Ver Ley de Registro Público y del Notariado, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 5.833 Extraordinario de fecha 22 de diciembre de 2006.
Artículo 63. El Notario Público y demás empleados no podrán percibir directa o indirectamente cantidad alguna de dinero, dádivas o retribuciones por su intervención en actos inherentes a sus funciones, salvo las tasas o emolumentos que otras leyes establezcan por actuaciones distintas. Toda infracción a las disposiciones de la Ley de Arancel Judicial, acarrearán las sanciones disciplinarias, penales y civiles a que hubiere lugar.
Artículo 64. El Notario Público no realizará ninguna actuación si antes no se han liquidado y pagado los aranceles y otros emolumentos, excepto cuando la liquidación haya de hacerse por el tiempo invertido para efectuarla, de conformidad con el artículo 11 de la Ley de Arancel Judicial.
Artículo 65. El que se considere perjudicado por cobro excesivo o indebido de derechos o emolumentos, podrá reclamar, dentro del término de diez (10) días hábiles, por escrito ante el Ministerio de Justicia. El Ministerio resolverá el reclamo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recibido el mismo. La decisión será transmitida en oficio al reclamante y, si hubiere lugar, se impondrá la sanción administrativa correspondiente al Notario Público infractor.
Capítulo XII
De las Causales de Retiro y Destitución
Artículo 66. El Notario cesa en el ejercicio del cargo:
a) Por muerte.
b) Por sentencia firme que declare la interdicción o inhabilitación temporal o absoluta que lo imposibilite para ejercer el cargo.
c) Por renuncia, cuando expresamente lo manifieste ante el órgano competente del Ministerio de Justicia y le sea aceptada.
d) Por abandono del cargo por motivos injustificados.
e) Por jubilación.
Artículo 67. Son causales de destitución del Notario Público:
a) No llevar con regularidad los Libros Índices y demás libros que prevé este Reglamento.
b) El incumplimiento de los artículos 15, 16, 17, 18, 19, 20 y 63 de este Reglamento.
c) Condena penal que implique privación de la libertad.
Artículo 68. Son causales de destitución del personal de las oficinas notariales:
a) Jefe de Servicio Revisor: el incumplimiento de los artículos 32, 33 y 63 de este Reglamento.
b) Escribiente Tesorero: el incumplimiento de los artículos 33 y 37 de este Reglamento.
c) Jefe de Archivo: el incumplimiento de los artículos 18, 33, 38, 59 y 63 de este Reglamento.
d) Del Personal: el incumplimiento de los artículos 29, 33, 35 y 63 de este Reglamento.
Capítulo XIII
Disposiciones Finales
Artículo 69. Compete al Ministerio de Justicia resolver las dudas que puedan surgir acerca del espíritu, propósito y razón, en la aplicación de este Reglamento en las actuaciones de los Notarios Públicos.
Las consultas que se formulen, sea por el Notario Público o por los particulares, deberán ser resueltas dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de recepción del expediente respectivo.
Artículo 70. El Notario Público y demás funcionarios son responsables según la legislación civil, penal, administrativa y de salvaguarda del patrimonio público, por los delitos y faltas que cometan en el ejercicio de sus funciones.
Artículo 71. El Ministerio de Justicia podrá crear oficinas notariales en aquellos Estados donde, por razón de la actividad económica y por aumento de la población, sean necesarias.
Las funciones notariales que ejercen los Registradores Subalternos serán transferidas a las oficinas notariales creadas al efecto.
Artículo 72. El Fondo de Previsión Social de los Registradores Mercantiles y Notarios Públicos, previsto en la Ley de Arancel Judicial, procurará el bienestar y la protección social y económica de los Notarios Públicos. El patrimonio del Fondo se constituirá con el aporte que se realiza mensualmente, de conformidad con lo establecido en el artículo 43 de la citada Ley, con los aportes especiales que acuerden sus asociados y con las donaciones, legados y cualquier otro aporte que reciba.
A los efectos de la jubilación del Notario Público, se tendrá como base el sueldo que devenguen los Jueces de Primera Instancia. A quién se le acuerde la jubilación deberá concedérsele un plazo de treinta (30) días hábiles para que efectúe la formal entrega de la oficinas notarial. Dicho plazo se contará a partir de la publicación en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela de la Resolución correspondiente.
Artículo 73. Las Notarías Pública que se crearen y las vacantes por muerte, renuncia, destitución, inhabilitación e interdicción del Notario Público Titular, serán provistas de conformidad con el artículo 1° de este Reglamento.
Artículo 74. El Ministro de Justicia queda encargado de la ejecución del presente Decreto.
Artículo 75. Este Reglamento entrará en vigencia a partir de la fecha de su publicación en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela.
Dado en Caracas, a los once días del mes de noviembre de mil novecientos noventa y ocho. Año 188º de la Independencia y 139º de la Federación.
(L.S.)
Refrendado
El Ministro de Relaciones Interiores, ASDRUBAL AGUIAR ARANGURENLa Ministra de Hacienda, MARITZA IZAGUIRREla Defensa , TITO MANLIO RINCON BRAVOLa Ministra del Trabajo, MARIA DEL ROSARIO BERNARDONI DE GOVEALa Encargada del Ministerio de Energía y Minas, DOLORES DOBARRO DE TORRESLa Encargada del Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales Renovables, MARÍA ESPERANZA RINCONES CELISla Familia , CARLOS ALTIMARI GASPERIla Secretaría de la Presidencia , JOSÉ GUILLERMO ANDUEZA
☞Visualiza la versión original publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela
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Decreto N° 3.019 de fecha 11 de noviembre de 1998, mediante el cual se dicta la Reforma Parcial del Reglamento de Notarías Públicas, publicado en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela Nº 36.584 de fecha 18 de noviembre de 1998, reimpreso en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela Nº 36.588 de fecha 24 de noviembre de 1998.
☑ Vigente Parcialmente ☞ FICHA TÉCNICA
Decreto N° 3.019 11 de noviembre de 1998
RAFAEL CALDERAla República
En ejercicio de la atribución que le confiere el artículo 181 y el ordinal 10° del artículo 190 de la Constitución y en concordancia con el artículo 158 de la Ley de Registro Público, en Consejo de Ministros,
DECRETA
la siguiente
REFORMA PARCIAL DEL REGLAMENTO DE NOTARÍAS PÚBLICAS
Artículo 1. Se modifica el artículo 1°, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 1. La función notarial estará a cargo de un funcionario público, denominado Notario Público, quien tiene atribuida la facultad de dar fe pública en todos los actos, declaraciones y certificaciones que autorice con tal carácter. Este cargo deberá ser provisto mediante concurso de oposición.”
Artículo 2. Se incluye un nuevo artículo, numerado 2°, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 2. El Notario Público es un profesional del derecho, acreditado por la autoridad competente para ejercer la función pública notarial y los demás cometidos establecidos en este Reglamento y en las leyes, en el ámbito espacial que señale el Decreto de creación de la oficina respectiva.
El Notario Público orientará a los interesados, cuando sea requerido por éstos, a los efectos de aclarar conceptos jurídicos.”
Artículo 3. Se incluye un nuevo artículo, numerado 3, formado por la segunda parte del artículo 1°, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 3. Para ser Notario Público se requiere ser abogado y reunir las siguientes condiciones:
1. Ser venezolano y en el libre ejercicio de los derechos civiles y políticos;
2. No ser militar en servicio activo, ni ministro de ningún culto, ni dirigente, ni activista político;
3. Haber ejercido idóneamente la profesión de abogado, durante cinco (5) años;
4. Haber observado conducta pública irreprochable;
5. No tener impedimentos físicos ni psíquicos que lo imposibiliten para el ejercicio de las funciones del cargo; y
6. Haber aprobado el concurso de oposición, de conformidad con el artículo 1° de este Reglamento”.
Artículo 4. Se incluye un nuevo artículo, numerado 4, formado por el Parágrafo Único del artículo 1°, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 4. El cargo de Notario Público es incompatible con el ejercicio de cualquier otro cargo público remunerado y con el ejercicio profesional de la Abogacía. Se exceptúan de esta disposición los cargos docentes y los de miembros de comisiones codificadoras o revisoras de leyes, ordenanzas y reglamentos que, según las disposiciones que las rigen, no constituyan destinos públicos remunerados.”
Artículo 5. Se incluye un nuevo artículo, numerado 5, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 5. Toda la actividad del Notario Público estará dirigida a garantizar la seguridad jurídica de los bienes y la defensa de los principios de libertad contractual y legalidad. Su actuación deberá ser en forma personal, autónoma, imparcial, diligente y previsora.”
Artículo 6. Se modifica el artículo 2° y se reubica como artículo 31, con la siguiente redacción:
“Artículo 31. Todas las oficinas notariales deberán tener un Jefe de Servicio Revisor, quien será venezolano, abogado, con experiencia profesional no menor de tres años y haber aprobado la evaluación de conocimientos que al efecto exija la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia.
Antes de entrar en el ejercicio del cargo, deberá presentar caución o fianza de acuerdo al monto que determine el Ministerio de Justicia, la cual no podrá ser menor a Un Millón de Bolívares (Bs. 1.000.000,00).”
Artículo 7. Se modifica el artículo 3° y se reubica como numeral 5 del artículo 55, con la siguiente redacción:
“Artículo 55. Cuando uno o varios de los otorgantes no sepan o no puedan firmar, lo hará a su ruego la persona o personas que ellos designen en el documento, en presencia del Notario Público y los testigos instrumentales. Firmará una persona distinta por cada otorgante, pero si varios de los otorgantes no supieren o no pudieren firmar y tuvieren interés idéntico en el contenido del acto presentado para su otorgamiento, una misma persona podrá firmar por ellos. El Notario Público mencionará esta circunstancia en la nota de otorgamiento que agregará al documento original y en el Libro de Autenticaciones conformado por el Tomo Principal y Tomo Duplicado, con indicación del nombre, apellido, estado civil, profesión y domicilio de la persona o personas que hayan firmado a ruego de otras y el motivo de haber procedido así. También se hará constar el nombre y apellido del otorgante u otorgantes y seguidamente se estamparán las impresiones dactilares correspondientes.”
Artículo 8. Se reubica el artículo 4° como artículo 28, sin modificaciones.
Artículo 9. Se modifica el Capítulo II “De las Oficinas” y se reubica como Capítulo V, con la siguiente redacción:
“Capítulo V
Artículo 10. Se modifica el artículo 5° y se reubica como artículo 24, con la siguiente redacción:
“Artículo 24. La competencia territorial de las oficinas notariales corresponde al ámbito estadal. Si en una misma entidad hubieren dos o más oficinas notariales, se les distinguirá mediante números ordinales.”
Artículo 11. Se incluye un nuevo artículo, numerado 7°, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 7. El Notario Público sólo procederá a instancia de las personas interesadas, excepto en los casos especiales de emergencia nacional, por instrucción expresa del Ministro de Justicia. No podrá negarse a ejercer las funciones que le corresponden cuando fuere legítimamente requerido, salvo que se encuentren física o legalmente impedido o en el supuesto previsto en el literal a) del artículo 20 de este Reglamento.”
Artículo 12. Se modifica el artículo 6°, numerado 8°, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 8. El Notario Público impedirá que los abogados y particulares en general, despachen asuntos, redacten o visen documentos u otros trabajos semejantes en el recinto de la oficina notarial. Asimismo, mantendrá el orden e impondrá a los contraventores la sanción que prevé el Parágrafo Único del artículo 51 de la Ley de Registro Público.”
Artículo 13. Se elimina el Capítulo III “De los Notarios”.
Artículo 14. Se modifica el artículo 7°, numerado 9°, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 9. El Notario Público deberá prestar, antes de entrar en el ejercicio de su cargo, caución real o personal para responder de los perjuicios que pueda ocasionar al Estado o a los particulares en el desempeño de sus funciones, comprendido el reintegro de cantidades recibidas en contravención al arancel fijado por la Ley. El Ministerio de Justicia determinará el monto de la caución, pero en ningún caso podrá ser menor a Dos Millones de Bolívares (Bs. 2.000.000,00). Cuando las circunstancias así lo aconsejen, el Ministerio de Justicia podrá aumentar la cuantía de la caución prestada o exigir una nueva fianza cuando por cualquier causa o circunstancia, se menoscabe o disminuya la solvencia del fiador o la suficiencia de la fianza o caución prestada.
La caución será devuelta y la póliza de fidelidad cancelada, cuando el Notario Público haya cesado en el ejercicio del cargo y transcurrido un plazo no menor de dos (2) años.
El Ministerio de Justicia a través del órgano competente, verificará los documentos presentados y aprobará o no la caución prestada.”
Artículo 15. Se incorporan 2 nuevos artículos, numerados 10 y 11, redactados en la forma siguiente:
“Artículo 10. El Notario Público deberá prestar juramento ante el Ministro de Justicia, previamente a la toma de posesión del cargo, declarando su obediencia y fidelidad a la Ley.
El nombramiento se hará por disposición del Presidente de la República , mediante Resolución del Ministro de Justicia que se publicará en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela.”
“Artículo 11. El Notario Público registrará ante la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia, y ante el Registrador Principal de su jurisdicción, su firma, rúbrica, signo, sellos, media firma y equipos de impresión que utilizará en el ejercicio de la función.”
Artículo 16. Se modifica el artículo 8°, numerado 12, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 12. Cuando el Notario Público tuviere que separarse temporalmente de su cargo, por un término que no exceda de cinco (5) días hábiles en el lapso de un mes o haga uso de sus vacaciones legales, designará al Jefe de Servicio Revisor como Encargado de la Oficina Notarial, previa notificación al Ministerio de Justicia. Esta designación se hará constar en el Libro Diario y en el Libro de Actas Internas, de conformidad con el ordinal 10 del artículo 38 de este Reglamento. El Jefe de Servicio Revisor percibirá sus derechos y demás emolumentos que les fija su cargo, de conformidad a lo previsto en el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial.
El Ministerio de Justicia podrá conceder licencias o permisos especiales remunerados para asistir a comisiones de organismos jurídicos o comisiones asesoras dependientes o relacionadas con el Ministerio de Justicia y a comisiones legislativas. Podrá autorizar hasta por tres (3) meses, por causa justificada, la separación temporal del Notario Público Titular; en ambos casos, el que supla la actuación del Notario Público, lo hará como Notario Público Interino, designado por el Ministro de Justicia. La circunstancia en que constare tal autorización se anotará en el Libro Diario y en el Libro de Actas respectivo. El Notario Público Titular, pagará los honorarios del Notario Público Interino que lo supla, por todo el tiempo que dure su separación, estos honorarios los fijará en forma convencional el titular del cargo y la persona designada para sustituirlo interinamente.”
Artículo 17. Se modifica el artículo 9° y se incorpora al artículo 1°.
Artículo 18. Se incorpora un nuevo artículo, numerado 13, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 13. Los Notarios Públicos residirán en la jurisdicción donde se encuentra ubicada la oficina notarial que le ha sido asignada.”
Artículo 19. Se incorpora un nuevo Capítulo, numerado Capítulo II, con la siguiente redacción:
“Capítulo II
Artículo 20. Se modifica el artículo 10, numerado 14, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 14. Son atribuciones de los Notarios Públicos:
a) Autenticar documentos, contratos y demás negocios jurídicos, unilaterales, bilaterales y plurilaterales.
b) Autenticar poderes, sustituciones, renuncias y revocatorias con excepción de las sustituciones, renuncias y revocatorias, que se efectúen en los expedientes judiciales.
c) Evacuar justificaciones para perpetua memoria, con excepción de lo señalado en el artículo 937 del Código de Procedimiento Civil.
d) Levantar protestos de los títulos de créditos, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio.
e) Intervenir en la apertura de testamentos cerrados, de conformidad con lo previsto en los artículos 986 al 989 del Código Civil y 913 al 920 del Código de Procedimiento Civil.
Expedir copias certificadas exclusivamente de los documentos y demás asientos que reposen en su oficina, siempre que las copias se soliciten por escrito con indicación de la clase de acto o de sus otorgantes, circunstancias éstas que se harán constar en la correspondiente nota de certificación. También podrán expedirse copias de documentos originales por procedimientos fotostáticos u otros semejantes de reproducción. El Notario Público no podrá expedir otras copias distintas a las aquí previstas, debiendo dejar constancia en el Libro Diario de las copias autorizadas.
g) Archivar, en los casos en que fuere procedente, los instrumentos privados a que se contrae el artículo 1.369 del Código Civil.
h) Archivar los documentos relativos a los contratos de venta con reserva de dominio, a los efectos de la fecha cierta de los mismos.
Extender y autorizar actas notariales, a instancia de parte, que constituyan, modifiquen o extingan un acto o negocio jurídico. Estas actas deben incorporarse cronológicamente en el Libro de Actas notariales. Los derechos arancelarios se liquidarán de conformidad con el artículo 17 - III - numeral 15 de la Ley de Arancel Judicial.
j) Certificar la apertura de libros de asamblea de propietarios, actas de Juntas de Condominios, sociedades irregulares, civiles y Juntas Directivas.
Las demás que le atribuyan otras leyes”.
Artículo 21. Se modifica el Capítulo IV “De las Obligaciones del Notario”, numerado Capítulo III, redactado en la forma siguiente:
“Capítulo III
Artículo 22. Se modifica el artículo 11 y se reubica como artículo 6°, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 6. Las autoridades o los particulares no podrán impedir, dificultar, ni coartar de manera alguna a los Notarios Públicos en el ejercicio de sus funciones.
Las autoridades de todo orden les acordarán su asistencia y la fuerza pública estará obligada a auxiliarlos cuando ello sea necesario para el buen desempeño de su cargo.”
Artículo 23. Se modifica el artículo 12 y se reubica como artículo 27, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 27. Las oficinas notariales permanecerán abiertas todos los días laborables, durante siete horas y media y fijarán en las puertas de aquellas un cartel que contenga la indicación precisa de las horas que hubiere señalado para el trabajo ordinario de despacho, las horas de otorgamiento, las de archivo y las horas de otorgamiento fuera del recinto de la Notaría.
El Notario Público distribuirá las siete horas y media reglamentarias, entre los distintos trabajos de la oficina, pero en ningún caso podrá dedicar menos de cuatro horas diarias, en el turno de la mañana para presenciar el otorgamiento de documentos en el recinto de la Notaría.”
Artículo 24. Se modifica el artículo 13 y se reubica como artículo 17, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 17. El Notario Público estará obligado a presenciar el otorgamiento de los documentos que se le presenten sea en el propio día o dentro de los tres días hábiles siguientes, siempre que la parte interesada concurra en la oportunidad que al efecto se señale.”
Artículo 25. Se modifica el artículo 14 y se reubica como artículo 15, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 15. El Notario Público deberá acatar y dar fiel cumplimiento a las Resoluciones, Circulares e Instructivos emanados del Ministerio de Justicia.”
Artículo 26. Se modifica el artículo 15 y se reubica como artículo 18, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 18. El Notario Público deberá exhibir a quién demuestre interés, los Tomos de Autenticaciones, Diario e Índice, dentro del recinto de la oficina notarial. El Jefe de Archivo deberá ejercer los controles de vigilancia y seguridad, a fin de evitar el deterioro de los tomos señalados, siendo responsable de cualquier hecho, extravío o pérdida que pueda dañarlos total o parcialmente.
Los particulares que consulten en el archivo general los libros, podrán tomar de ellos las notas que juzguen convenientes, pero no podrán exigir otra ayuda que la simple exhibición de dichos libros.”
Artículo 27. Se incorpora un nuevo artículo, numerado 19, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 19. El Notario Público será directamente responsable de cualquier hecho que por su negligencia o imprudencia ocurra dentro de la oficina y que ponga en peligro la seguridad de los archivos bajo su cuidado y los bienes nacionales.”
Artículo 28. Se modifican los artículos 16 y 17 y se trasladan como un solo artículo, numerado 16, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 16. El Notario Público autenticará los documentos presentados en el orden establecido, dentro de los lapsos previstos en este Reglamento. Igualmente deberá atender las solicitudes de copias certificadas sin retardos; siempre que se hayan liquidado y recaudado los derechos arancelarios en la forma establecida en la Ley de Arancel Judicial.”
Artículo 29. Se modifica el artículo 18, numerado 20, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 20. Queda prohibido a los Notarios Públicos:
a) Autorizar documentos en los cuales sean parte, directa o indirectamente, ni aquellos en que aparezcan interesados, aun con el simple carácter de presentantes, representantes o apoderados, su cónyuge, ascendientes, descendientes o parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad. La existencia de cualquiera de estas circunstancias hará que el Notario se considere legalmente impedido para actuar y en consecuencia, el Notario Público encargará, para ese solo acto, al Jefe de Servicio Revisor y lo participará al Ministerio de Justicia.
b) Redactar documentos por encargo de los particulares ni mezclarse en los contratos o actos de las partes, salvo lo dispuesto en el artículo 2° de este Reglamento.
c) Recibir escritos, declaraciones o documentos, cualesquiera que sea la forma que revistan, en que el otorgante u otorgantes o declarantes, calumnien o injurien autoridades, corporaciones o particulares o protesten contra las leyes sancionadas.
d) Recibir documentos de cualquier tipo en los que no se exprese el valor de la cosa que es objeto del contrato, con excepción de los casos en que por su naturaleza no se pueda determinar aquel valor.
e) Otorgar documentos cuando le conste de modo positivo el estado de incapacidad legal, permanente o transitorio de sus otorgantes o de alguno de ellos. En este caso, el Notario Público estampará una nota al pie del documento, especificando los hechos o recaudos en virtud de los cuales le conste la incapacidad y lo devolverá a los interesados.
f) Otorgar documentos de liquidación, partición o adjudicación de herencias o legados, escrituras de donación, venta, permuta, cesión, hipoteca u otros contratos o actos relativos a bienes sobre los cuales tenga, por cualquier título, que conste en el documento, algún interés el Fisco Nacional, sin la presentación previa de la liberación en el pago de impuestos o demás requisitos exigidos por las leyes.
g) Otorgar documentos sujetos a leyes especiales, tales como la Ley de Propiedad Horizontal y la Ley de Venta de Parcelas, sin que se haya dado cumplimiento a éstas.
h) Otorgar documentos autenticados cuando exista prohibición de enajenar y gravar o aseguramiento de bienes. Las prohibiciones surtirán sus efectos desde que lleguen a conocimiento del Notario Público por oficio y deberá dejar constancia de la fecha, hora y minuto de su recibo, tanto en el documento en que se notifique la medida, como en el Libro Diario.
i) Otorgar documentos sin que conste el haberse dado cumplimiento a los requisitos o formalidades que exige la Ley Orgánica de Seguridad y Defensa Nacional.
j) Otorgar documentos que no estén redactados en idioma Castellano.
k) Ejercer las funciones de su cargo fuera de la jurisdicción estadal que le haya sido atribuida. Los contratos o actos realizados en contravención al presente literal, tendrán plena validez, pero implicarán sanciones para el Notario Público infractor.
l) Recibir documentos donde no se dé cumplimiento a la Ley de Timbre Fiscal.
m) Recibir documentos de venta de bienes muebles sometidos al régimen de publicidad, en donde no se identifique o individualice el bien del cual se trate y no se anexen los documentos en donde conste su procedencia o titularidad.
n) Recibir documentos que expresen el valor de la cosa en moneda extranjera sin que conste el equivalente en bolívares, en cumplimiento a la Ley del Banco Central.
ñ) Dar curso a documentos sin cumplir con las formalidades señaladas en este Reglamento y las que señalen otras leyes.”
Artículo 30. Se incorporan 2 nuevos artículos, numerados 21 y 22, redactados en la forma siguiente:
“Artículo 21. El Notario Público designado recibirá el cargo mediante formal inventario y levantará por cuadriplicado un acta de los bienes nacionales, libros y documentos que se encuentran en el archivo general de la oficina notarial. El acta se levantará en presencia del Notario Público entrante, el Notario Público saliente y un Inspector Nacional del Ministerio de Justicia, dejando constancia de la fecha, hora y firma de los presentes. Se deberá realizar un corte de cuenta del ingreso público existente, de los montos pendientes por pagar y demás circunstancias que se consideren necesarias en el acta de entrega.
El Notario Público saliente será responsable por las deudas y demás pagos obligatorios ordenados en el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial y en el ordinal 5° del artículo 37 de este Reglamento.
Se dejará constancia de la destrucción de los sellos del Notario Público saliente y se entregarán al Ministerio de Justicia bajo las normas de seguridad adecuada.”
“Artículo 22. Dentro de los treinta (30) días siguientes el Notario Público entrante deberá rendir un informe por triplicado del estado en que se encuentran los libros, de la secuencia numérica de los asientos y demás circunstancias que estime pertinente. Un ejemplar deberá ser remitido al Ministerio de Justicia, el segundo al Notario Público saliente y el tercero para el Notario Público entrante.
El Ministerio de Justicia establecerá las responsabilidades si hubiese lugar, de acuerdo a la legislación que regule la materia.”
Artículo 31. Se modifica el artículo 19 y se reubica como aparte final del artículo 34, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 34. No podrán trabajar en una misma oficina personas que tengan entre sí parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad.”
Artículo 32. Se incluye un nuevo artículo, numerado 23, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 23. Corresponde al Ministerio de Justicia velar por el buen orden y funcionamiento de las oficinas notariales, por el cumplimiento de este Reglamento y demás disposiciones legales.”
Artículo 33. Se incluyen 2 nuevos artículos, numerados 25 y 26, redactados en la forma siguiente:
“Artículo 25. El Ministerio de Justicia determinará la ubicación de las oficinas notariales, cuidando que entre una y otra haya por lo menos mil metros de distancia y supervisará que ofrezcan seguridad y eficiencia en la prestación de sus servicios.”
“Artículo 26. Las oficinas notariales deberán autofinanciar todos sus gastos operativos y de funcionamiento con los ingresos públicos que reciban del cobro de los derechos y demás emolumentos fijados en la Ley de Arancel Judicial. Para el cumplimiento de las actividades que le son propias, funcionarán como organismos dotados de autonomía de gestión financiera, presupuestaria y contable.
Lo recaudado se destinará, en primer término a cubrir los gastos generales de la oficina notarial y el remanente será distribuido únicamente de acuerdo a lo establecido en el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial.”
Artículo 34. Se incluye un nuevo Capítulo, numerado VI, redactado en la forma siguiente:
“Capítulo VI
Artículo 35. Se incluye un nuevo Capítulo, numerado VII, redactado en la forma siguiente:
“Capítulo VII
Artículo 36. Se incluye un nuevo artículo, numerado 33, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 33. Los empleados de la oficina notarial deberá acatar y dar estricto cumplimiento a las instrucciones emanadas del Ministerio de Justicia, del Notario Público Titular o Interino. El incumplimiento dará lugar a la aplicación de las sanciones administrativas correspondientes.”
Artículo 37. Se incluye un nuevo artículo, numerado 38, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 38. Cada oficina notarial tendrá un Jefe de Archivo, el cual cumplirá con las siguientes funciones:
1. Adoptar las medidas necesarias para la seguridad, organización y conservación del archivo general.
2. Llevar inventario de tomos y realizar la foliatura del tomo de autenticaciones y demás libros señalados en este Reglamento.
3. Llevar inventario del mobiliario y sellos de la oficina notarial.
4. Llevar los libros de Correspondencia Enviada y Recibida, con sus correspondientes notas de apertura y de cierre, debidamente foliados.
5. Llevar los cuadernos de comprobantes, Actas de Sorteo, control de copias certificadas, suministrando al funcionario responsable de la elaboración de las mismas el tomo de autenticación respectiva.
6. Estampar el sello correspondiente y archivar un ejemplar de los contratos de venta con reserva de dominio y llevar el libro de registro de éstas, mediante secuencia numérica.
7. Llevar cuaderno de comprobantes de las planillas de pagos de impuestos debidamente canceladas por los usuarios de conformidad con las leyes fiscales, así como las planillas de exoneración de pago de impuestos y la planilla de vivienda principal.
8. Llevar el Libro de Estampillas inutilizando los timbres fiscales correspondientes, bajo estrictas medidas de seguridad.
9. Llevar el expediente de cada uno de los funcionarios adscritos a la oficina notarial, debidamente foliado.
10. Llevar el Libro de Actas Internas, donde anotará las separaciones del Notario Público Titular y la designación del Jefe de Servicio Revisor o de la persona que se encargue como Notario Público Interino, y demás hechos o actos de la oficina.
11. Estampar las correspondientes notas marginales en el Tomo de Autenticaciones, dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a su recibo. Si el Duplicado del Tomo de Autenticaciones ha sido enviado al Registrador Principal de su jurisdicción, deberá enviar el oficio correspondiente para que éste estampe la nota marginal.
12. Elaborar las notas de apertura, hacer la revisión y estampar la nota de cierre de los tomos, de conformidad con lo establecido en este Reglamento.
13. Elaborar la correspondencia que debe enviar a otras dependencias públicas o privadas.
14. Elaborar la copia certificada y los oficios correspondientes en caso de reconocimiento de hijos.
15. Remitir anualmente los Duplicados, debidamente cerrados, del Tomo de Autenticaciones y de Índice de Otorgantes, llevados por la oficina notarial a la Oficina Principal de Registro correspondiente.
16. Cualquier otra atribución que le asigne el Notario Público Titular.”
Artículo 38. Se incluye un nuevo Capítulo, numerado VIII, redactado en la forma siguiente:
“Capítulo VIII
Artículo 39. Se incluyen 3 nuevos artículos, numerados 41, 42 y 43, redactados en la forma siguiente:
“Artículo 41. En el Libro Diario se anotará un extracto de todos los actos y documentos que sean otorgados en la oficina notarial, estos asientos se harán en el mismo orden en que tuvieren lugar los actos a que correspondan, bajo una serie numérica continua, que comenzará cada día con designación de la fecha.
Diariamente, el Notario Público firmará el Libro Diario a renglón seguido de la última anotación o de aquella en que constare no haberse efectuado ningún acto durante el día.
En las actuaciones que se hagan en el Libro Diario referentes a otorgamientos que se hayan practicado en días feriados, durante la noche o en horas que no sean las fijadas para el trabajo ordinario de despacho, se expresará la causa de la urgencia si ésta no se desprende de la naturaleza del documento, el lugar y la hora del otorgamiento. La anotación será cerrada en la forma en que se ordena en el párrafo que precede.”
“Artículo 42. El Libro Índice de Otorgantes se llevará por duplicado y estará dividido en cinco casillas, en las cuales se asentarán: en la primera, por orden alfabético, los apellidos y nombres de los otorgantes e interesados, figurando el nombre de cada otorgante o declarante en la letra que le corresponda; en la segunda, la clase de acto y los bienes a que se refiere; en la tercera, el número del asiento; en la cuarta, el tomo donde se asiente y en la quinta casilla la fecha de otorgamiento.la Oficina Principal de Registro de su jurisdicción, junto con los Duplicados de los Libros respectivos.”
“Artículo 43. El Libro de Actas y Sorteos se abrirá por el Notario Público Titular o Interino, de acuerdo a las formalidades establecidas en este Reglamento y se insertará copia del acta extendida por el Notario Público en forma sucesiva a la fecha de las mismas.”
Artículo 40. Se incluyen 7 nuevos artículos, numerados 45, 46, 47, 48, 49, 50 y 51, redactados en la forma siguiente:
“Artículo 45. Los documentos originales que se presenten en la oficina notarial deberán ser presentados mecanografiados y en tinta negra, debidamente foliados en forma visible en letras y números. Los documentos de difícil lectura, de los que no se puedan obtener fotocopias legibles y los que presenten enmendaduras, deberán ser rechazados.”
“Artículo 46. El documento original presentado será reproducido íntegramente antes del otorgamiento por su anverso y reverso, mediante cualquier equipo apto y adecuado para la seguridad y preservación documental para formar el Libro de Autenticaciones.
El equipo deberá estar instalado en la sede de la oficina notarial y será usado exclusivamente por personal especializado y autorizado por el Notario Público con el fin de obtener la imagen fiel y exacta para formar el Tomo de Autenticaciones.”
“Artículo 47. Cuando el Duplicado del Tomo de Autenticaciones sea sustituido a través de medios ópticos y magnéticos o por cualquier otro medio mecánico inteligible, de acuerdo a lo señalado en el artículo 40 de este Reglamento, el documento se procesará a través de captura de imagen correspondiente a la página o páginas en las cuales consten las firmas originales de los otorgantes y de los testigos que presenciaron el acto.”
“Artículo 48. El Duplicado del Tomo de Autenticaciones deberá grabarse y almacenarse a través de los métodos que respondan a la tecnología más adecuada al momento durante el cual se utilicen. Será almacenado en cajas de seguridad que cumplan con todos los sistemas adecuados a su conservación.”
“Artículo 49. Las oficinas notariales deberán:
Garantizar que la información sea veraz y completa, para evitar omisiones o adulteraciones.
Preservar la documentación de hechos intencionales de índole individual, por robo, incendio y deterioro delictivo.
Resguardar la documentación de hechos fortuitos.
Garantizar la veracidad y la calidad de todos los asientos notariales, para que estos se realicen en forma exacta, tratando de minimizar el error humano.
Observar las normas de mantenimiento de la información almacenada, a fin de garantizar su preservación en el tiempo”.
“Artículo 50. El sistema de información electrónica de las oficinas notariales, deberá garantizar la protección de la información almacenada en los medios ópticos y magnéticos y todo interesado en acceder a la información contenida en los bancos de datos, deberá tener presente:
Su limitación en la captura, el almacenamiento, la recuperación y la consulta de datos, textos e imágenes.
La pertinencia de la información solicitada por terceras personas, que deberá ser la adecuada a la finalidad y exactitud perseguida.
La finalidad perseguida, que deberá estar claramente definida.
Los datos obtenidos que tienen restricciones de uso y sólo podrán ser empleados para la finalidad solicitada al Notario Público y dispuesta por éstos de conformidad con el artículo anterior.
Los datos que deberán ser asegurados mediante las adecuadas garantías, para evitar su pérdida o su divulgación no autorizada.”
“Artículo 51. De conformidad con lo establecido en la Ley de Arancel Judicial el cobro del servicio del sistema por recuperación electrónica se determinará conforme a los precios del mercado. Su producto será destinado al sostenimiento, mejoramiento y actualización del servicio.”
Artículo 41. Se incorpora un nuevo artículo, numerado 53, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 53. El Notario Público será responsable por el uso y manejo de los sellos requeridos en las funciones inherentes al cargo.”
Artículo 42. Se incorpora un nuevo artículo, numerado 55, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 55. En las oficinas notariales se observarán las formalidades siguientes:
Los documentos que formarán el Libro de Autenticaciones se copiarán íntegramente para formar el Tomo Principal y Tomo Duplicado, bajo una sola serie numérica que comenzará con el número uno (1), cuyas páginas serán foliadas en letras y cifras en orden numérico que no exceda de doscientos (200) folios, estampándose de seguidas la correspondiente nota de cierre. No se asentará más de un documento con un mismo número.
En el acto de otorgamiento se estampará en el documento original y en el Libro de Autenticaciones, formado por el Tomo Principal y Duplicado, la nota respectiva que contendrá: República de Venezuela, el nombre del Notario Público que autoriza el acto, la identificación de la oficina notarial, la jurisdicción estadal que le corresponde, la identificación del abogado redactor, el nombre y apellido exacto de los otorgantes que declaran en el contenido del documento, con su correspondiente identificación, su nacionalidad, su estado civil y domicilio, el acto que se realiza, el nombre e identificación de los testigos instrumentales, el número y tomo bajo el cual quedó inserto y constancia de los recaudos presentados.
El otorgante u otorgantes declararán que se dio cumplimento a las formalidades de lectura, confrontación de las copias firmadas en originales que formarán el Tomo Principal y el Tomo Duplicado del Libro de Autenticaciones, que conocen el contenido y que de conformidad, firman.
El Notario Público dará fe de la identificación del otorgante u otorgantes, de los medios de identificación, de conformidad con el artículo 56 de este Reglamento, del estado civil, del domicilio, de la nacionalidad y de cualquier otra documentación que le haya sido presentada al efecto y tenga relación directa con el acto.
La nota será firmada en el mismo acto de otorgamiento por el Notario Público, el otorgante u otorgantes y los dos testigos instrumentales designados por el Notario Público. Seguidamente se estamparán los sellos respectivos, de conformidad con el artículo 52 de este Reglamento.”
Artículo 43. Se modifica el artículo 21, numerado 56, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 56. El otorgante u otorgantes acreditarán su identidad con la presentación de la respectiva cédula de identidad. Cuando por la urgencia del caso o por motivo o circunstancia justificada, a juicio del Notario Público, no sea posible la presentación de la cédula de identidad, el Notario Público dará fe de que conoce al otorgante y en caso contrario, la identidad se comprobará con pasaporte expedido por las autoridades venezolanas.
Cuando no sea posible verificar la identificación de los otorgantes de nacionalidad venezolana, por los medios indicados, el Notario Público les exigirá que acrediten su identidad con dos testigos de conocimiento que llenen los extremos requeridos por la Ley y quienes además, puedan ser identificados de la misma forma establecida para los otorgantes. Los testigos de conocimiento darán fe de la identificación personal del otorgante u otorgantes y el Notario Público dará fe de la identidad o de la identificación personal de los testigos de conocimiento, quienes deberán firmar la nota respectiva. En la identificación de extranjeros se deberán aplicar las disposiciones de la Ley Orgánica de Identificación.”
Artículo 44. Se incluyen 5 nuevos artículos, numerados 57, 58, 59, 60 y 61, redactados en la forma siguiente:
“Artículo 57. Cuando se requiera la presencia del Notario Público en días feriados o no laborables, el interesado deberá jurar la urgencia del caso. El Notario Público se constituirá habilitando el tiempo necesario en el recinto de la oficina notarial o fuera de él y dejará constancia en el Libro Diario.”
“Artículo 58. Las anulaciones procederán en los siguientes casos:
Si por cualquier circunstancia alguno de los otorgantes se negare en el acto de otorgamiento a firmar el documento o el asiento en los libros respectivos, el Notario Público declarará nulo el asiento y estampará al pie del documento y de las copias, una nota en que se exprese aquella circunstancia, la cual será firmada por el Notario Público y por las partes que se avengan a ello.
Si transcurren treinta (30) días continuos después de la fecha de presentación sin que el documento haya sido otorgado por falta de comparecencia del otorgante u otorgantes, los asientos correspondientes serán necesariamente anulados, sin que esto ocasione devolución alguna de los derechos causados, de conformidad con el artículo 30 de la Ley de Arancel Judicial.”
“Artículo 59. Las notas marginales a que se refiere el artículo 1.926 del Código Civil se estamparán en el Tomo de Autenticaciones, conformado por el Tomo Principal y Duplicado en el asiento respectivo y se firmarán por el Notario Público. Cuando el Duplicado del Tomo de Autenticaciones se encuentre en el Registro Principal, el Notario Público transcribirá a dicha oficina, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al otorgamiento, la nota marginal asentada en el Tomo Principal del Libro de Autenticaciones para que, a su vez, el Registrador Principal lo asiente bajo su firma en el Tomo Duplicado del Libro de Autenticaciones correspondiente. Igual procedimiento se aplicará cuando se estampe nota marginal en un asiento por revocatoria, sustitución, renuncia, aclaratoria, modificación o anulación al Registrador Subalterno o a otro Notario Público.”
“Artículo 60. En caso de que se agote el margen de un documento y no se pueda en consecuencia estampar en él las notas marginales, el Notario Público las estampará en hojas anexas que se agreguen al asiento. Se repetirá la foliatura de la última hoja del asiento respectivo. En el Libro Diario se hará constar la fijación de las hojas adicionales; también debe hacerse referencia, al pie del asiento respectivo, del número de folios u hojas adicionales en los cuales continúen estampándose las notas marginales correspondientes.”
“Artículo 61. El Notario Público dejará constancia en el Libro Diario de las copias o certificaciones que expidieren, con expresión de la fecha y del número de folios. Cuando la copia o certificación se expida por decreto de un Juez, se citará también la fecha de la solicitud y el número del oficio.”
Artículo 45. Se modifica el artículo 22 y se reubica como artículo 32, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 32. Son atribuciones del Jefe de Servicio Revisor:
Analizar cuidadosamente los documentos que se presenten en la oficina notarial para su autenticación y examinar si dichos documentos reúnen los requisitos legales pertinentes para ser otorgados. De igual manera verificará si los otorgantes son personas hábiles y capaces conforme a la Ley para la realización del acto. Cuando el documento examinado resulte correcto, dará su aprobación con su firma. El Notario Público decidirá, en todo caso, si procede o no el ingreso del documento.
Constatar, antes de liquidar los derechos arancelarios, que no existe prohibición de enajenar y gravar dictada por autoridad judicial competente al otorgante u otorgantes. En caso contrario, notificará al Notario Público, quién negará el ingreso del documento.
Exigir al otorgante u otorgantes los recaudos que deben acompañar al documento, de conformidad con las leyes que rigen la materia.
Distribuir el trabajo entre el personal subalterno y llevar el control del ingreso de los documentos y demás actuaciones.
Revisar cuidadosamente el trabajo elaborado por el personal y verificar que se han cumplido con todos los requisitos exigidos.
Revisar el documento antes del acto de otorgamiento y determinar si para ese momento no existe prohibición de enajenar y gravar.
Ejercer el control estricto de los documentos por otorgar.
Revisar que los documentos y demás actos sean anulados a los treinta (30) días de su presentación y mantener actualizado el archivo de los mismos.
Supervisar la encuadernación, empastado y foliatura del Libro de Autenticaciones.
Vigilar que el Libro Diario y el Libro Índice estén actualizados.
Vigilar el cumplimiento del horario y el cumplimiento de las funciones del personal.
Vigilar que se estampen las notas marginales en el plazo previsto en este Reglamento.
Las demás que le señale la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia y el Notario Público Titular.”
Artículo 46. Se modifica el artículo 23 y se reubica como artículo 39, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 39. Cada oficina notarial deberá llevar los siguientes libros: Libro Diario, Libro Índice, Libro de Inventario, Libro de Correspondencia Despachada, Libro de Correspondencia Recibida, Libro de Prohibiciones de Enajenar y Gravar, Libro de Actas Notariales y Sorteos, Libro de Control de Entrada de Documentos, Libro de Actas Internas, Libro de Autenticaciones, Libro de Estampillas, Libros de Contabilidad, como son: Libro de Diario Mayor, Libro de Conciliación Bancaria, Libro de Distribución de Actos y Liquidación de Derechos Arancelarios; y los demás libros que señale el Ministerio de Justicia en la forma y de acuerdo a los sistemas y procedimientos que el propio Ministerio disponga.
Los libros a que se refiere el encabezamiento de este artículo, debidamente encuadernados, tendrán en su carátula un título que exprese la denominación de la oficina notarial y el nombre del libro y serán abiertos, foliados y clausurados por el Notario Público respectivo, en presencia del Jefe de Archivo, con excepción de los libros de contabilidad que serán abiertos y clausurados por el Notario Público y el Escribiente Tesorero.
En la nota de apertura se especificará que el libro consta de doscientos (200) folios útiles y las demás especificaciones que señale este Reglamento.”
Artículo 47. Se elimina el artículo 24.
Artículo 48. Se modifica el artículo 25, numerado 40, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 40. Cada Libro de Autenticaciones constará de dos (2) ejemplares que se denominarán “Tomo Principal” y “Tomo Duplicado”. Dichos libros se formarán con papel de buena calidad, serán empastados y llevarán timbrados en la carátula el nombre de la oficina notarial, el año y el número del tomo en forma correlativa. El Ministerio de Justicia autorizará al Notario Público para sustituir los tomos duplicados a través de medios ópticos y magnéticos o por cualquier otro medio mecánico inteligible y que responda a la tecnología más adecuada al momento durante el cual se utilicen, los cuales serán previamente aprobados por el Ministerio de Justicia y tendrán la misma fuerza y eficacia probatoria que los originales. El Libro deberá ser abierto por el Notario Público Titular o Interino, donde se dejará constancia del número de folios que contendrá el mismo; la nota de cierre deberá ser firmada conjuntamente por el Notario Público Titular o Interino y el Jefe de Archivo, en donde se especificará el número de documentos otorgados y anulados y mención expresa del último documento inserto.
El Libro de Autenticaciones a que se refiere este artículo, será empastado en talleres que a tal efecto funcionarán en las propias oficinas, quedando a cargo del Notario Público tomar todas las precauciones de seguridad para la realización de esta labor.”
Artículo 49. Se elimina el artículo 26.
Artículo 50. Se modifica el artículo 27, numerado 44, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 44. Los demás libros serán llevados conforme a las normas establecidas en las leyes respectivas, en cuanto le sean aplicables y no se opongan a lo dispuesto en este Reglamento.”
Artículo 51. Se modifica el artículo 28 y se reubica como numeral 15 del artículo 38, con la siguiente redacción:
“Artículo 38. 15. Remitir los Duplicados, debidamente cerrados, del Tomo de Autenticación y de Índice de Otorgantes, llevados por la oficina notarial a la Oficina Principal de Registro correspondiente.”
Artículo 52. Se modifica el artículo 29 y se reubica como artículo 52, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 52. Cada oficina notarial tendrá un sello de cuatro centímetros (4cm.) de diámetro, con el Escudo de Armas de la República de Venezuela en el centro y con las siguientes inscripciones; en la parte superior y forma circular: “Estado...” o “Distrito Federal...” o “ Territorio...”, debajo de esta inscripción Notaria Pública, debajo del Escudo nomenclatura de la Notaría. Dicho sello se estampará en los oficios o comunicaciones que dirija el Notario Público y en el encabezamiento y al pie de los documentos otorgados, de las copias o certificaciones que se expidan, y en general, de todos los escritos emanados de la oficina notarial. Los documentos que contengan dos o más folios serán sellados en la unión marginal de sus folios de manera que el sello abarque, en cada caso, los márgenes de uno y otro folio.
Además, llevará un sello horizontal en donde aparezca el nombre del Notario Público Titular o Notario Interino, el nombre de la oficina correspondiente y el carácter con el cual actúan.”
Artículo 53. Se modifica el artículo 30 y se reubica como artículo 62, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 62. La liquidación y recaudación de los derechos y emolumentos que causen todas las actuaciones notariales, se regirán por las disposiciones de la Ley de Arancel Judicial, la cual establece las tasas y emolumentos que les corresponden para su administración y funcionamiento y fija las normas para la recaudación y distribución de los mismos, hasta tanto una ley especial provea lo conducente; otra forma de liquidación y recepción será ilícita y acarreará responsabilidad a las personas que en ello participen. La enumeración de los actos causales de arancel es taxativa, con las excepciones y exoneraciones que establezcan las leyes.”
Artículo 54. Se incluyen dos nuevos artículos, numerados 63 y 64, redactados en la forma siguiente:
“Artículo 63. El Notario Público y demás empleados no podrán percibir directa o indirectamente cantidad alguna de dinero, dádivas o retribuciones por su intervención en actos inherentes a sus funciones, salvo las tasas o emolumentos que otras leyes establezcan por actuaciones distintas. Toda infracción a las disposiciones de la Ley de Arancel Judicial, acarrearán las sanciones disciplinarias, penales y civiles a que hubiere lugar.”
“Artículo 64. El Notario Público no realizará ninguna actuación si antes no se han liquidado y pagado los aranceles y otros emolumentos, excepto cuando la liquidación haya de hacerse por el tiempo invertido para efectuarla, de conformidad con el artículo 11 de la Ley de Arancel Judicial.”
Artículo 55. Se modifica el artículo 31 y se reubica como artículo 36, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 36. En cada oficina notarial habrá un Escribiente Tesorero encargado del área administrativa, designado por el Notario Público Titular, quien deberá reunir las siguientes condiciones: ser venezolano, mayor de edad, de reconocida honorabilidad y tener tres años de experiencia en materia contable. Deberá prestar caución o fianza para realizar las funciones inherentes a su cargo; el Ministerio de Justicia determinará el monto de la caución, la que, en ningún caso, podrá ser menor de Un Millón de Bolívares (Bs. 1.000.000,00). Tal designación será comunicada al Ministerio de Justicia.”
Artículo 56. Se modifica el artículo 32, numerado 65, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 65. El que se considere perjudicado por cobro excesivo o indebido de derechos o emolumentos, podrá reclamar, dentro del término de diez (10) días hábiles, por escrito ante el Ministerio de Justicia. El Ministerio resolverá el reclamo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recibido el mismo. La decisión será transmitida en oficio al reclamante y, si hubiere lugar, se impondrá la sanción administrativa correspondiente al Notario Público infractor.”
Artículo 57. Se elimina el Capítulo IX “Disposiciones Especiales”.
Artículo 58. Se modifica el artículo 33 y se reubica como artículo 29, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 29. Durante las horas fijadas para el trabajo ordinario, que no sean las señaladas para el otorgamiento en la oficina, podrá trasladarse el Notario Público al lugar donde lo solicite el otorgante.
Para estos traslados el Notario Público, cuando la urgencia del caso o el número de traslados y la distancia entre los mismos lo haga necesario, podrá delegar el otorgamiento de los documentos en funcionarios de la oficina notarial, seleccionados y entrenados para tales actos, quienes serán las personas facultadas para cumplir esta actividad y tendrán responsabilidad en la parte del proceso en que ellos actúan. Estos funcionarios comprobarán el cumplimiento de las formalidades legales, verificarán la identificación y firma de cada uno de los otorgantes.
En la nota de otorgamiento se dejará constancia que dicho acto se efectuó fuera del recinto de la oficina notarial, se indicará la hora del otorgamiento, la dirección donde se efectuó el mismo, el nombre, cédula de identidad y firma del funcionario autorizado, si este fuere el caso.”
Artículo 59. Se modifica el artículo 34 y se reubica como artículo 34, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 34. En cada Oficina Notarial habrá los empleados idóneos y requeridos para el desempeño de las actividades notariales, los cuales se clasificará por escalafón, de acuerdo a su antigüedad y eficiencia. La nómina de empleados se clasificará de la siguiente manera:
Jefe de Servicio Revisor.
Esta clasificación será la única forma de ascenso, previo el cumplimiento de los requisitos necesarios establecidos por la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia. La nómina de empleados se determinará en base al ingreso y al volumen de trabajo de la oficina notarial.
No podrán trabajar en una misma oficina personas que tengan entre sí parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad.”
Artículo 60. Se modifica el Capítulo X “De las causales de Remoción” y se reubica como Capítulo XII, redactado en la forma siguiente:
“Capítulo XII
Artículo 61. Se incorpora un nuevo artículo, numerado 66, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 66. El Notario cesa en el ejercicio del cargo:
Por muerte.
Por sentencia firme que declare la interdicción o inhabilitación temporal o absoluta que lo imposibilite para ejercer el cargo.
Por renuncia, cuando expresamente lo manifieste ante el órgano competente del Ministerio de Justicia y le sea aceptada.
Por abandono del cargo por motivos injustificados.
Por jubilación.”
Artículo 62. Se modifica el artículo 35 y se reubica como artículo 67, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 67. Son causales de destitución del Notario Público:
No llevar con regularidad los Libros Índices y demás libros que prevé este Reglamento.
El incumplimiento de los Artículos 15, 16, 17, 18, 19, 20 y 63 de este Reglamento.
Condena penal que implique privación de la libertad.”
Artículo 63. Se modifican los artículos 36 y 37 y se convierten en un solo artículo numerado 68, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 68. Son causales de destitución del personal de las oficinas notariales:
Jefe de Servicio Revisor: el incumplimiento de los artículos 32, 33 y 63 de este Reglamento.
Escribiente Tesorero: el incumplimiento de los artículos 33 y 37 de este Reglamento.
Jefe de Archivo: el incumplimiento de los artículos 18, 33, 38, 59 y 63 de este Reglamento.
Del Personal: el incumplimiento de los artículos 29, 33, 35 y 63 de este Reglamento.”
Artículo 64. Se modifica el artículo 38 y se reubica como artículo 30, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 30. Las oficinas notariales estarán sujetas a control y fiscalización por el Ministerio de Justicia, en lo que respecta a su relación jerárquica y funcional, a estos efectos el Notario Público deberá presentar a los Inspectores Nacionales del Ministerio de Justicia los libros y demás documentos que tenga la oficina, a fin de que estos funcionarios practiquen la inspección ordinaria o extraordinaria. Las inspecciones ordinarias a las oficinas notariales se practicarán cada semestre por los funcionarios que designe el Director General Sectorial de Registros y Notarías, a cuyo efecto se levantará un acta, en la cual se hará constar el lapso que comprende la inspección, los instrumentos revisados, los datos comprobados y las observaciones formuladas. El acta suscrita por el Inspector y el Notario Público se entregará al Director General Sectorial de Registros y Notarías.
El Notario Público podrá exponer los alegatos y explicaciones que estime convenientes, así como acompañar los recaudos pertinentes.
El Ministerio de Justicia podrá ordenar las inspecciones extraordinarias que considere convenientes.”
Artículo 65. Se modifica el artículo 39 y se reubica como artículo 69, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 69. Compete al Ministerio de Justicia resolver las dudas que puedan surgir acerca del espíritu, propósito y razón, en la aplicación de este Reglamento en las actuaciones de los Notarios Públicos.
Las consultas que se formulen, sean por el Notario Público o por los particulares, deberán ser resueltas dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de recepción del expediente respectivo.”
Artículo 66. Se modifica el artículo 40 y se reubica como artículo 37, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 37. Son atribuciones y deberes del Escribiente Tesorero:
Liquidar los derechos y emolumentos causados por el documento o acto, conforme al arancel judicial. El Notario Público de acuerdo al trabajo a realizar podrá designar un escribiente como auxiliar de taquilla, quien deberá prestar caución o fianza de acuerdo al monto que determine el Ministerio de Justicia. Este funcionario se encargará de la liquidación y recaudación de los aranceles y demás emolumentos, así como del registro de control de ingresos y egresos.
Llevar al día la contabilidad y elaborar el balance general los días quince y último de cada mes. Elaborar la nómina y hacer los descuentos por beneficios sociales que establezcan las leyes.
Hacer puntualmente los pagos que se generen en el manejo de la oficina notarial, cuidando que no haya atraso. El incumplimiento de esta disposición acarreará las sanciones administrativas correspondientes.
Abrir las cuentas bancarias que se consideren necesarias a nombre de la respectiva oficina notarial, en donde deberá depositar los ingresos y verificar diariamente que el ingreso percibido coincida con el ingreso depositado. Dichas cuentas sólo podrán ser movilizadas con las firmas conjuntas del Notario Público Titular y del Jefe de Servicio Revisor, o del Escribiente Tesorero. Los firmantes serán solidariamente responsables por los gastos que autoricen.
Ingresar a la Oficina del Banco Central de Venezuela o a la oficina receptora de fondos nacionales, el treinta por ciento (30%) correspondiente al Fisco Nacional, que debe retener por concepto de traslados y distribuir el setenta por ciento (70%) restante, de conformidad con el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial.
Hacer la distribución de los montos por concepto de Arancel Judicial y demás emolumentos, de acuerdo a los porcentajes establecidos en el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial.
Enviar los primeros cinco (5) días de cada mes, los recaudos y estadísticas contables que exija el Ministerio de Justicia.
Los demás que señale la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia y el Notario Público Titular.”
Artículo 67. Se modifica el artículo 41 y se reubica como artículo 35, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 35. Los empleados de las oficinas notariales que durante las horas normales de labor actúen en la inserción u otorgamiento anticipado de documentos, están obligados a compensar todo el tiempo invertido en ello, cumpliendo al efecto, horas extraordinarias, sin derecho a remuneración adicional alguna por esa compensación.”
Artículo 68. Se incluye un nuevo artículo, numerado 70, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 70. El Notario Público y demás funcionarios son responsables según la legislación civil, penal, administrativa y de salvaguarda del patrimonio público, por los delitos y faltas que cometan en el ejercicio de sus funciones.”
Artículo 69. Se incluyen 3 nuevos artículos, numerados 71, 72 y 73, redactados en la forma siguiente:
“Artículo 71. El Ministerio de Justicia podrá crear oficinas notariales en aquellos Estados donde, por razón de la actividad económica y por aumento de la población, sean necesarias.
Las funciones notariales que ejercen los Registradores Subalternos serán transferidas a las oficinas notariales creadas al efecto.”
“Artículo 72. El Fondo de Previsión Social de los Registradores Mercantiles y Notarios Públicos, previsto en la Ley de Arancel Judicial, procurará el bienestar y la protección social y económica de los Notarios Públicos. El patrimonio del Fondo se constituirá con el aporte que se realiza mensualmente, de conformidad con lo establecido en el artículo 43 de la citada Ley, con los aportes especiales que acuerden sus asociados y con las donaciones, legados y cualquier otro aporte que reciba.
A los efectos de la jubilación del Notario Público, se tendrá como base el sueldo que devenguen los Jueces de Primera Instancia. A quién se le acuerde la jubilación deberá concedérsele un plazo de treinta (30) días hábiles para que efectúe la formal entrega de la oficina notarial. Dicho plazo se contará a partir de la publicación en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela de la Resolución correspondiente.”
“Artículo 73. Las Notarías Pública que se crearen y las vacantes por muerte, renuncia, destitución, inhabilitación e interdicción del Notario Público Titular, serán provistas de conformidad con el artículo 1° de este Reglamento.”
Artículo 70. Se modifica el artículo 42, numerado 75, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 75. Este Reglamento entrará en vigencia a partir de la fecha de su publicación en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela.”
Artículo 71. Se elimina el artículo 43.
Artículo 72. Se modifica el artículo 44 y se reubica como artículo 74, con la misma redacción:
“Artículo 74. El Ministro de Justicia queda encargado de la ejecución del presente Decreto.”
Artículo 73. De conformidad con el artículo 5° de la Ley de Publicaciones Oficiales, imprímase en un solo texto el texto íntegro del Decreto N° 1.393 de fecha 06 de enero de 1976, publicado en Gaceta Oficial N° 30.956 de fecha 05 de abril de 1976, mediante el cual se dicta el Reglamento de Notarías Públicas con las reformas aquí introducidas y en el correspondiente texto único corríjase la numeración y sustitúyanse las fechas, firmas y demás datos a que hubiere lugar.
Dado en Caracas, a los once días del mes de noviembre de mil novecientos noventa y ocho. Año 188º de la Independencia y 139º de la Federación.
(L.S.)
Refrendado
El Ministro de Relaciones Interiores, ASDRUBAL AGUIAR ARANGURENLa Ministra de Hacienda, MARITZA IZAGUIRREla Defensa , TITO MANLIO RINCÓN BRAVOLa Ministra del Trabajo, MARÍA DEL ROSARIO BERNARDONI DE GOVEALa Encargada del Ministerio de Energía y Minas, DOLORES DOBARRO DE TORRESLa Encargada del Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales Renovables, MARÍA ESPERANZA RINCONES CELISla Familia , CARLOS ALTIMARI GASPERIla Secretaría de la Presidencia , JOSÉ GUILLERMO ANDUEZA
RAFAEL CALDERAla República
En ejercicio de la atribución que le confiere el artículo 181 y el ordinal 10° del artículo 190 de la Constitución y en concordancia con el artículo 158 de la Ley de Registro Público, en Consejo de Ministros,
DECRETA
el siguiente
REGLAMENTO DE NOTARÍAS PÚBLICAS
Capítulo I
Disposiciones Generales
Artículo 1. La función notarial estará a cargo de un funcionario público, denominado Notario Público, quien tiene atribuida la facultad de dar fe pública en todos los actos, declaraciones y certificaciones que autorice con tal carácter. Este cargo deberá ser provisto mediante concurso de oposición.
Artículo 2. El Notario Público es un profesional del derecho, acreditado por la autoridad competente para ejercer la función pública notarial y los demás cometidos establecidos en este Reglamento y en las leyes, en el ámbito espacial que señale el Decreto de creación de la oficina respectiva.
El Notario Público orientará a los interesados, cuando sea requerido por éstos, a los efectos de aclarar conceptos jurídicos.
Artículo 3[Derogado](*). Para ser Notario Público se requiere ser abogado y reunir las siguientes condiciones:
1. Ser venezolano y en el libre ejercicio de los derechos civiles y políticos;
2. No ser militar en servicio activo, ni ministro de ningún culto, ni dirigente, ni activista político;
3. Haber ejercido idóneamente la profesión de abogado, durante cinco (5) años;
4. Haber observado conducta pública irreprochable;
5. No tener impedimentos físicos ni psíquicos que lo imposibiliten para el ejercicio de las funciones del cargo; y
6. Haber aprobado el concurso de oposición, de conformidad con el artículo 1° de este Reglamento.
(*) Ver Ley de Registro Público y del Notariado, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 5.833 Extraordinario de fecha 22 de diciembre de 2006.
Artículo 4. El cargo de Notario Público es incompatible con el ejercicio de cualquier otro cargo público remunerado y con el ejercicio profesional de la Abogacía. Se exceptúan de esta disposición los cargos docentes y los de miembros de comisiones codificadoras o revisoras de leyes, ordenanzas y reglamentos que, según las disposiciones que las rigen, no constituyan destinos públicos remunerados.
Artículo 5. Toda la actividad del Notario Público estará dirigida a garantizar la seguridad jurídica de los bienes y la defensa de los principios de libertad contractual y legalidad. Su actuación deberá ser en forma personal, autónoma, imparcial, diligente y previsora.
Artículo 6. Las autoridades o los particulares no podrán impedir, dificultar, ni coartar de manera alguna a los Notarios Públicos en el ejercicio de sus funciones.
Las autoridades de todo orden les acordarán su asistencia y la fuerza pública estará obligada a auxiliarlos cuando ello sea necesario para el buen desempeño de su cargo.
Artículo 7. El Notario Público sólo procederá a instancia de las personas interesadas, excepto en los casos especiales de emergencia nacional, por instrucción expresa del Ministro de Justicia. No podrá negarse a ejercer las funciones que le corresponden cuando fuere legítimamente requerido, salvo que se encuentren física o legalmente impedido o en el supuesto previsto en el literal a) del artículo 20 de este Reglamento.
Artículo 8. El Notario Público impedirá que los abogados y particulares en general, despachen asuntos, redacten o visen documentos u otros trabajos semejantes en el recinto de la oficina notarial. Asimismo, mantendrá el orden e impondrá a los contraventores la sanción que prevé el Parágrafo Único del artículo 51 de la Ley de Registro Público.
Artículo 9. El Notario Público deberá prestar, antes de entrar en el ejercicio de su cargo, caución real o personal para responder de los perjuicios que pueda ocasionar al Estado o a los particulares en el desempeño de sus funciones, comprendido el reintegro de cantidades recibidas en contravención al arancel fijado por la Ley. El Ministerio de Justicia determinará el monto de la caución, pero en ningún caso podrá ser menor a Dos Millones de Bolívares (Bs. 2.000.000,00). Cuando las circunstancias así lo aconsejen, el Ministerio de Justicia podrá aumentar la cuantía de la caución prestada o exigir una nueva fianza cuando por cualquier causa o circunstancia, se menoscabe o disminuya la solvencia del fiador o la suficiencia de la fianza o caución prestada.
La caución será devuelta y la póliza de fidelidad cancelada, cuando el Notario Público haya cesado en el ejercicio del cargo y transcurrido un plazo no menor de dos (2) años.
El Ministerio de Justicia a través del órgano competente, verificará los documentos presentados y aprobará o no la caución prestada.
Artículo 10. El Notario Público deberá prestar juramento ante el Ministro de Justicia, previamente a la toma de posesión del cargo, declarando su obediencia y fidelidad a la Ley.
El nombramiento se hará por disposición del Presidente de la República , mediante Resolución del Ministro de Justicia que se publicará en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela.
Artículo 11. El Notario Público registrará ante la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia, y ante el Registrador Principal de su jurisdicción, su firma, rúbrica, signo, sellos, media firma y equipos de impresión que utilizará en el ejercicio de la función.
Artículo 12. Cuando el Notario Público tuviere que separarse temporalmente de su cargo, por un término que no exceda de cinco (5) días hábiles en el lapso de un mes o haga uso de sus vacaciones legales, designará al Jefe de Servicio Revisor como Encargado de la Oficina Notarial, previa notificación al Ministerio de Justicia. Esta designación se hará constar en el Libro Diario y en el Libro de Actas Internas, de conformidad con el ordinal 10 del artículo 38 de este Reglamento. El Jefe de Servicio Revisor percibirá sus derechos y demás emolumentos que les fija su cargo, de conformidad a lo previsto en el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial.
El Ministerio de Justicia podrá conceder licencias o permisos especiales remunerados para asistir a comisiones de organismos jurídicos o comisiones asesoras dependientes o relacionadas con el Ministerio de Justicia y a comisiones legislativas. Podrá autorizar hasta por tres (3) meses, por causa justificada, la separación temporal del Notario Público Titular; en ambos casos, el que supla la actuación del Notario Público, lo hará como Notario Público Interino designado por el Ministro de Justicia. La circunstancia en que constare tal autorización se anotará en el Libro Diario y en el Libro de Actas respectivo. El Notario Público Titular, pagará los honorarios del Notario Público Interino que lo supla, por todo el tiempo que dure su separación, estos honorarios los fijará en forma convencional el titular del cargo y la persona designada para sustituirlo interinamente.
Artículo 13. Los Notarios Públicos residirán en la jurisdicción donde se encuentra ubicada la oficina notarial que le ha sido asignada.
Capítulo II
De las Atribuciones del Notario Público
Artículo 14. Son atribuciones de los Notarios Públicos:
a) Autenticar documentos, contratos y demás negocios jurídicos, unilaterales, bilaterales y plurilaterales.
b) Autenticar poderes, sustituciones, renuncias y revocatorias con excepción de las sustituciones, renuncias y revocatorias, que se efectúen en los expedientes judiciales.
c) Evacuar justificaciones para perpetua memoria, con excepción de lo señalado en el artículo 937 del Código de Procedimiento Civil.
d) Levantar protestos de los títulos de créditos, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio.
e) Intervenir en la apertura de testamentos cerrados, de conformidad con lo previsto en los artículos 986 al 989 del Código Civil y 913 al 920 del Código de Procedimiento Civil.
f) Expedir copias certificadas exclusivamente de los documentos y demás asientos que reposen en su oficina, siempre que las copias se soliciten por escrito con indicación de la clase de acto o de sus otorgantes, circunstancias éstas que se harán constar en la correspondiente nota de certificación. También podrán expedirse copias de documentos originales por procedimientos fotostáticos u otros semejantes de reproducción. El Notario Público no podrá expedir otras copias distintas a las aquí previstas, debiendo dejar constancia en el Libro Diario de las copias autorizadas.
g) Archivar, en los casos en que fuere procedente, los instrumentos privados a que se contrae el artículo 1.369 del Código Civil.
h) Archivar los documentos relativos a los contratos de venta con reserva de dominio, a los efectos de la fecha cierta de los mismos.
i) Extender y autorizar actas notariales, a instancia de parte, que constituyan, modifiquen o extingan un acto o negocio jurídico. Estas actas deben incorporarse cronológicamente en el Libro de Actas notariales. Los derechos arancelarios se liquidarán de conformidad con el artículo 17 - III - numeral 15 de la Ley de Arancel Judicial.
j) Certificar la apertura de libros de asamblea de propietarios, actas de Juntas de Condominios, sociedades irregulares, civiles y Juntas Directivas.
k) Las demás que le atribuyan otras leyes.
Capítulo III
De las Obligaciones del Notario Público
Artículo 15. El Notario Público deberá acatar y dar fiel cumplimiento a las Resoluciones, Circulares e Instructivos emanados del Ministerio de Justicia.
Artículo 16. El Notario Público autenticará los documentos presentados en el orden establecido, dentro de los lapsos previstos en este Reglamento. Igualmente deberá atender las solicitudes de copias certificadas sin retardos; siempre que se hayan liquidado y recaudado los derechos arancelarios en la forma establecida en la Ley de Arancel Judicial.
Artículo 17. El Notario Público estará obligado a presenciar el otorgamiento de los documentos que se le presenten sea en el propio día o dentro de los tres días hábiles siguientes, siempre que la parte interesada concurra en la oportunidad que al efecto se señale.
Artículo 18. El Notario Público deberá exhibir a quién demuestre interés, los Tomos de Autenticaciones, Diario e Índices, dentro del recinto de la oficina notarial. El Jefe de Archivo deberá ejercer los controles de vigilancia y seguridad, a fin de evitar el deterioro de los tomos señalados, siendo responsable de cualquier hecho, extravío o pérdida que pueda dañarlos total o parcialmente.
Los particulares que consulten en el archivo general los libros, podrán tomar de ellos las notas que juzguen convenientes, pero no podrán exigir otra ayuda que la simple exhibición de dichos libros.
Artículo 19. El Notario Público será directamente responsable de cualquier hecho que por su negligencia o imprudencia ocurra dentro de la oficina y que ponga en peligro la seguridad de los archivos bajo su cuidado y los bienes nacionales.
Capítulo IV
De las Prohibiciones
Artículo 20. Queda prohibido a los Notarios Públicos:
a) Autorizar documentos en los cuales sean parte, directa o indirectamente, ni aquellos en que aparezcan interesados, aun con el simple carácter de presentantes, representantes o apoderados, su cónyuge, ascendientes, descendientes o parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad. La existencia de cualquiera de estas circunstancia hará que el Notario se considere legalmente impedido para actuar y en consecuencia, el Notario Público encargará, para ese solo acto, al Jefe de Servicio Revisor y lo participará al Ministerio de Justicia.
b) Redactar documentos por encargo de los particulares ni mezclarse en los contratos o actos de las partes, salvo lo dispuesto en el artículo 2° de este Reglamento.
c) Recibir escritos, declaraciones o documentos, cualesquiera que sea la forma que revistan, en que el otorgante u otorgantes o declarantes, calumnien o injurien autoridades, corporaciones o particulares o protesten contra las leyes sancionadas.
d) Recibir documentos de cualquier tipo en los que no se exprese el valor de la cosa que es objeto del contrato, con excepción de los casos en que por su naturaleza no se pueda determinar aquel valor.
e) Otorgar documentos cuando le conste de modo positivo el estado de incapacidad legal, permanente o transitorio de sus otorgantes o de alguno de ellos. En este caso, el Notario Público estampará una nota al pie del documento, especificando los hechos o recaudos en virtud de los cuales le conste la incapacidad y lo devolverá a los interesados.
f) Otorgar documentos de liquidación, partición o adjudicación de herencias o legados, escrituras de donación, venta, permuta, cesión, hipoteca u otros contratos o actos relativos a bienes sobre los cuales tenga, por cualquier título, que conste en el documento, algún interés el Fisco Nacional, sin la presentación previa de la liberación en el pago de impuestos o demás requisitos exigidos por las leyes.
g) Otorgar documentos sujetos a leyes especiales, tales como la Ley de Propiedad Horizontal y la Ley de Venta de Parcelas, sin que se haya dado cumplimiento a éstas.
h) Otorgar documentos autenticados cuando exista prohibición de enajenar y gravar o aseguramiento de bienes. Las prohibiciones surtirán sus efectos desde que lleguen a conocimiento del Notario Público por oficio y deberá dejar constancia de la fecha, hora y minuto de su recibo, tanto en el documento en que se notifique la medida, como en el Libro Diario.
i) Otorgar documentos sin que conste el haberse dado cumplimiento a los requisitos o formalidades que exige la Ley Orgánica de Seguridad y Defensa Nacional.
j) Otorgar documentos que no estén redactados en idioma Castellano.
k) Ejercer las funciones de su cargo fuera de la jurisdicción estadal que le haya sido atribuida. Los contratos o actos realizados en contravención al presente literal, tendrán plena validez, pero implicarán sanciones para el Notario Público infractor.
l) Recibir documentos donde no se dé cumplimiento a la Ley de Timbre Fiscal.
m) Recibir documentos de venta de bienes muebles sometidos al régimen de publicidad, en donde no se identifique o individualice el bien del cual se trate y no se anexen los documentos en donde conste su procedencia o titularidad.
n) Recibir documentos que expresen el valor de la cosa en moneda extranjera sin que conste el equivalente en bolívares, en cumplimiento a la Ley del Banco Central.
ñ) Dar curso a documentos sin cumplir con las formalidades señaladas en este Reglamento y las que señalen otras leyes.
Artículo 21. El Notario Público designado recibirá el cargo mediante formal inventario y levantará por cuadriplicado un acta de los bienes nacionales, libros y documentos que se encuentran en el archivo general de la oficina notarial. El acta se levantará en presencia del Notario Público entrante, el Notario Público saliente y un Inspector Nacional del Ministerio de Justicia, dejando constancia de la fecha, hora y firma de los presentes. Se deberá realizar un corte de cuenta del ingreso público existente, de los montos pendientes por pagar y demás circunstancias que se consideren necesarias en el acta de entrega.
El Notario Público saliente será responsable por las deudas y demás pagos obligatorios ordenados en el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial y en el ordinal 5° del artículo 37 de este Reglamento.
Se dejará constancia de la destrucción de los sellos del Notario Público saliente y se entregarán al Ministerio de Justicia bajo las normas de seguridad adecuada.
Artículo 22. Dentro de los treinta (30) días siguientes el Notario Público entrante deberá rendir un informe por triplicado del estado en que se encuentran los libros, de la secuencia numérica de los asientos y demás circunstancias que estime pertinente. Un ejemplar deberá ser remitido al Ministerio de Justicia, el segundo al Notario Público saliente y el tercero para el Notario Público entrante.
El Ministerio de Justicia establecerá las responsabilidades si hubiese lugar, de acuerdo a la legislación que regule la materia.
Capítulo V
De las Oficinas Notariales
Artículo 23. Corresponde al Ministerio de Justicia velar por el buen orden y funcionamiento de las oficinas notariales, por el cumplimiento de este Reglamento y demás disposiciones legales.
Artículo 24. La competencia territorial de las oficinas notariales corresponden al ámbito estadal. Si en una misma entidad hubieren dos o más oficinas notariales, se les distinguirá mediante números ordinales.
Artículo 25. El Ministerio de Justicia determinará la ubicación de las oficinas notariales, cuidando que entre una y otra haya por lo menos mil metros de distancia y supervisará que ofrezcan seguridad y eficiencia en la prestación de sus servicios.
Artículo 26. Las oficinas notariales deberán autofinanciar todos sus gastos operativos y de funcionamiento con los ingresos públicos que reciban del cobro de los derechos y demás emolumentos fijados en la Ley de Arancel Judicial. Para el cumplimiento de las actividades que le son propias, funcionarán como organismos dotados de autonomía de gestión financiera, presupuestaria y contable.
Lo recaudado se destinará, en primer término a cubrir los gastos generales de la oficina notarial y el remanente será distribuido únicamente de acuerdo a lo establecido en el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial.
Artículo 27. Las oficinas notariales permanecerán abiertas todos los días laborables, durante siete horas y media y fijarán en las puertas de aquellas un cartel que contenga la indicación precisa de las horas que hubiere señalado para el trabajo ordinario de despacho, las horas de otorgamiento, las de archivo y las horas de otorgamiento fuera del recinto de la Notaría.
El Notario Público distribuirá las siete horas y media reglamentarias, entre los distintos trabajos de la oficina, pero en ningún caso podrá dedicar menos de cuatro horas diarias, en el turno de la mañana para presenciar el otorgamiento de documentos en el recinto de la Notaría.
Artículo 28. El archivo de las Notarías permanecerá abierto a disposición del público todos los días hábiles durante seis horas, por lo menos.
Artículo 29. Durante las horas fijadas para el trabajo ordinario, que no sean las señaladas para el otorgamiento en la oficina, podrá trasladarse el Notario Público al lugar donde lo solicite el otorgante.
Para estos traslados el Notario Público, cuando la urgencia del caso o el número de traslados y la distancia entre los mismos lo haga necesario, podrá delegar el otorgamiento de los documentos en funcionarios de la oficinas notarial, seleccionados y entrenados para tales actos, quienes serán las personas facultadas para cumplir esta actividad y tendrán responsabilidad en la parte del proceso en que ellos actúan. Estos funcionarios comprobarán el cumplimiento de las formalidades legales, verificarán la identificación y firma de cada uno de los otorgantes.
En la nota de otorgamiento se dejará constancia que dicho acto se efectuó fuera del recinto de la oficinas notarial, se indicará la hora del otorgamiento, la dirección donde se efectuó el mismo, el nombre, cédula de identidad y firma del funcionario autorizado, si este fuere el caso.
Artículo 30. Las oficinas notariales estarán sujetas a control y fiscalización por el Ministerio de Justicia, en lo que respecta a su relación jerárquica y funcional, a estos efectos el Notario Público deberá presentar a los Inspectores Nacionales del Ministerio de Justicia los libros y demás documentos que tenga la oficina, a fin de que estos funcionarios practiquen la inspección ordinaria o extraordinaria. Las inspecciones ordinarias a las oficinas notariales se practicarán cada semestre por los funcionarios que designe el Director General Sectorial de Registros y Notarías, a cuyo efecto se levantará un acta, en la cual se hará constar el lapso que comprende la inspección, los instrumentos revisados, los datos comprobados y las observaciones formuladas. El acta suscrita por el Inspector y el Notario Público se entregará al Director General Sectorial de Registros y Notarías.
El Notario Público podrá exponer los alegatos y explicaciones que estime convenientes, así como acompañar los recaudos pertinentes.
El Ministerio de Justicia podrá ordenar las inspecciones extraordinarias que considere convenientes.
Capítulo VI
Atribuciones del Jefe de Servicio Revisor
Artículo 31. Todas las oficinas notariales deberán tener un Jefe de Servicio Revisor, quien será venezolano, abogado, con experiencia profesional no menor de tres años y haber aprobado la evaluación de conocimientos que al efecto exija la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia.
Antes de entrar en el ejercicio del cargo, deberá presentar caución o fianza de acuerdo al monto que determine el Ministerio de Justicia, la cual no podrá ser menor a Un Millón de Bolívares (Bs. 1.000.000,00).
Artículo 32. Son atribuciones del Jefe de Servicio Revisor:
1. Analizar cuidadosamente los documentos que se presenten en las oficinas notarial para su autenticación y examinar si dichos documentos reúnen los requisitos legales pertinentes para ser otorgados. De igual manera verificará si los otorgantes son personas hábiles y capaces conforme a la Ley para la realización del acto. Cuando el documento examinado resulte correcto, dará su aprobación con su firma. El Notario Público decidirá, en todo caso, si procede o no el ingreso del documento.
2. Constatar, antes de liquidar los derechos arancelarios, que no existe prohibición de enajenar y gravar dictada por autoridad judicial competente al otorgante u otorgantes. En caso contrario, notificará al Notario Público, quién negará el ingreso del documento.
3. Exigir al otorgante u otorgantes los recaudos que deben acompañar al documento, de conformidad con las leyes que rigen la materia.
4. Distribuir el trabajo entre el personal subalterno y llevar el control del ingreso de los documentos y demás actuaciones.
5. Revisar cuidadosamente el trabajo elaborado por el personal y verificar que se han cumplido con todos los requisitos exigidos.
6. Revisar el documento antes del acto de otorgamiento y determinar si para ese momento no existe prohibición de enajenar y gravar.
7. Ejercer el control estricto de los documentos por otorgar.
8. Revisar que los documentos y demás actos sean anulados a los treinta (30) días de su presentación y mantener actualizado el archivo de los mismos.
9. Supervisar la encuadernación, empastado y foliatura del Libro de Autenticaciones.
10. Vigilar que el Libro Diario y el Libro Índice estén actualizados.
11. Vigilar el cumplimiento del horario y el cumplimiento de las funciones del personal.
12. Vigilar que se estampen las notas marginales en el plazo previsto en este Reglamento.
13. Las demás que le señale la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia y el Notario Público Titular.
Capítulo VII
Del Personal
Artículo 33. Los empleados de la oficina notarial deberá acatar y dar estricto cumplimiento a las instrucciones emanadas del Ministerio de Justicia, del Notario Público Titular o Interino. El incumplimiento dará lugar a la aplicación de las sanciones administrativas correspondientes.
Artículo 34. En cada oficina notarial habrá los empleados idóneos y requeridos para el desempeño de las actividades notariales, los cuales se clasificará por escalafón, de acuerdo a su antigüedad y eficiencia. La nómina de empleados se clasificará de la siguiente manera:
Jefe de Servicio Revisor.
Esta clasificación será la única forma de ascenso, previo el cumplimiento de los requisitos necesarios establecidos por la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia. La nómina de empleados se determinará en base al ingreso y al volumen de trabajo de la oficina notarial.
No podrán trabajar en una misma oficina personas que tengan entre sí parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad.
Artículo 35. Los empleados de las oficinas notariales que durante las horas normales de labor actúen en la inserción u otorgamiento anticipado de documentos, están obligados a compensar todo el tiempo invertido en ello, cumpliendo al efecto, horas extraordinarias, sin derecho a remuneración adicional alguna por esa compensación.
Artículo 36. En cada oficinas notarial habrá un Escribiente Tesorero encargado del área administrativa, designado por el Notario Público Titular, quien deberá reunir las siguientes condiciones: ser venezolano, mayor de edad, de reconocida honorabilidad y tener tres años de experiencia en materia contable. Deberá prestar caución o fianza para realizar las funciones inherentes a su cargo; el Ministerio de Justicia determinará el monto de la caución, la que, en ningún caso, podrá ser menor de Un Millón de Bolívares (Bs. 1.000.000,00). Tal designación será comunicada al Ministerio de Justicia.
Artículo 37. Son atribuciones y deberes del Escribiente Tesorero:
1) Liquidar los derechos y emolumentos causados por el documento o acto, conforme al arancel judicial. El Notario Público de acuerdo al trabajo a realizar podrá designar un escribiente como auxiliar de taquilla, quien deberá prestar caución o fianza de acuerdo al monto que determine el Ministerio de Justicia. Este funcionario se encargará de la liquidación y recaudación de los aranceles y demás emolumentos, así como del registro de control de ingresos y egresos.
2) Llevar al día la contabilidad y elaborar el balance general los días quince y último de cada mes. Elaborar la nómina y hacer los descuentos por beneficios sociales que establezcan las leyes.
3) Hacer puntualmente los pagos que se generen en el manejo de la oficinas notarial, cuidando que no haya atraso. El incumplimiento de esta disposición acarreará las sanciones administrativas correspondientes.
4) Abrir las cuentas bancarias que se consideren necesarias a nombre de la respectiva oficina notarial, en donde deberá depositar los ingresos y verificar diariamente que el ingreso percibido coincida con el ingreso depositado. Dichas cuentas sólo podrán ser movilizadas con las firmas conjuntas del Notario Público Titular y del Jefe de Servicio Revisor, o del Escribiente Tesorero. Los firmantes serán solidariamente responsables por los gastos que autoricen.
5) Ingresar a la Oficina del Banco Central de Venezuela o a la oficina receptora de fondos nacionales, el treinta por ciento (30%) correspondiente al Fisco Nacional, que debe retener por concepto de traslados y distribuir el setenta por ciento (70%) restante, de conformidad con el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial.
6) Hacer la distribución de los montos por concepto de Arancel Judicial y demás emolumentos, de acuerdo a los porcentajes establecidos en el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial.
7) Enviar los primeros cinco (5) días de cada mes, los recaudos y estadísticas contables que exija el Ministerio de Justicia.
8) Los demás que señale la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia y el Notario Público Titular.
Artículo 38. Cada oficina notarial tendrá un Jefe de Archivo, el cual cumplirá con las siguientes funciones:
1) Adoptar las medidas necesarias para la seguridad, organización y conservación del archivo general.
2) Llevar inventario de tomos y realizar la foliatura del tomo de autenticaciones y demás libros señalados en este Reglamento.
3) Llevar inventario del mobiliario y sellos de la oficina notarial.
4) Llevar los Libros de Correspondencia Enviada y Recibida, con su correspondientes notas de apertura y de cierre, debidamente foliados.
5) Llevar los cuadernos de comprobantes, Actas de Sorteo, control de copias certificadas, suministrando al funcionario responsable de la elaboración de las mismas el tomo de autenticación respectiva.
6) Estampar el sello correspondiente y archivar un ejemplar de los contratos de venta con reserva de dominio y llevar el libro de registro de éstas, mediante secuencia numérica.
7) Llevar cuaderno de comprobantes de las planillas de pagos de impuestos debidamente canceladas por los usuarios de conformidad con las leyes fiscales, así como las planillas de exoneración de pago de impuestos y la planilla de vivienda principal.
8) Llevar el Libro de Estampillas inutilizando los timbres fiscales correspondientes, bajo estrictas medidas de seguridad.
9) Llevar el expediente de cada uno de los funcionarios adscritos a la oficinas notarial, debidamente foliado.
10) Llevar el Libro de Actas Internas, donde anotará las separaciones del Notario Público Titular y la designación del Jefe de Servicio Revisor o de la persona que se encargue como Notario Público Interino, y demás hechos o actos de la oficina.
11) Estampar las correspondientes notas marginales en el Tomo de Autenticaciones, dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a su recibo. Si el Duplicado del Tomo de Autenticaciones ha sido enviado al Registrador Principal de su jurisdicción, deberá enviar el oficio correspondiente para que éste estampe la nota marginal.
12) Elaborar las notas de apertura, hacer la revisión y estampar la nota de cierre de los tomos, de conformidad con lo establecido en este Reglamento.
13) Elaborar la correspondencia que debe enviar a otras dependencias públicas o privadas.
14) Elaborar la copia certificada y los oficios correspondientes en caso de reconocimiento de hijos.
15) Remitir anualmente los Duplicados, debidamente cerrados, del Tomo de Autenticaciones y de Índice de Otorgantes, llevados por la oficina notarial a la Oficina Principal de Registro correspondiente.
16) Cualquier otra atribución que le asigne el Notario Público Titular.
Capítulo VIII
De Los Libros
Artículo 39. Cada oficinas notarial deberá llevar los siguientes libros: Libro Diario, Libro Índice, Libro de Inventario, Libro de Correspondencia Despachada, Libro de Correspondencia Recibida, Libro de Prohibiciones de Enajenar y Gravar, Libro de Actas Notariales y Sorteos, Libro de Control de Entrada de Documentos, Libro de Actas Internas, Libro de Autenticaciones, Libro de Estampillas, Libros de Contabilidad, como son: Libro de Diario Mayor, Libro de Conciliación Bancaria, Libro de Distribución de Actos y Liquidación de Derechos Arancelarios; y los demás libros que señale el Ministerio de Justicia en la forma y de acuerdo a los sistemas y procedimientos que el propio Ministerio disponga.
Los libros a que se refiere el encabezamiento de este artículo, debidamente encuadernados, tendrán en su carátula un título que exprese la denominación de la oficinas notarial y el nombre del libro y serán abiertos, foliados y clausurados por el Notario Público respectivo, en presencia del Jefe de Archivo, con excepción de los libros de contabilidad que serán abiertos y clausurados por el Notario Público y el Escribiente Tesorero.
En la nota de apertura se especificará que el libro consta de doscientos (200) folios útiles y las demás especificaciones que señale este Reglamento.
Artículo 40. Cada Libro de Autenticaciones constará de dos (2) ejemplares que se denominarán “Tomo Principal” y “Tomo Duplicado”. Dichos libros se formarán con papel de buena calidad, serán empastados y llevarán timbrados en la carátula el nombre de la oficinas notarial, el año y el número del tomo en forma correlativa. El Ministerio de Justicia autorizará al Notario Público para sustituir los tomos duplicados a través de medios ópticos y magnéticos o por cualquier otro medio mecánico inteligible y que responda a la tecnología más adecuada al momento durante el cual se utilicen, los cuales serán previamente aprobados por el Ministerio de Justicia y tendrán la misma fuerza y eficacia probatoria que los originales. El Libro deberá ser abierto por el Notario Público Titular o Interino, donde se dejará constancia del número de folios que contendrá el mismo; la nota de cierre deberá ser firmada conjuntamente por el Notario Público Titular o Interino y el Jefe de Archivo, en donde se especificará el número de documentos otorgados y anulados y mención expresa del último documento inserto.
El Libro de Autenticaciones a que se refiere este artículo, será empastado en talleres que a tal efecto funcionarán en las propias oficinas, quedando a cargo del Notario Público tomar todas las precauciones de seguridad para la realización de esta labor.
Artículo 41. En el Libro Diario se anotará un extracto de todos los actos y documentos que sean otorgados en la oficina notarial, estos asientos se harán en el mismo orden en que tuvieren lugar los actos a que correspondan, bajo una serie numérica continua, que comenzará cada día con designación de la fecha.
Diariamente, el Notario Público firmará el Libro Diario a renglón seguido de la última anotación o de aquella en que constare no haberse efectuado ningún acto durante el día.
En las actuaciones que se hagan en el Libro Diario referentes a otorgamientos que se hayan practicado en días feriados, durante la noche o en horas que no sean las fijadas para el trabajo ordinario de despacho, se expresará la causa de la urgencia si ésta no se desprende de la naturaleza del documento, el lugar y la hora del otorgamiento. La anotación será cerrada en la forma en que se ordena en el párrafo que precede.
Artículo 42. El Libro Índice de Otorgantes se llevará por duplicado y estará dividido en cinco casillas, en las cuales se asentarán: en la primera, por orden alfabético, los apellidos y nombres de los otorgantes e interesados, figurando el nombre de cada otorgante o declarante en la letra que le corresponda; en la segunda, la clase de acto y los bienes a que se refiere; en la tercera, el número del asiento; en la cuarta, el tomo donde se asiente y en la quinta casilla la fecha de otorgamiento.
El Libro Índice de Otorgantes Principal se conservará en el archivo de la oficina notarial y el Duplicado se remitirá a la Oficina Principal de Registro de su jurisdicción, junto con los Duplicados de los Libros respectivos.
Artículo 43. El Libro de Actas y Sorteos se abrirá por el Notario Público Titular o Interino, de acuerdo a las formalidades establecidas en este Reglamento y se insertará copia del acta extendida por el Notario Público en forma sucesiva a la fecha de las mismas.
Artículo 44. Los demás libros serán llevados conforme a las normas establecidas en las leyes respectivas, en cuanto le sean aplicables y no se opongan a lo dispuesto en este Reglamento.
Artículo 45. Los documentos originales que se presenten en la oficinas notarial deberán ser presentados mecanografiados y en tinta negra, debidamente foliados en forma visible en letras y números. Los documentos de difícil lectura, de los que no se puedan obtener fotocopias legibles y los que presenten enmendaduras, deberán ser rechazados.
Artículo 46. El documento original presentado será reproducido íntegramente antes del otorgamiento por su anverso y reverso, mediante cualquier equipo apto y adecuado para la seguridad y preservación documental para formar el Libro de Autenticaciones.
El equipo deberá estar instalado en la sede de la oficinas notarial y será usado exclusivamente por personal especializado y autorizado por el Notario Público con el fin de obtener la imagen fiel y exacta para formar el Tomo de Autenticaciones.
Artículo 47. Cuando el Duplicado del Tomo de Autenticaciones sea sustituido a través de medios ópticos y magnéticos o por cualquier otro medio mecánico inteligible, de acuerdo a lo señalado en el artículo 40 de este Reglamento, el documento se procesará a través de captura de imagen correspondiente a la página o páginas en las cuales consten las firmas originales de los otorgantes y de los testigos que presenciaron el acto.
Artículo 48. El Duplicado del Tomo de Autenticaciones deberá grabarse y almacenarse a través de los métodos que respondan a la tecnología más adecuada al momento durante el cual se utilicen. Será almacenado en cajas de seguridad que cumplan con todos los sistemas adecuados a su conservación.
Artículo 49. Las oficinas notariales deberán:
a) Garantizar que la información sea veraz y completa, para evitar omisiones o adulteraciones.
b) Preservar la documentación de hechos intencionales de índole individual, robo, incendio y deterioro delictivo.
c) Resguardar la documentación de hechos fortuitos.
d) Garantizar la veracidad y la calidad de todos los asientos notariales, para que estos se realicen en forma exacta, tratando de minimizar el error humano.
e) Observar las normas de mantenimiento de la información almacenada, a fin de garantizar su preservación en el tiempo.
Artículo 50. El sistema de información electrónica de las oficinas notariales, deberá garantizar la protección de la información almacenada en los medios ópticos y magnéticos y todo interesado en acceder a la información contenida en los bancos de datos, deberá tener presente:
a) Su limitación en la captura, el almacenamiento, la recuperación y la consulta de datos, textos e imágenes.
b) La pertinencia de la información solicitada por terceras personas, que deberá ser la adecuada a la finalidad y exactitud perseguida.
c) La finalidad perseguida, que deberá estar claramente definida.
d) Los datos obtenidos que tienen restricciones de uso y sólo podrán ser empleados para la finalidad solicitada al Notario Público y dispuesta por éstos de conformidad con el artículo anterior.
e) Los datos que deberán se asegurados mediante las adecuadas garantías, para evitar su pérdida o su divulgación no autorizada.
Artículo 51. De conformidad con lo establecido en la Ley de Arancel Judicial el cobro del servicio del sistema por recuperación electrónica se determinará conforme a los precios del mercado. Su producto será destinado al sostenimiento, mejoramiento y actualización del servicio.
Capítulo IX
De los Sellos
Artículo 52. Cada oficina notarial tendrá un sello de cuatro centímetros (4cm) de diámetro, con el Escudo de Armas de la República de Venezuela en el centro y con las siguientes inscripciones; en la parte superior y forma circular: “Estado...” o “Distrito Federal...” o “ Territorio...”, debajo de esta inscripción Notaria Pública, debajo del Escudo nomenclatura de la Notaría. Dicho sello se estampará en los oficios o comunicaciones que dirija el Notario Público y en el encabezamiento y al pie de los documentos otorgados, de las copias o certificaciones que se expidan, y en general, de todos los escritos emanados de la oficina notarial. Los documentos que contengan dos o más folios serán sellados en la unión marginal de sus folios de manera que el sello abarque, en cada caso, los márgenes de uno y otro folio.
Además, llevará un sello horizontal en donde aparezca el nombre del Notario Público Titular o Notario Interino, el nombre de la oficina correspondiente y el carácter con el cual actúan.
Artículo 53. El Notario Público será responsable por el uso y manejo de los sellos requeridos en las funciones inherentes al cargo.
Capítulo X
Del Procedimiento
Artículo 54. En las actuaciones a que se refiere el artículo 14, los Notarios Públicos observarán el procedimiento y formalidades establecidas en este Reglamento y las que ordenen los Códigos y Leyes Nacionales.
Artículo 55. En las oficinas notariales se observarán las formalidades siguientes:
Los documentos que formarán el Libro de Autenticaciones se copiarán íntegramente para formar el Tomo Principal y Tomo Duplicado, bajo una sola serie numérica que comenzará con el número uno (1), cuyas páginas serán foliadas en letras y cifras en orden numérico que no exceda de doscientos (200) folios, estampándose de seguidas la correspondiente nota de cierre. No se asentará más de un documento con un mismo número.
En el acto de otorgamiento se estampará en el documento original y en el Libro de Autenticaciones, formado por el Tomo Principal y Duplicado, la nota respectiva que contendrá: República de Venezuela, el nombre del Notario Público que autoriza el acto, la identificación de la oficinas notarial, la jurisdicción estadal que le corresponde, la identificación del abogado redactor, el nombre y apellido exactos de los otorgantes que declaran en el contenido del documento, con su correspondiente identificación, su nacionalidad, su estado civil y domicilio, el acto que se realiza, el nombre e identificación de los testigos instrumentales, el número y tomo bajo el cual quedó inserto y constancia de los recaudos presentados.
El otorgante u otorgantes declararán que se dio cumplimento a las formalidades de lectura, confrontación de la copias firmadas en originales que formarán el Tomo Principal y el Tomo Duplicado del Libro de Autenticaciones, que conocen el contenido y que de conformidad, firman.
El Notario Público dará fe de la identificación del otorgante u otorgantes, de los medios de identificación, de conformidad con el artículo 56 de este Reglamento, del estado civil, del domicilio, de la nacionalidad y de cualquier otra documentación que le haya sido presentada al efecto y tenga relación directa con el acto.
La nota será firmada en el mismo acto de otorgamiento por el Notario Público, el otorgante u otorgantes y los dos testigos instrumentales designados por el Notario Público. Seguidamente se estamparán los sellos respectivos, de conformidad con el artículo 52 de este Reglamento.
Cuando uno o varios de los otorgantes no sepan o no puedan firmar, lo hará a su ruego la persona o personas que ellos designen en el documento, en presencia del Notario Público y los testigos instrumentales. Firmará una persona distinta por cada otorgante, pero si varios de los otorgantes no supieren o no pudieren firmar y tuvieren interés idéntico en el contenido del acto presentado para su otorgamiento, una misma persona podrá firmar por ellos. El Notario Público mencionará esta circunstancia en la nota de otorgamiento que agregará al documento original y en el Libro de Autenticaciones conformado por el Tomo Principal y Tomo Duplicado, con indicación del nombre, apellido, estado civil, profesión y domicilio de la persona o personas que hayan firmado a ruego de otras y el motivo de haber procedido así. También se hará constar el nombre y apellido del otorgante u otorgantes y seguidamente se estamparán las impresiones dactilares correspondientes.
Artículo 56. El otorgante u otorgantes acreditarán su identidad con la presentación de la respectiva cédula de identidad. Cuando por la urgencia del caso o por motivo o circunstancia justificada, a juicio del Notario Público, no sea posible la presentación de la cédula de identidad, el Notario Público dará fe de que conoce al otorgante y en caso contrario, la identidad se comprobará con pasaporte expedido por las autoridades venezolanas.
Cuando no sea posible verificar la identificación de los otorgantes de nacionalidad venezolana, por los medios indicados, el Notario Público les exigirá que acrediten su identidad con dos testigos de conocimiento que llenen los extremos requeridos por la Ley y quienes además, puedan ser identificados de la misma forma establecida para los otorgantes. Los testigos de conocimiento darán fe de la identificación personal del otorgante u otorgantes y el Notario Público dará fe de la identidad o de la identificación personal de los testigos de conocimiento, quienes deberán firmar la nota respectiva. En la identificación de extranjeros se deberán aplicar las disposiciones de la Ley Orgánica de Identificación.
Artículo 57. Cuando se requiera la presencia del Notario Público en días feriados o no laborables, el interesado deberá jurar la urgencia del caso. El Notario Público se constituirá habilitando el tiempo necesario en el recinto de la oficina notarial o fuera de él y dejará constancia en el Libro Diario.
Artículo 58. Las anulaciones procederán en los siguientes casos:
Si por cualquier circunstancia alguno de los otorgantes se negare en el acto de otorgamiento a firmar el documento o el asiento en los libros respectivos, el Notario Público declarará nulo el asiento y estampará al pie del documento y de las copias, una nota en que se exprese aquella circunstancia, la cual será firmada por el Notario Público y por las partes que se avengan a ello.
Si transcurren treinta (30) días continuos después de la fecha de presentación sin que el documento haya sido otorgado por falta de comparecencia del otorgante u otorgantes, los asientos correspondientes serán necesariamente anulados, sin que esto ocasione devolución alguna de los derechos causados, de conformidad con el artículo 30 de la Ley de Arancel Judicial.
Artículo 59. Las notas marginales a que se refiere el artículo 1.926 del Código Civil se estamparán en el Tomo de Autenticaciones, conformado por el Tomo Principal y Duplicado en el asiento respectivo y se firmarán por el Notario Público. Cuando el Duplicado del Tomo de Autenticaciones se encuentre en el Registro Principal, el Notario Público transcribirá a dicha oficina, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al otorgamiento, la nota marginal asentada en el Tomo Principal del Libro de Autenticaciones para que, a su vez, el Registrador Principal lo asiente bajo su firma en el Tomo Duplicado del Libro de Autenticaciones correspondiente. Igual procedimiento se aplicará cuando se estampe nota marginal en un asiento por revocatoria, sustitución, renuncia, aclaratoria, modificación o anulación al Registrador Subalterno o a otro Notario Público.
Artículo 60. En caso de que se agote el margen de un documento y no se pueda en consecuencia estampar en él las notas marginales, el Notario Público las estampará en hojas anexas que se agreguen al asiento. Se repetirá la foliatura de la última hoja del asiento respectivo. En el Libro Diario se hará constar la fijación de las hojas adicionales; también debe hacerse referencia, al pie del asiento respectivo, del número de folios u hojas adicionales en los cuales continúen estampándose las notas marginales correspondientes.
Artículo 61. El Notario Público dejará constancia en el Libro Diario de las copias o certificaciones que expidieren, con expresión de la fecha y del número de folios. Cuando la copia o certificación se expida por decreto de un Juez, se citará también la fecha de la solicitud y el número del oficio.
Capítulo XI De los Derechos Arancelarios
Artículo 62 [Derogado](*). La liquidación y recaudación de los derechos y emolumentos que causen todas las actuaciones notariales, se regirán por las disposiciones de la Ley de Arancel Judicial, la cual establece las tasas y emolumentos que les corresponden para su administración y funcionamiento y fija las normas para la recaudación y distribución de los mismos, hasta tanto una ley especial provea lo conducente; otra forma de liquidación y recepción será ilícita y acarreará responsabilidad a las personas que en ello participen. La enumeración de los actos causales de arancel es taxativa, con las excepciones y exoneraciones que establezcan las leyes.
(*) Ver Ley de Registro Público y del Notariado, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 5.833 Extraordinario de fecha 22 de diciembre de 2006.
Artículo 63. El Notario Público y demás empleados no podrán percibir directa o indirectamente cantidad alguna de dinero, dádivas o retribuciones por su intervención en actos inherentes a sus funciones, salvo las tasas o emolumentos que otras leyes establezcan por actuaciones distintas. Toda infracción a las disposiciones de la Ley de Arancel Judicial, acarrearán las sanciones disciplinarias, penales y civiles a que hubiere lugar.
Artículo 64. El Notario Público no realizará ninguna actuación si antes no se han liquidado y pagado los aranceles y otros emolumentos, excepto cuando la liquidación haya de hacerse por el tiempo invertido para efectuarla, de conformidad con el artículo 11 de la Ley de Arancel Judicial.
Artículo 65. El que se considere perjudicado por cobro excesivo o indebido de derechos o emolumentos, podrá reclamar, dentro del término de diez (10) días hábiles, por escrito ante el Ministerio de Justicia. El Ministerio resolverá el reclamo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recibido el mismo. La decisión será transmitida en oficio al reclamante y, si hubiere lugar, se impondrá la sanción administrativa correspondiente al Notario Público infractor.
Capítulo XII
De las Causales de Retiro y Destitución
Artículo 66. El Notario cesa en el ejercicio del cargo:
a) Por muerte.
b) Por sentencia firme que declare la interdicción o inhabilitación temporal o absoluta que lo imposibilite para ejercer el cargo.
c) Por renuncia, cuando expresamente lo manifieste ante el órgano competente del Ministerio de Justicia y le sea aceptada.
d) Por abandono del cargo por motivos injustificados.
e) Por jubilación.
Artículo 67. Son causales de destitución del Notario Público:
a) No llevar con regularidad los Libros Índices y demás libros que prevé este Reglamento.
b) El incumplimiento de los artículos 15, 16, 17, 18, 19, 20 y 63 de este Reglamento.
c) Condena penal que implique privación de la libertad.
Artículo 68. Son causales de destitución del personal de las oficinas notariales:
a) Jefe de Servicio Revisor: el incumplimiento de los artículos 32, 33 y 63 de este Reglamento.
b) Escribiente Tesorero: el incumplimiento de los artículos 33 y 37 de este Reglamento.
c) Jefe de Archivo: el incumplimiento de los artículos 18, 33, 38, 59 y 63 de este Reglamento.
d) Del Personal: el incumplimiento de los artículos 29, 33, 35 y 63 de este Reglamento.
Capítulo XIII
Disposiciones Finales
Artículo 69. Compete al Ministerio de Justicia resolver las dudas que puedan surgir acerca del espíritu, propósito y razón, en la aplicación de este Reglamento en las actuaciones de los Notarios Públicos.
Las consultas que se formulen, sea por el Notario Público o por los particulares, deberán ser resueltas dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de recepción del expediente respectivo.
Artículo 70. El Notario Público y demás funcionarios son responsables según la legislación civil, penal, administrativa y de salvaguarda del patrimonio público, por los delitos y faltas que cometan en el ejercicio de sus funciones.
Artículo 71. El Ministerio de Justicia podrá crear oficinas notariales en aquellos Estados donde, por razón de la actividad económica y por aumento de la población, sean necesarias.
Las funciones notariales que ejercen los Registradores Subalternos serán transferidas a las oficinas notariales creadas al efecto.
Artículo 72. El Fondo de Previsión Social de los Registradores Mercantiles y Notarios Públicos, previsto en la Ley de Arancel Judicial, procurará el bienestar y la protección social y económica de los Notarios Públicos. El patrimonio del Fondo se constituirá con el aporte que se realiza mensualmente, de conformidad con lo establecido en el artículo 43 de la citada Ley, con los aportes especiales que acuerden sus asociados y con las donaciones, legados y cualquier otro aporte que reciba.
A los efectos de la jubilación del Notario Público, se tendrá como base el sueldo que devenguen los Jueces de Primera Instancia. A quién se le acuerde la jubilación deberá concedérsele un plazo de treinta (30) días hábiles para que efectúe la formal entrega de la oficinas notarial. Dicho plazo se contará a partir de la publicación en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela de la Resolución correspondiente.
Artículo 73. Las Notarías Pública que se crearen y las vacantes por muerte, renuncia, destitución, inhabilitación e interdicción del Notario Público Titular, serán provistas de conformidad con el artículo 1° de este Reglamento.
Artículo 74. El Ministro de Justicia queda encargado de la ejecución del presente Decreto.
Artículo 75. Este Reglamento entrará en vigencia a partir de la fecha de su publicación en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela.
Dado en Caracas, a los once días del mes de noviembre de mil novecientos noventa y ocho. Año 188º de la Independencia y 139º de la Federación.
(L.S.)
Refrendado
El Ministro de Relaciones Interiores, ASDRUBAL AGUIAR ARANGURENLa Ministra de Hacienda, MARITZA IZAGUIRREla Defensa , TITO MANLIO RINCON BRAVOLa Ministra del Trabajo, MARIA DEL ROSARIO BERNARDONI DE GOVEALa Encargada del Ministerio de Energía y Minas, DOLORES DOBARRO DE TORRESLa Encargada del Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales Renovables, MARÍA ESPERANZA RINCONES CELISla Familia , CARLOS ALTIMARI GASPERIla Secretaría de la Presidencia , JOSÉ GUILLERMO ANDUEZA
☞Visualiza la versión original publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela
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Decreto N° 3.019 11 de noviembre de 1998
RAFAEL CALDERAla República
En ejercicio de la atribución que le confiere el artículo 181 y el ordinal 10° del artículo 190 de la Constitución y en concordancia con el artículo 158 de la Ley de Registro Público, en Consejo de Ministros,
DECRETA
la siguiente
REFORMA PARCIAL DEL REGLAMENTO DE NOTARÍAS PÚBLICAS
Artículo 1. Se modifica el artículo 1°, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 1. La función notarial estará a cargo de un funcionario público, denominado Notario Público, quien tiene atribuida la facultad de dar fe pública en todos los actos, declaraciones y certificaciones que autorice con tal carácter. Este cargo deberá ser provisto mediante concurso de oposición.”
Artículo 2. Se incluye un nuevo artículo, numerado 2°, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 2. El Notario Público es un profesional del derecho, acreditado por la autoridad competente para ejercer la función pública notarial y los demás cometidos establecidos en este Reglamento y en las leyes, en el ámbito espacial que señale el Decreto de creación de la oficina respectiva.
El Notario Público orientará a los interesados, cuando sea requerido por éstos, a los efectos de aclarar conceptos jurídicos.”
Artículo 3. Se incluye un nuevo artículo, numerado 3, formado por la segunda parte del artículo 1°, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 3. Para ser Notario Público se requiere ser abogado y reunir las siguientes condiciones:
1. Ser venezolano y en el libre ejercicio de los derechos civiles y políticos;
2. No ser militar en servicio activo, ni ministro de ningún culto, ni dirigente, ni activista político;
3. Haber ejercido idóneamente la profesión de abogado, durante cinco (5) años;
4. Haber observado conducta pública irreprochable;
5. No tener impedimentos físicos ni psíquicos que lo imposibiliten para el ejercicio de las funciones del cargo; y
6. Haber aprobado el concurso de oposición, de conformidad con el artículo 1° de este Reglamento”.
Artículo 4. Se incluye un nuevo artículo, numerado 4, formado por el Parágrafo Único del artículo 1°, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 4. El cargo de Notario Público es incompatible con el ejercicio de cualquier otro cargo público remunerado y con el ejercicio profesional de la Abogacía. Se exceptúan de esta disposición los cargos docentes y los de miembros de comisiones codificadoras o revisoras de leyes, ordenanzas y reglamentos que, según las disposiciones que las rigen, no constituyan destinos públicos remunerados.”
Artículo 5. Se incluye un nuevo artículo, numerado 5, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 5. Toda la actividad del Notario Público estará dirigida a garantizar la seguridad jurídica de los bienes y la defensa de los principios de libertad contractual y legalidad. Su actuación deberá ser en forma personal, autónoma, imparcial, diligente y previsora.”
Artículo 6. Se modifica el artículo 2° y se reubica como artículo 31, con la siguiente redacción:
“Artículo 31. Todas las oficinas notariales deberán tener un Jefe de Servicio Revisor, quien será venezolano, abogado, con experiencia profesional no menor de tres años y haber aprobado la evaluación de conocimientos que al efecto exija la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia.
Antes de entrar en el ejercicio del cargo, deberá presentar caución o fianza de acuerdo al monto que determine el Ministerio de Justicia, la cual no podrá ser menor a Un Millón de Bolívares (Bs. 1.000.000,00).”
Artículo 7. Se modifica el artículo 3° y se reubica como numeral 5 del artículo 55, con la siguiente redacción:
“Artículo 55. Cuando uno o varios de los otorgantes no sepan o no puedan firmar, lo hará a su ruego la persona o personas que ellos designen en el documento, en presencia del Notario Público y los testigos instrumentales. Firmará una persona distinta por cada otorgante, pero si varios de los otorgantes no supieren o no pudieren firmar y tuvieren interés idéntico en el contenido del acto presentado para su otorgamiento, una misma persona podrá firmar por ellos. El Notario Público mencionará esta circunstancia en la nota de otorgamiento que agregará al documento original y en el Libro de Autenticaciones conformado por el Tomo Principal y Tomo Duplicado, con indicación del nombre, apellido, estado civil, profesión y domicilio de la persona o personas que hayan firmado a ruego de otras y el motivo de haber procedido así. También se hará constar el nombre y apellido del otorgante u otorgantes y seguidamente se estamparán las impresiones dactilares correspondientes.”
Artículo 8. Se reubica el artículo 4° como artículo 28, sin modificaciones.
Artículo 9. Se modifica el Capítulo II “De las Oficinas” y se reubica como Capítulo V, con la siguiente redacción:
“Capítulo V
Artículo 10. Se modifica el artículo 5° y se reubica como artículo 24, con la siguiente redacción:
“Artículo 24. La competencia territorial de las oficinas notariales corresponde al ámbito estadal. Si en una misma entidad hubieren dos o más oficinas notariales, se les distinguirá mediante números ordinales.”
Artículo 11. Se incluye un nuevo artículo, numerado 7°, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 7. El Notario Público sólo procederá a instancia de las personas interesadas, excepto en los casos especiales de emergencia nacional, por instrucción expresa del Ministro de Justicia. No podrá negarse a ejercer las funciones que le corresponden cuando fuere legítimamente requerido, salvo que se encuentren física o legalmente impedido o en el supuesto previsto en el literal a) del artículo 20 de este Reglamento.”
Artículo 12. Se modifica el artículo 6°, numerado 8°, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 8. El Notario Público impedirá que los abogados y particulares en general, despachen asuntos, redacten o visen documentos u otros trabajos semejantes en el recinto de la oficina notarial. Asimismo, mantendrá el orden e impondrá a los contraventores la sanción que prevé el Parágrafo Único del artículo 51 de la Ley de Registro Público.”
Artículo 13. Se elimina el Capítulo III “De los Notarios”.
Artículo 14. Se modifica el artículo 7°, numerado 9°, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 9. El Notario Público deberá prestar, antes de entrar en el ejercicio de su cargo, caución real o personal para responder de los perjuicios que pueda ocasionar al Estado o a los particulares en el desempeño de sus funciones, comprendido el reintegro de cantidades recibidas en contravención al arancel fijado por la Ley. El Ministerio de Justicia determinará el monto de la caución, pero en ningún caso podrá ser menor a Dos Millones de Bolívares (Bs. 2.000.000,00). Cuando las circunstancias así lo aconsejen, el Ministerio de Justicia podrá aumentar la cuantía de la caución prestada o exigir una nueva fianza cuando por cualquier causa o circunstancia, se menoscabe o disminuya la solvencia del fiador o la suficiencia de la fianza o caución prestada.
La caución será devuelta y la póliza de fidelidad cancelada, cuando el Notario Público haya cesado en el ejercicio del cargo y transcurrido un plazo no menor de dos (2) años.
El Ministerio de Justicia a través del órgano competente, verificará los documentos presentados y aprobará o no la caución prestada.”
Artículo 15. Se incorporan 2 nuevos artículos, numerados 10 y 11, redactados en la forma siguiente:
“Artículo 10. El Notario Público deberá prestar juramento ante el Ministro de Justicia, previamente a la toma de posesión del cargo, declarando su obediencia y fidelidad a la Ley.
El nombramiento se hará por disposición del Presidente de la República , mediante Resolución del Ministro de Justicia que se publicará en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela.”
“Artículo 11. El Notario Público registrará ante la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia, y ante el Registrador Principal de su jurisdicción, su firma, rúbrica, signo, sellos, media firma y equipos de impresión que utilizará en el ejercicio de la función.”
Artículo 16. Se modifica el artículo 8°, numerado 12, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 12. Cuando el Notario Público tuviere que separarse temporalmente de su cargo, por un término que no exceda de cinco (5) días hábiles en el lapso de un mes o haga uso de sus vacaciones legales, designará al Jefe de Servicio Revisor como Encargado de la Oficina Notarial, previa notificación al Ministerio de Justicia. Esta designación se hará constar en el Libro Diario y en el Libro de Actas Internas, de conformidad con el ordinal 10 del artículo 38 de este Reglamento. El Jefe de Servicio Revisor percibirá sus derechos y demás emolumentos que les fija su cargo, de conformidad a lo previsto en el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial.
El Ministerio de Justicia podrá conceder licencias o permisos especiales remunerados para asistir a comisiones de organismos jurídicos o comisiones asesoras dependientes o relacionadas con el Ministerio de Justicia y a comisiones legislativas. Podrá autorizar hasta por tres (3) meses, por causa justificada, la separación temporal del Notario Público Titular; en ambos casos, el que supla la actuación del Notario Público, lo hará como Notario Público Interino, designado por el Ministro de Justicia. La circunstancia en que constare tal autorización se anotará en el Libro Diario y en el Libro de Actas respectivo. El Notario Público Titular, pagará los honorarios del Notario Público Interino que lo supla, por todo el tiempo que dure su separación, estos honorarios los fijará en forma convencional el titular del cargo y la persona designada para sustituirlo interinamente.”
Artículo 17. Se modifica el artículo 9° y se incorpora al artículo 1°.
Artículo 18. Se incorpora un nuevo artículo, numerado 13, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 13. Los Notarios Públicos residirán en la jurisdicción donde se encuentra ubicada la oficina notarial que le ha sido asignada.”
Artículo 19. Se incorpora un nuevo Capítulo, numerado Capítulo II, con la siguiente redacción:
“Capítulo II
Artículo 20. Se modifica el artículo 10, numerado 14, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 14. Son atribuciones de los Notarios Públicos:
a) Autenticar documentos, contratos y demás negocios jurídicos, unilaterales, bilaterales y plurilaterales.
b) Autenticar poderes, sustituciones, renuncias y revocatorias con excepción de las sustituciones, renuncias y revocatorias, que se efectúen en los expedientes judiciales.
c) Evacuar justificaciones para perpetua memoria, con excepción de lo señalado en el artículo 937 del Código de Procedimiento Civil.
d) Levantar protestos de los títulos de créditos, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio.
e) Intervenir en la apertura de testamentos cerrados, de conformidad con lo previsto en los artículos 986 al 989 del Código Civil y 913 al 920 del Código de Procedimiento Civil.
Expedir copias certificadas exclusivamente de los documentos y demás asientos que reposen en su oficina, siempre que las copias se soliciten por escrito con indicación de la clase de acto o de sus otorgantes, circunstancias éstas que se harán constar en la correspondiente nota de certificación. También podrán expedirse copias de documentos originales por procedimientos fotostáticos u otros semejantes de reproducción. El Notario Público no podrá expedir otras copias distintas a las aquí previstas, debiendo dejar constancia en el Libro Diario de las copias autorizadas.
g) Archivar, en los casos en que fuere procedente, los instrumentos privados a que se contrae el artículo 1.369 del Código Civil.
h) Archivar los documentos relativos a los contratos de venta con reserva de dominio, a los efectos de la fecha cierta de los mismos.
Extender y autorizar actas notariales, a instancia de parte, que constituyan, modifiquen o extingan un acto o negocio jurídico. Estas actas deben incorporarse cronológicamente en el Libro de Actas notariales. Los derechos arancelarios se liquidarán de conformidad con el artículo 17 - III - numeral 15 de la Ley de Arancel Judicial.
j) Certificar la apertura de libros de asamblea de propietarios, actas de Juntas de Condominios, sociedades irregulares, civiles y Juntas Directivas.
Las demás que le atribuyan otras leyes”.
Artículo 21. Se modifica el Capítulo IV “De las Obligaciones del Notario”, numerado Capítulo III, redactado en la forma siguiente:
“Capítulo III
Artículo 22. Se modifica el artículo 11 y se reubica como artículo 6°, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 6. Las autoridades o los particulares no podrán impedir, dificultar, ni coartar de manera alguna a los Notarios Públicos en el ejercicio de sus funciones.
Las autoridades de todo orden les acordarán su asistencia y la fuerza pública estará obligada a auxiliarlos cuando ello sea necesario para el buen desempeño de su cargo.”
Artículo 23. Se modifica el artículo 12 y se reubica como artículo 27, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 27. Las oficinas notariales permanecerán abiertas todos los días laborables, durante siete horas y media y fijarán en las puertas de aquellas un cartel que contenga la indicación precisa de las horas que hubiere señalado para el trabajo ordinario de despacho, las horas de otorgamiento, las de archivo y las horas de otorgamiento fuera del recinto de la Notaría.
El Notario Público distribuirá las siete horas y media reglamentarias, entre los distintos trabajos de la oficina, pero en ningún caso podrá dedicar menos de cuatro horas diarias, en el turno de la mañana para presenciar el otorgamiento de documentos en el recinto de la Notaría.”
Artículo 24. Se modifica el artículo 13 y se reubica como artículo 17, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 17. El Notario Público estará obligado a presenciar el otorgamiento de los documentos que se le presenten sea en el propio día o dentro de los tres días hábiles siguientes, siempre que la parte interesada concurra en la oportunidad que al efecto se señale.”
Artículo 25. Se modifica el artículo 14 y se reubica como artículo 15, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 15. El Notario Público deberá acatar y dar fiel cumplimiento a las Resoluciones, Circulares e Instructivos emanados del Ministerio de Justicia.”
Artículo 26. Se modifica el artículo 15 y se reubica como artículo 18, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 18. El Notario Público deberá exhibir a quién demuestre interés, los Tomos de Autenticaciones, Diario e Índice, dentro del recinto de la oficina notarial. El Jefe de Archivo deberá ejercer los controles de vigilancia y seguridad, a fin de evitar el deterioro de los tomos señalados, siendo responsable de cualquier hecho, extravío o pérdida que pueda dañarlos total o parcialmente.
Los particulares que consulten en el archivo general los libros, podrán tomar de ellos las notas que juzguen convenientes, pero no podrán exigir otra ayuda que la simple exhibición de dichos libros.”
Artículo 27. Se incorpora un nuevo artículo, numerado 19, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 19. El Notario Público será directamente responsable de cualquier hecho que por su negligencia o imprudencia ocurra dentro de la oficina y que ponga en peligro la seguridad de los archivos bajo su cuidado y los bienes nacionales.”
Artículo 28. Se modifican los artículos 16 y 17 y se trasladan como un solo artículo, numerado 16, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 16. El Notario Público autenticará los documentos presentados en el orden establecido, dentro de los lapsos previstos en este Reglamento. Igualmente deberá atender las solicitudes de copias certificadas sin retardos; siempre que se hayan liquidado y recaudado los derechos arancelarios en la forma establecida en la Ley de Arancel Judicial.”
Artículo 29. Se modifica el artículo 18, numerado 20, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 20. Queda prohibido a los Notarios Públicos:
a) Autorizar documentos en los cuales sean parte, directa o indirectamente, ni aquellos en que aparezcan interesados, aun con el simple carácter de presentantes, representantes o apoderados, su cónyuge, ascendientes, descendientes o parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad. La existencia de cualquiera de estas circunstancias hará que el Notario se considere legalmente impedido para actuar y en consecuencia, el Notario Público encargará, para ese solo acto, al Jefe de Servicio Revisor y lo participará al Ministerio de Justicia.
b) Redactar documentos por encargo de los particulares ni mezclarse en los contratos o actos de las partes, salvo lo dispuesto en el artículo 2° de este Reglamento.
c) Recibir escritos, declaraciones o documentos, cualesquiera que sea la forma que revistan, en que el otorgante u otorgantes o declarantes, calumnien o injurien autoridades, corporaciones o particulares o protesten contra las leyes sancionadas.
d) Recibir documentos de cualquier tipo en los que no se exprese el valor de la cosa que es objeto del contrato, con excepción de los casos en que por su naturaleza no se pueda determinar aquel valor.
e) Otorgar documentos cuando le conste de modo positivo el estado de incapacidad legal, permanente o transitorio de sus otorgantes o de alguno de ellos. En este caso, el Notario Público estampará una nota al pie del documento, especificando los hechos o recaudos en virtud de los cuales le conste la incapacidad y lo devolverá a los interesados.
f) Otorgar documentos de liquidación, partición o adjudicación de herencias o legados, escrituras de donación, venta, permuta, cesión, hipoteca u otros contratos o actos relativos a bienes sobre los cuales tenga, por cualquier título, que conste en el documento, algún interés el Fisco Nacional, sin la presentación previa de la liberación en el pago de impuestos o demás requisitos exigidos por las leyes.
g) Otorgar documentos sujetos a leyes especiales, tales como la Ley de Propiedad Horizontal y la Ley de Venta de Parcelas, sin que se haya dado cumplimiento a éstas.
h) Otorgar documentos autenticados cuando exista prohibición de enajenar y gravar o aseguramiento de bienes. Las prohibiciones surtirán sus efectos desde que lleguen a conocimiento del Notario Público por oficio y deberá dejar constancia de la fecha, hora y minuto de su recibo, tanto en el documento en que se notifique la medida, como en el Libro Diario.
i) Otorgar documentos sin que conste el haberse dado cumplimiento a los requisitos o formalidades que exige la Ley Orgánica de Seguridad y Defensa Nacional.
j) Otorgar documentos que no estén redactados en idioma Castellano.
k) Ejercer las funciones de su cargo fuera de la jurisdicción estadal que le haya sido atribuida. Los contratos o actos realizados en contravención al presente literal, tendrán plena validez, pero implicarán sanciones para el Notario Público infractor.
l) Recibir documentos donde no se dé cumplimiento a la Ley de Timbre Fiscal.
m) Recibir documentos de venta de bienes muebles sometidos al régimen de publicidad, en donde no se identifique o individualice el bien del cual se trate y no se anexen los documentos en donde conste su procedencia o titularidad.
n) Recibir documentos que expresen el valor de la cosa en moneda extranjera sin que conste el equivalente en bolívares, en cumplimiento a la Ley del Banco Central.
ñ) Dar curso a documentos sin cumplir con las formalidades señaladas en este Reglamento y las que señalen otras leyes.”
Artículo 30. Se incorporan 2 nuevos artículos, numerados 21 y 22, redactados en la forma siguiente:
“Artículo 21. El Notario Público designado recibirá el cargo mediante formal inventario y levantará por cuadriplicado un acta de los bienes nacionales, libros y documentos que se encuentran en el archivo general de la oficina notarial. El acta se levantará en presencia del Notario Público entrante, el Notario Público saliente y un Inspector Nacional del Ministerio de Justicia, dejando constancia de la fecha, hora y firma de los presentes. Se deberá realizar un corte de cuenta del ingreso público existente, de los montos pendientes por pagar y demás circunstancias que se consideren necesarias en el acta de entrega.
El Notario Público saliente será responsable por las deudas y demás pagos obligatorios ordenados en el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial y en el ordinal 5° del artículo 37 de este Reglamento.
Se dejará constancia de la destrucción de los sellos del Notario Público saliente y se entregarán al Ministerio de Justicia bajo las normas de seguridad adecuada.”
“Artículo 22. Dentro de los treinta (30) días siguientes el Notario Público entrante deberá rendir un informe por triplicado del estado en que se encuentran los libros, de la secuencia numérica de los asientos y demás circunstancias que estime pertinente. Un ejemplar deberá ser remitido al Ministerio de Justicia, el segundo al Notario Público saliente y el tercero para el Notario Público entrante.
El Ministerio de Justicia establecerá las responsabilidades si hubiese lugar, de acuerdo a la legislación que regule la materia.”
Artículo 31. Se modifica el artículo 19 y se reubica como aparte final del artículo 34, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 34. No podrán trabajar en una misma oficina personas que tengan entre sí parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad.”
Artículo 32. Se incluye un nuevo artículo, numerado 23, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 23. Corresponde al Ministerio de Justicia velar por el buen orden y funcionamiento de las oficinas notariales, por el cumplimiento de este Reglamento y demás disposiciones legales.”
Artículo 33. Se incluyen 2 nuevos artículos, numerados 25 y 26, redactados en la forma siguiente:
“Artículo 25. El Ministerio de Justicia determinará la ubicación de las oficinas notariales, cuidando que entre una y otra haya por lo menos mil metros de distancia y supervisará que ofrezcan seguridad y eficiencia en la prestación de sus servicios.”
“Artículo 26. Las oficinas notariales deberán autofinanciar todos sus gastos operativos y de funcionamiento con los ingresos públicos que reciban del cobro de los derechos y demás emolumentos fijados en la Ley de Arancel Judicial. Para el cumplimiento de las actividades que le son propias, funcionarán como organismos dotados de autonomía de gestión financiera, presupuestaria y contable.
Lo recaudado se destinará, en primer término a cubrir los gastos generales de la oficina notarial y el remanente será distribuido únicamente de acuerdo a lo establecido en el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial.”
Artículo 34. Se incluye un nuevo Capítulo, numerado VI, redactado en la forma siguiente:
“Capítulo VI
Artículo 35. Se incluye un nuevo Capítulo, numerado VII, redactado en la forma siguiente:
“Capítulo VII
Artículo 36. Se incluye un nuevo artículo, numerado 33, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 33. Los empleados de la oficina notarial deberá acatar y dar estricto cumplimiento a las instrucciones emanadas del Ministerio de Justicia, del Notario Público Titular o Interino. El incumplimiento dará lugar a la aplicación de las sanciones administrativas correspondientes.”
Artículo 37. Se incluye un nuevo artículo, numerado 38, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 38. Cada oficina notarial tendrá un Jefe de Archivo, el cual cumplirá con las siguientes funciones:
1. Adoptar las medidas necesarias para la seguridad, organización y conservación del archivo general.
2. Llevar inventario de tomos y realizar la foliatura del tomo de autenticaciones y demás libros señalados en este Reglamento.
3. Llevar inventario del mobiliario y sellos de la oficina notarial.
4. Llevar los libros de Correspondencia Enviada y Recibida, con sus correspondientes notas de apertura y de cierre, debidamente foliados.
5. Llevar los cuadernos de comprobantes, Actas de Sorteo, control de copias certificadas, suministrando al funcionario responsable de la elaboración de las mismas el tomo de autenticación respectiva.
6. Estampar el sello correspondiente y archivar un ejemplar de los contratos de venta con reserva de dominio y llevar el libro de registro de éstas, mediante secuencia numérica.
7. Llevar cuaderno de comprobantes de las planillas de pagos de impuestos debidamente canceladas por los usuarios de conformidad con las leyes fiscales, así como las planillas de exoneración de pago de impuestos y la planilla de vivienda principal.
8. Llevar el Libro de Estampillas inutilizando los timbres fiscales correspondientes, bajo estrictas medidas de seguridad.
9. Llevar el expediente de cada uno de los funcionarios adscritos a la oficina notarial, debidamente foliado.
10. Llevar el Libro de Actas Internas, donde anotará las separaciones del Notario Público Titular y la designación del Jefe de Servicio Revisor o de la persona que se encargue como Notario Público Interino, y demás hechos o actos de la oficina.
11. Estampar las correspondientes notas marginales en el Tomo de Autenticaciones, dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a su recibo. Si el Duplicado del Tomo de Autenticaciones ha sido enviado al Registrador Principal de su jurisdicción, deberá enviar el oficio correspondiente para que éste estampe la nota marginal.
12. Elaborar las notas de apertura, hacer la revisión y estampar la nota de cierre de los tomos, de conformidad con lo establecido en este Reglamento.
13. Elaborar la correspondencia que debe enviar a otras dependencias públicas o privadas.
14. Elaborar la copia certificada y los oficios correspondientes en caso de reconocimiento de hijos.
15. Remitir anualmente los Duplicados, debidamente cerrados, del Tomo de Autenticaciones y de Índice de Otorgantes, llevados por la oficina notarial a la Oficina Principal de Registro correspondiente.
16. Cualquier otra atribución que le asigne el Notario Público Titular.”
Artículo 38. Se incluye un nuevo Capítulo, numerado VIII, redactado en la forma siguiente:
“Capítulo VIII
Artículo 39. Se incluyen 3 nuevos artículos, numerados 41, 42 y 43, redactados en la forma siguiente:
“Artículo 41. En el Libro Diario se anotará un extracto de todos los actos y documentos que sean otorgados en la oficina notarial, estos asientos se harán en el mismo orden en que tuvieren lugar los actos a que correspondan, bajo una serie numérica continua, que comenzará cada día con designación de la fecha.
Diariamente, el Notario Público firmará el Libro Diario a renglón seguido de la última anotación o de aquella en que constare no haberse efectuado ningún acto durante el día.
En las actuaciones que se hagan en el Libro Diario referentes a otorgamientos que se hayan practicado en días feriados, durante la noche o en horas que no sean las fijadas para el trabajo ordinario de despacho, se expresará la causa de la urgencia si ésta no se desprende de la naturaleza del documento, el lugar y la hora del otorgamiento. La anotación será cerrada en la forma en que se ordena en el párrafo que precede.”
“Artículo 42. El Libro Índice de Otorgantes se llevará por duplicado y estará dividido en cinco casillas, en las cuales se asentarán: en la primera, por orden alfabético, los apellidos y nombres de los otorgantes e interesados, figurando el nombre de cada otorgante o declarante en la letra que le corresponda; en la segunda, la clase de acto y los bienes a que se refiere; en la tercera, el número del asiento; en la cuarta, el tomo donde se asiente y en la quinta casilla la fecha de otorgamiento.la Oficina Principal de Registro de su jurisdicción, junto con los Duplicados de los Libros respectivos.”
“Artículo 43. El Libro de Actas y Sorteos se abrirá por el Notario Público Titular o Interino, de acuerdo a las formalidades establecidas en este Reglamento y se insertará copia del acta extendida por el Notario Público en forma sucesiva a la fecha de las mismas.”
Artículo 40. Se incluyen 7 nuevos artículos, numerados 45, 46, 47, 48, 49, 50 y 51, redactados en la forma siguiente:
“Artículo 45. Los documentos originales que se presenten en la oficina notarial deberán ser presentados mecanografiados y en tinta negra, debidamente foliados en forma visible en letras y números. Los documentos de difícil lectura, de los que no se puedan obtener fotocopias legibles y los que presenten enmendaduras, deberán ser rechazados.”
“Artículo 46. El documento original presentado será reproducido íntegramente antes del otorgamiento por su anverso y reverso, mediante cualquier equipo apto y adecuado para la seguridad y preservación documental para formar el Libro de Autenticaciones.
El equipo deberá estar instalado en la sede de la oficina notarial y será usado exclusivamente por personal especializado y autorizado por el Notario Público con el fin de obtener la imagen fiel y exacta para formar el Tomo de Autenticaciones.”
“Artículo 47. Cuando el Duplicado del Tomo de Autenticaciones sea sustituido a través de medios ópticos y magnéticos o por cualquier otro medio mecánico inteligible, de acuerdo a lo señalado en el artículo 40 de este Reglamento, el documento se procesará a través de captura de imagen correspondiente a la página o páginas en las cuales consten las firmas originales de los otorgantes y de los testigos que presenciaron el acto.”
“Artículo 48. El Duplicado del Tomo de Autenticaciones deberá grabarse y almacenarse a través de los métodos que respondan a la tecnología más adecuada al momento durante el cual se utilicen. Será almacenado en cajas de seguridad que cumplan con todos los sistemas adecuados a su conservación.”
“Artículo 49. Las oficinas notariales deberán:
Garantizar que la información sea veraz y completa, para evitar omisiones o adulteraciones.
Preservar la documentación de hechos intencionales de índole individual, por robo, incendio y deterioro delictivo.
Resguardar la documentación de hechos fortuitos.
Garantizar la veracidad y la calidad de todos los asientos notariales, para que estos se realicen en forma exacta, tratando de minimizar el error humano.
Observar las normas de mantenimiento de la información almacenada, a fin de garantizar su preservación en el tiempo”.
“Artículo 50. El sistema de información electrónica de las oficinas notariales, deberá garantizar la protección de la información almacenada en los medios ópticos y magnéticos y todo interesado en acceder a la información contenida en los bancos de datos, deberá tener presente:
Su limitación en la captura, el almacenamiento, la recuperación y la consulta de datos, textos e imágenes.
La pertinencia de la información solicitada por terceras personas, que deberá ser la adecuada a la finalidad y exactitud perseguida.
La finalidad perseguida, que deberá estar claramente definida.
Los datos obtenidos que tienen restricciones de uso y sólo podrán ser empleados para la finalidad solicitada al Notario Público y dispuesta por éstos de conformidad con el artículo anterior.
Los datos que deberán ser asegurados mediante las adecuadas garantías, para evitar su pérdida o su divulgación no autorizada.”
“Artículo 51. De conformidad con lo establecido en la Ley de Arancel Judicial el cobro del servicio del sistema por recuperación electrónica se determinará conforme a los precios del mercado. Su producto será destinado al sostenimiento, mejoramiento y actualización del servicio.”
Artículo 41. Se incorpora un nuevo artículo, numerado 53, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 53. El Notario Público será responsable por el uso y manejo de los sellos requeridos en las funciones inherentes al cargo.”
Artículo 42. Se incorpora un nuevo artículo, numerado 55, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 55. En las oficinas notariales se observarán las formalidades siguientes:
Los documentos que formarán el Libro de Autenticaciones se copiarán íntegramente para formar el Tomo Principal y Tomo Duplicado, bajo una sola serie numérica que comenzará con el número uno (1), cuyas páginas serán foliadas en letras y cifras en orden numérico que no exceda de doscientos (200) folios, estampándose de seguidas la correspondiente nota de cierre. No se asentará más de un documento con un mismo número.
En el acto de otorgamiento se estampará en el documento original y en el Libro de Autenticaciones, formado por el Tomo Principal y Duplicado, la nota respectiva que contendrá: República de Venezuela, el nombre del Notario Público que autoriza el acto, la identificación de la oficina notarial, la jurisdicción estadal que le corresponde, la identificación del abogado redactor, el nombre y apellido exacto de los otorgantes que declaran en el contenido del documento, con su correspondiente identificación, su nacionalidad, su estado civil y domicilio, el acto que se realiza, el nombre e identificación de los testigos instrumentales, el número y tomo bajo el cual quedó inserto y constancia de los recaudos presentados.
El otorgante u otorgantes declararán que se dio cumplimento a las formalidades de lectura, confrontación de las copias firmadas en originales que formarán el Tomo Principal y el Tomo Duplicado del Libro de Autenticaciones, que conocen el contenido y que de conformidad, firman.
El Notario Público dará fe de la identificación del otorgante u otorgantes, de los medios de identificación, de conformidad con el artículo 56 de este Reglamento, del estado civil, del domicilio, de la nacionalidad y de cualquier otra documentación que le haya sido presentada al efecto y tenga relación directa con el acto.
La nota será firmada en el mismo acto de otorgamiento por el Notario Público, el otorgante u otorgantes y los dos testigos instrumentales designados por el Notario Público. Seguidamente se estamparán los sellos respectivos, de conformidad con el artículo 52 de este Reglamento.”
Artículo 43. Se modifica el artículo 21, numerado 56, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 56. El otorgante u otorgantes acreditarán su identidad con la presentación de la respectiva cédula de identidad. Cuando por la urgencia del caso o por motivo o circunstancia justificada, a juicio del Notario Público, no sea posible la presentación de la cédula de identidad, el Notario Público dará fe de que conoce al otorgante y en caso contrario, la identidad se comprobará con pasaporte expedido por las autoridades venezolanas.
Cuando no sea posible verificar la identificación de los otorgantes de nacionalidad venezolana, por los medios indicados, el Notario Público les exigirá que acrediten su identidad con dos testigos de conocimiento que llenen los extremos requeridos por la Ley y quienes además, puedan ser identificados de la misma forma establecida para los otorgantes. Los testigos de conocimiento darán fe de la identificación personal del otorgante u otorgantes y el Notario Público dará fe de la identidad o de la identificación personal de los testigos de conocimiento, quienes deberán firmar la nota respectiva. En la identificación de extranjeros se deberán aplicar las disposiciones de la Ley Orgánica de Identificación.”
Artículo 44. Se incluyen 5 nuevos artículos, numerados 57, 58, 59, 60 y 61, redactados en la forma siguiente:
“Artículo 57. Cuando se requiera la presencia del Notario Público en días feriados o no laborables, el interesado deberá jurar la urgencia del caso. El Notario Público se constituirá habilitando el tiempo necesario en el recinto de la oficina notarial o fuera de él y dejará constancia en el Libro Diario.”
“Artículo 58. Las anulaciones procederán en los siguientes casos:
Si por cualquier circunstancia alguno de los otorgantes se negare en el acto de otorgamiento a firmar el documento o el asiento en los libros respectivos, el Notario Público declarará nulo el asiento y estampará al pie del documento y de las copias, una nota en que se exprese aquella circunstancia, la cual será firmada por el Notario Público y por las partes que se avengan a ello.
Si transcurren treinta (30) días continuos después de la fecha de presentación sin que el documento haya sido otorgado por falta de comparecencia del otorgante u otorgantes, los asientos correspondientes serán necesariamente anulados, sin que esto ocasione devolución alguna de los derechos causados, de conformidad con el artículo 30 de la Ley de Arancel Judicial.”
“Artículo 59. Las notas marginales a que se refiere el artículo 1.926 del Código Civil se estamparán en el Tomo de Autenticaciones, conformado por el Tomo Principal y Duplicado en el asiento respectivo y se firmarán por el Notario Público. Cuando el Duplicado del Tomo de Autenticaciones se encuentre en el Registro Principal, el Notario Público transcribirá a dicha oficina, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al otorgamiento, la nota marginal asentada en el Tomo Principal del Libro de Autenticaciones para que, a su vez, el Registrador Principal lo asiente bajo su firma en el Tomo Duplicado del Libro de Autenticaciones correspondiente. Igual procedimiento se aplicará cuando se estampe nota marginal en un asiento por revocatoria, sustitución, renuncia, aclaratoria, modificación o anulación al Registrador Subalterno o a otro Notario Público.”
“Artículo 60. En caso de que se agote el margen de un documento y no se pueda en consecuencia estampar en él las notas marginales, el Notario Público las estampará en hojas anexas que se agreguen al asiento. Se repetirá la foliatura de la última hoja del asiento respectivo. En el Libro Diario se hará constar la fijación de las hojas adicionales; también debe hacerse referencia, al pie del asiento respectivo, del número de folios u hojas adicionales en los cuales continúen estampándose las notas marginales correspondientes.”
“Artículo 61. El Notario Público dejará constancia en el Libro Diario de las copias o certificaciones que expidieren, con expresión de la fecha y del número de folios. Cuando la copia o certificación se expida por decreto de un Juez, se citará también la fecha de la solicitud y el número del oficio.”
Artículo 45. Se modifica el artículo 22 y se reubica como artículo 32, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 32. Son atribuciones del Jefe de Servicio Revisor:
Analizar cuidadosamente los documentos que se presenten en la oficina notarial para su autenticación y examinar si dichos documentos reúnen los requisitos legales pertinentes para ser otorgados. De igual manera verificará si los otorgantes son personas hábiles y capaces conforme a la Ley para la realización del acto. Cuando el documento examinado resulte correcto, dará su aprobación con su firma. El Notario Público decidirá, en todo caso, si procede o no el ingreso del documento.
Constatar, antes de liquidar los derechos arancelarios, que no existe prohibición de enajenar y gravar dictada por autoridad judicial competente al otorgante u otorgantes. En caso contrario, notificará al Notario Público, quién negará el ingreso del documento.
Exigir al otorgante u otorgantes los recaudos que deben acompañar al documento, de conformidad con las leyes que rigen la materia.
Distribuir el trabajo entre el personal subalterno y llevar el control del ingreso de los documentos y demás actuaciones.
Revisar cuidadosamente el trabajo elaborado por el personal y verificar que se han cumplido con todos los requisitos exigidos.
Revisar el documento antes del acto de otorgamiento y determinar si para ese momento no existe prohibición de enajenar y gravar.
Ejercer el control estricto de los documentos por otorgar.
Revisar que los documentos y demás actos sean anulados a los treinta (30) días de su presentación y mantener actualizado el archivo de los mismos.
Supervisar la encuadernación, empastado y foliatura del Libro de Autenticaciones.
Vigilar que el Libro Diario y el Libro Índice estén actualizados.
Vigilar el cumplimiento del horario y el cumplimiento de las funciones del personal.
Vigilar que se estampen las notas marginales en el plazo previsto en este Reglamento.
Las demás que le señale la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia y el Notario Público Titular.”
Artículo 46. Se modifica el artículo 23 y se reubica como artículo 39, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 39. Cada oficina notarial deberá llevar los siguientes libros: Libro Diario, Libro Índice, Libro de Inventario, Libro de Correspondencia Despachada, Libro de Correspondencia Recibida, Libro de Prohibiciones de Enajenar y Gravar, Libro de Actas Notariales y Sorteos, Libro de Control de Entrada de Documentos, Libro de Actas Internas, Libro de Autenticaciones, Libro de Estampillas, Libros de Contabilidad, como son: Libro de Diario Mayor, Libro de Conciliación Bancaria, Libro de Distribución de Actos y Liquidación de Derechos Arancelarios; y los demás libros que señale el Ministerio de Justicia en la forma y de acuerdo a los sistemas y procedimientos que el propio Ministerio disponga.
Los libros a que se refiere el encabezamiento de este artículo, debidamente encuadernados, tendrán en su carátula un título que exprese la denominación de la oficina notarial y el nombre del libro y serán abiertos, foliados y clausurados por el Notario Público respectivo, en presencia del Jefe de Archivo, con excepción de los libros de contabilidad que serán abiertos y clausurados por el Notario Público y el Escribiente Tesorero.
En la nota de apertura se especificará que el libro consta de doscientos (200) folios útiles y las demás especificaciones que señale este Reglamento.”
Artículo 47. Se elimina el artículo 24.
Artículo 48. Se modifica el artículo 25, numerado 40, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 40. Cada Libro de Autenticaciones constará de dos (2) ejemplares que se denominarán “Tomo Principal” y “Tomo Duplicado”. Dichos libros se formarán con papel de buena calidad, serán empastados y llevarán timbrados en la carátula el nombre de la oficina notarial, el año y el número del tomo en forma correlativa. El Ministerio de Justicia autorizará al Notario Público para sustituir los tomos duplicados a través de medios ópticos y magnéticos o por cualquier otro medio mecánico inteligible y que responda a la tecnología más adecuada al momento durante el cual se utilicen, los cuales serán previamente aprobados por el Ministerio de Justicia y tendrán la misma fuerza y eficacia probatoria que los originales. El Libro deberá ser abierto por el Notario Público Titular o Interino, donde se dejará constancia del número de folios que contendrá el mismo; la nota de cierre deberá ser firmada conjuntamente por el Notario Público Titular o Interino y el Jefe de Archivo, en donde se especificará el número de documentos otorgados y anulados y mención expresa del último documento inserto.
El Libro de Autenticaciones a que se refiere este artículo, será empastado en talleres que a tal efecto funcionarán en las propias oficinas, quedando a cargo del Notario Público tomar todas las precauciones de seguridad para la realización de esta labor.”
Artículo 49. Se elimina el artículo 26.
Artículo 50. Se modifica el artículo 27, numerado 44, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 44. Los demás libros serán llevados conforme a las normas establecidas en las leyes respectivas, en cuanto le sean aplicables y no se opongan a lo dispuesto en este Reglamento.”
Artículo 51. Se modifica el artículo 28 y se reubica como numeral 15 del artículo 38, con la siguiente redacción:
“Artículo 38. 15. Remitir los Duplicados, debidamente cerrados, del Tomo de Autenticación y de Índice de Otorgantes, llevados por la oficina notarial a la Oficina Principal de Registro correspondiente.”
Artículo 52. Se modifica el artículo 29 y se reubica como artículo 52, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 52. Cada oficina notarial tendrá un sello de cuatro centímetros (4cm.) de diámetro, con el Escudo de Armas de la República de Venezuela en el centro y con las siguientes inscripciones; en la parte superior y forma circular: “Estado...” o “Distrito Federal...” o “ Territorio...”, debajo de esta inscripción Notaria Pública, debajo del Escudo nomenclatura de la Notaría. Dicho sello se estampará en los oficios o comunicaciones que dirija el Notario Público y en el encabezamiento y al pie de los documentos otorgados, de las copias o certificaciones que se expidan, y en general, de todos los escritos emanados de la oficina notarial. Los documentos que contengan dos o más folios serán sellados en la unión marginal de sus folios de manera que el sello abarque, en cada caso, los márgenes de uno y otro folio.
Además, llevará un sello horizontal en donde aparezca el nombre del Notario Público Titular o Notario Interino, el nombre de la oficina correspondiente y el carácter con el cual actúan.”
Artículo 53. Se modifica el artículo 30 y se reubica como artículo 62, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 62. La liquidación y recaudación de los derechos y emolumentos que causen todas las actuaciones notariales, se regirán por las disposiciones de la Ley de Arancel Judicial, la cual establece las tasas y emolumentos que les corresponden para su administración y funcionamiento y fija las normas para la recaudación y distribución de los mismos, hasta tanto una ley especial provea lo conducente; otra forma de liquidación y recepción será ilícita y acarreará responsabilidad a las personas que en ello participen. La enumeración de los actos causales de arancel es taxativa, con las excepciones y exoneraciones que establezcan las leyes.”
Artículo 54. Se incluyen dos nuevos artículos, numerados 63 y 64, redactados en la forma siguiente:
“Artículo 63. El Notario Público y demás empleados no podrán percibir directa o indirectamente cantidad alguna de dinero, dádivas o retribuciones por su intervención en actos inherentes a sus funciones, salvo las tasas o emolumentos que otras leyes establezcan por actuaciones distintas. Toda infracción a las disposiciones de la Ley de Arancel Judicial, acarrearán las sanciones disciplinarias, penales y civiles a que hubiere lugar.”
“Artículo 64. El Notario Público no realizará ninguna actuación si antes no se han liquidado y pagado los aranceles y otros emolumentos, excepto cuando la liquidación haya de hacerse por el tiempo invertido para efectuarla, de conformidad con el artículo 11 de la Ley de Arancel Judicial.”
Artículo 55. Se modifica el artículo 31 y se reubica como artículo 36, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 36. En cada oficina notarial habrá un Escribiente Tesorero encargado del área administrativa, designado por el Notario Público Titular, quien deberá reunir las siguientes condiciones: ser venezolano, mayor de edad, de reconocida honorabilidad y tener tres años de experiencia en materia contable. Deberá prestar caución o fianza para realizar las funciones inherentes a su cargo; el Ministerio de Justicia determinará el monto de la caución, la que, en ningún caso, podrá ser menor de Un Millón de Bolívares (Bs. 1.000.000,00). Tal designación será comunicada al Ministerio de Justicia.”
Artículo 56. Se modifica el artículo 32, numerado 65, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 65. El que se considere perjudicado por cobro excesivo o indebido de derechos o emolumentos, podrá reclamar, dentro del término de diez (10) días hábiles, por escrito ante el Ministerio de Justicia. El Ministerio resolverá el reclamo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recibido el mismo. La decisión será transmitida en oficio al reclamante y, si hubiere lugar, se impondrá la sanción administrativa correspondiente al Notario Público infractor.”
Artículo 57. Se elimina el Capítulo IX “Disposiciones Especiales”.
Artículo 58. Se modifica el artículo 33 y se reubica como artículo 29, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 29. Durante las horas fijadas para el trabajo ordinario, que no sean las señaladas para el otorgamiento en la oficina, podrá trasladarse el Notario Público al lugar donde lo solicite el otorgante.
Para estos traslados el Notario Público, cuando la urgencia del caso o el número de traslados y la distancia entre los mismos lo haga necesario, podrá delegar el otorgamiento de los documentos en funcionarios de la oficina notarial, seleccionados y entrenados para tales actos, quienes serán las personas facultadas para cumplir esta actividad y tendrán responsabilidad en la parte del proceso en que ellos actúan. Estos funcionarios comprobarán el cumplimiento de las formalidades legales, verificarán la identificación y firma de cada uno de los otorgantes.
En la nota de otorgamiento se dejará constancia que dicho acto se efectuó fuera del recinto de la oficina notarial, se indicará la hora del otorgamiento, la dirección donde se efectuó el mismo, el nombre, cédula de identidad y firma del funcionario autorizado, si este fuere el caso.”
Artículo 59. Se modifica el artículo 34 y se reubica como artículo 34, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 34. En cada Oficina Notarial habrá los empleados idóneos y requeridos para el desempeño de las actividades notariales, los cuales se clasificará por escalafón, de acuerdo a su antigüedad y eficiencia. La nómina de empleados se clasificará de la siguiente manera:
Jefe de Servicio Revisor.
Esta clasificación será la única forma de ascenso, previo el cumplimiento de los requisitos necesarios establecidos por la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia. La nómina de empleados se determinará en base al ingreso y al volumen de trabajo de la oficina notarial.
No podrán trabajar en una misma oficina personas que tengan entre sí parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad.”
Artículo 60. Se modifica el Capítulo X “De las causales de Remoción” y se reubica como Capítulo XII, redactado en la forma siguiente:
“Capítulo XII
Artículo 61. Se incorpora un nuevo artículo, numerado 66, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 66. El Notario cesa en el ejercicio del cargo:
Por muerte.
Por sentencia firme que declare la interdicción o inhabilitación temporal o absoluta que lo imposibilite para ejercer el cargo.
Por renuncia, cuando expresamente lo manifieste ante el órgano competente del Ministerio de Justicia y le sea aceptada.
Por abandono del cargo por motivos injustificados.
Por jubilación.”
Artículo 62. Se modifica el artículo 35 y se reubica como artículo 67, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 67. Son causales de destitución del Notario Público:
No llevar con regularidad los Libros Índices y demás libros que prevé este Reglamento.
El incumplimiento de los Artículos 15, 16, 17, 18, 19, 20 y 63 de este Reglamento.
Condena penal que implique privación de la libertad.”
Artículo 63. Se modifican los artículos 36 y 37 y se convierten en un solo artículo numerado 68, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 68. Son causales de destitución del personal de las oficinas notariales:
Jefe de Servicio Revisor: el incumplimiento de los artículos 32, 33 y 63 de este Reglamento.
Escribiente Tesorero: el incumplimiento de los artículos 33 y 37 de este Reglamento.
Jefe de Archivo: el incumplimiento de los artículos 18, 33, 38, 59 y 63 de este Reglamento.
Del Personal: el incumplimiento de los artículos 29, 33, 35 y 63 de este Reglamento.”
Artículo 64. Se modifica el artículo 38 y se reubica como artículo 30, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 30. Las oficinas notariales estarán sujetas a control y fiscalización por el Ministerio de Justicia, en lo que respecta a su relación jerárquica y funcional, a estos efectos el Notario Público deberá presentar a los Inspectores Nacionales del Ministerio de Justicia los libros y demás documentos que tenga la oficina, a fin de que estos funcionarios practiquen la inspección ordinaria o extraordinaria. Las inspecciones ordinarias a las oficinas notariales se practicarán cada semestre por los funcionarios que designe el Director General Sectorial de Registros y Notarías, a cuyo efecto se levantará un acta, en la cual se hará constar el lapso que comprende la inspección, los instrumentos revisados, los datos comprobados y las observaciones formuladas. El acta suscrita por el Inspector y el Notario Público se entregará al Director General Sectorial de Registros y Notarías.
El Notario Público podrá exponer los alegatos y explicaciones que estime convenientes, así como acompañar los recaudos pertinentes.
El Ministerio de Justicia podrá ordenar las inspecciones extraordinarias que considere convenientes.”
Artículo 65. Se modifica el artículo 39 y se reubica como artículo 69, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 69. Compete al Ministerio de Justicia resolver las dudas que puedan surgir acerca del espíritu, propósito y razón, en la aplicación de este Reglamento en las actuaciones de los Notarios Públicos.
Las consultas que se formulen, sean por el Notario Público o por los particulares, deberán ser resueltas dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de recepción del expediente respectivo.”
Artículo 66. Se modifica el artículo 40 y se reubica como artículo 37, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 37. Son atribuciones y deberes del Escribiente Tesorero:
Liquidar los derechos y emolumentos causados por el documento o acto, conforme al arancel judicial. El Notario Público de acuerdo al trabajo a realizar podrá designar un escribiente como auxiliar de taquilla, quien deberá prestar caución o fianza de acuerdo al monto que determine el Ministerio de Justicia. Este funcionario se encargará de la liquidación y recaudación de los aranceles y demás emolumentos, así como del registro de control de ingresos y egresos.
Llevar al día la contabilidad y elaborar el balance general los días quince y último de cada mes. Elaborar la nómina y hacer los descuentos por beneficios sociales que establezcan las leyes.
Hacer puntualmente los pagos que se generen en el manejo de la oficina notarial, cuidando que no haya atraso. El incumplimiento de esta disposición acarreará las sanciones administrativas correspondientes.
Abrir las cuentas bancarias que se consideren necesarias a nombre de la respectiva oficina notarial, en donde deberá depositar los ingresos y verificar diariamente que el ingreso percibido coincida con el ingreso depositado. Dichas cuentas sólo podrán ser movilizadas con las firmas conjuntas del Notario Público Titular y del Jefe de Servicio Revisor, o del Escribiente Tesorero. Los firmantes serán solidariamente responsables por los gastos que autoricen.
Ingresar a la Oficina del Banco Central de Venezuela o a la oficina receptora de fondos nacionales, el treinta por ciento (30%) correspondiente al Fisco Nacional, que debe retener por concepto de traslados y distribuir el setenta por ciento (70%) restante, de conformidad con el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial.
Hacer la distribución de los montos por concepto de Arancel Judicial y demás emolumentos, de acuerdo a los porcentajes establecidos en el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial.
Enviar los primeros cinco (5) días de cada mes, los recaudos y estadísticas contables que exija el Ministerio de Justicia.
Los demás que señale la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia y el Notario Público Titular.”
Artículo 67. Se modifica el artículo 41 y se reubica como artículo 35, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 35. Los empleados de las oficinas notariales que durante las horas normales de labor actúen en la inserción u otorgamiento anticipado de documentos, están obligados a compensar todo el tiempo invertido en ello, cumpliendo al efecto, horas extraordinarias, sin derecho a remuneración adicional alguna por esa compensación.”
Artículo 68. Se incluye un nuevo artículo, numerado 70, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 70. El Notario Público y demás funcionarios son responsables según la legislación civil, penal, administrativa y de salvaguarda del patrimonio público, por los delitos y faltas que cometan en el ejercicio de sus funciones.”
Artículo 69. Se incluyen 3 nuevos artículos, numerados 71, 72 y 73, redactados en la forma siguiente:
“Artículo 71. El Ministerio de Justicia podrá crear oficinas notariales en aquellos Estados donde, por razón de la actividad económica y por aumento de la población, sean necesarias.
Las funciones notariales que ejercen los Registradores Subalternos serán transferidas a las oficinas notariales creadas al efecto.”
“Artículo 72. El Fondo de Previsión Social de los Registradores Mercantiles y Notarios Públicos, previsto en la Ley de Arancel Judicial, procurará el bienestar y la protección social y económica de los Notarios Públicos. El patrimonio del Fondo se constituirá con el aporte que se realiza mensualmente, de conformidad con lo establecido en el artículo 43 de la citada Ley, con los aportes especiales que acuerden sus asociados y con las donaciones, legados y cualquier otro aporte que reciba.
A los efectos de la jubilación del Notario Público, se tendrá como base el sueldo que devenguen los Jueces de Primera Instancia. A quién se le acuerde la jubilación deberá concedérsele un plazo de treinta (30) días hábiles para que efectúe la formal entrega de la oficina notarial. Dicho plazo se contará a partir de la publicación en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela de la Resolución correspondiente.”
“Artículo 73. Las Notarías Pública que se crearen y las vacantes por muerte, renuncia, destitución, inhabilitación e interdicción del Notario Público Titular, serán provistas de conformidad con el artículo 1° de este Reglamento.”
Artículo 70. Se modifica el artículo 42, numerado 75, redactado en la forma siguiente:
“Artículo 75. Este Reglamento entrará en vigencia a partir de la fecha de su publicación en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela.”
Artículo 71. Se elimina el artículo 43.
Artículo 72. Se modifica el artículo 44 y se reubica como artículo 74, con la misma redacción:
“Artículo 74. El Ministro de Justicia queda encargado de la ejecución del presente Decreto.”
Artículo 73. De conformidad con el artículo 5° de la Ley de Publicaciones Oficiales, imprímase en un solo texto el texto íntegro del Decreto N° 1.393 de fecha 06 de enero de 1976, publicado en Gaceta Oficial N° 30.956 de fecha 05 de abril de 1976, mediante el cual se dicta el Reglamento de Notarías Públicas con las reformas aquí introducidas y en el correspondiente texto único corríjase la numeración y sustitúyanse las fechas, firmas y demás datos a que hubiere lugar.
Dado en Caracas, a los once días del mes de noviembre de mil novecientos noventa y ocho. Año 188º de la Independencia y 139º de la Federación.
(L.S.)
Refrendado
El Ministro de Relaciones Interiores, ASDRUBAL AGUIAR ARANGURENLa Ministra de Hacienda, MARITZA IZAGUIRREla Defensa , TITO MANLIO RINCÓN BRAVOLa Ministra del Trabajo, MARÍA DEL ROSARIO BERNARDONI DE GOVEALa Encargada del Ministerio de Energía y Minas, DOLORES DOBARRO DE TORRESLa Encargada del Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales Renovables, MARÍA ESPERANZA RINCONES CELISla Familia , CARLOS ALTIMARI GASPERIla Secretaría de la Presidencia , JOSÉ GUILLERMO ANDUEZA
RAFAEL CALDERAla República
En ejercicio de la atribución que le confiere el artículo 181 y el ordinal 10° del artículo 190 de la Constitución y en concordancia con el artículo 158 de la Ley de Registro Público, en Consejo de Ministros,
DECRETA
el siguiente
REGLAMENTO DE NOTARÍAS PÚBLICAS
Capítulo I
Disposiciones Generales
Artículo 1. La función notarial estará a cargo de un funcionario público, denominado Notario Público, quien tiene atribuida la facultad de dar fe pública en todos los actos, declaraciones y certificaciones que autorice con tal carácter. Este cargo deberá ser provisto mediante concurso de oposición.
Artículo 2. El Notario Público es un profesional del derecho, acreditado por la autoridad competente para ejercer la función pública notarial y los demás cometidos establecidos en este Reglamento y en las leyes, en el ámbito espacial que señale el Decreto de creación de la oficina respectiva.
El Notario Público orientará a los interesados, cuando sea requerido por éstos, a los efectos de aclarar conceptos jurídicos.
Artículo 3[Derogado](*). Para ser Notario Público se requiere ser abogado y reunir las siguientes condiciones:
1. Ser venezolano y en el libre ejercicio de los derechos civiles y políticos;
2. No ser militar en servicio activo, ni ministro de ningún culto, ni dirigente, ni activista político;
3. Haber ejercido idóneamente la profesión de abogado, durante cinco (5) años;
4. Haber observado conducta pública irreprochable;
5. No tener impedimentos físicos ni psíquicos que lo imposibiliten para el ejercicio de las funciones del cargo; y
6. Haber aprobado el concurso de oposición, de conformidad con el artículo 1° de este Reglamento.
(*) Ver Ley de Registro Público y del Notariado, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 5.833 Extraordinario de fecha 22 de diciembre de 2006.
Artículo 4. El cargo de Notario Público es incompatible con el ejercicio de cualquier otro cargo público remunerado y con el ejercicio profesional de la Abogacía. Se exceptúan de esta disposición los cargos docentes y los de miembros de comisiones codificadoras o revisoras de leyes, ordenanzas y reglamentos que, según las disposiciones que las rigen, no constituyan destinos públicos remunerados.
Artículo 5. Toda la actividad del Notario Público estará dirigida a garantizar la seguridad jurídica de los bienes y la defensa de los principios de libertad contractual y legalidad. Su actuación deberá ser en forma personal, autónoma, imparcial, diligente y previsora.
Artículo 6. Las autoridades o los particulares no podrán impedir, dificultar, ni coartar de manera alguna a los Notarios Públicos en el ejercicio de sus funciones.
Las autoridades de todo orden les acordarán su asistencia y la fuerza pública estará obligada a auxiliarlos cuando ello sea necesario para el buen desempeño de su cargo.
Artículo 7. El Notario Público sólo procederá a instancia de las personas interesadas, excepto en los casos especiales de emergencia nacional, por instrucción expresa del Ministro de Justicia. No podrá negarse a ejercer las funciones que le corresponden cuando fuere legítimamente requerido, salvo que se encuentren física o legalmente impedido o en el supuesto previsto en el literal a) del artículo 20 de este Reglamento.
Artículo 8. El Notario Público impedirá que los abogados y particulares en general, despachen asuntos, redacten o visen documentos u otros trabajos semejantes en el recinto de la oficina notarial. Asimismo, mantendrá el orden e impondrá a los contraventores la sanción que prevé el Parágrafo Único del artículo 51 de la Ley de Registro Público.
Artículo 9. El Notario Público deberá prestar, antes de entrar en el ejercicio de su cargo, caución real o personal para responder de los perjuicios que pueda ocasionar al Estado o a los particulares en el desempeño de sus funciones, comprendido el reintegro de cantidades recibidas en contravención al arancel fijado por la Ley. El Ministerio de Justicia determinará el monto de la caución, pero en ningún caso podrá ser menor a Dos Millones de Bolívares (Bs. 2.000.000,00). Cuando las circunstancias así lo aconsejen, el Ministerio de Justicia podrá aumentar la cuantía de la caución prestada o exigir una nueva fianza cuando por cualquier causa o circunstancia, se menoscabe o disminuya la solvencia del fiador o la suficiencia de la fianza o caución prestada.
La caución será devuelta y la póliza de fidelidad cancelada, cuando el Notario Público haya cesado en el ejercicio del cargo y transcurrido un plazo no menor de dos (2) años.
El Ministerio de Justicia a través del órgano competente, verificará los documentos presentados y aprobará o no la caución prestada.
Artículo 10. El Notario Público deberá prestar juramento ante el Ministro de Justicia, previamente a la toma de posesión del cargo, declarando su obediencia y fidelidad a la Ley.
El nombramiento se hará por disposición del Presidente de la República , mediante Resolución del Ministro de Justicia que se publicará en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela.
Artículo 11. El Notario Público registrará ante la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia, y ante el Registrador Principal de su jurisdicción, su firma, rúbrica, signo, sellos, media firma y equipos de impresión que utilizará en el ejercicio de la función.
Artículo 12. Cuando el Notario Público tuviere que separarse temporalmente de su cargo, por un término que no exceda de cinco (5) días hábiles en el lapso de un mes o haga uso de sus vacaciones legales, designará al Jefe de Servicio Revisor como Encargado de la Oficina Notarial, previa notificación al Ministerio de Justicia. Esta designación se hará constar en el Libro Diario y en el Libro de Actas Internas, de conformidad con el ordinal 10 del artículo 38 de este Reglamento. El Jefe de Servicio Revisor percibirá sus derechos y demás emolumentos que les fija su cargo, de conformidad a lo previsto en el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial.
El Ministerio de Justicia podrá conceder licencias o permisos especiales remunerados para asistir a comisiones de organismos jurídicos o comisiones asesoras dependientes o relacionadas con el Ministerio de Justicia y a comisiones legislativas. Podrá autorizar hasta por tres (3) meses, por causa justificada, la separación temporal del Notario Público Titular; en ambos casos, el que supla la actuación del Notario Público, lo hará como Notario Público Interino designado por el Ministro de Justicia. La circunstancia en que constare tal autorización se anotará en el Libro Diario y en el Libro de Actas respectivo. El Notario Público Titular, pagará los honorarios del Notario Público Interino que lo supla, por todo el tiempo que dure su separación, estos honorarios los fijará en forma convencional el titular del cargo y la persona designada para sustituirlo interinamente.
Artículo 13. Los Notarios Públicos residirán en la jurisdicción donde se encuentra ubicada la oficina notarial que le ha sido asignada.
Capítulo II
De las Atribuciones del Notario Público
Artículo 14. Son atribuciones de los Notarios Públicos:
a) Autenticar documentos, contratos y demás negocios jurídicos, unilaterales, bilaterales y plurilaterales.
b) Autenticar poderes, sustituciones, renuncias y revocatorias con excepción de las sustituciones, renuncias y revocatorias, que se efectúen en los expedientes judiciales.
c) Evacuar justificaciones para perpetua memoria, con excepción de lo señalado en el artículo 937 del Código de Procedimiento Civil.
d) Levantar protestos de los títulos de créditos, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio.
e) Intervenir en la apertura de testamentos cerrados, de conformidad con lo previsto en los artículos 986 al 989 del Código Civil y 913 al 920 del Código de Procedimiento Civil.
f) Expedir copias certificadas exclusivamente de los documentos y demás asientos que reposen en su oficina, siempre que las copias se soliciten por escrito con indicación de la clase de acto o de sus otorgantes, circunstancias éstas que se harán constar en la correspondiente nota de certificación. También podrán expedirse copias de documentos originales por procedimientos fotostáticos u otros semejantes de reproducción. El Notario Público no podrá expedir otras copias distintas a las aquí previstas, debiendo dejar constancia en el Libro Diario de las copias autorizadas.
g) Archivar, en los casos en que fuere procedente, los instrumentos privados a que se contrae el artículo 1.369 del Código Civil.
h) Archivar los documentos relativos a los contratos de venta con reserva de dominio, a los efectos de la fecha cierta de los mismos.
i) Extender y autorizar actas notariales, a instancia de parte, que constituyan, modifiquen o extingan un acto o negocio jurídico. Estas actas deben incorporarse cronológicamente en el Libro de Actas notariales. Los derechos arancelarios se liquidarán de conformidad con el artículo 17 - III - numeral 15 de la Ley de Arancel Judicial.
j) Certificar la apertura de libros de asamblea de propietarios, actas de Juntas de Condominios, sociedades irregulares, civiles y Juntas Directivas.
k) Las demás que le atribuyan otras leyes.
Capítulo III
De las Obligaciones del Notario Público
Artículo 15. El Notario Público deberá acatar y dar fiel cumplimiento a las Resoluciones, Circulares e Instructivos emanados del Ministerio de Justicia.
Artículo 16. El Notario Público autenticará los documentos presentados en el orden establecido, dentro de los lapsos previstos en este Reglamento. Igualmente deberá atender las solicitudes de copias certificadas sin retardos; siempre que se hayan liquidado y recaudado los derechos arancelarios en la forma establecida en la Ley de Arancel Judicial.
Artículo 17. El Notario Público estará obligado a presenciar el otorgamiento de los documentos que se le presenten sea en el propio día o dentro de los tres días hábiles siguientes, siempre que la parte interesada concurra en la oportunidad que al efecto se señale.
Artículo 18. El Notario Público deberá exhibir a quién demuestre interés, los Tomos de Autenticaciones, Diario e Índices, dentro del recinto de la oficina notarial. El Jefe de Archivo deberá ejercer los controles de vigilancia y seguridad, a fin de evitar el deterioro de los tomos señalados, siendo responsable de cualquier hecho, extravío o pérdida que pueda dañarlos total o parcialmente.
Los particulares que consulten en el archivo general los libros, podrán tomar de ellos las notas que juzguen convenientes, pero no podrán exigir otra ayuda que la simple exhibición de dichos libros.
Artículo 19. El Notario Público será directamente responsable de cualquier hecho que por su negligencia o imprudencia ocurra dentro de la oficina y que ponga en peligro la seguridad de los archivos bajo su cuidado y los bienes nacionales.
Capítulo IV
De las Prohibiciones
Artículo 20. Queda prohibido a los Notarios Públicos:
a) Autorizar documentos en los cuales sean parte, directa o indirectamente, ni aquellos en que aparezcan interesados, aun con el simple carácter de presentantes, representantes o apoderados, su cónyuge, ascendientes, descendientes o parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad. La existencia de cualquiera de estas circunstancia hará que el Notario se considere legalmente impedido para actuar y en consecuencia, el Notario Público encargará, para ese solo acto, al Jefe de Servicio Revisor y lo participará al Ministerio de Justicia.
b) Redactar documentos por encargo de los particulares ni mezclarse en los contratos o actos de las partes, salvo lo dispuesto en el artículo 2° de este Reglamento.
c) Recibir escritos, declaraciones o documentos, cualesquiera que sea la forma que revistan, en que el otorgante u otorgantes o declarantes, calumnien o injurien autoridades, corporaciones o particulares o protesten contra las leyes sancionadas.
d) Recibir documentos de cualquier tipo en los que no se exprese el valor de la cosa que es objeto del contrato, con excepción de los casos en que por su naturaleza no se pueda determinar aquel valor.
e) Otorgar documentos cuando le conste de modo positivo el estado de incapacidad legal, permanente o transitorio de sus otorgantes o de alguno de ellos. En este caso, el Notario Público estampará una nota al pie del documento, especificando los hechos o recaudos en virtud de los cuales le conste la incapacidad y lo devolverá a los interesados.
f) Otorgar documentos de liquidación, partición o adjudicación de herencias o legados, escrituras de donación, venta, permuta, cesión, hipoteca u otros contratos o actos relativos a bienes sobre los cuales tenga, por cualquier título, que conste en el documento, algún interés el Fisco Nacional, sin la presentación previa de la liberación en el pago de impuestos o demás requisitos exigidos por las leyes.
g) Otorgar documentos sujetos a leyes especiales, tales como la Ley de Propiedad Horizontal y la Ley de Venta de Parcelas, sin que se haya dado cumplimiento a éstas.
h) Otorgar documentos autenticados cuando exista prohibición de enajenar y gravar o aseguramiento de bienes. Las prohibiciones surtirán sus efectos desde que lleguen a conocimiento del Notario Público por oficio y deberá dejar constancia de la fecha, hora y minuto de su recibo, tanto en el documento en que se notifique la medida, como en el Libro Diario.
i) Otorgar documentos sin que conste el haberse dado cumplimiento a los requisitos o formalidades que exige la Ley Orgánica de Seguridad y Defensa Nacional.
j) Otorgar documentos que no estén redactados en idioma Castellano.
k) Ejercer las funciones de su cargo fuera de la jurisdicción estadal que le haya sido atribuida. Los contratos o actos realizados en contravención al presente literal, tendrán plena validez, pero implicarán sanciones para el Notario Público infractor.
l) Recibir documentos donde no se dé cumplimiento a la Ley de Timbre Fiscal.
m) Recibir documentos de venta de bienes muebles sometidos al régimen de publicidad, en donde no se identifique o individualice el bien del cual se trate y no se anexen los documentos en donde conste su procedencia o titularidad.
n) Recibir documentos que expresen el valor de la cosa en moneda extranjera sin que conste el equivalente en bolívares, en cumplimiento a la Ley del Banco Central.
ñ) Dar curso a documentos sin cumplir con las formalidades señaladas en este Reglamento y las que señalen otras leyes.
Artículo 21. El Notario Público designado recibirá el cargo mediante formal inventario y levantará por cuadriplicado un acta de los bienes nacionales, libros y documentos que se encuentran en el archivo general de la oficina notarial. El acta se levantará en presencia del Notario Público entrante, el Notario Público saliente y un Inspector Nacional del Ministerio de Justicia, dejando constancia de la fecha, hora y firma de los presentes. Se deberá realizar un corte de cuenta del ingreso público existente, de los montos pendientes por pagar y demás circunstancias que se consideren necesarias en el acta de entrega.
El Notario Público saliente será responsable por las deudas y demás pagos obligatorios ordenados en el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial y en el ordinal 5° del artículo 37 de este Reglamento.
Se dejará constancia de la destrucción de los sellos del Notario Público saliente y se entregarán al Ministerio de Justicia bajo las normas de seguridad adecuada.
Artículo 22. Dentro de los treinta (30) días siguientes el Notario Público entrante deberá rendir un informe por triplicado del estado en que se encuentran los libros, de la secuencia numérica de los asientos y demás circunstancias que estime pertinente. Un ejemplar deberá ser remitido al Ministerio de Justicia, el segundo al Notario Público saliente y el tercero para el Notario Público entrante.
El Ministerio de Justicia establecerá las responsabilidades si hubiese lugar, de acuerdo a la legislación que regule la materia.
Capítulo V
De las Oficinas Notariales
Artículo 23. Corresponde al Ministerio de Justicia velar por el buen orden y funcionamiento de las oficinas notariales, por el cumplimiento de este Reglamento y demás disposiciones legales.
Artículo 24. La competencia territorial de las oficinas notariales corresponden al ámbito estadal. Si en una misma entidad hubieren dos o más oficinas notariales, se les distinguirá mediante números ordinales.
Artículo 25. El Ministerio de Justicia determinará la ubicación de las oficinas notariales, cuidando que entre una y otra haya por lo menos mil metros de distancia y supervisará que ofrezcan seguridad y eficiencia en la prestación de sus servicios.
Artículo 26. Las oficinas notariales deberán autofinanciar todos sus gastos operativos y de funcionamiento con los ingresos públicos que reciban del cobro de los derechos y demás emolumentos fijados en la Ley de Arancel Judicial. Para el cumplimiento de las actividades que le son propias, funcionarán como organismos dotados de autonomía de gestión financiera, presupuestaria y contable.
Lo recaudado se destinará, en primer término a cubrir los gastos generales de la oficina notarial y el remanente será distribuido únicamente de acuerdo a lo establecido en el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial.
Artículo 27. Las oficinas notariales permanecerán abiertas todos los días laborables, durante siete horas y media y fijarán en las puertas de aquellas un cartel que contenga la indicación precisa de las horas que hubiere señalado para el trabajo ordinario de despacho, las horas de otorgamiento, las de archivo y las horas de otorgamiento fuera del recinto de la Notaría.
El Notario Público distribuirá las siete horas y media reglamentarias, entre los distintos trabajos de la oficina, pero en ningún caso podrá dedicar menos de cuatro horas diarias, en el turno de la mañana para presenciar el otorgamiento de documentos en el recinto de la Notaría.
Artículo 28. El archivo de las Notarías permanecerá abierto a disposición del público todos los días hábiles durante seis horas, por lo menos.
Artículo 29. Durante las horas fijadas para el trabajo ordinario, que no sean las señaladas para el otorgamiento en la oficina, podrá trasladarse el Notario Público al lugar donde lo solicite el otorgante.
Para estos traslados el Notario Público, cuando la urgencia del caso o el número de traslados y la distancia entre los mismos lo haga necesario, podrá delegar el otorgamiento de los documentos en funcionarios de la oficinas notarial, seleccionados y entrenados para tales actos, quienes serán las personas facultadas para cumplir esta actividad y tendrán responsabilidad en la parte del proceso en que ellos actúan. Estos funcionarios comprobarán el cumplimiento de las formalidades legales, verificarán la identificación y firma de cada uno de los otorgantes.
En la nota de otorgamiento se dejará constancia que dicho acto se efectuó fuera del recinto de la oficinas notarial, se indicará la hora del otorgamiento, la dirección donde se efectuó el mismo, el nombre, cédula de identidad y firma del funcionario autorizado, si este fuere el caso.
Artículo 30. Las oficinas notariales estarán sujetas a control y fiscalización por el Ministerio de Justicia, en lo que respecta a su relación jerárquica y funcional, a estos efectos el Notario Público deberá presentar a los Inspectores Nacionales del Ministerio de Justicia los libros y demás documentos que tenga la oficina, a fin de que estos funcionarios practiquen la inspección ordinaria o extraordinaria. Las inspecciones ordinarias a las oficinas notariales se practicarán cada semestre por los funcionarios que designe el Director General Sectorial de Registros y Notarías, a cuyo efecto se levantará un acta, en la cual se hará constar el lapso que comprende la inspección, los instrumentos revisados, los datos comprobados y las observaciones formuladas. El acta suscrita por el Inspector y el Notario Público se entregará al Director General Sectorial de Registros y Notarías.
El Notario Público podrá exponer los alegatos y explicaciones que estime convenientes, así como acompañar los recaudos pertinentes.
El Ministerio de Justicia podrá ordenar las inspecciones extraordinarias que considere convenientes.
Capítulo VI
Atribuciones del Jefe de Servicio Revisor
Artículo 31. Todas las oficinas notariales deberán tener un Jefe de Servicio Revisor, quien será venezolano, abogado, con experiencia profesional no menor de tres años y haber aprobado la evaluación de conocimientos que al efecto exija la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia.
Antes de entrar en el ejercicio del cargo, deberá presentar caución o fianza de acuerdo al monto que determine el Ministerio de Justicia, la cual no podrá ser menor a Un Millón de Bolívares (Bs. 1.000.000,00).
Artículo 32. Son atribuciones del Jefe de Servicio Revisor:
1. Analizar cuidadosamente los documentos que se presenten en las oficinas notarial para su autenticación y examinar si dichos documentos reúnen los requisitos legales pertinentes para ser otorgados. De igual manera verificará si los otorgantes son personas hábiles y capaces conforme a la Ley para la realización del acto. Cuando el documento examinado resulte correcto, dará su aprobación con su firma. El Notario Público decidirá, en todo caso, si procede o no el ingreso del documento.
2. Constatar, antes de liquidar los derechos arancelarios, que no existe prohibición de enajenar y gravar dictada por autoridad judicial competente al otorgante u otorgantes. En caso contrario, notificará al Notario Público, quién negará el ingreso del documento.
3. Exigir al otorgante u otorgantes los recaudos que deben acompañar al documento, de conformidad con las leyes que rigen la materia.
4. Distribuir el trabajo entre el personal subalterno y llevar el control del ingreso de los documentos y demás actuaciones.
5. Revisar cuidadosamente el trabajo elaborado por el personal y verificar que se han cumplido con todos los requisitos exigidos.
6. Revisar el documento antes del acto de otorgamiento y determinar si para ese momento no existe prohibición de enajenar y gravar.
7. Ejercer el control estricto de los documentos por otorgar.
8. Revisar que los documentos y demás actos sean anulados a los treinta (30) días de su presentación y mantener actualizado el archivo de los mismos.
9. Supervisar la encuadernación, empastado y foliatura del Libro de Autenticaciones.
10. Vigilar que el Libro Diario y el Libro Índice estén actualizados.
11. Vigilar el cumplimiento del horario y el cumplimiento de las funciones del personal.
12. Vigilar que se estampen las notas marginales en el plazo previsto en este Reglamento.
13. Las demás que le señale la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia y el Notario Público Titular.
Capítulo VII
Del Personal
Artículo 33. Los empleados de la oficina notarial deberá acatar y dar estricto cumplimiento a las instrucciones emanadas del Ministerio de Justicia, del Notario Público Titular o Interino. El incumplimiento dará lugar a la aplicación de las sanciones administrativas correspondientes.
Artículo 34. En cada oficina notarial habrá los empleados idóneos y requeridos para el desempeño de las actividades notariales, los cuales se clasificará por escalafón, de acuerdo a su antigüedad y eficiencia. La nómina de empleados se clasificará de la siguiente manera:
Jefe de Servicio Revisor.
Esta clasificación será la única forma de ascenso, previo el cumplimiento de los requisitos necesarios establecidos por la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia. La nómina de empleados se determinará en base al ingreso y al volumen de trabajo de la oficina notarial.
No podrán trabajar en una misma oficina personas que tengan entre sí parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad.
Artículo 35. Los empleados de las oficinas notariales que durante las horas normales de labor actúen en la inserción u otorgamiento anticipado de documentos, están obligados a compensar todo el tiempo invertido en ello, cumpliendo al efecto, horas extraordinarias, sin derecho a remuneración adicional alguna por esa compensación.
Artículo 36. En cada oficinas notarial habrá un Escribiente Tesorero encargado del área administrativa, designado por el Notario Público Titular, quien deberá reunir las siguientes condiciones: ser venezolano, mayor de edad, de reconocida honorabilidad y tener tres años de experiencia en materia contable. Deberá prestar caución o fianza para realizar las funciones inherentes a su cargo; el Ministerio de Justicia determinará el monto de la caución, la que, en ningún caso, podrá ser menor de Un Millón de Bolívares (Bs. 1.000.000,00). Tal designación será comunicada al Ministerio de Justicia.
Artículo 37. Son atribuciones y deberes del Escribiente Tesorero:
1) Liquidar los derechos y emolumentos causados por el documento o acto, conforme al arancel judicial. El Notario Público de acuerdo al trabajo a realizar podrá designar un escribiente como auxiliar de taquilla, quien deberá prestar caución o fianza de acuerdo al monto que determine el Ministerio de Justicia. Este funcionario se encargará de la liquidación y recaudación de los aranceles y demás emolumentos, así como del registro de control de ingresos y egresos.
2) Llevar al día la contabilidad y elaborar el balance general los días quince y último de cada mes. Elaborar la nómina y hacer los descuentos por beneficios sociales que establezcan las leyes.
3) Hacer puntualmente los pagos que se generen en el manejo de la oficinas notarial, cuidando que no haya atraso. El incumplimiento de esta disposición acarreará las sanciones administrativas correspondientes.
4) Abrir las cuentas bancarias que se consideren necesarias a nombre de la respectiva oficina notarial, en donde deberá depositar los ingresos y verificar diariamente que el ingreso percibido coincida con el ingreso depositado. Dichas cuentas sólo podrán ser movilizadas con las firmas conjuntas del Notario Público Titular y del Jefe de Servicio Revisor, o del Escribiente Tesorero. Los firmantes serán solidariamente responsables por los gastos que autoricen.
5) Ingresar a la Oficina del Banco Central de Venezuela o a la oficina receptora de fondos nacionales, el treinta por ciento (30%) correspondiente al Fisco Nacional, que debe retener por concepto de traslados y distribuir el setenta por ciento (70%) restante, de conformidad con el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial.
6) Hacer la distribución de los montos por concepto de Arancel Judicial y demás emolumentos, de acuerdo a los porcentajes establecidos en el artículo 43 de la Ley de Arancel Judicial.
7) Enviar los primeros cinco (5) días de cada mes, los recaudos y estadísticas contables que exija el Ministerio de Justicia.
8) Los demás que señale la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia y el Notario Público Titular.
Artículo 38. Cada oficina notarial tendrá un Jefe de Archivo, el cual cumplirá con las siguientes funciones:
1) Adoptar las medidas necesarias para la seguridad, organización y conservación del archivo general.
2) Llevar inventario de tomos y realizar la foliatura del tomo de autenticaciones y demás libros señalados en este Reglamento.
3) Llevar inventario del mobiliario y sellos de la oficina notarial.
4) Llevar los Libros de Correspondencia Enviada y Recibida, con su correspondientes notas de apertura y de cierre, debidamente foliados.
5) Llevar los cuadernos de comprobantes, Actas de Sorteo, control de copias certificadas, suministrando al funcionario responsable de la elaboración de las mismas el tomo de autenticación respectiva.
6) Estampar el sello correspondiente y archivar un ejemplar de los contratos de venta con reserva de dominio y llevar el libro de registro de éstas, mediante secuencia numérica.
7) Llevar cuaderno de comprobantes de las planillas de pagos de impuestos debidamente canceladas por los usuarios de conformidad con las leyes fiscales, así como las planillas de exoneración de pago de impuestos y la planilla de vivienda principal.
8) Llevar el Libro de Estampillas inutilizando los timbres fiscales correspondientes, bajo estrictas medidas de seguridad.
9) Llevar el expediente de cada uno de los funcionarios adscritos a la oficinas notarial, debidamente foliado.
10) Llevar el Libro de Actas Internas, donde anotará las separaciones del Notario Público Titular y la designación del Jefe de Servicio Revisor o de la persona que se encargue como Notario Público Interino, y demás hechos o actos de la oficina.
11) Estampar las correspondientes notas marginales en el Tomo de Autenticaciones, dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a su recibo. Si el Duplicado del Tomo de Autenticaciones ha sido enviado al Registrador Principal de su jurisdicción, deberá enviar el oficio correspondiente para que éste estampe la nota marginal.
12) Elaborar las notas de apertura, hacer la revisión y estampar la nota de cierre de los tomos, de conformidad con lo establecido en este Reglamento.
13) Elaborar la correspondencia que debe enviar a otras dependencias públicas o privadas.
14) Elaborar la copia certificada y los oficios correspondientes en caso de reconocimiento de hijos.
15) Remitir anualmente los Duplicados, debidamente cerrados, del Tomo de Autenticaciones y de Índice de Otorgantes, llevados por la oficina notarial a la Oficina Principal de Registro correspondiente.
16) Cualquier otra atribución que le asigne el Notario Público Titular.
Capítulo VIII
De Los Libros
Artículo 39. Cada oficinas notarial deberá llevar los siguientes libros: Libro Diario, Libro Índice, Libro de Inventario, Libro de Correspondencia Despachada, Libro de Correspondencia Recibida, Libro de Prohibiciones de Enajenar y Gravar, Libro de Actas Notariales y Sorteos, Libro de Control de Entrada de Documentos, Libro de Actas Internas, Libro de Autenticaciones, Libro de Estampillas, Libros de Contabilidad, como son: Libro de Diario Mayor, Libro de Conciliación Bancaria, Libro de Distribución de Actos y Liquidación de Derechos Arancelarios; y los demás libros que señale el Ministerio de Justicia en la forma y de acuerdo a los sistemas y procedimientos que el propio Ministerio disponga.
Los libros a que se refiere el encabezamiento de este artículo, debidamente encuadernados, tendrán en su carátula un título que exprese la denominación de la oficinas notarial y el nombre del libro y serán abiertos, foliados y clausurados por el Notario Público respectivo, en presencia del Jefe de Archivo, con excepción de los libros de contabilidad que serán abiertos y clausurados por el Notario Público y el Escribiente Tesorero.
En la nota de apertura se especificará que el libro consta de doscientos (200) folios útiles y las demás especificaciones que señale este Reglamento.
Artículo 40. Cada Libro de Autenticaciones constará de dos (2) ejemplares que se denominarán “Tomo Principal” y “Tomo Duplicado”. Dichos libros se formarán con papel de buena calidad, serán empastados y llevarán timbrados en la carátula el nombre de la oficinas notarial, el año y el número del tomo en forma correlativa. El Ministerio de Justicia autorizará al Notario Público para sustituir los tomos duplicados a través de medios ópticos y magnéticos o por cualquier otro medio mecánico inteligible y que responda a la tecnología más adecuada al momento durante el cual se utilicen, los cuales serán previamente aprobados por el Ministerio de Justicia y tendrán la misma fuerza y eficacia probatoria que los originales. El Libro deberá ser abierto por el Notario Público Titular o Interino, donde se dejará constancia del número de folios que contendrá el mismo; la nota de cierre deberá ser firmada conjuntamente por el Notario Público Titular o Interino y el Jefe de Archivo, en donde se especificará el número de documentos otorgados y anulados y mención expresa del último documento inserto.
El Libro de Autenticaciones a que se refiere este artículo, será empastado en talleres que a tal efecto funcionarán en las propias oficinas, quedando a cargo del Notario Público tomar todas las precauciones de seguridad para la realización de esta labor.
Artículo 41. En el Libro Diario se anotará un extracto de todos los actos y documentos que sean otorgados en la oficina notarial, estos asientos se harán en el mismo orden en que tuvieren lugar los actos a que correspondan, bajo una serie numérica continua, que comenzará cada día con designación de la fecha.
Diariamente, el Notario Público firmará el Libro Diario a renglón seguido de la última anotación o de aquella en que constare no haberse efectuado ningún acto durante el día.
En las actuaciones que se hagan en el Libro Diario referentes a otorgamientos que se hayan practicado en días feriados, durante la noche o en horas que no sean las fijadas para el trabajo ordinario de despacho, se expresará la causa de la urgencia si ésta no se desprende de la naturaleza del documento, el lugar y la hora del otorgamiento. La anotación será cerrada en la forma en que se ordena en el párrafo que precede.
Artículo 42. El Libro Índice de Otorgantes se llevará por duplicado y estará dividido en cinco casillas, en las cuales se asentarán: en la primera, por orden alfabético, los apellidos y nombres de los otorgantes e interesados, figurando el nombre de cada otorgante o declarante en la letra que le corresponda; en la segunda, la clase de acto y los bienes a que se refiere; en la tercera, el número del asiento; en la cuarta, el tomo donde se asiente y en la quinta casilla la fecha de otorgamiento.
El Libro Índice de Otorgantes Principal se conservará en el archivo de la oficina notarial y el Duplicado se remitirá a la Oficina Principal de Registro de su jurisdicción, junto con los Duplicados de los Libros respectivos.
Artículo 43. El Libro de Actas y Sorteos se abrirá por el Notario Público Titular o Interino, de acuerdo a las formalidades establecidas en este Reglamento y se insertará copia del acta extendida por el Notario Público en forma sucesiva a la fecha de las mismas.
Artículo 44. Los demás libros serán llevados conforme a las normas establecidas en las leyes respectivas, en cuanto le sean aplicables y no se opongan a lo dispuesto en este Reglamento.
Artículo 45. Los documentos originales que se presenten en la oficinas notarial deberán ser presentados mecanografiados y en tinta negra, debidamente foliados en forma visible en letras y números. Los documentos de difícil lectura, de los que no se puedan obtener fotocopias legibles y los que presenten enmendaduras, deberán ser rechazados.
Artículo 46. El documento original presentado será reproducido íntegramente antes del otorgamiento por su anverso y reverso, mediante cualquier equipo apto y adecuado para la seguridad y preservación documental para formar el Libro de Autenticaciones.
El equipo deberá estar instalado en la sede de la oficinas notarial y será usado exclusivamente por personal especializado y autorizado por el Notario Público con el fin de obtener la imagen fiel y exacta para formar el Tomo de Autenticaciones.
Artículo 47. Cuando el Duplicado del Tomo de Autenticaciones sea sustituido a través de medios ópticos y magnéticos o por cualquier otro medio mecánico inteligible, de acuerdo a lo señalado en el artículo 40 de este Reglamento, el documento se procesará a través de captura de imagen correspondiente a la página o páginas en las cuales consten las firmas originales de los otorgantes y de los testigos que presenciaron el acto.
Artículo 48. El Duplicado del Tomo de Autenticaciones deberá grabarse y almacenarse a través de los métodos que respondan a la tecnología más adecuada al momento durante el cual se utilicen. Será almacenado en cajas de seguridad que cumplan con todos los sistemas adecuados a su conservación.
Artículo 49. Las oficinas notariales deberán:
a) Garantizar que la información sea veraz y completa, para evitar omisiones o adulteraciones.
b) Preservar la documentación de hechos intencionales de índole individual, robo, incendio y deterioro delictivo.
c) Resguardar la documentación de hechos fortuitos.
d) Garantizar la veracidad y la calidad de todos los asientos notariales, para que estos se realicen en forma exacta, tratando de minimizar el error humano.
e) Observar las normas de mantenimiento de la información almacenada, a fin de garantizar su preservación en el tiempo.
Artículo 50. El sistema de información electrónica de las oficinas notariales, deberá garantizar la protección de la información almacenada en los medios ópticos y magnéticos y todo interesado en acceder a la información contenida en los bancos de datos, deberá tener presente:
a) Su limitación en la captura, el almacenamiento, la recuperación y la consulta de datos, textos e imágenes.
b) La pertinencia de la información solicitada por terceras personas, que deberá ser la adecuada a la finalidad y exactitud perseguida.
c) La finalidad perseguida, que deberá estar claramente definida.
d) Los datos obtenidos que tienen restricciones de uso y sólo podrán ser empleados para la finalidad solicitada al Notario Público y dispuesta por éstos de conformidad con el artículo anterior.
e) Los datos que deberán se asegurados mediante las adecuadas garantías, para evitar su pérdida o su divulgación no autorizada.
Artículo 51. De conformidad con lo establecido en la Ley de Arancel Judicial el cobro del servicio del sistema por recuperación electrónica se determinará conforme a los precios del mercado. Su producto será destinado al sostenimiento, mejoramiento y actualización del servicio.
Capítulo IX
De los Sellos
Artículo 52. Cada oficina notarial tendrá un sello de cuatro centímetros (4cm) de diámetro, con el Escudo de Armas de la República de Venezuela en el centro y con las siguientes inscripciones; en la parte superior y forma circular: “Estado...” o “Distrito Federal...” o “ Territorio...”, debajo de esta inscripción Notaria Pública, debajo del Escudo nomenclatura de la Notaría. Dicho sello se estampará en los oficios o comunicaciones que dirija el Notario Público y en el encabezamiento y al pie de los documentos otorgados, de las copias o certificaciones que se expidan, y en general, de todos los escritos emanados de la oficina notarial. Los documentos que contengan dos o más folios serán sellados en la unión marginal de sus folios de manera que el sello abarque, en cada caso, los márgenes de uno y otro folio.
Además, llevará un sello horizontal en donde aparezca el nombre del Notario Público Titular o Notario Interino, el nombre de la oficina correspondiente y el carácter con el cual actúan.
Artículo 53. El Notario Público será responsable por el uso y manejo de los sellos requeridos en las funciones inherentes al cargo.
Capítulo X
Del Procedimiento
Artículo 54. En las actuaciones a que se refiere el artículo 14, los Notarios Públicos observarán el procedimiento y formalidades establecidas en este Reglamento y las que ordenen los Códigos y Leyes Nacionales.
Artículo 55. En las oficinas notariales se observarán las formalidades siguientes:
Los documentos que formarán el Libro de Autenticaciones se copiarán íntegramente para formar el Tomo Principal y Tomo Duplicado, bajo una sola serie numérica que comenzará con el número uno (1), cuyas páginas serán foliadas en letras y cifras en orden numérico que no exceda de doscientos (200) folios, estampándose de seguidas la correspondiente nota de cierre. No se asentará más de un documento con un mismo número.
En el acto de otorgamiento se estampará en el documento original y en el Libro de Autenticaciones, formado por el Tomo Principal y Duplicado, la nota respectiva que contendrá: República de Venezuela, el nombre del Notario Público que autoriza el acto, la identificación de la oficinas notarial, la jurisdicción estadal que le corresponde, la identificación del abogado redactor, el nombre y apellido exactos de los otorgantes que declaran en el contenido del documento, con su correspondiente identificación, su nacionalidad, su estado civil y domicilio, el acto que se realiza, el nombre e identificación de los testigos instrumentales, el número y tomo bajo el cual quedó inserto y constancia de los recaudos presentados.
El otorgante u otorgantes declararán que se dio cumplimento a las formalidades de lectura, confrontación de la copias firmadas en originales que formarán el Tomo Principal y el Tomo Duplicado del Libro de Autenticaciones, que conocen el contenido y que de conformidad, firman.
El Notario Público dará fe de la identificación del otorgante u otorgantes, de los medios de identificación, de conformidad con el artículo 56 de este Reglamento, del estado civil, del domicilio, de la nacionalidad y de cualquier otra documentación que le haya sido presentada al efecto y tenga relación directa con el acto.
La nota será firmada en el mismo acto de otorgamiento por el Notario Público, el otorgante u otorgantes y los dos testigos instrumentales designados por el Notario Público. Seguidamente se estamparán los sellos respectivos, de conformidad con el artículo 52 de este Reglamento.
Cuando uno o varios de los otorgantes no sepan o no puedan firmar, lo hará a su ruego la persona o personas que ellos designen en el documento, en presencia del Notario Público y los testigos instrumentales. Firmará una persona distinta por cada otorgante, pero si varios de los otorgantes no supieren o no pudieren firmar y tuvieren interés idéntico en el contenido del acto presentado para su otorgamiento, una misma persona podrá firmar por ellos. El Notario Público mencionará esta circunstancia en la nota de otorgamiento que agregará al documento original y en el Libro de Autenticaciones conformado por el Tomo Principal y Tomo Duplicado, con indicación del nombre, apellido, estado civil, profesión y domicilio de la persona o personas que hayan firmado a ruego de otras y el motivo de haber procedido así. También se hará constar el nombre y apellido del otorgante u otorgantes y seguidamente se estamparán las impresiones dactilares correspondientes.
Artículo 56. El otorgante u otorgantes acreditarán su identidad con la presentación de la respectiva cédula de identidad. Cuando por la urgencia del caso o por motivo o circunstancia justificada, a juicio del Notario Público, no sea posible la presentación de la cédula de identidad, el Notario Público dará fe de que conoce al otorgante y en caso contrario, la identidad se comprobará con pasaporte expedido por las autoridades venezolanas.
Cuando no sea posible verificar la identificación de los otorgantes de nacionalidad venezolana, por los medios indicados, el Notario Público les exigirá que acrediten su identidad con dos testigos de conocimiento que llenen los extremos requeridos por la Ley y quienes además, puedan ser identificados de la misma forma establecida para los otorgantes. Los testigos de conocimiento darán fe de la identificación personal del otorgante u otorgantes y el Notario Público dará fe de la identidad o de la identificación personal de los testigos de conocimiento, quienes deberán firmar la nota respectiva. En la identificación de extranjeros se deberán aplicar las disposiciones de la Ley Orgánica de Identificación.
Artículo 57. Cuando se requiera la presencia del Notario Público en días feriados o no laborables, el interesado deberá jurar la urgencia del caso. El Notario Público se constituirá habilitando el tiempo necesario en el recinto de la oficina notarial o fuera de él y dejará constancia en el Libro Diario.
Artículo 58. Las anulaciones procederán en los siguientes casos:
Si por cualquier circunstancia alguno de los otorgantes se negare en el acto de otorgamiento a firmar el documento o el asiento en los libros respectivos, el Notario Público declarará nulo el asiento y estampará al pie del documento y de las copias, una nota en que se exprese aquella circunstancia, la cual será firmada por el Notario Público y por las partes que se avengan a ello.
Si transcurren treinta (30) días continuos después de la fecha de presentación sin que el documento haya sido otorgado por falta de comparecencia del otorgante u otorgantes, los asientos correspondientes serán necesariamente anulados, sin que esto ocasione devolución alguna de los derechos causados, de conformidad con el artículo 30 de la Ley de Arancel Judicial.
Artículo 59. Las notas marginales a que se refiere el artículo 1.926 del Código Civil se estamparán en el Tomo de Autenticaciones, conformado por el Tomo Principal y Duplicado en el asiento respectivo y se firmarán por el Notario Público. Cuando el Duplicado del Tomo de Autenticaciones se encuentre en el Registro Principal, el Notario Público transcribirá a dicha oficina, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al otorgamiento, la nota marginal asentada en el Tomo Principal del Libro de Autenticaciones para que, a su vez, el Registrador Principal lo asiente bajo su firma en el Tomo Duplicado del Libro de Autenticaciones correspondiente. Igual procedimiento se aplicará cuando se estampe nota marginal en un asiento por revocatoria, sustitución, renuncia, aclaratoria, modificación o anulación al Registrador Subalterno o a otro Notario Público.
Artículo 60. En caso de que se agote el margen de un documento y no se pueda en consecuencia estampar en él las notas marginales, el Notario Público las estampará en hojas anexas que se agreguen al asiento. Se repetirá la foliatura de la última hoja del asiento respectivo. En el Libro Diario se hará constar la fijación de las hojas adicionales; también debe hacerse referencia, al pie del asiento respectivo, del número de folios u hojas adicionales en los cuales continúen estampándose las notas marginales correspondientes.
Artículo 61. El Notario Público dejará constancia en el Libro Diario de las copias o certificaciones que expidieren, con expresión de la fecha y del número de folios. Cuando la copia o certificación se expida por decreto de un Juez, se citará también la fecha de la solicitud y el número del oficio.
Capítulo XI De los Derechos Arancelarios
Artículo 62 [Derogado](*). La liquidación y recaudación de los derechos y emolumentos que causen todas las actuaciones notariales, se regirán por las disposiciones de la Ley de Arancel Judicial, la cual establece las tasas y emolumentos que les corresponden para su administración y funcionamiento y fija las normas para la recaudación y distribución de los mismos, hasta tanto una ley especial provea lo conducente; otra forma de liquidación y recepción será ilícita y acarreará responsabilidad a las personas que en ello participen. La enumeración de los actos causales de arancel es taxativa, con las excepciones y exoneraciones que establezcan las leyes.
(*) Ver Ley de Registro Público y del Notariado, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 5.833 Extraordinario de fecha 22 de diciembre de 2006.
Artículo 63. El Notario Público y demás empleados no podrán percibir directa o indirectamente cantidad alguna de dinero, dádivas o retribuciones por su intervención en actos inherentes a sus funciones, salvo las tasas o emolumentos que otras leyes establezcan por actuaciones distintas. Toda infracción a las disposiciones de la Ley de Arancel Judicial, acarrearán las sanciones disciplinarias, penales y civiles a que hubiere lugar.
Artículo 64. El Notario Público no realizará ninguna actuación si antes no se han liquidado y pagado los aranceles y otros emolumentos, excepto cuando la liquidación haya de hacerse por el tiempo invertido para efectuarla, de conformidad con el artículo 11 de la Ley de Arancel Judicial.
Artículo 65. El que se considere perjudicado por cobro excesivo o indebido de derechos o emolumentos, podrá reclamar, dentro del término de diez (10) días hábiles, por escrito ante el Ministerio de Justicia. El Ministerio resolverá el reclamo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recibido el mismo. La decisión será transmitida en oficio al reclamante y, si hubiere lugar, se impondrá la sanción administrativa correspondiente al Notario Público infractor.
Capítulo XII
De las Causales de Retiro y Destitución
Artículo 66. El Notario cesa en el ejercicio del cargo:
a) Por muerte.
b) Por sentencia firme que declare la interdicción o inhabilitación temporal o absoluta que lo imposibilite para ejercer el cargo.
c) Por renuncia, cuando expresamente lo manifieste ante el órgano competente del Ministerio de Justicia y le sea aceptada.
d) Por abandono del cargo por motivos injustificados.
e) Por jubilación.
Artículo 67. Son causales de destitución del Notario Público:
a) No llevar con regularidad los Libros Índices y demás libros que prevé este Reglamento.
b) El incumplimiento de los artículos 15, 16, 17, 18, 19, 20 y 63 de este Reglamento.
c) Condena penal que implique privación de la libertad.
Artículo 68. Son causales de destitución del personal de las oficinas notariales:
a) Jefe de Servicio Revisor: el incumplimiento de los artículos 32, 33 y 63 de este Reglamento.
b) Escribiente Tesorero: el incumplimiento de los artículos 33 y 37 de este Reglamento.
c) Jefe de Archivo: el incumplimiento de los artículos 18, 33, 38, 59 y 63 de este Reglamento.
d) Del Personal: el incumplimiento de los artículos 29, 33, 35 y 63 de este Reglamento.
Capítulo XIII
Disposiciones Finales
Artículo 69. Compete al Ministerio de Justicia resolver las dudas que puedan surgir acerca del espíritu, propósito y razón, en la aplicación de este Reglamento en las actuaciones de los Notarios Públicos.
Las consultas que se formulen, sea por el Notario Público o por los particulares, deberán ser resueltas dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de recepción del expediente respectivo.
Artículo 70. El Notario Público y demás funcionarios son responsables según la legislación civil, penal, administrativa y de salvaguarda del patrimonio público, por los delitos y faltas que cometan en el ejercicio de sus funciones.
Artículo 71. El Ministerio de Justicia podrá crear oficinas notariales en aquellos Estados donde, por razón de la actividad económica y por aumento de la población, sean necesarias.
Las funciones notariales que ejercen los Registradores Subalternos serán transferidas a las oficinas notariales creadas al efecto.
Artículo 72. El Fondo de Previsión Social de los Registradores Mercantiles y Notarios Públicos, previsto en la Ley de Arancel Judicial, procurará el bienestar y la protección social y económica de los Notarios Públicos. El patrimonio del Fondo se constituirá con el aporte que se realiza mensualmente, de conformidad con lo establecido en el artículo 43 de la citada Ley, con los aportes especiales que acuerden sus asociados y con las donaciones, legados y cualquier otro aporte que reciba.
A los efectos de la jubilación del Notario Público, se tendrá como base el sueldo que devenguen los Jueces de Primera Instancia. A quién se le acuerde la jubilación deberá concedérsele un plazo de treinta (30) días hábiles para que efectúe la formal entrega de la oficinas notarial. Dicho plazo se contará a partir de la publicación en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela de la Resolución correspondiente.
Artículo 73. Las Notarías Pública que se crearen y las vacantes por muerte, renuncia, destitución, inhabilitación e interdicción del Notario Público Titular, serán provistas de conformidad con el artículo 1° de este Reglamento.
Artículo 74. El Ministro de Justicia queda encargado de la ejecución del presente Decreto.
Artículo 75. Este Reglamento entrará en vigencia a partir de la fecha de su publicación en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela.
Dado en Caracas, a los once días del mes de noviembre de mil novecientos noventa y ocho. Año 188º de la Independencia y 139º de la Federación.
(L.S.)
Refrendado
El Ministro de Relaciones Interiores, ASDRUBAL AGUIAR ARANGURENLa Ministra de Hacienda, MARITZA IZAGUIRREla Defensa , TITO MANLIO RINCON BRAVOLa Ministra del Trabajo, MARIA DEL ROSARIO BERNARDONI DE GOVEALa Encargada del Ministerio de Energía y Minas, DOLORES DOBARRO DE TORRESLa Encargada del Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales Renovables, MARÍA ESPERANZA RINCONES CELISla Familia , CARLOS ALTIMARI GASPERIla Secretaría de la Presidencia , JOSÉ GUILLERMO ANDUEZA
Decreto N° 3.019 11 de noviembre de 1998
Disposiciones Generales
(*) Ver Ley de Registro Público y del Notariado, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 5.833 Extraordinario de fecha 22 de diciembre de 2006.
De las Atribuciones del Notario Público
De las Obligaciones del Notario Público
De las Prohibiciones
De las Oficinas Notariales
Atribuciones del Jefe de Servicio Revisor
Del Personal
De Los Libros
De los Sellos
Del Procedimiento
Capítulo XI
De los Derechos Arancelarios
(*) Ver Ley de Registro Público y del Notariado, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 5.833 Extraordinario de fecha 22 de diciembre de 2006.
De las Causales de Retiro y Destitución
Disposiciones Finales
☞Visualiza la versión original publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela
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