Regulación de la Liquidación y Cierre del Ejercicio Económico Financiero Aplicable al Distrito Capital y sus Entes Descentralizados Funcionalmente [Derogada]

Providencia Administrativa Conjunta Nº 184 y Nº 15-006 de fecha 5 de noviembre de 2015, mediante la cual se Regula la Liquidación y Cierre del Ejercicio Económico Financiero Aplicable al Distrito Capital y sus Entes Descentralizados Funcionalmente, publicada en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela Nº 40.792 de fecha 19 de noviembre de 2015.

☑ Derogada ☞ FICHA TÉCNICA

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR DE ECONOMÍA Y FINANZAS

OFICINA NACIONAL DE PRESUPUESTO N° 184 Y OFICINA NACIONAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA Nº 15-006

CARACAS, 05 DE NOVIEMBRE DE 2015

205°, 156° y 16°

LA OFICINA NACIONAL DE PRESUPUESTO Y LA OFICINA NACIONAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA.

En ejercicio de las atribuciones conferidas en los artículos 25 numeral 8, y 131 numerales 3 y 7 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 6.154 Extraordinario de fecha 19 de noviembre de 2014; y de conformidad con el artículo 19 de la Resolución conjunta de la Contraloría General de la República DCGR/N° 01-182 y del Ministerio del Poder Popular de Planificación y Finanzas DM/N° 2729 de fecha 30 de agosto de 2010, mediante la cual se establece el Sistema de Contabilidad del Distrito Capital, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 39.498 de fecha 30 de agosto de 2010,

Dictan la siguiente:

PROVIDENCIA QUE REGULA LA LIQUIDACIÓN Y CIERRE DEL EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO APLICABLE AL DISTRITO CAPITAL Y SUS ENTES DESCENTRALIZADOS FUNCIONALMENTE

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Objeto

Artículo 1. Esta Providencia tiene por objeto establecer las normas técnicas, presupuestarias, financieras y contables, aplicables al órgano ejecutivo del Distrito Capital y sus entes descentralizados funcionalmente, para la liquidación y el cierre de cada ejercicio económico financiero, previsto en el artículo 7º del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público.

A los efectos de la aplicación de las disposiciones establecidas en esta Providencia, se entenderá por Sistema de Información Automatizado a la herramienta informática Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas del Gobierno del Distrito Capital (SIGECOF-GDC).

Servicios desconcentrados

Artículo 2. A los efectos del cierre presupuestario del ejercicio económico financiero correspondiente, los servicios desconcentrados sin personalidad jurídica estarán sujetos a la aplicación de las disposiciones previstas en esta Providencia para los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales.

El Jefe o Jefa de Gobierno del Distrito Capital del cual forman parte estos servicios, remitirá la información y documentos requeridos en los términos y oportunidad exigidos en el Capítulo III de esta Providencia.

CAPÍTULO II

DEL ÓRGANO EJECUTIVO DEL DISTRITO CAPITAL

Fecha límite para la remisión de las órdenes de pago con cargo a los fondos

Artículo 3. Los responsables de las unidades administradoras del Distrito Capital remitirán a la unidad administrativa con competencia en materia de administración y finanzas de dicho ente político territorial, a través del Sistema de Información Automatizado, las órdenes de pago correspondientes a la reposición de los fondos en avance y en anticipo hasta el décimo séptimo (17°) día hábil del mes de diciembre del ejercicio económico financiero objeto de cierre.

Registro del compromiso y gasto causado

Artículo 4. Los responsables de las unidades administradoras del Distrito Capital registrarán el compromiso y el gasto causado en el Sistema de Información Automatizado hasta el 31 de diciembre del ejercicio económico financiero correspondiente, para lo cual la dependencia con competencia en materia presupuestaria del Gobierno del Distrito Capital, autorizará las reprogramaciones de las cuotas de compromiso hasta el último día hábil bancario del presente ejercicio económico financiero.

Registro del causado de las transferencias legales o potestativas y los aportes financieros

Artículo 5. Los responsables de las unidades administradoras del Distrito Capital, registrarán en el Sistema de Información Automatizado hasta el 31 de diciembre del ejercicio económico financiero correspondiente, el monto de los gastos comprometidos que a la fecha no se hayan registrado como causado, de las transferencias legales o potestativas y los aportes financieros aprobados por el Jefe o Jefa de Gobierno, derivados de la ejecución del presupuesto de gastos y sus modificaciones.

Compromisos de causación obligatoria

Artículo 6. Los responsables de las unidades administradoras del Distrito Capital deberán registrar los gastos en el Sistema de Información Automatizado, hasta el 31 de diciembre del ejercicio económico financiero correspondiente, de acuerdo a los siguientes criterios:

1. Partidas 4.01 “Gastos de personal” y 4.11 “Disminución de Pasivos”: se registrará como causado el monto de los compromisos no causados.

2. Partida 4.02 “Materiales, suministros y mercancías”: los compromisos que tengan registrados como causados el anticipo y/o entregas parciales, la unidad administradora sólo podrá afectar los créditos del ejercicio económico financiero siguiente, por la cuota parte restante de dichos gastos; a tales efectos, realizará los ajustes respectivos en el Plan Operativo Anual y en el Plan de Compras.

3. Partida 4.03 “Servicios no Personales”: los compromisos que tengan registrados como causados el anticipo y/o servicios prestados parcialmente, la unidad administradora podrá afectar los créditos del ejercicio económico financiero siguiente, por la cuota parte restante de dichos gastos; a tales efectos, realizará los ajustes respectivos en el Plan Operativo Anual y en el Plan de Compras.

En los casos de los gastos por servicios básicos, de condominio y demás obligaciones de tracto sucesivo, la unidad administradora deberá comprometer y causar la disponibilidad presupuestaria hasta el cierre del ejercicio económico financiero correspondiente y, dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes de enero del ejercicio económico financiero siguiente, realizará la conciliación y al conocerse el resultado efectuará los ajustes pertinentes.

4. Partida 4.04 “Activos Reales”: los compromisos que tengan registrados como causados el anticipo y/o entregas parciales o valuaciones, la unidad administradora podrá afectar los créditos del ejercicio económico financiero siguiente, por la cuota parte restante de dichos gastos, realizando los ajustes respectivos en el Plan Operativo Anual y en el Plan de Compras.

5. Partida 4.05 “Activos Financieros”: los compromisos no causados de los correspondientes aportes asignados a los entes descentralizados funcionalmente y a organismos internacionales, se registrarán como causados.

6. Partida 4.07 “Transferencias y Donaciones”: los compromisos no causados de los correspondientes aportes asignados a los entes descentralizados funcionalmente y a organismos internacionales, se registrarán como causados al cierre del ejercicio económico financiero. Igualmente, ocurrirá con lo correspondiente a las pensiones y jubilaciones, así como las subvenciones socioeconómicas.

Órdenes de pago de los gastos causados y no pagados

Artículo 7. Los responsables de las unidades administradoras del Distrito Capital, emitirán a través del Sistema de Información Automatizado hasta el 31 de enero del ejercicio económico financiero siguiente, las órdenes de pago correspondientes al monto de los gastos causados y no pagados al 31 de diciembre del ejercicio económico financiero objeto de cierre.

Reintegro de los fondos no utilizados al cierre del ejercicio económico financiero

Artículo 8. Los responsables de administrar los fondos en avance y/o en anticipo del Distrito Capital, reintegrarán en las respectivas cuentas bancarias del Distrito Capital, los recursos no utilizados al 31 de diciembre del ejercicio económico financiero objeto de cierre, del fondo en avance y/o en anticipo, correspondientes al monto de los créditos presupuestarios no comprometidos, así como los comprometidos no causados, dentro de los diez (10) primeros días hábiles del ejercicio económico financiero siguiente, mediante la planilla de liquidación generada automáticamente a través del Sistema de Información Automatizado.

Reintegro de los fondos no utilizados

Artículo 9. Los responsables de administrar los fondos en avance y/o anticipo correspondiente a gastos causados y no pagados al 31 de enero, registrado al 31 de diciembre del ejercicio económico financiero objeto de cierre, serán reintegrados al Tesoro del Distrito Capital, dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de febrero del ejercicio económico financiero siguiente, mediante la planilla de liquidación generada automáticamente el primer día hábil del mes de febrero, a través del Sistema de Información Automatizado.

Modelos de registros de ajustes contables

Artículo 10. Los responsables de las unidades administradoras del Gobierno de Distrito Capital, solicitarán a la unidad administrativa con competencia en materia de contabilidad, durante los dos (2) primeros meses de cada ejercicio económico financiero, los modelos de asientos necesarios para el registro de los ajustes contables que afectan el ejercicio económico financiero objeto de cierre, en los siguientes casos:

1. Cuando exista diferencia entre el monto de la planilla de liquidación generada automáticamente por el Sistema de Información Automatizado y el saldo del fondo en avance y/o anticipo a reintegrar.

2. Cuando el Sistema de Información Automatizado no genere la planilla de liquidación, y exista un monto en la cuenta bancaria del fondo en avance y/o anticipo a reintegrar.

Requisitos para la solicitud de modelos de registros de ajustes contables

Artículo 11. Los responsables de las unidades administradoras de Gobierno del Distrito Capital deberá adjuntar a la solicitud mencionada en el artículo anterior, el acto motivado suscrito por el cuentadante de la unidad administradora responsable del hecho económico financiero, en el que se identifiquen mediante relación detallada, los montos y hechos económicos financieros objeto de registro, que originaron las diferencias, indicando la partida presupuestaria cuando corresponda; con una copia del expediente administrativo por cada operación objeto de ajuste, debidamente foliado y certificado; así como, copias de los siguientes documentos:

1. Planilla de liquidación automática anulada, según sea el caso.

2. Planilla de liquidación sustitutiva o manual debidamente pagada, según sea el caso.

3. Reporte generado por el Sistema de Información Automatizado que indique el saldo del fondo en avance y/o anticipo al cierre del ejercicio económico financiero correspondiente.

4. Estado de cuenta bancario en el cual se evidencie el monto del hecho económico financiero objeto de registro.

5. Cualquier otro documento requerido por la Oficina Nacional de Contabilidad Pública.

Responsable del registro de ajuste contable

Artículo 12. El responsable de la unidad administradora del Gobierno del Distrito Capital en la cual se originó el hecho económico financiero será el autorizado para realizar el registro de ajuste contable en el Sistema de Información Automatizado, para efectuarlo dispondrá hasta el último día hábil del mes de abril del ejercicio económico financiero siguiente al cierre.

Cierre de las cuentas bancarias de los fondos

Artículo 13. Los responsables de administrar fondos en avance y/o en anticipo del Distrito Capital, procederán a reintegrar en las respectivas cuentas bancarias del Distrito Capital, dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes de mayo de cada ejercicio económico financiero, los fondos disponibles en las cuentas bancarias correspondientes a los cheques no presentados al cobro, dicho reintegro se corresponderá con el ramo presupuestario de otros ingresos extraordinarios. Vencido este lapso, deberán solicitar a las instituciones bancarias, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al reintegro de dichos fondos, el cierre de las cuentas utilizadas durante el ejercicio económico financiero correspondiente.

Igualmente, los citados responsables establecerán los mecanismos necesarios a fin de agilizar el cobro de los cheques en tránsito, antes del cierre de las cuentas. En aquellos casos en los cuales los beneficiarios de dichos cheques no pudieran realizar el cobro respectivo, se tramitará el pago de las deudas correspondientes, previo cumplimiento del procedimiento establecido para el pago de las obligaciones pendientes de ejercicios anteriores.

En caso de incumplimiento de la obligación establecida en este artículo, el Jefe o Jefa de Gobierno del Distrito Capital solicitará a las instituciones bancarias, el reintegro de los saldos disponibles, así como el cierre de las cuentas utilizadas durante el ejercicio económico financiero correspondiente.

Reclasificación de los gastos causados y no pagados

Artículo 14. Los gastos causados de los fondos en anticipo al 31 de diciembre del ejercicio económico financiero correspondiente, no pagados con cargo a la disponibilidad financiera al 31 de enero del ejercicio económico financiero siguiente, serán reclasificados automáticamente por la Oficina Nacional de Contabilidad Pública, a través del Sistema de Información Automatizado como pago directo del Tesoro del Distrito Capital, a partir del primer (1°) día hábil del mes de febrero del ejercicio económico financiero siguiente.

La reclasificación requiere que el responsable de la unidad administradora del fondo en anticipo, registre y asocie en el Sistema de Información Automatizado los gastos causados a una cuenta bancaria del beneficiario. A tales efectos, una vez reclasificados, la unidad administrativa con competencia en materia de administración y finanzas recibirá las órdenes de pago a través del Sistema de Información Automatizado hasta el décimo (10°) día hábil del mes de febrero del ejercicio económico financiero siguiente. El incumplimiento de este registro, impedirá la reclasificación al referido tipo de pago.

Cuenta Ahorro-Inversión-Financiamiento

Artículo 15. El Jefe o Jefa de Gobierno del Distrito Capital, remitirá a la Oficina Nacional de Presupuesto, la información de cierre al 31 de diciembre del ejercicio económico financiero correspondiente, relativa a la Cuenta Ahorro-Inversión-Financiamiento del Distrito Capital, y de sus entes descentralizados, dentro de los primeros veinticinco (25) días hábiles del ejercicio económico financiero siguiente. Dicha información deberá presentarse conforme a los formatos establecidos por la referida Oficina Nacional.

Información sobre los recursos

Artículo 16. El Jefe o Jefa de Gobierno del Distrito Capital, remitirá antes del último día hábil del mes de febrero del ejercicio financiero siguiente, a la Oficina Nacional de Presupuesto, la información concerniente al monto de los recursos recaudados en el ejercicio económico financiero correspondiente. Dicha información deberá presentarse de acuerdo a los formatos establecidos por la referida Oficina Nacional.

Actualización de información sobre el personal

Artículo 17. El Jefe o Jefa de Gobierno del Distrito Capital, remitirá a la Oficina Nacional de Presupuesto, la información de cierre al 31 de diciembre del ejercicio económico financiero correspondiente, relativa a la Clasificación del Personal por Tipo de Cargo, Clasificación del Personal Jubilado y Pensionado del Distrito Capital y de sus entes descentralizados funcionalmente, dentro de los primeros veinticinco (25) días hábiles del ejercicio económico financiero siguiente. Dicha información deberá presentarse de acuerdo a los formatos establecidos por la referida Oficina Nacional.

Conciliación de los gastos causados y no pagados

Artículo 18. Los responsables de las unidades administradoras de Gobierno del Distrito Capital durante el mes siguiente al cierre, deberán conciliar los gastos causados y no pagados al 31 de diciembre de cada ejercicio económico financiero, con el monto reflejado en el libro mayor de la cuenta patrimonial que corresponda, de acuerdo con las instrucciones dictadas por la unidad administrativa con competencia en materia de contabilidad.

En el caso de identificar diferencias, los responsables de estas unidades deberán regularizar los gastos causados correspondientes, a través del Sistema de Información Automatizado en el lapso previsto en este artículo.

Remisión de los estados financieros

Artículo 19. El Jefe o Jefa de Gobierno del Distrito Capital, remitirá a la Oficina Nacional de Contabilidad Pública, los estados financieros definitivos, elaborados y presentados de conformidad con las normas e instrucciones dictada por dicha Oficina Nacional dentro del primer trimestre del ejercicio económico siguiente.

CAPÍTULO III

DE LOS ENTES DESCENTRALIZADOS FUNCIONALMENTE DEL DISTRITO CAPITAL

Información sobre los recursos y los gastos comprometidos, causados y pagados de los entes

Artículo 20. La máxima autoridad de los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales del Distrito Capital, remitirá a la unidad administrativa con competencia en materia de planificación y presupuesto del Gobierno del Distrito Capital, la información concerniente al monto de los recursos, el presupuesto y sus modificaciones aprobadas, así como el monto comprometido, causado y pagado de los gastos realizados durante el ejercicio económico financiero correspondiente, lo cual será remitido a la Oficina Nacional de Presupuesto por parte del Jefe o Jefa de Gobierno del Distrito Capital, hasta el último día hábil del mes de febrero del ejercicio económico financiero siguiente.

Reintegro de los fondos no utilizados al cierre del ejercicio económico financiero

Artículo 21. Los responsables de administrar fondos en anticipo de los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales del Distrito Capital, reintegrarán a la dependencia interna que corresponda, los fondos de los créditos presupuestarios no comprometidos, así como los comprometidos y no causados al 31 de diciembre del ejercicio económico financiero correspondiente, dentro de los diez (10) primeros días hábiles del ejercicio económico financiero siguiente.

Reintegro de los fondos no utilizados

Artículo 22. Los responsables de administrar fondos en anticipo de los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales del Distrito Capital, reintegrarán a la dependencia interna que corresponda, el monto remanente de dichos fondos correspondientes a los gastos causados al 31 de diciembre del ejercicio económico financiero objeto de cierre y no pagados al 31 de enero del ejercicio económico financiero siguiente, dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de febrero del ejercicio económico financiero siguiente.

Cuenta Ahorro-Inversión-Financiamiento

Artículo 23. La máxima autoridad de los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales del Distrito Capital, remitirá a la unidad administrativa con competencia en materia de planificación y presupuesto del Gobierno del Distrito Capital, la información de cierre al 31 de diciembre del ejercicio económico financiero correspondiente, relativa a la Cuenta Ahorro-Inversión-Financiamiento, dentro de los primeros quince (15) días hábiles del ejercicio económico financiero siguiente, para su posterior envío a la Oficina Nacional de Presupuesto por parte del Jefe o Jefa de Gobierno del Distrito Capital.

Dicha información, deberá presentarse de acuerdo a los formatos establecidos por la Oficina Nacional de Presupuesto.

Actualización de información sobre el personal

Artículo 24. La máxima autoridad de los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales del Distrito Capital, remitirán a la unidad administrativa con competencia en materia de planificación y presupuesto del Gobierno del Distrito Capital, la información de cierre al 31 de diciembre del ejercicio económico financiero correspondiente, relativa a la Clasificación del Personal por Tipo de Cargo, Clasificación del Personal Jubilado y Pensionado, dentro de los primeros quince (15) días hábiles del ejercicio económico financiero siguiente, para su posterior remisión a la Oficina Nacional de Presupuesto por parte del Jefe o Jefa de Gobierno del Distrito Capital.

Dicha información, deberá presentarse de acuerdo a los formatos establecidos por la Oficina Nacional de Presupuesto.

Remisión de los estados financieros

Artículo 25. La máxima autoridad de los entes descentralizados funcionalmente del Distrito Capital, remitirán a la dependencia con competencia en materia contable del Gobierno del Distrito Capital, los estados financieros del ejercicio económico financiero correspondiente, dentro del primer trimestre del ejercicio económico siguiente, los cuales deben estar elaborados de conformidad con la Normas, instrucciones y modelos dictadas por la Oficina Nacional de Contabilidad Pública.

CAPÍTULO IV

DISPOSICIONES COMUNES

Fecha límite para comprometer

Artículo 26. Los responsables de las unidades administradoras del Distrito Capital y las de sus entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales, se abstendrán de comprometer o asumir obligaciones financieras con posterioridad al 15 de diciembre del ejercicio económico financiero correspondiente, cuando sea imposible su causación al 31 de diciembre de cada ejercicio económico financiero.

Fondos de caja chica

Artículo 27. Los responsables de administrar fondos de caja chica del Distrito Capital y los de sus entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales, deberán rendir la ejecución y reintegrar el remanente de los referidos fondos que resultaren disponibles hasta los primeros quince (15) días del mes de diciembre del ejercicio económico financiero vigente.

Cargo a los fondos de los gastos causados y no pagados

Artículo 28. Los responsables de administrar fondos en avance y/o anticipo del Distrito Capital y los de sus entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales, pagarán hasta el último día del mes de enero del ejercicio económico financiero siguiente, con cargo a la disponibilidad financiera de los respectivos fondos, los gastos causados y no pagados al 31 de diciembre del ejercicio económico financiero objeto de cierre. No podrán registrar ningún pago contra dicha disponibilidad, con posterioridad al 31 de enero del ejercicio económico financiero siguiente al cierre.

CAPÍTULO V

DISPOSICIONES FINALES

Remisión de información

Artículo 29. El Jefe o Jefa de Gobierno del Distrito Capital, es responsable del cumplimiento de lo establecido en esta Providencia en cuanto a sus entes adscritos o tutelados.

Formatos y remisión de información

Artículo 30. El Distrito Capital y sus entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales, utilizarán los formatos disponibles en las páginas web de las Oficinas Nacionales de Presupuesto y Contabilidad Pública, para cumplir con las obligaciones de cierre del ejercicio económico financiero establecidas en esta Providencia.

El Distrito Capital y sus entes descentralizados funcionalmente con y sin fines empresariales, utilizarán medios físicos y digitales para remitir la información requerida en esta Providencia.

Consultas

Artículo 31. Las Oficinas Nacionales de Presupuesto y Contabilidad Pública, en el ámbito de sus respectivas competencias, resolverán cualquier duda que se derive de la interpretación y aplicación de esta Providencia.

Incumplimiento de las disposiciones

Artículo 32. Las Oficinas Nacionales de Presupuesto y Contabilidad Pública informarán a las instancias con competencia en materia de control fiscal, sobre el incumplimiento de las disposiciones previstas en esta Providencia.

Vigencia

Artículo 33. Esta Providencia entrará en vigencia a partir de su publicación en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.

Comuníquese y publíquese,

RODOLFO MEDINA DEL RÍO

Jefe de la Oficina Nacional de Presupuesto (E)

CLAUDIO A. HERNÁNDEZ M.

Jefe de la Oficina Nacional de Contabilidad Pública (E)

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