Resolución Nº 010 de fecha 26 de enero de 1994, mediante la cual se dictan las Normas Generales de Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores, publicada en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela N° 4.683 Extraordinario de fecha 1° de febrero de 1994.
☑ Vigente ☞ FICHA TÉCNICA
REPÚBLICA DE VENEZUELAMINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
DIRECCIÓN GENERAL Nº 010
Caracas, 26 de enero de 1994183º y 134º
RESUELTO
En cumplimiento de lo establecido en el Artículo 18 del Reglamento Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores, se dictan las siguientes:
NORMAS GENERALES DEL ARCHIVO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
TÍTULO I DEL ARCHIVO CENTRAL
Capítulo INaturaleza y Funciones
Artículo 1. El Archivo Central es un Departamento adscrito a la División de Archivo, de la Dirección de Archivo e Investigación Histórica, de la Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo, del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Artículo 2. El Archivo Central del Ministerio de Relaciones Exteriores tiene por objeto custodiar los fondos documentales, cualquiera que sea su fecha, su forma o su soporte material, producidos o recibidos por este Ministerio o por las personas al servicio del mismo en el desempeño de su cargo, con el fin de su conservación y organización para la gestión administrativa del Despacho, investigación, cultura e información.
Artículo 3. El Archivo Central organizará los fondos documentales bajo el sistema de clasificación cronológico - geográfico, pero conservará la forma en que los fondos documentales hubiesen sido archivados en la oficina de origen.
Capítulo II Depósito y Conservación
Artículo 4. Los fondos documentales serán archivados en cajas de cartón.
Artículo 5. Por lo menos una vez al año se revisará y verificará el inventario de los fondos documentales que se conservan en el Archivo Central.
Artículo 6. El Archivo Central contará con un Sistema de detección de incendios, y con los extintores y deshumificadores que fueren necesarios.
Artículo 7. Además de la limpieza diaria, se realizará anualmente una limpieza general y fumigación de los locales y fondos documentales del Archivo Central.
Capítulo III Acceso a la Documentación
Artículo 8. La consulta de los fondos documentales con fines de investigación, cultura e información está limitada a los treinta (30) años de antigüedad, por lo menos.
Artículo 9. No se permitirá el acceso a documentos clasificados como restringidos, secretos y/o confidenciales, de acuerdo a las necesidades de la seguridad y defensa del Estado y a la protección de la intimidad de la persona.
Artículo 10. Tendrán acceso a los fondos documentales custodiados en el Archivo Central:
a.- El personal del Ministerio en ejercicio de sus funciones.
b.- Las personas que deseen realizar trabajos de investigación, previa autorización expresa del Director General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo, tanto para la revisión del Índice, como para la consulta de los fondos documentales.
Capítulo IV Préstamo de Documentación
Artículo 11. El préstamo de expedientes del Archivo Central para su consulta fuera del local de éste sólo puede hacerse al personal del Ministerio en ejercicio de sus funciones.
Artículo 12. La salida de documentación del Archivo Central para ser consultada en otros locales del Ministerio, debe ser autorizada por el Director de Biblioteca, Documentación y Archivo.
Artículo 13. Se excluyen del servicio de préstamo todos aquellos documentos que, por la naturaleza del soporte o papel, corran el riesgo de sufrir deterioro.
Capítulo V La Consulta de los Fondos Documentales del Archivo Central
Artículo 14. Los fondos documentales será n consultados en la Sala de Lectura del Archivo Central, sin que pueda sacarse de la misma ningún expediente o documento.
Artículo 15. En la Sala de Lectura habrá personal de vigilancia y atención al público y desde media hora antes del cierre de la Sala de Lectura, no se atenderán nuevas solicitudes de consulta, sin expresa autorización del Jefe de División de Archivo.
Artículo 16. Los funcionarios del Archivo Central podrán hacer a los usuarios cualquier observación que consideren necesaria a los fines de la conservación de la documentación y otras cuestiones relacionadas con la misma.
Artículo 17. Los funcionarios del Archivo Central revisarán los documentos antes y después del préstamo, con objeto de constatar su estado.
Artículo 18. El Archivo Central prestará sus servicios durante los días hábiles y en el horario de trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Artículo 19. La consulta en la Sala de Lectura se regirá por las siguientes normas:
a.- La solicitud de expedientes será individual y se efectuará en formatos impresos establecidos para tal fin.
b.- En la consulta el usuario no debe utilizar plumas fuentes, marcadores, lapiceros o cualquier otro instrumento, salvo lápiz de grafito, así como tampoco debe hacer anotaciones, calcos o rayas en el material dado en consulta.
c.- No está permitido el acceso de los usuarios a la Bóveda del Archivo Central, ni la presencia en la Sala de Lectura de personas que no realicen trabajos de investigación o consulta.
Capítulo VI Reproducción de Documentos
Artículo 20. La emisión de copias certificadas se hará de conformidad a la legislación sobre la materia y éstas se conformarán por el Director General Sectorial de Bibliotecas, Documentación y Archivo.
Artículo 21. La autorización de fotocopias deberá ser aprobada por el Jefe de División de Archivo.
Artículo 22. Se prohíbe la fotocopia de los documentos empastados y de aquellos que por la naturaleza del soporte o papel corran el riesgo de sufrir deterioro.
Capítulo VII Desincorporación y Destrucción
Artículo 23. La eliminación de documentos interesados en el Archivo Central deberá atenerse a las "Normas de Desincorporación y Destrucción de Documentos" elaboradas por la Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo.
Artículo 24. No se podrán destruir documentos, mientras éstos tengan valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes públicos.
Artículo 25. A los fines de autorizar la desincorporación y destrucción de documentos, existirá una Comisión Evaluadora de Documentos, la cual estará integrada por el Director General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo, quien la presidirá, dos representantes de la Dirección de Archivo e Investigación Histórica, y un representante de la Dependencia del Ministerio que tenga competencia sobre la materia a que se refiere el documento a desincorporar o destruir.
TÍTULO II DE LOS ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS
Artículo 26. Las Embajadas, Delegaciones, Consulados, Secciones Consulares de Embajadas y las diversas direcciones y oficinas del Ministerio podrán archivar sus fondos documentales en archivos descentralizados organizados para ese propósito, conforme a las normas técnicas que elabore la Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo.
Artículo 27. La Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo coordinará el funcionamiento de los Archivos Descentralizados.
Artículo 28. Para facilitar la coordinación a que se refiere el Artículo anterior, cada una de las Dependencias del Ministerio designará un funcionario responsable del Archivo de la Unidad, quien mantendrá contacto permanente para ese fin con la Dirección de Biblioteca, Documentación y Archivo.
Artículo 29. Los Archivos Descentralizados deberán remitir, la documentación que posean al Archivo Central, cada tres años, siempre y cuando su tramitación esté ya finalizada, salvo que por razón de su frecuente consulta, convenga mantenerla en la Unidad que la produce o tramita.
Artículo 30. Para el traslado de documentos al Archivo Central, los Archivos Descentralizados aplicarán las "Normas para la Transferencia de Documentación desde los Archivos Descentralizados de las Dependencias Internas y Externas al Archivo Central", elaboradas por la Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo.
Artículo 31. Los Archivos Descentralizados sólo pueden desincorporar y destruir las copias de los documentos originales existentes en los mismos.
Artículo 32. Los Archivos Descentralizados prepararán, de acuerdo a la "Tabla de Disposición" elaborada por la Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo, la lista de documentos originales a desincorporar y destruir, y solicitarán autorización para proceder, a la Comisión Evaluadora de Documentos.
TÍTULO III DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 33. En caso de extravío, mutilación o daños totales o parciales de cualquier material del Archivo, por parte de los usuarios, se aplicarán las sanciones establecidas en las Leyes y Reglamentos. Además, al usuario responsable se le suspenderá temporal o definitivamente del acceso y/o préstamo de los documentos.
Artículo 34. Lo no previsto en estas normas, será resuelto por la Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo, en el ámbito de su competencia.
Comuníquese y Publíquese
FERNANDO OCHOA ANTICH
☞Visualiza la versión original publicada en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela
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Resolución Nº 010 de fecha 26 de enero de 1994, mediante la cual se dictan las Normas Generales de Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores, publicada en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela N° 4.683 Extraordinario de fecha 1° de febrero de 1994.
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REPÚBLICA DE VENEZUELAMINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
DIRECCIÓN GENERAL Nº 010
Caracas, 26 de enero de 1994183º y 134º
RESUELTO
En cumplimiento de lo establecido en el Artículo 18 del Reglamento Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores, se dictan las siguientes:
NORMAS GENERALES DEL ARCHIVO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
TÍTULO I DEL ARCHIVO CENTRAL
Capítulo INaturaleza y Funciones
Artículo 1. El Archivo Central es un Departamento adscrito a la División de Archivo, de la Dirección de Archivo e Investigación Histórica, de la Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo, del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Artículo 2. El Archivo Central del Ministerio de Relaciones Exteriores tiene por objeto custodiar los fondos documentales, cualquiera que sea su fecha, su forma o su soporte material, producidos o recibidos por este Ministerio o por las personas al servicio del mismo en el desempeño de su cargo, con el fin de su conservación y organización para la gestión administrativa del Despacho, investigación, cultura e información.
Artículo 3. El Archivo Central organizará los fondos documentales bajo el sistema de clasificación cronológico - geográfico, pero conservará la forma en que los fondos documentales hubiesen sido archivados en la oficina de origen.
Capítulo II Depósito y Conservación
Artículo 4. Los fondos documentales serán archivados en cajas de cartón.
Artículo 5. Por lo menos una vez al año se revisará y verificará el inventario de los fondos documentales que se conservan en el Archivo Central.
Artículo 6. El Archivo Central contará con un Sistema de detección de incendios, y con los extintores y deshumificadores que fueren necesarios.
Artículo 7. Además de la limpieza diaria, se realizará anualmente una limpieza general y fumigación de los locales y fondos documentales del Archivo Central.
Capítulo III Acceso a la Documentación
Artículo 8. La consulta de los fondos documentales con fines de investigación, cultura e información está limitada a los treinta (30) años de antigüedad, por lo menos.
Artículo 9. No se permitirá el acceso a documentos clasificados como restringidos, secretos y/o confidenciales, de acuerdo a las necesidades de la seguridad y defensa del Estado y a la protección de la intimidad de la persona.
Artículo 10. Tendrán acceso a los fondos documentales custodiados en el Archivo Central:
a.- El personal del Ministerio en ejercicio de sus funciones.
b.- Las personas que deseen realizar trabajos de investigación, previa autorización expresa del Director General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo, tanto para la revisión del Índice, como para la consulta de los fondos documentales.
Capítulo IV Préstamo de Documentación
Artículo 11. El préstamo de expedientes del Archivo Central para su consulta fuera del local de éste sólo puede hacerse al personal del Ministerio en ejercicio de sus funciones.
Artículo 12. La salida de documentación del Archivo Central para ser consultada en otros locales del Ministerio, debe ser autorizada por el Director de Biblioteca, Documentación y Archivo.
Artículo 13. Se excluyen del servicio de préstamo todos aquellos documentos que, por la naturaleza del soporte o papel, corran el riesgo de sufrir deterioro.
Capítulo V La Consulta de los Fondos Documentales del Archivo Central
Artículo 14. Los fondos documentales será n consultados en la Sala de Lectura del Archivo Central, sin que pueda sacarse de la misma ningún expediente o documento.
Artículo 15. En la Sala de Lectura habrá personal de vigilancia y atención al público y desde media hora antes del cierre de la Sala de Lectura, no se atenderán nuevas solicitudes de consulta, sin expresa autorización del Jefe de División de Archivo.
Artículo 16. Los funcionarios del Archivo Central podrán hacer a los usuarios cualquier observación que consideren necesaria a los fines de la conservación de la documentación y otras cuestiones relacionadas con la misma.
Artículo 17. Los funcionarios del Archivo Central revisarán los documentos antes y después del préstamo, con objeto de constatar su estado.
Artículo 18. El Archivo Central prestará sus servicios durante los días hábiles y en el horario de trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Artículo 19. La consulta en la Sala de Lectura se regirá por las siguientes normas:
a.- La solicitud de expedientes será individual y se efectuará en formatos impresos establecidos para tal fin.
b.- En la consulta el usuario no debe utilizar plumas fuentes, marcadores, lapiceros o cualquier otro instrumento, salvo lápiz de grafito, así como tampoco debe hacer anotaciones, calcos o rayas en el material dado en consulta.
c.- No está permitido el acceso de los usuarios a la Bóveda del Archivo Central, ni la presencia en la Sala de Lectura de personas que no realicen trabajos de investigación o consulta.
Capítulo VI Reproducción de Documentos
Artículo 20. La emisión de copias certificadas se hará de conformidad a la legislación sobre la materia y éstas se conformarán por el Director General Sectorial de Bibliotecas, Documentación y Archivo.
Artículo 21. La autorización de fotocopias deberá ser aprobada por el Jefe de División de Archivo.
Artículo 22. Se prohíbe la fotocopia de los documentos empastados y de aquellos que por la naturaleza del soporte o papel corran el riesgo de sufrir deterioro.
Capítulo VII Desincorporación y Destrucción
Artículo 23. La eliminación de documentos interesados en el Archivo Central deberá atenerse a las "Normas de Desincorporación y Destrucción de Documentos" elaboradas por la Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo.
Artículo 24. No se podrán destruir documentos, mientras éstos tengan valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes públicos.
Artículo 25. A los fines de autorizar la desincorporación y destrucción de documentos, existirá una Comisión Evaluadora de Documentos, la cual estará integrada por el Director General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo, quien la presidirá, dos representantes de la Dirección de Archivo e Investigación Histórica, y un representante de la Dependencia del Ministerio que tenga competencia sobre la materia a que se refiere el documento a desincorporar o destruir.
TÍTULO II DE LOS ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS
Artículo 26. Las Embajadas, Delegaciones, Consulados, Secciones Consulares de Embajadas y las diversas direcciones y oficinas del Ministerio podrán archivar sus fondos documentales en archivos descentralizados organizados para ese propósito, conforme a las normas técnicas que elabore la Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo.
Artículo 27. La Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo coordinará el funcionamiento de los Archivos Descentralizados.
Artículo 28. Para facilitar la coordinación a que se refiere el Artículo anterior, cada una de las Dependencias del Ministerio designará un funcionario responsable del Archivo de la Unidad, quien mantendrá contacto permanente para ese fin con la Dirección de Biblioteca, Documentación y Archivo.
Artículo 29. Los Archivos Descentralizados deberán remitir, la documentación que posean al Archivo Central, cada tres años, siempre y cuando su tramitación esté ya finalizada, salvo que por razón de su frecuente consulta, convenga mantenerla en la Unidad que la produce o tramita.
Artículo 30. Para el traslado de documentos al Archivo Central, los Archivos Descentralizados aplicarán las "Normas para la Transferencia de Documentación desde los Archivos Descentralizados de las Dependencias Internas y Externas al Archivo Central", elaboradas por la Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo.
Artículo 31. Los Archivos Descentralizados sólo pueden desincorporar y destruir las copias de los documentos originales existentes en los mismos.
Artículo 32. Los Archivos Descentralizados prepararán, de acuerdo a la "Tabla de Disposición" elaborada por la Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo, la lista de documentos originales a desincorporar y destruir, y solicitarán autorización para proceder, a la Comisión Evaluadora de Documentos.
TÍTULO III DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 33. En caso de extravío, mutilación o daños totales o parciales de cualquier material del Archivo, por parte de los usuarios, se aplicarán las sanciones establecidas en las Leyes y Reglamentos. Además, al usuario responsable se le suspenderá temporal o definitivamente del acceso y/o préstamo de los documentos.
Artículo 34. Lo no previsto en estas normas, será resuelto por la Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo, en el ámbito de su competencia.
Comuníquese y Publíquese
FERNANDO OCHOA ANTICH
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El servicio de envío de los archivos de las Publicaciones Oficiales (Gaceta Oficial de la República, Gaceta Judicial, Gaceta Legislativa y Gaceta Electoral), está reservado exclusivamente a los Mecenas de Pandectas Digital, quienes gracias a su contribución, permiten que la visualización y consulta que estás haciendo de este documento sea de acceso público, libre y totalmente gratuita.
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RESUELTO
En cumplimiento de lo establecido en el Artículo 18 del Reglamento Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores, se dictan las siguientes:
NORMAS GENERALES DEL ARCHIVO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
TÍTULO I DEL ARCHIVO CENTRAL
Capítulo INaturaleza y Funciones
Artículo 1. El Archivo Central es un Departamento adscrito a la División de Archivo, de la Dirección de Archivo e Investigación Histórica, de la Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo, del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Artículo 2. El Archivo Central del Ministerio de Relaciones Exteriores tiene por objeto custodiar los fondos documentales, cualquiera que sea su fecha, su forma o su soporte material, producidos o recibidos por este Ministerio o por las personas al servicio del mismo en el desempeño de su cargo, con el fin de su conservación y organización para la gestión administrativa del Despacho, investigación, cultura e información.
Artículo 3. El Archivo Central organizará los fondos documentales bajo el sistema de clasificación cronológico - geográfico, pero conservará la forma en que los fondos documentales hubiesen sido archivados en la oficina de origen.
Capítulo II Depósito y Conservación
Artículo 4. Los fondos documentales serán archivados en cajas de cartón.
Artículo 5. Por lo menos una vez al año se revisará y verificará el inventario de los fondos documentales que se conservan en el Archivo Central.
Artículo 6. El Archivo Central contará con un Sistema de detección de incendios, y con los extintores y deshumificadores que fueren necesarios.
Artículo 7. Además de la limpieza diaria, se realizará anualmente una limpieza general y fumigación de los locales y fondos documentales del Archivo Central.
Capítulo III Acceso a la Documentación
Artículo 8. La consulta de los fondos documentales con fines de investigación, cultura e información está limitada a los treinta (30) años de antigüedad, por lo menos.
Artículo 9. No se permitirá el acceso a documentos clasificados como restringidos, secretos y/o confidenciales, de acuerdo a las necesidades de la seguridad y defensa del Estado y a la protección de la intimidad de la persona.
Artículo 10. Tendrán acceso a los fondos documentales custodiados en el Archivo Central:
a.- El personal del Ministerio en ejercicio de sus funciones.
b.- Las personas que deseen realizar trabajos de investigación, previa autorización expresa del Director General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo, tanto para la revisión del Índice, como para la consulta de los fondos documentales.
Capítulo IV Préstamo de Documentación
Artículo 11. El préstamo de expedientes del Archivo Central para su consulta fuera del local de éste sólo puede hacerse al personal del Ministerio en ejercicio de sus funciones.
Artículo 12. La salida de documentación del Archivo Central para ser consultada en otros locales del Ministerio, debe ser autorizada por el Director de Biblioteca, Documentación y Archivo.
Artículo 13. Se excluyen del servicio de préstamo todos aquellos documentos que, por la naturaleza del soporte o papel, corran el riesgo de sufrir deterioro.
Capítulo V La Consulta de los Fondos Documentales del Archivo Central
Artículo 14. Los fondos documentales será n consultados en la Sala de Lectura del Archivo Central, sin que pueda sacarse de la misma ningún expediente o documento.
Artículo 15. En la Sala de Lectura habrá personal de vigilancia y atención al público y desde media hora antes del cierre de la Sala de Lectura, no se atenderán nuevas solicitudes de consulta, sin expresa autorización del Jefe de División de Archivo.
Artículo 16. Los funcionarios del Archivo Central podrán hacer a los usuarios cualquier observación que consideren necesaria a los fines de la conservación de la documentación y otras cuestiones relacionadas con la misma.
Artículo 17. Los funcionarios del Archivo Central revisarán los documentos antes y después del préstamo, con objeto de constatar su estado.
Artículo 18. El Archivo Central prestará sus servicios durante los días hábiles y en el horario de trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Artículo 19. La consulta en la Sala de Lectura se regirá por las siguientes normas:
a.- La solicitud de expedientes será individual y se efectuará en formatos impresos establecidos para tal fin.
b.- En la consulta el usuario no debe utilizar plumas fuentes, marcadores, lapiceros o cualquier otro instrumento, salvo lápiz de grafito, así como tampoco debe hacer anotaciones, calcos o rayas en el material dado en consulta.
c.- No está permitido el acceso de los usuarios a la Bóveda del Archivo Central, ni la presencia en la Sala de Lectura de personas que no realicen trabajos de investigación o consulta.
Capítulo VI Reproducción de Documentos
Artículo 20. La emisión de copias certificadas se hará de conformidad a la legislación sobre la materia y éstas se conformarán por el Director General Sectorial de Bibliotecas, Documentación y Archivo.
Artículo 21. La autorización de fotocopias deberá ser aprobada por el Jefe de División de Archivo.
Artículo 22. Se prohíbe la fotocopia de los documentos empastados y de aquellos que por la naturaleza del soporte o papel corran el riesgo de sufrir deterioro.
Capítulo VII Desincorporación y Destrucción
Artículo 23. La eliminación de documentos interesados en el Archivo Central deberá atenerse a las "Normas de Desincorporación y Destrucción de Documentos" elaboradas por la Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo.
Artículo 24. No se podrán destruir documentos, mientras éstos tengan valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes públicos.
Artículo 25. A los fines de autorizar la desincorporación y destrucción de documentos, existirá una Comisión Evaluadora de Documentos, la cual estará integrada por el Director General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo, quien la presidirá, dos representantes de la Dirección de Archivo e Investigación Histórica, y un representante de la Dependencia del Ministerio que tenga competencia sobre la materia a que se refiere el documento a desincorporar o destruir.
TÍTULO II DE LOS ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS
Artículo 26. Las Embajadas, Delegaciones, Consulados, Secciones Consulares de Embajadas y las diversas direcciones y oficinas del Ministerio podrán archivar sus fondos documentales en archivos descentralizados organizados para ese propósito, conforme a las normas técnicas que elabore la Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo.
Artículo 27. La Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo coordinará el funcionamiento de los Archivos Descentralizados.
Artículo 28. Para facilitar la coordinación a que se refiere el Artículo anterior, cada una de las Dependencias del Ministerio designará un funcionario responsable del Archivo de la Unidad, quien mantendrá contacto permanente para ese fin con la Dirección de Biblioteca, Documentación y Archivo.
Artículo 29. Los Archivos Descentralizados deberán remitir, la documentación que posean al Archivo Central, cada tres años, siempre y cuando su tramitación esté ya finalizada, salvo que por razón de su frecuente consulta, convenga mantenerla en la Unidad que la produce o tramita.
Artículo 30. Para el traslado de documentos al Archivo Central, los Archivos Descentralizados aplicarán las "Normas para la Transferencia de Documentación desde los Archivos Descentralizados de las Dependencias Internas y Externas al Archivo Central", elaboradas por la Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo.
Artículo 31. Los Archivos Descentralizados sólo pueden desincorporar y destruir las copias de los documentos originales existentes en los mismos.
Artículo 32. Los Archivos Descentralizados prepararán, de acuerdo a la "Tabla de Disposición" elaborada por la Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo, la lista de documentos originales a desincorporar y destruir, y solicitarán autorización para proceder, a la Comisión Evaluadora de Documentos.
TÍTULO III DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 33. En caso de extravío, mutilación o daños totales o parciales de cualquier material del Archivo, por parte de los usuarios, se aplicarán las sanciones establecidas en las Leyes y Reglamentos. Además, al usuario responsable se le suspenderá temporal o definitivamente del acceso y/o préstamo de los documentos.
Artículo 34. Lo no previsto en estas normas, será resuelto por la Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo, en el ámbito de su competencia.
Comuníquese y Publíquese
FERNANDO OCHOA ANTICH
REPÚBLICA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
DIRECCIÓN GENERAL Nº 010
Caracas, 26 de enero de 1994
183º y 134º
RESUELTO
En cumplimiento de lo establecido en el Artículo 18 del Reglamento Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores, se dictan las siguientes:
NORMAS GENERALES DEL ARCHIVO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
TÍTULO I
DEL ARCHIVO CENTRAL
Capítulo I
Naturaleza y Funciones
Artículo 2. El Archivo Central del Ministerio de Relaciones Exteriores tiene por objeto custodiar los fondos documentales, cualquiera que sea su fecha, su forma o su soporte material, producidos o recibidos por este Ministerio o por las personas al servicio del mismo en el desempeño de su cargo, con el fin de su conservación y organización para la gestión administrativa del Despacho, investigación, cultura e información.
Artículo 3. El Archivo Central organizará los fondos documentales bajo el sistema de clasificación cronológico - geográfico, pero conservará la forma en que los fondos documentales hubiesen sido archivados en la oficina de origen.
Capítulo II
Depósito y Conservación
Artículo 4. Los fondos documentales serán archivados en cajas de cartón.
Artículo 5. Por lo menos una vez al año se revisará y verificará el inventario de los fondos documentales que se conservan en el Archivo Central.
Artículo 6. El Archivo Central contará con un Sistema de detección de incendios, y con los extintores y deshumificadores que fueren necesarios.
Artículo 7. Además de la limpieza diaria, se realizará anualmente una limpieza general y fumigación de los locales y fondos documentales del Archivo Central.
Capítulo III
Acceso a la Documentación
Artículo 8. La consulta de los fondos documentales con fines de investigación, cultura e información está limitada a los treinta (30) años de antigüedad, por lo menos.
Artículo 9. No se permitirá el acceso a documentos clasificados como restringidos, secretos y/o confidenciales, de acuerdo a las necesidades de la seguridad y defensa del Estado y a la protección de la intimidad de la persona.
Artículo 10. Tendrán acceso a los fondos documentales custodiados en el Archivo Central:
a.- El personal del Ministerio en ejercicio de sus funciones.
b.- Las personas que deseen realizar trabajos de investigación, previa autorización expresa del Director General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo, tanto para la revisión del Índice, como para la consulta de los fondos documentales.
Capítulo IV
Préstamo de Documentación
Artículo 11. El préstamo de expedientes del Archivo Central para su consulta fuera del local de éste sólo puede hacerse al personal del Ministerio en ejercicio de sus funciones.
Artículo 12. La salida de documentación del Archivo Central para ser consultada en otros locales del Ministerio, debe ser autorizada por el Director de Biblioteca, Documentación y Archivo.
Artículo 13. Se excluyen del servicio de préstamo todos aquellos documentos que, por la naturaleza del soporte o papel, corran el riesgo de sufrir deterioro.
Capítulo V
La Consulta de los Fondos Documentales del Archivo Central
Artículo 14. Los fondos documentales será n consultados en la Sala de Lectura del Archivo Central, sin que pueda sacarse de la misma ningún expediente o documento.
Artículo 15. En la Sala de Lectura habrá personal de vigilancia y atención al público y desde media hora antes del cierre de la Sala de Lectura, no se atenderán nuevas solicitudes de consulta, sin expresa autorización del Jefe de División de Archivo.
Artículo 16. Los funcionarios del Archivo Central podrán hacer a los usuarios cualquier observación que consideren necesaria a los fines de la conservación de la documentación y otras cuestiones relacionadas con la misma.
Artículo 17. Los funcionarios del Archivo Central revisarán los documentos antes y después del préstamo, con objeto de constatar su estado.
Artículo 18. El Archivo Central prestará sus servicios durante los días hábiles y en el horario de trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Artículo 19. La consulta en la Sala de Lectura se regirá por las siguientes normas:
a.- La solicitud de expedientes será individual y se efectuará en formatos impresos establecidos para tal fin.
b.- En la consulta el usuario no debe utilizar plumas fuentes, marcadores, lapiceros o cualquier otro instrumento, salvo lápiz de grafito, así como tampoco debe hacer anotaciones, calcos o rayas en el material dado en consulta.
c.- No está permitido el acceso de los usuarios a la Bóveda del Archivo Central, ni la presencia en la Sala de Lectura de personas que no realicen trabajos de investigación o consulta.
Capítulo VI
Reproducción de Documentos
Artículo 20. La emisión de copias certificadas se hará de conformidad a la legislación sobre la materia y éstas se conformarán por el Director General Sectorial de Bibliotecas, Documentación y Archivo.
Artículo 21. La autorización de fotocopias deberá ser aprobada por el Jefe de División de Archivo.
Artículo 22. Se prohíbe la fotocopia de los documentos empastados y de aquellos que por la naturaleza del soporte o papel corran el riesgo de sufrir deterioro.
Capítulo VII
Desincorporación y Destrucción
Artículo 24. No se podrán destruir documentos, mientras éstos tengan valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes públicos.
Artículo 25. A los fines de autorizar la desincorporación y destrucción de documentos, existirá una Comisión Evaluadora de Documentos, la cual estará integrada por el Director General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo, quien la presidirá, dos representantes de la Dirección de Archivo e Investigación Histórica, y un representante de la Dependencia del Ministerio que tenga competencia sobre la materia a que se refiere el documento a desincorporar o destruir.
TÍTULO II
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Artículo 26. Las Embajadas, Delegaciones, Consulados, Secciones Consulares de Embajadas y las diversas direcciones y oficinas del Ministerio podrán archivar sus fondos documentales en archivos descentralizados organizados para ese propósito, conforme a las normas técnicas que elabore la Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo.
Artículo 27. La Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo coordinará el funcionamiento de los Archivos Descentralizados.
Artículo 28. Para facilitar la coordinación a que se refiere el Artículo anterior, cada una de las Dependencias del Ministerio designará un funcionario responsable del Archivo de la Unidad, quien mantendrá contacto permanente para ese fin con la Dirección de Biblioteca, Documentación y Archivo.
Artículo 29. Los Archivos Descentralizados deberán remitir, la documentación que posean al Archivo Central, cada tres años, siempre y cuando su tramitación esté ya finalizada, salvo que por razón de su frecuente consulta, convenga mantenerla en la Unidad que la produce o tramita.
Artículo 30. Para el traslado de documentos al Archivo Central, los Archivos Descentralizados aplicarán las "Normas para la Transferencia de Documentación desde los Archivos Descentralizados de las Dependencias Internas y Externas al Archivo Central", elaboradas por la Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo.
Artículo 31. Los Archivos Descentralizados sólo pueden desincorporar y destruir las copias de los documentos originales existentes en los mismos.
Artículo 32. Los Archivos Descentralizados prepararán, de acuerdo a la "Tabla de Disposición" elaborada por la Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo, la lista de documentos originales a desincorporar y destruir, y solicitarán autorización para proceder, a la Comisión Evaluadora de Documentos.
TÍTULO III
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 33. En caso de extravío, mutilación o daños totales o parciales de cualquier material del Archivo, por parte de los usuarios, se aplicarán las sanciones establecidas en las Leyes y Reglamentos. Además, al usuario responsable se le suspenderá temporal o definitivamente del acceso y/o préstamo de los documentos.
Artículo 34. Lo no previsto en estas normas, será resuelto por la Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo, en el ámbito de su competencia.
Comuníquese y Publíquese
FERNANDO OCHOA ANTICH
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![Ley de Regulación del Arrendamiento Inmobiliario para el uso Comercial <span face=""b612" , sans-serif"><span style="color: black; font-weight: normal;"><i>[</i></span><span style="color: #04ff00;"><b><i>Vigente</i></b></span><span style="color: black; font-weight: normal;"><i>]</i></span></span>](https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEjsBK4q93bBA7A-xxLjoSiwG9CGWwiG8VtwzlRvdKLaIK1Qq28WD2BkyZVNKe241zLniUqAS9eByWuFtXthM6JWc96RSocXgeYLJjKKPW__ZuR1EzE776N3BJeGKmm7smSiIJevSxwf1sU/w100/Escudo+Nacional_opt4x4.jpg)
![Ley Orgánica de Aduanas <span face=""b612" , sans-serif"><span style="color: black; font-weight: normal;"><i>[</i></span><span style="color: #04ff00;"><b><i>Vigente</i></b></span><span style="color: black; font-weight: normal;"><i>]</i></span></span>](https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEhm2wrYpAyvnOmkY7Y7qU5DdgcZ8Ilaqsh07Rwa2Fl6mSnnh66f-EVVbwt-NTDOlkJaQNm5oGRb_LCggDoxvLB2-_JxB8OIuQop9fjS3cY16hq9uQDiytwT4Inivxz3HAknYZcLMI56wws/w100/ANC_opt4x4.jpg)
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