Instructivo para Normar el Procedimiento Relativo a la Recaudación mediante las Planillas Únicas Bancarias emitidas por el Servicio Autónomo de Registros y Notarías

Resolución N° 389 de fecha 25 de agosto de 2009, mediante la cual se dicta el Instructivo para Normar el Procedimiento Relativo a la Recaudación mediante las Planillas Únicas Bancarias emitidas por el Servicio Autónomo de Registros y Notarías, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 39.249 de fecha 25 de agosto de 2009. 
[Estado: Derogada Ver Ficha Técnica]

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA RELACIONES INTERIORES Y JUSTICIA

DESPACHO DEL MINISTRO

FECHA: 25 DE AGOSTO DE 2009

199º y 150º

RESOLUCIÓN Nº 389

El Ministro del Poder Popular para Relaciones Interiores y Justicia, designado según Decreto Nº 6.398 de fecha 09 de septiembre de 2008, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.012 de fecha 09 de septiembre de 2008, en ejercicio de las atribuciones que le confiere lo dispuesto en los numerales 2; 12, 19 y 27 del artículo 77 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública, de conformidad con lo establecido en el numeral 11 del artículo 7 del Decreto sobre Organización y Funcionamiento de la Administración Pública Nacional, y en el artículo 79 del Reglamento Orgánico del Ministerio del Poder Popular para Relaciones Interiores y Justicia, en concordancia con lo previsto en las Disposiciones Transitorias Segunda y Cuarta de la Ley de Registro Público y del Notariado.

CONSIDERANDO

Que es deber del Ejecutivo Nacional por órgano de este Ministerio, dictar las políticas públicas y planes, destinados a garantizar la seguridad jurídica, mediante la publicidad registral y fe pública, a través de un sistema integral, en el marco de la legalidad, con procesos expeditos y oportunos, a nivel nacional.

CONSIDERANDO

Que el Servicio Autónomo, de Registros y Notarías (SAREN), no cuenta en la actualidad con los manuales destinados a regular la actuación de los Registros y Notarías Públicas, a nivel Nacional, necesarios para la optimización de los procesos y el aseguramiento de una gestión eficiente, transparente y confiable.

CONSIDERANDO

Que la Disposición Transitoria Cuarta de la Ley de Registro Público y del Notariado, faculta a este Ministerio a establecer los procedimientos para la recepción, revisión legal, inscripción u anotación y archivo de documentos, digitalización de imágenes; así como, la recepción y verificación del pago de tributos.

CONSIDERANDO

Que para el fortalecimiento del Sistema de Gestión del Servicio Autónomo de Registros y Notarías, se necesita establecer las normas y procedimientos aplicables a los procesos notariales y registrales y en particular los destinados a enterar los recursos a la República, evitando así la evasión y salvaguardando los intereses patrimoniales del Estado.

RESUELVE

Dictar el siguiente,

INSTRUCTIVO PARA NORMAR EL PROCEDIMIENTO RELATIVO A LA RECAUDACIÓN MEDIANTE LAS PLANILLAS ÚNICAS BANCARIAS EMITIDAS POR EL SERVICIO AUTÓNOMO DE REGISTROS Y NOTARÍAS

Definición

Artículo 1. Se entiende por Planilla Única Bancaria (PUB), el instrumento emitido por el Servicio Autónomo de Registros y Notarías; a través del cual los usuarios pagan las Tasas, Impuestos y el Procesamiento del documento, establecidos en la Ley del Registro Público y del Notariado.

Contenido

Artículo 2. La PUB esta conformada por los siguientes aspectos identificativos:

1.- El Logotipo del Ministerio del Poder Popular para Relaciones Interiores y Justicia.

2.- El Logotipo del Servicio Autónomo de Registros y Notarías.

3.- Fecha de Emisión.

4.- Nombre de la Planilla.

5.- Número de Planilla, conformado por 8 dígitos, de los cuales los 3 primeros corresponden al Código asignado por el SAREN a la oficina.

6.- Identificación del Usuario.

7.- Tipo de acto.

8.- Forma de pago.

9.- Datos del depositante.

10.- Recuadro para uso de la oficina: En éste los funcionarios responsables de la emisión, recepción, revisión y certificación, estamparán sus datos personales; así como, la fecha y firma de suscripción.

Todos los Registradores y Notarios a nivel Nacional, deberán tener un facsímil de las firmas de sus funcionarios y empleados.

Emisión

Artículo 3. La Planilla Única Bancaria es emitida por el sistema que posee cada oficina de Registro y Notaría a nivel Nacional, la cual deberá ser reproducida manualmente en aquellas oficinas que aún no se encuentran automatizadas por parte del SAREN, para ello cumplirán con todas las formalidades establecidas en el presente instructivo.

Procedimiento para el uso de la PUB

Artículo 4.

1.- Se deberá efectuar la revisión previa del documento objeto del Trámite, por parte de un abogado revisor.

2.- Un funcionario de la oficina de Registro o Notaría, procede a realizar el cálculo de las Tasas, Impuestos y el Procesamientos del documento y emite la PUB, en estricto orden correlativo, señalando en los primeros tres (03) dígitos el número de oficina asignado por el SAREN. El mencionado funcionario deberá firmar la PUB.

3.- La PUB, es entregada al usuario del servicio para su debido pago en cualquiera de las Instituciones Bancarias señaladas por el SAREN. Este Servicio Autónomo podrá autorizar; previa implementación de la plataforma tecnológica necesaria, el pago en la oficina, a través de puntos de venta o certificados electrónicos conformables.

4.- Una vez realizado el pago de las Tasas, Impuestos y el Procesamiento de los documentos, será recibido el documento con sus respectivos anexos. El funcionario receptor debe firmar la PUB.

5.- Luego de ser recibido el documento, el mismo debe ser revisado por el Jefe de Servicio Revisor, quien deberá firmar la PUB.

6.- Al momento de la firma del documento por el Registrador o Notario; éste deberá suscribir la PUB, siempre verificando que la misma esté debidamente firmada por los funcionarios que estuvieron involucrados en el trámite.

Parágrafo Primero. Todos los funcionarios de los Registros y Notarías a nivel Nacional, vinculados a un trámite específico, deben colocar de forma clara y legible su nombre, apellido, número de cédula de identidad, cargo, firma, en la PUB.

Parágrafo Segundo. La PUB forma parte integrante del documento a ser registrado y/o autenticado, por lo que la misma deberá ser foliada como primer documento del expediente, durante todo el proceso (Procesamiento, Notas, Copiado, Conformación del Expediente, Otorgamiento y Firma), inclusive en el archivo del expediente conformado para tal fin.

Control de la PUB por parte de las oficinas de registros y notarías

Artículo 5. El funcionario encargado de la gestión administrativa o el que haga sus veces dentro de las oficinas de Registros y Notarias a nivel nacional, llevará un control diario de las PUB emitidas, PUB anuladas; así como, de las PUB debidamente pagadas y sus datos de Inscripción, elaborando una relación diaria que deberá contener los siguientes aspectos:

1. Número de PUB

2. Fecha de Emisión PUB

3. Monto de la PUB

4. Fecha de Pago PUB

5. Fecha de Presentación PUB

6. Tipo de Acto

7. Número de documento

8. Tomo

9. Año

10. Total Planillas diarias

11. Fecha, firma y sello de la relación diaria por el Registrador o Notario, el Administrador o funcionario quien cumpla las funciones de administración y el Jede (sic) de Servicio Revisor.

La referida relación deberá llevarse en el formato anexo, al presente instructivo.

Vigencia

Artículo 6. La PUB una vez realizado el pago en la Institución Bancaria tiene una vigencia de sesenta (60) días continuos no prorrogables, para presentar el documento. Agotado dicho lapso la PUB es nula y deberá emitirse una nueva PUB para realizar el trámite.

Será sancionado el funcionario, que a causa del retraso en el procesamiento de un documento, produzca el vencimiento del trámite; y en consecuencia la anulación de la PUB.

Deberes y obligaciones

Artículo 7.

1. Revisar el documento objeto del Trámite antes de emitir la PUB

2. Colocar los datos de identificación de aquellos funcionarios que intervengan en el procesamiento.

3. Debe emitirse una PUB por trámite.

4. Debe anexarse la PUB al expediente de cada trámite.

5. Ningún funcionario podrá realizar ninguna actuación si antes no se han liquidado y pagado las Tasas, Impuestos y el Procesamiento del documento, a través de la PUB, salvo las excepciones previstas taxativamente en la ley.

6. Los funcionarios no podrán recibir directa o indirectamente cantidades de dinero por su intervención en actos inherentes a sus funciones.

7. El encargado del archivo, será el responsable de llevar la organización, control y resguardo de los expedientes; del mismo modo, deberá velar por su mantenimiento, verificando que cada documento contenga como primer folio la PUB; así como, la respectiva relación de las PUB anuladas. Igualmente, tendrá el deber de verificar que la PUB se encuentre suscrita por todos los funcionarios vinculados a cada trámite.

Sanciones

Artículo 8. En caso de incumplimiento de este instructivo se aplicarán las sanciones relativas a la amonestación escrita y destitución previstas en Ley del Estatuto de la Función Pública y las causales justificadas de despido de la Ley Orgánica del Trabajo, según el caso; así como, lo relativo al Régimen Disciplinario establecido en la Ley del Registro Público y del Notariado, que fuera aplicable.

Cualquier acto u omisión violatorio de las obligaciones que impliquen un perjuicio patrimonial a la República, cometidos por funcionarios o particulares serán objeto de la aplicación de los procedimientos destinados a la determinación de responsabilidades establecidos en la Ley Contra la Corrupción y en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

Comuníquese y publíquese.

Por el Ejecutivo Nacional,

TARECK EL AISSAMI

MINISTRO DEL PODER POPULAR PARA RELACIONES INTERIORES Y JUSTICIA

Servicio Autónomo de Registros y Notarías

CONTROL DIARIO PLANILLA ÚNICA BANCARIA

Nº	Fecha de Emisión	Monto	Fecha de Cancelación	Fecha de Presentación	Tipo de Acto	Número de Documento	Tomo	Año
Total

Administrador         Jefe de Servicio       Registrados/Notario

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Antes de su aplicación se sugiere verificar su vigencia.

A continuación, su versión original en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela:

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